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企業(yè)管理中的基礎(chǔ)檔案管理
下面是小編整理推薦的企業(yè)管理中的基礎(chǔ)檔案管理，歡迎各位檔案管理畢業(yè)的同學(xué)閱讀，同時(shí)為大家推薦企業(yè)檔案管理的思考!
【摘要】企業(yè)基礎(chǔ)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄基礎(chǔ)檔案管理是企業(yè)管理的一個(gè)子系統(tǒng)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等方面的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理是企業(yè)自身發(fā)展的需要，是企業(yè)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理的各方面揮發(fā)著重要作用。本文描述了目前國(guó)內(nèi)企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理中存在的問(wèn)題，闡述了基礎(chǔ)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，并就如何更好地在企業(yè)管理中更好地發(fā)揮基礎(chǔ)檔案管理給出相應(yīng)的建議措施。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理 基礎(chǔ)檔案 管理
引言
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)基礎(chǔ)檔案的重要性是不言而喻的，它作為一種信息資源，作為企業(yè)的科研、技術(shù)、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)也是企業(yè)管理中的重要組成部分。如果沒(méi)有信息、數(shù)字以及資料管理就很難在這個(gè)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)會(huì)，另外，企業(yè)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)性措施之一也是基礎(chǔ)檔案管理。在發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛時(shí)，企業(yè)基礎(chǔ)檔案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企業(yè)應(yīng)該注意各種檔案材料的收集和積累，并且一定要按照要求進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各種載體、各種類(lèi)型的基礎(chǔ)檔案，使基礎(chǔ)檔案得到有效利用。
1.現(xiàn)階段基礎(chǔ)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)
1.1.對(duì)基礎(chǔ)檔案的重視程度不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分基礎(chǔ)檔案人員都是處于默默無(wú)聞的工作狀態(tài)中，部分領(lǐng)導(dǎo)干部也對(duì)基礎(chǔ)檔案工作的重視不夠，認(rèn)為基礎(chǔ)檔案工作不會(huì)對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展起到什么作用，只是一般保管性、事務(wù)性的工作，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，甚至還出現(xiàn)了重要檔案找不到根底的現(xiàn)象。
1.2.基礎(chǔ)檔案管理力量薄弱，管理手段落后
大多數(shù)基礎(chǔ)檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致對(duì)基礎(chǔ)檔案工作的投入精力十分不足;或沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)、對(duì)基本常識(shí)不清楚，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平比較低;甚至有些基礎(chǔ)檔案管理人員沒(méi)有任何從事管理基礎(chǔ)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，抱著草草應(yīng)對(duì)，應(yīng)付了事的態(tài)度，只是在基礎(chǔ)檔案盒中歸置放入日常的事務(wù)材料，以應(yīng)付上級(jí)的驗(yàn)收檢查。但是如果不能將重要的文件按照要求及時(shí)嚴(yán)格的整理歸檔，就會(huì)對(duì)今利用基礎(chǔ)檔案甚至企業(yè)發(fā)展造成非常嚴(yán)重的后果。
2.基礎(chǔ)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性
2.1.企業(yè)基礎(chǔ)檔案是企業(yè)日�；顒�(dòng)的資料庫(kù)
檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖文、錄音、影像和實(shí)物等等。將這些資料整理保存起來(lái)并加以利用就是檔案管理。它不僅僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的簡(jiǎn)單記錄，更能體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的規(guī)律和未來(lái)發(fā)展的方向。企業(yè)的日�；顒�(dòng)，例如做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。
2.2.有效的企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理可以防患企業(yè)商業(yè)秘密的外泄
企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機(jī)密，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)與企業(yè)之間，國(guó)內(nèi)企業(yè)與國(guó)外企業(yè)之間，收集信息，利用情報(bào)，獲取對(duì)方的檔案資料，是出奇制勝、打敗對(duì)手、占領(lǐng)市場(chǎng)的重要手段之一。如果沒(méi)有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。相反，如果企業(yè)的檔案得到公司的重視，管理上規(guī)范有序，管理人員的保密意識(shí)強(qiáng)，則能夠有效地防止企業(yè)的商業(yè)機(jī)密外泄，保護(hù)公司的利益。
2.3.基礎(chǔ)檔案管理可以簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率
企業(yè)管理千頭萬(wàn)緒，但不論是技術(shù)研究、人力資源、行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、采購(gòu)物流以及財(cái)務(wù)資金等等都與事務(wù)性工作離不開(kāi)(簽章蓋印、信函交寄、文印收發(fā)、企業(yè)檔案)。如果沒(méi)有做好檔案的收集和整理工作，一旦以后工作發(fā)生問(wèn)題就無(wú)從查證。工作人員從一開(kāi)始就要有檔案記錄保存的習(xí)慣，形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理流程，這樣有程序有制度的逐級(jí)辦理，有利于工作的明確分工，權(quán)責(zé)分明，從而有效提高工作效率。
3.如何更好地在企業(yè)管理中更好地發(fā)揮基礎(chǔ)檔案管理
3.1.強(qiáng)化企業(yè)工作人員的基礎(chǔ)檔案意識(shí)
