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企業(yè)管理中的基礎(chǔ)檔案管理
下面是小編整理推薦的企業(yè)管理中的基礎(chǔ)檔案管理，歡迎各位檔案管理畢業(yè)的同學(xué)閱讀，同時為大家推薦企業(yè)檔案管理的思考!
【摘要】企業(yè)基礎(chǔ)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄基礎(chǔ)檔案管理是企業(yè)管理的一個子系統(tǒng)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等方面的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理是企業(yè)自身發(fā)展的需要，是企業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理的各方面揮發(fā)著重要作用。本文描述了目前國內(nèi)企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理中存在的問題，闡述了基礎(chǔ)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，并就如何更好地在企業(yè)管理中更好地發(fā)揮基礎(chǔ)檔案管理給出相應(yīng)的建議措施。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理 基礎(chǔ)檔案 管理
引言
對于企業(yè)來說，企業(yè)基礎(chǔ)檔案的重要性是不言而喻的，它作為一種信息資源，作為企業(yè)的科研、技術(shù)、生產(chǎn)和經(jīng)營等活動的真實記錄，同時也是企業(yè)管理中的重要組成部分。如果沒有信息、數(shù)字以及資料管理就很難在這個瞬息萬變的市場中捕捉機會，另外，企業(yè)保護知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)性措施之一也是基礎(chǔ)檔案管理。在發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)的糾紛時，企業(yè)基礎(chǔ)檔案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企業(yè)應(yīng)該注意各種檔案材料的收集和積累，并且一定要按照要求進行科學(xué)的分類和整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各種載體、各種類型的基礎(chǔ)檔案，使基礎(chǔ)檔案得到有效利用。
1.現(xiàn)階段基礎(chǔ)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)
1.1.對基礎(chǔ)檔案的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分基礎(chǔ)檔案人員都是處于默默無聞的工作狀態(tài)中，部分領(lǐng)導(dǎo)干部也對基礎(chǔ)檔案工作的重視不夠，認為基礎(chǔ)檔案工作不會對企業(yè)的生存發(fā)展起到什么作用，只是一般保管性、事務(wù)性的工作，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，甚至還出現(xiàn)了重要檔案找不到根底的現(xiàn)象。
1.2.基礎(chǔ)檔案管理力量薄弱，管理手段落后
大多數(shù)基礎(chǔ)檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致對基礎(chǔ)檔案工作的投入精力十分不足;或沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)、對基本常識不清楚，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平比較低;甚至有些基礎(chǔ)檔案管理人員沒有任何從事管理基礎(chǔ)檔案工作的經(jīng)驗，抱著草草應(yīng)對，應(yīng)付了事的態(tài)度，只是在基礎(chǔ)檔案盒中歸置放入日常的事務(wù)材料，以應(yīng)付上級的驗收檢查。但是如果不能將重要的文件按照要求及時嚴格的整理歸檔，就會對今利用基礎(chǔ)檔案甚至企業(yè)發(fā)展造成非常嚴重的后果。
2.基礎(chǔ)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性
2.1.企業(yè)基礎(chǔ)檔案是企業(yè)日�；顒拥馁Y料庫
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖文、錄音、影像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。它不僅僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的簡單記錄，更能體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的規(guī)律和未來發(fā)展的方向。企業(yè)的日常活動，例如做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。
2.2.有效的企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理可以防患企業(yè)商業(yè)秘密的外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，在市場競爭日益激烈的今天，企業(yè)與企業(yè)之間，國內(nèi)企業(yè)與國外企業(yè)之間，收集信息，利用情報，獲取對方的檔案資料，是出奇制勝、打敗對手、占領(lǐng)市場的重要手段之一。如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。相反，如果企業(yè)的檔案得到公司的重視，管理上規(guī)范有序，管理人員的保密意識強，則能夠有效地防止企業(yè)的商業(yè)機密外泄，保護公司的利益。
2.3.基礎(chǔ)檔案管理可以簡化工作程序，提高工作效率
企業(yè)管理千頭萬緒，但不論是技術(shù)研究、人力資源、行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、采購物流以及財務(wù)資金等等都與事務(wù)性工作離不開(簽章蓋印、信函交寄、文印收發(fā)、企業(yè)檔案)。如果沒有做好檔案的收集和整理工作，一旦以后工作發(fā)生問題就無從查證。工作人員從一開始就要有檔案記錄保存的習(xí)慣，形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理流程，這樣有程序有制度的逐級辦理，有利于工作的明確分工，權(quán)責(zé)分明，從而有效提高工作效率。
