檔案管理理念
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摘 要：事業(yè)單位的檔案管理為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)。
但同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理也存在著一定的問題。
因此，如何更新事業(yè)單位的檔案管理理念，對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。
關(guān)鍵詞：檔案管理;理念;更新;規(guī)章制度;信息化;
一、檔案及檔案管理的意義
檔案是事業(yè)單位整體記憶的一部分，具有一定的責(zé)任。
檔案是對(duì)單位在一段時(shí)期的真實(shí)管理活動(dòng)的記錄，是單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)。
同時(shí)，檔案又是一項(xiàng)社會(huì)資源，來源于社會(huì)實(shí)踐，也服務(wù)于社會(huì)實(shí)踐。
狹義上講，檔案的社會(huì)化服務(wù)是檔案管理界的“內(nèi)部事務(wù)”，而且檔案信息管理也是為事業(yè)單位提供服務(wù)的重要措施。
檔案信息是社會(huì)信息的一項(xiàng)重要組成部分，檔案信息管理體系應(yīng)嚴(yán)密、完善。
實(shí)現(xiàn)信息化管理，這是新時(shí)期我國(guó)的檔案管理工作的開展目標(biāo)。
現(xiàn)代化檔案信息管理先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，形成遠(yuǎn)程傳輸檔案信息及社會(huì)共享檔案信息的體系，使檔案信息管理工作能夠與事業(yè)單位資源相融合，更好的服務(wù)于事業(yè)單位。
二、當(dāng)前檔案管理中存在的問題
(一)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視。
目前我國(guó)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作普遍存在著重視意識(shí)不強(qiáng)、管理力度不到位等現(xiàn)象，這就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理資料的連續(xù)性和完整性受到影響。
(二)管理人員水平參差不齊，人員流動(dòng)性大。
由于有些單位對(duì)檔案管理工作的不重視，往往會(huì)隨便安排一些非專業(yè)人員完成此項(xiàng)任務(wù)，這種兼職人員由于缺少專業(yè)技能知識(shí)，對(duì)檔案資料的收集、整理和存檔不能夠按照規(guī)范的要求操作，造成了有用資料的缺失、部分資料混裝等不正規(guī)操作，甚至給檔案管理工作的質(zhì)量帶來隱患。
(三)檔案管理方法滯后，缺乏現(xiàn)代化管理手段。
檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和程序性，如果不及時(shí)學(xué)習(xí)和采用高效的現(xiàn)代化管理手段，就會(huì)造成檔案管理工作可操作性不強(qiáng)、針對(duì)性較差等后果。
尤其是一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理和信息安全沒有較強(qiáng)的操作能力，對(duì)現(xiàn)代化管理手段的學(xué)習(xí)和掌握程度遠(yuǎn)不及行業(yè)要求，阻礙了現(xiàn)代化檔案管理工作的開展。
三、檔案管理的基本原則
(一)規(guī)范性和靈活性相結(jié)合的原則。
事業(yè)單位的檔案管理必須嚴(yán)格按照國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一化。
但事業(yè)單位的檔案管理并不是千篇一律的，由于每個(gè)事業(yè)單位的特點(diǎn)和規(guī)模并不相同，不能完全按照統(tǒng)一的要求和管理方式進(jìn)行檔案管理。
(二)職責(zé)性和權(quán)益性相結(jié)合的原則。
在制定檔案管理制度的過程中，相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)及工作權(quán)限必須明確。
在明確責(zé)任的同時(shí)，也要保護(hù)檔案管理人員的權(quán)益。
如果檔案管理人員的權(quán)益不能保證，必然會(huì)影響到廣大檔案管理人員的工作積極性，也會(huì)影響到事業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)。
(三)注重制度制定和執(zhí)行的實(shí)效性。
事業(yè)單位檔案管理的首要工作就是根據(jù)其實(shí)際情況，進(jìn)行總結(jié)和探索，制定出一套科學(xué)、合理的現(xiàn)代檔案管理規(guī)章制度。
事業(yè)單位檔案管理制度是否適合其自身的發(fā)展，是否能夠發(fā)揮檔案管理人員的工作積極性，關(guān)鍵就在于相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行的實(shí)效性。
四、更新檔案管理觀念，提高檔案管理水平的對(duì)策
(一)明確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。
由于事業(yè)單位檔案所涉及的范圍廣泛，因此無(wú)論是事業(yè)單位的管理部門、還是普通職員，都應(yīng)對(duì)檔案的重要性有正確的全面地認(rèn)識(shí)。