當(dāng)前，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人們對(duì)基礎(chǔ)檔案工作的重要性及其作用還認(rèn)識(shí)不足。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者從全局出發(fā)，既重視基礎(chǔ)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又重視基礎(chǔ)檔案工作的深化管理和有效利用，使基礎(chǔ)檔案管理工作深人人心。促使基礎(chǔ)檔案人員和企業(yè)工作人員積極配合，通力合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短。一方面企業(yè)工作人員嚴(yán)格按照程序認(rèn)真積累文件材料，及時(shí)整理、鑒定和歸檔。基礎(chǔ)檔案人員則應(yīng)對(duì)基礎(chǔ)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)提出要求，指導(dǎo)和協(xié)助各部門(mén)做好立卷歸檔工作，發(fā)現(xiàn)和研究工作的新內(nèi)容、新問(wèn)題，正確樹(shù)立基礎(chǔ)檔案的價(jià)值觀、時(shí)效觀、動(dòng)態(tài)觀，增強(qiáng)效益意識(shí)、信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，在實(shí)踐中要積極主動(dòng)地探索新的途徑，使基礎(chǔ)檔案管理的水平得以提高，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)添磚加瓦。
3.2.全面提高基礎(chǔ)檔案人員的綜合素質(zhì)
基礎(chǔ)檔案人員的技能和素質(zhì)要求正隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立而越來(lái)越高，基礎(chǔ)檔案的管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一與傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)檔案的方法，已經(jīng)無(wú)法完全的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求。因此，全面提高基礎(chǔ)檔案人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要和迫切。
3.2.1.倡導(dǎo)行業(yè)精神
基礎(chǔ)檔案工作的行業(yè)精神是基礎(chǔ)檔案工作者所表現(xiàn)的烙盡職守，不圖名利，無(wú)私奉獻(xiàn)的行為風(fēng)范它是推動(dòng)基礎(chǔ)檔案人員自覺(jué)提高自身素質(zhì)的“源動(dòng)力”，一個(gè)人只有樹(shù)立了正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，只有全身心投人到本職工作中，愛(ài)崗敬業(yè)，才能產(chǎn)生渴求知識(shí)，吸收“能源”的動(dòng)機(jī)。所以引導(dǎo)廣大基礎(chǔ)檔案人員不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，樹(shù)立扎根基礎(chǔ)檔案工作，專(zhuān)心致志搞好基礎(chǔ)檔案工作的行業(yè)風(fēng)尚。
3.2.2.更新知識(shí)結(jié)構(gòu)
新時(shí)期基礎(chǔ)檔案工作也面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，一個(gè)好基礎(chǔ)檔案工作者，除有扎實(shí)的理論素養(yǎng)和深厚的基礎(chǔ)檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還必須全面學(xué)習(xí)掌握新知識(shí)，拓寬自己的知識(shí)領(lǐng)域，結(jié)合基礎(chǔ)檔案工作特點(diǎn)，掌握并靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和技能，不斷提高綜合分析能力和編研開(kāi)發(fā)水平，從而成為有知識(shí)、懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理，勝任本職工作的行家里手。 3.3.適時(shí)有效地利用基礎(chǔ)檔案
(1)超前性
要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握資料信息，將科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等實(shí)際工作緊密相連，圍繞工作熱點(diǎn)、難點(diǎn)以及重點(diǎn)問(wèn)題提供基礎(chǔ)檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。
(2)系統(tǒng)性
全面系統(tǒng)地提供基礎(chǔ)檔案信息，并主動(dòng)為相關(guān)部門(mén)提供系統(tǒng)的完備的基礎(chǔ)檔案資料，盡可能地滿足科研、管理和生產(chǎn)的需要。
(3)實(shí)用性
開(kāi)發(fā)利用基礎(chǔ)檔案資源要根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行，力求保質(zhì)保量，及時(shí)高效為企業(yè)提供服務(wù)。
(4)深人性
基礎(chǔ)檔案工作者必須深人到企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)領(lǐng)域，企業(yè)發(fā)展到哪里，基礎(chǔ)檔案工作就延伸到哪里，使之與生產(chǎn)、科研、建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行。
3.4.深化基礎(chǔ)檔案管理
(1)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的基礎(chǔ)檔案管理的基礎(chǔ)以及重要前提都是建立健全文件等資料的歸檔制度，做好文件等資料的歸檔工作需要形成制度，明確職責(zé)并落實(shí)到位。
(2)基礎(chǔ)檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)都是收集好、組卷好文件材料，要求每個(gè)部門(mén)與工作人員做起，進(jìn)行一次全面的清理和整理，以保證各個(gè)類(lèi)別材料齊全、完整。而組卷工作則應(yīng)遵循：
1)順序原則，一個(gè)案卷文件材料是一個(gè)類(lèi)別的全部，并按形成時(shí)間順序組卷;
2)代表性原則，將最能反映工作概況的文件放在全部案卷之首，而封面的標(biāo)題應(yīng)是最能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的具體內(nèi)容;
3)美觀原則，整齊干凈，破損的材料加以修補(bǔ)，厚的材料組成兩卷或數(shù)卷，太薄的材料幾個(gè)類(lèi)別可以組成一卷;
4)內(nèi)在聯(lián)系原則，同類(lèi)文件可以分聲像、圖片、文字等形式分別組卷、保管，但相關(guān)基礎(chǔ)檔案標(biāo)號(hào)要保持一致;
5)經(jīng)常性原則，即堅(jiān)持平日歸卷，及時(shí)歸卷，不散失一份文件材料。
4.結(jié)束語(yǔ)
總之，充分有效地利用檔案資源，對(duì)于每一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，制定發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)行科學(xué)決策，開(kāi)辟新的市場(chǎng)，超越競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等，都具有十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)本公司的實(shí)際能力和要求不同程度地加強(qiáng)企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)其他業(yè)務(wù)做好基礎(chǔ)，做好保障工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]檔案管理在企業(yè)中的作用[D].左慧慧.太原大學(xué).2012.
[2]電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].湯津行.中國(guó)集體經(jīng)濟(jì).2009(6)：59-60.
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