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如何策劃商業(yè)會議活動
粗粗算下來，在最近的三年時間內(nèi)，我主持了一百多場商業(yè)會議論壇。其中不乏有幾個規(guī)格非常高的大型年會論壇。像《現(xiàn)代家電》雜志首屆中國家電終端管理年會、《銷售與市撤雜志第三屆經(jīng)銷商大會、《新營銷》雜志XX中國營銷領(lǐng)袖年會、紐曼·品牌中國第三屆高峰論壇、《新財經(jīng)》雜志中國漂亮50之上市公司市值管理論壇、服裝時報社XX中國紡織服裝企業(yè)領(lǐng)袖年會等等。也有許多企業(yè)帶有明顯商業(yè)目的的大型活動：像溫州日泰皮鞋“泰山宣言”暨形象代言人任達(dá)華見面會、深圳學(xué)之友學(xué)習(xí)機(jī)“華山亮劍”暨招商峰會等等。都是我親手參與議程策劃并全程主持的商業(yè)會議。久而久之，便積累了不少策劃專業(yè)商業(yè)會議活動方面的心得。但我在前些時間寫如何主持會議活動的文章比較多，而關(guān)于如何策劃會議活動的卻比較少。
當(dāng)我主持和策劃了這么多高規(guī)格的商業(yè)會議之后，我有一個最大的感慨，也是最近以來經(jīng)常有企業(yè)的朋友問到我的一個比較棘手的問題，那就是商業(yè)會議活動究竟該如何策劃？今天我就在這里和大家做一個詳細(xì)的分享。而這次的分享是基于在XX年7月下旬我給北京神州數(shù)碼集團(tuán)總部新招聘的一批市場人員講授《專業(yè)商業(yè)會議活動的策劃技巧》的時候所列出來的。
XX年的7月下旬，我應(yīng)邀來到北京上地神州數(shù)碼總部給他們新招聘的一批市場人員講授《專業(yè)商業(yè)會議活動的策劃技巧》。剛好借此機(jī)會，也迫使我不得不認(rèn)真總結(jié)了專業(yè)的商業(yè)會議究竟該如何策劃。所以便有了今天的這篇文章，我將著重從5個方面進(jìn)行闡述，在此與大家共饗。
1、商業(yè)會務(wù)策劃的核心關(guān)鍵詞——就是主辦方的“真正用意”！
常言道：無利不起早。做任何事情都是有“用意”的�；I辦一場商業(yè)性的會議活動自然更是如此。如果不能首先吃透用意，其他再忙活都是扯淡！
那么，商業(yè)會議的用意究竟有哪些呢？我個人認(rèn)為不外乎有這么幾點(diǎn)。
第一，是推廣本品牌。
第二，推廣本公司的最新產(chǎn)品。
第三，增進(jìn)客戶關(guān)系。
第四，創(chuàng)造紅火的人氣表現(xiàn)。以此來為本企業(yè)的后續(xù)工作帶來便捷。
在這樣的用意指導(dǎo)下任何一個主持人都需要事先跟企業(yè)和主辦機(jī)構(gòu)充分溝通，充分明確企業(yè)的真正意圖。千萬不能把一場招商會搞成了經(jīng)銷商的吃喝旅游會。把一場高峰論壇搞成了一場贊助商走馬燈一樣的嘉賓亮相會。然而，在現(xiàn)實生活中，有多少會議都是讓人感覺到空有一場熱鬧，卻缺乏真正的主題含義。
2、商業(yè)會務(wù)策劃的成功保障——就是順應(yīng)參會者的“認(rèn)知邏輯”！
順應(yīng)了參會的認(rèn)知邏輯就非常容易順利進(jìn)行，并且還能在關(guān)鍵時刻推向高潮；而打亂了參會者的認(rèn)知邏輯就會搞得莫名其妙，一塌糊涂。大多數(shù)參會者通常都沒有非常強(qiáng)的耐力去全程認(rèn)真聽完整場會議，同時，來參會的也不乏大量的投機(jī)之輩，甚至被民間戲稱為“會蟲”。這些人參會核心目的不外乎以下三點(diǎn)：
第一，就是假借虛心好學(xué)之名，伺機(jī)去和臺上演講的重量級嘉賓換名片、合影。
第二，就是渾水摸魚、混吃混喝混紅包，并且還等到會議結(jié)束之后拿禮品。
第三，帶有明顯的“寄生”意圖，趁參會茶歇休息之際去發(fā)放自己公司的宣傳資料。
因此，在這樣的會議舉辦的時候，對于演講者來講，就一定要簡明扼要，而千萬不能拖拖拉拉。主辦機(jī)構(gòu)對演講者的演講風(fēng)格一定要事先充分篩選而不能眉毛胡子一把抓。對于會場現(xiàn)場的服務(wù)工作掌控一定要做到認(rèn)真有序，而千萬不能混亂。
