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規(guī)范學(xué)校檔案管理
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規(guī)范學(xué)校檔案管理【1】
摘 要：檔案管理是學(xué)校一項(xiàng)常規(guī)的管理工作，記錄著學(xué)校從成立到現(xiàn)在的發(fā)展，一定程度上反映著一個(gè)學(xué)校的管理水平和教學(xué)水平。
在新時(shí)期學(xué)校檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，一方面檔案所容納的內(nèi)容越來越多，另一方面檔案資源的開發(fā)利用也逐漸被重視起來。
但是目前很多學(xué)校的檔案管理還不夠規(guī)范，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也有待提高。
本文簡(jiǎn)單介紹了學(xué)校檔案管理的重要意義和新時(shí)期的特點(diǎn)，然后分析了一些規(guī)范檔案管理的措施。
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓(xùn)
1 學(xué)校檔案管理的重要意義
首先，學(xué)校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個(gè)記錄，是最原始的文件。
學(xué)校檔案開始與學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動(dòng)，對(duì)學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。
學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長(zhǎng)經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。
通過對(duì)學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。
其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。
學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對(duì)檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。
學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，是教師們辛勤勞動(dòng)的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)。
總之，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個(gè)階段的成長(zhǎng)歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對(duì)學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價(jià)值觀。
另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進(jìn)行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。
首先，學(xué)校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。
主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動(dòng)外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理;二是檔案在深度上有所增加。
以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動(dòng)，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。
學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。
其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。
以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來的，主要是對(duì)檔案的保存，檔案信息的利用很少。
現(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)校科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時(shí)，往往需要多個(gè)部門緊密配合。
現(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會(huì)信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。
對(duì)于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對(duì)應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
2 規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理部門一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門，但是檔案管理也長(zhǎng)期不受重視，被認(rèn)為是可有可無的部門。
一方面檔案管理長(zhǎng)期處于管理而不利用的境地，自然不受重視;另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。
這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。
2.2 完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。
學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴(yán)格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。
因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程。
可以與學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門。
規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進(jìn)行完善。
2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對(duì)工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。
由于部門沒有激勵(lì)機(jī)制，員工的不到升遷機(jī)會(huì)，很少有員工主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
因此，一方面盡快完善部門的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見影;二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。
尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。
通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。
2.4 更新檔案管理的設(shè)備
學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)辇R全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。
學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室。
管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。
對(duì)于音像、實(shí)物等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。
2.5 加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用
學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。