此外，對(duì)于從事檔案管理的工作人員來說，應(yīng)定期考核自身檔案工作專業(yè)技能，對(duì)于這類工作人員，應(yīng)定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，并制定出相應(yīng)的考核制度和激勵(lì)制度，從而發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用。
此外，事業(yè)單位的各個(gè)部門都應(yīng)積極配合檔案工作，從而使檔案工作的建立和保存能夠有序的進(jìn)行，減少或消除各部門相互推卸責(zé)任和敷衍了事的現(xiàn)象。
事業(yè)單位檔案中存放了太多的陳舊檔案信息，需要檔案部門依據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展新形勢(shì)，選擇檔案管理模式改革和檔案信息資源整合的合理試點(diǎn)，以改革發(fā)展的觀念對(duì)檔案資源轉(zhuǎn)向中存在的問題進(jìn)行解決，努力突破檔案開放服務(wù)體系構(gòu)建過程中存在的瓶頸制約，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的提高。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。
由于事業(yè)單位檔案工作涉及范圍廣，這就不可避免的出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象，細(xì)化工作流程，使檔案材料能夠提高準(zhǔn)確率和歸案率。
在存放檔案時(shí)，應(yīng)分類清晰，對(duì)于案件的擺放應(yīng)系統(tǒng)有序。
從整體上來說，應(yīng)對(duì)檔案管理制度制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的建立、健全收集管理、保管保密、管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。
當(dāng)制定好規(guī)章制度后，還應(yīng)嚴(yán)格的執(zhí)行，否則這就發(fā)揮不出它的有效性。
(三)加強(qiáng)檔案管理工作的電子信息化。
隨著電子科技的快速發(fā)展，利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理工作勢(shì)在必行，這種高效、準(zhǔn)確、快速的管理模式必將為人們提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。
為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的電子信息化水平，作為檔案管理人員要探索建立電子檔案管理的新途徑，充分利用網(wǎng)絡(luò)形成開放式的共享資源平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)或區(qū)域聯(lián)網(wǎng)的公共檔案管理系統(tǒng)和人事檔案信息查詢系統(tǒng)，以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
(四)提高檔案管理人員的素質(zhì)。
將檔案進(jìn)行科學(xué)化和現(xiàn)代化管理，關(guān)鍵的因素在于加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從而提高檔案管理人員的素質(zhì)。
因此，應(yīng)切實(shí)采取措施，在檔案管理人員上崗前，要進(jìn)行上崗培訓(xùn)，定期進(jìn)行專題培訓(xùn)，使他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平不斷提高。
在業(yè)務(wù)方面，檔案管理人員不僅要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，而且還應(yīng)熟練的掌握檔案管理方面的政策和規(guī)定，對(duì)現(xiàn)代化的管理設(shè)備能夠熟練的使用，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu);在思想政治方面，應(yīng)努力學(xué)習(xí)黨的思想路線、方針、政策，做到敬業(yè)愛崗，積極維護(hù)檔案的真實(shí)面貌。
此外，還應(yīng)保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任感和使命感，給予他們關(guān)心和獎(jiǎng)勵(lì)，這就需要事業(yè)單位創(chuàng)造良好的條件，不斷推進(jìn)檔案管理人員步入現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化。
五、結(jié)語(yǔ)
我們要從觀念上更新對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，逐步建立健全檔案管理的規(guī)章制度，不斷研究和探索快捷、高效的現(xiàn)代化檔案管理模式。
這樣就能夠使事業(yè)單位的檔案管理工作水平適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展，使檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。
參考文獻(xiàn)：
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