3.如何更好地在企業(yè)管理中更好地發(fā)揮基礎(chǔ)檔案管理
3.1.強化企業(yè)工作人員的基礎(chǔ)檔案意識
當(dāng)前，在市場經(jīng)濟條件下，人們對基礎(chǔ)檔案工作的重要性及其作用還認識不足。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者從全局出發(fā)，既重視基礎(chǔ)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又重視基礎(chǔ)檔案工作的深化管理和有效利用，使基礎(chǔ)檔案管理工作深人人心。促使基礎(chǔ)檔案人員和企業(yè)工作人員積極配合，通力合作，取長補短。一方面企業(yè)工作人員嚴格按照程序認真積累文件材料，及時整理、鑒定和歸檔。基礎(chǔ)檔案人員則應(yīng)對基礎(chǔ)檔案工作各個環(huán)節(jié)提出要求，指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好立卷歸檔工作，發(fā)現(xiàn)和研究工作的新內(nèi)容、新問題，正確樹立基礎(chǔ)檔案的價值觀、時效觀、動態(tài)觀，增強效益意識、信息意識、服務(wù)意識，在實踐中要積極主動地探索新的途徑，使基礎(chǔ)檔案管理的水平得以提高，為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)添磚加瓦。
3.2.全面提高基礎(chǔ)檔案人員的綜合素質(zhì)
基礎(chǔ)檔案人員的技能和素質(zhì)要求正隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步建立而越來越高，基礎(chǔ)檔案的管理人員知識結(jié)構(gòu)單一與傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)檔案的方法，已經(jīng)無法完全的適應(yīng)時代發(fā)展的新要求。因此，全面提高基礎(chǔ)檔案人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要和迫切。
3.2.1.倡導(dǎo)行業(yè)精神
基礎(chǔ)檔案工作的行業(yè)精神是基礎(chǔ)檔案工作者所表現(xiàn)的烙盡職守，不圖名利，無私奉獻的行為風(fēng)范它是推動基礎(chǔ)檔案人員自覺提高自身素質(zhì)的“源動力”，一個人只有樹立了正確的世界觀、人生觀和價值觀，只有全身心投人到本職工作中，愛崗敬業(yè)，才能產(chǎn)生渴求知識，吸收“能源”的動機。所以引導(dǎo)廣大基礎(chǔ)檔案人員不斷加強職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立扎根基礎(chǔ)檔案工作，專心致志搞好基礎(chǔ)檔案工作的行業(yè)風(fēng)尚。
3.2.2.更新知識結(jié)構(gòu)
新時期基礎(chǔ)檔案工作也面臨著機遇和挑戰(zhàn)，一個好基礎(chǔ)檔案工作者，除有扎實的理論素養(yǎng)和深厚的基礎(chǔ)檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還必須全面學(xué)習(xí)掌握新知識，拓寬自己的知識領(lǐng)域，結(jié)合基礎(chǔ)檔案工作特點，掌握并靈活運用現(xiàn)代化技術(shù)和技能，不斷提高綜合分析能力和編研開發(fā)水平，從而成為有知識、懂業(yè)務(wù)、會管理，勝任本職工作的行家里手。 3.3.適時有效地利用基礎(chǔ)檔案
(1)超前性
要及時準(zhǔn)確地掌握資料信息，將科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等實際工作緊密相連，圍繞工作熱點、難點以及重點問題提供基礎(chǔ)檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。
(2)系統(tǒng)性
全面系統(tǒng)地提供基礎(chǔ)檔案信息，并主動為相關(guān)部門提供系統(tǒng)的完備的基礎(chǔ)檔案資料，盡可能地滿足科研、管理和生產(chǎn)的需要。
(3)實用性
開發(fā)利用基礎(chǔ)檔案資源要根據(jù)本企業(yè)的特點進行，力求保質(zhì)保量，及時高效為企業(yè)提供服務(wù)。
(4)深人性
基礎(chǔ)檔案工作者必須深人到企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)領(lǐng)域，企業(yè)發(fā)展到哪里，基礎(chǔ)檔案工作就延伸到哪里，使之與生產(chǎn)、科研、建設(shè)項目同步進行。
3.4.深化基礎(chǔ)檔案管理
(1)實現(xiàn)科學(xué)化的基礎(chǔ)檔案管理的基礎(chǔ)以及重要前提都是建立健全文件等資料的歸檔制度，做好文件等資料的歸檔工作需要形成制度，明確職責(zé)并落實到位。
(2)基礎(chǔ)檔案工作的起點和基礎(chǔ)都是收集好、組卷好文件材料，要求每個部門與工作人員做起，進行一次全面的清理和整理，以保證各個類別材料齊全、完整。而組卷工作則應(yīng)遵循：
1)順序原則，一個案卷文件材料是一個類別的全部，并按形成時間順序組卷;
2)代表性原則，將最能反映工作概況的文件放在全部案卷之首，而封面的標(biāo)題應(yīng)是最能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的具體內(nèi)容;
3)美觀原則，整齊干凈，破損的材料加以修補，厚的材料組成兩卷或數(shù)卷，太薄的材料幾個類別可以組成一卷;
4)內(nèi)在聯(lián)系原則，同類文件可以分聲像、圖片、文字等形式分別組卷、保管，但相關(guān)基礎(chǔ)檔案標(biāo)號要保持一致;
5)經(jīng)常性原則，即堅持平日歸卷，及時歸卷，不散失一份文件材料。
4.結(jié)束語
總之，充分有效地利用檔案資源，對于每一個優(yōu)秀的企業(yè)或企業(yè)集團，制定發(fā)展戰(zhàn)略，進行科學(xué)決策，開辟新的市場，超越競爭對手等，都具有十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)本公司的實際能力和要求不同程度地加強企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)其他業(yè)務(wù)做好基礎(chǔ)，做好保障工作。
【參考文獻】
[1]檔案管理在企業(yè)中的作用[D].左慧慧.太原大學(xué).2012.
[2]電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].湯津行.中國集體經(jīng)濟.2009(6)：59-60.
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