反過來，對大多數(shù)真正想認(rèn)真學(xué)習(xí)的參會者而言，他們?nèi)ズ芟肼牭郊钨e真正有價值的東西。而在這一方面與會蟲的需求恰恰相反。因此，主辦機(jī)構(gòu)如何權(quán)衡真正參會者的認(rèn)知習(xí)慣和會蟲搗亂帶來的負(fù)面效果，就必須對演講的流程做好系統(tǒng)的編排。必要的時候一定要出奇制勝，而不能落于俗套。以免被會蟲徹底看透，搞得感覺不過如此。
3、商業(yè)會務(wù)策劃的緊湊程度——就是議程內(nèi)容的板塊設(shè)計。
通常情況下一場商業(yè)會議無論是長是短，都需要有一個清晰的板塊設(shè)計編排，并且不同板塊之間要有很明顯的相對獨(dú)立性。既能夠“單獨(dú)成段”，又能夠“統(tǒng)一成片”。因此，在議程設(shè)計的時候一定要注意究竟是“因人定題”還是“因題定人”的問題。如果“因題定人”就容易保留一條清晰的主線，所有嘉賓都為了演講的主題服務(wù)，同時大多數(shù)嘉賓更多的是這條線索上耀眼的珍珠。無論嘉賓怎么樣講，甚至即便是有個別嘉賓講得跑了題，也仍然不影響整個會議主線的連貫性和系統(tǒng)性。我在XX年4月全程編排和主持《現(xiàn)代家電》雜志首屆中國家電終端管理年會的時候，曾經(jīng)創(chuàng)下了兩天17小時真實有效議程而不混亂的商業(yè)會議歷史記錄。這與當(dāng)時我們在編排議程的時候特別注重議程板塊的相對獨(dú)立性是分不開的。
相反，如果是“因人定題”，刻意地去遷就某個別重要人物，要么“久等不來”，要么“超時不�！�，則極可能出現(xiàn)的就是明星走秀。我們知道，凡是能來參會做主題演講的嘉賓，基本上每一個拿出來都是條漢子，個頂個的都很牛，都是著名人物。但是拼湊在一起就會發(fā)現(xiàn)每個人都只有五分鐘或十分鐘，這對這些“演講大師”們來講實在是太短了。再加上大多數(shù)嘉賓在演講的時候都或多或少有跑題的習(xí)慣，并且越是知名的重量級嘉賓在剛開場演講的時候還越是有自賣自夸的習(xí)慣。于是，你給他的那一點(diǎn)非常有限的可憐的時間，往往是等他剛剛開了場就馬上告訴他時間到了。這樣搞得嘉賓也很不愉快，而下面的觀眾也看著上面的嘉賓成了走馬燈，匆匆而上，又匆匆而下，除了自吹一通之外好像沒講什么真正有意義的東西。
于是就更加步入了一個惡性循環(huán)——嘉賓出場頻率很高，而觀眾也不再認(rèn)真聽他們究竟在講什么，而是像呆在起跑線上等候發(fā)令槍一樣，一旦等到嘉賓講完，馬上沖上去交換名片或合影。這些都是不可取的追星心態(tài)。這樣的議程下來，雖然嘉賓人員隊伍非常壯觀，但是卻沒有談出多少真正有意義的東西。尤其是對那些靠“堆砌”知名嘉賓來售票的商業(yè)論壇，大多數(shù)老實購票的善良的真觀眾回過頭來就會大罵主辦機(jī)構(gòu)又在糊弄人。主辦機(jī)構(gòu)也會非常委屈的感覺到好不容易拉來了這些大牌嘉賓也仍然沒有把會議做好。由此可見，板塊設(shè)計中話題主線與嘉賓出場的協(xié)調(diào)性至為關(guān)鍵。
4、商業(yè)會務(wù)策劃的出彩效果——就是“意料之外，情理之中”！
出奇制勝的策劃設(shè)計，往往能夠制造出出其不意的傳播效果；而意味深長的傳播意圖往往又非常含蓄的傳播了主辦機(jī)構(gòu)的用意。
比如，連我自己也沒有想到我能在XX年7月全程策劃主持溫州日泰皮鞋任達(dá)華見面會的時候把鞋子脫了和他一起合影。而這一點(diǎn)恰恰把現(xiàn)場的觀眾充分的號召了起來，集體融入了一種對日泰品牌的高度忠誠上來。同樣道理，我自己預(yù)先也沒有想到在XX年7月全程主持學(xué)之友學(xué)習(xí)機(jī)招商會的時候，居然會把賓館服務(wù)員與經(jīng)銷商一起來跳舞。并且每個人手里又拿的是學(xué)之友的產(chǎn)品，這樣無形之中展示出了廠商一條心共同為企業(yè)品牌做推廣的繁榮景象。
所以，雖然說是意料之外、情理之中，其實反過來想，當(dāng)你在情理之中的時候，好好琢磨如何去創(chuàng)造意料之外的效果才能真正的策劃藝術(shù)。
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