因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價(jià)值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫(kù)中。
為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識(shí)到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。
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學(xué)生心理檔案管理【2】
摘 要：作者從學(xué)生心理檔案發(fā)展的角度來闡述近年來我國(guó)學(xué)校心理檔案的建立情況，目前國(guó)內(nèi)這一方面研究較少，具體管理不成系統(tǒng)，本文研究方向著重于學(xué)生心理檔案建立的管理工作，目的在于讓學(xué)校心理健康教育更加完善。
關(guān)鍵詞：學(xué)生;心理檔案;管理;研究
發(fā)展心理學(xué)家Erikson提出畢生人格發(fā)展八階段理論，而是否能較好地處理充斥每個(gè)階段的獨(dú)特矛盾對(duì)人格的發(fā)展有重要的影響;最近有研究表明，我國(guó)近三分之一的學(xué)生存在不同程度的心理障礙，其心理問題發(fā)生率已達(dá)45%左右，要解決青少年心理普遍處于亞健康狀態(tài)的問題，心理健康教育迫在眉睫，而做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)前提就是建立學(xué)生心理檔案。
一、國(guó)內(nèi)外研究發(fā)展趨勢(shì)
(一)國(guó)外研究發(fā)展趨勢(shì)
對(duì)國(guó)外學(xué)生心理檔案進(jìn)行檢索，獲得的資料不多，原因在于國(guó)外心理健康教育更為社會(huì)化，其心理檔案的建立和管理從孩子上學(xué)時(shí)就開始。
在美國(guó)紐約地區(qū)，幾乎每所學(xué)校都有一個(gè)由學(xué)校心理學(xué)家、學(xué)校社會(huì)工作者、教育評(píng)估專家、學(xué)生輔導(dǎo)員和語言矯正師組成的“以學(xué)校為基地的輔助組”，為普通學(xué)生和特殊教育學(xué)生進(jìn)行日常心理輔導(dǎo)、心理診斷、心理咨詢、評(píng)估和干預(yù)。
(二)國(guó)內(nèi)研究發(fā)展趨勢(shì)
近幾年，心理健康教育工作在我國(guó)已開展，各中小學(xué)，高校均開始建立心理健康檔案，但依然有許多具體步驟和方法需各校在實(shí)際操作過程中進(jìn)行補(bǔ)充與完善。
通過心理建檔的實(shí)行，各校對(duì)本校學(xué)生工作采取相應(yīng)舉措實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的高效運(yùn)行有了的依據(jù)，同時(shí)也為學(xué)生健康成長(zhǎng)提供了較好的人文環(huán)境。
二、學(xué)生心理檔案的項(xiàng)目
項(xiàng)目主要包括：1.一般信息，姓名、性別、出生年月、身體健康狀況、既往病史等。
2.學(xué)生的家庭情況，家庭成員結(jié)構(gòu)、父母職業(yè)、受教育程度、經(jīng)濟(jì)水平，對(duì)父母教育方式和家庭氣氛概要評(píng)價(jià)。
3.心理咨詢記錄，咨詢時(shí)間、主述內(nèi)容、觀察印象、交談情況、心理問題的性質(zhì)、疏導(dǎo)措施及效果評(píng)價(jià)、反饋信息等。
4.綜合印象，有無興趣特長(zhǎng)、生活變故、負(fù)面情緒表現(xiàn)、心理創(chuàng)傷史、失眠情況、輕生意念、自我對(duì)身心狀況的評(píng)價(jià)、以往接受咨詢或治療史、需要咨詢的問題等。
5.心理健康發(fā)展， 除收集心理量表的測(cè)驗(yàn)鑒別結(jié)果外， 還收集教師、家長(zhǎng)的意見與建議。
6.其他，如日記、書信等。
三、實(shí)踐中的具體檔案管理
(一)建檔與保存
1.專人、專門機(jī)構(gòu)管理
由于檔案信息具有特殊性，所以對(duì)保管人員有具體要求，不僅要懂檔案管理知識(shí)，還要懂學(xué)生管理和心理健康知識(shí)，并且檔案資料應(yīng)由學(xué)校心理教育機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建檔與保存，要與普通檔案分開保存 ，且應(yīng)制定管理?xiàng)l例，對(duì)心理信息管理機(jī)構(gòu)的分工、收集、整理、借閱、保管等都要有明文的規(guī)定，并落實(shí)責(zé)任措施。
2.紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合方式
(1)紙質(zhì)檔案一般指在建立心理健康檔案時(shí)填寫的相關(guān)個(gè)人資料以及心理健康情況調(diào)查的問卷等;電子檔案是指利用各種心理測(cè)試軟件進(jìn)行測(cè)試時(shí)形成的記錄。
(2)采用學(xué)號(hào)為學(xué)生心理檔案的編號(hào)。
(3)按學(xué)生入學(xué)年度進(jìn)行分類管理。
(4)統(tǒng)一紙質(zhì)與電子檔案之后，應(yīng)作相應(yīng)電子檢索系統(tǒng)。
(5)查閱資料悉，我國(guó)學(xué)生心理檔案管理都是小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)分開，且每所學(xué)校的管理模式不一，這樣并不能完整記錄青少年時(shí)期心理發(fā)展的狀況，因?yàn)槿耸钱吷B續(xù)發(fā)展的，心理檔案能較好記錄學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展資料，如將學(xué)生心理檔案從小學(xué)開始與學(xué)生學(xué)籍檔案一起伴隨學(xué)生至畢業(yè)，這樣連續(xù)性的完善、保存學(xué)生的心理檔案資料，信息及數(shù)據(jù)會(huì)具有較高的真實(shí)性和研究?jī)r(jià)值。
3.保存
(1)紙質(zhì)檔案的保存需注意環(huán)境，如通風(fēng)、防塵、防火、防蟲、防盜等。
(2)電子檔案形成的資料需要備份。
(3)檔案保存期限問題：①學(xué)生某些團(tuán)體測(cè)驗(yàn)或不涉及保密的測(cè)驗(yàn)資料對(duì)原學(xué)校如有研究?jī)r(jià)值，原學(xué)校應(yīng)在征得學(xué)生同意之后復(fù)印，然后將資料原件隨學(xué)生學(xué)籍檔案一起升至新的學(xué)校;②對(duì)高校畢業(yè)的學(xué)生，有人建議將檔案銷毀，也有人建議將其隨學(xué)生的學(xué)籍檔案一起投寄到用人單位，兩種方法都欠妥，心理檔案是人一生中最重要發(fā)展階段的寶貴資料，銷毀可惜，隨便投寄到用人單位過于不保密，建議將其保存在類似心理健康教育的機(jī)構(gòu)，這樣專門保存，專業(yè)管理，有助于規(guī)范與使用。
(二)使用
建立學(xué)生心理檔案的目的在促進(jìn)學(xué)生心理發(fā)展和人格健全，維護(hù)學(xué)生心理健康，提高學(xué)生心理素質(zhì)，提高學(xué)校教育教學(xué)效果。
為此必須正確使用學(xué)生心理檔案。
1.使用原則
(1)保密性原則，專人進(jìn)行管理， 不得隨意翻閱、外借、泄漏學(xué)生的心理檔案的內(nèi)容。
(2)教育性原則，對(duì)數(shù)據(jù)的解釋要客觀、科學(xué)。
對(duì)學(xué)生的問題不可大加渲染，積極有針對(duì)性地做好個(gè)別輔導(dǎo)工作。
(3)動(dòng)態(tài)性原則，心理檔案反映了學(xué)生心理成長(zhǎng)軌跡， 因此，要加強(qiáng)跟蹤， 不斷地添加新資料， 使資料更有針對(duì)性和時(shí)效性;此外，從橫向來看，可以通過學(xué)生心理檔案提供的資料來研究某種心理品質(zhì)的發(fā)展水平、影響因素及各種心理品質(zhì)之間相互作用的機(jī)制等。
2.使用方法
學(xué)校期間，應(yīng)征得學(xué)生本人同意，然后采取實(shí)名登記方式，如若檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)成熟，是否可以考慮設(shè)置使用權(quán)限來讓不同層次的心理健康教育工作者依據(jù)自己被分配的訪問權(quán)限調(diào)閱學(xué)生心理健康狀況的有關(guān)資料(不涉及隱私的團(tuán)體測(cè)驗(yàn)等)，既促進(jìn)了心理健康教育的科學(xué)性，又節(jié)省了時(shí)間和人力，提高工作的效率，而且通過訪問權(quán)限的設(shè)定可以起到保密作用。
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