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知識管理環(huán)境的企業(yè)檔案管理
知識管理環(huán)境的企業(yè)檔案管理【1】
【摘 要】企業(yè)作為我國當(dāng)前社會發(fā)展的主要推動力量，在這個知識化的時代里，企業(yè)的檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
文章基于知識管理環(huán)境下對企業(yè)檔案管理進(jìn)行了相關(guān)的分析。
【關(guān)鍵詞】知識管理;企業(yè)檔案管理;發(fā)展
在這個信息化的時代里，檔案管理工作顯得越來越重要了。
在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案反應(yīng)了企業(yè)的發(fā)展水平、企業(yè)的綜合實力，對企業(yè)檔案知識的挖掘能夠更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造。
但是我國當(dāng)前企業(yè)在檔案管理工作當(dāng)中，受傳統(tǒng)觀念的影響，其管理工作與實際脫軌，與當(dāng)下知識管理理念存在很大的違背性。
市場競爭的實質(zhì)就是科技與人才的競爭，針對科技與人才，這兩者都屬于知識時代中的兩個重要角色，企業(yè)要想在這個競爭激烈的市場環(huán)境中求得生存，就必須加強企業(yè)的檔案管理工作。
一、知識管理的概述
知識管理是在這個知識時代里形成的一種管理理念，是我國當(dāng)前企業(yè)管理工作中的一項重要內(nèi)容。
知識管理是指在組織中構(gòu)建一個量化于志華的知識系統(tǒng)，讓組織中的咨詢與知識能夠在組織內(nèi)部實現(xiàn)共享、創(chuàng)新、整合等過程，從而將新產(chǎn)生的知識回饋到組織內(nèi)部，為企業(yè)組織的管理提供科學(xué)決策依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。
二、我國企業(yè)檔案管理中存在的問題
(一)檔案管理缺乏專業(yè)的管理人才。
人才在我國當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中有著決定性的作用。
縱觀我國企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，管理人才比較匱乏，管理人員大多都偏向于檔案管理業(yè)務(wù)方面，而對于計算機知識的應(yīng)用能力不高，以至于企業(yè)管理綜合系統(tǒng)中的檔案管理模塊與實際管理工作出現(xiàn)差錯，企業(yè)檔案管理不能與企業(yè)發(fā)展相符合。
(二)企業(yè)管理模塊功能與企業(yè)管理工作不協(xié)調(diào)。
面對日益膨脹的信息化，建立管理管理模塊對于當(dāng)前企業(yè)來說是加強提高企業(yè)管理工作水平的重要舉措，更是企業(yè)在這個知識管理環(huán)境下提高自身綜合競爭實力的保障。
在我國許多企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)管理模塊只是針對企業(yè)前期的一些基本信息而設(shè)置的，而對于企業(yè)在發(fā)展過程中所涉及到的信息與數(shù)據(jù)卻沒有做到相統(tǒng)一。
管理模塊與實際工作不協(xié)調(diào)，使得企業(yè)檔案信管理的工作難度增加。
從而不利于企業(yè)的發(fā)展。
(三)檔案管理制度不完善。
在我國當(dāng)代許多企業(yè)的檔案管理中，管理方式大多采用傳統(tǒng)的管理方式，偏向于企業(yè)經(jīng)營這一塊，傳統(tǒng)的管理方式效率低，檔案管理工作與實際脫軌，企業(yè)的檔案管理制度不完善松散的管理體制會降低執(zhí)行效率，拖延反饋速度。
為此企業(yè)檔案管理者應(yīng)該重視檔案管理體制的健全與完善。
三、知識管理環(huán)境下加強企業(yè)檔案管理的措施
企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的真實記錄，是企業(yè)的發(fā)展歷程的一種見證，是企業(yè)寶貴的信息資源。
企業(yè)的各類檔案，如文書檔案、技術(shù)檔案、人事檔案以及知識資產(chǎn)型檔案等，全面而真實地記錄了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營以及人事管理等方面的活動。
企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作的重要組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面檔案信息的匯集中心，在這個知識管理環(huán)境下，加強企業(yè)檔案管理能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，為企業(yè)科研、設(shè)計工作創(chuàng)造必要條件。
(一)加強檔案管理人才的培養(yǎng)。
人才在企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中有著決定性的作用，特別企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，在這個競爭激烈的知識環(huán)境下，專業(yè)的檔案管理工作人員能夠充分發(fā)揮企業(yè)管理作用，利用知識管理理念完善企業(yè)的檔案管理工作。
為此企業(yè)要加強檔案管理這方面人才的培養(yǎng)，加強企業(yè)文化知識的教育，將企業(yè)文化知識應(yīng)用到檔案管理工作中，同時還要加強計算機技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，只有合格、全面的人才才能有效的保障企業(yè)管理工作的有序進(jìn)行。
(二)做好檔案的存儲工作。
企業(yè)檔案反應(yīng)了企業(yè)的過去以及現(xiàn)在，是企業(yè)發(fā)展歷史的做好證明。
而檔案管理是企業(yè)現(xiàn)代管理中的一項重要內(nèi)容，是企業(yè)參與市場競爭的重要手段。
因此做好企業(yè)檔案的存儲工作顯得非常重要。
例如在某所企業(yè)，管理員在企業(yè)檔案管理當(dāng)中，利用計算技術(shù)，將企業(yè)的檔案信息編入到計算機系統(tǒng)中，對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，在這過程中管理人員詳細(xì)的將企業(yè)的檔案信息輸入到計算機系統(tǒng)中，在要做好存儲工作外，同時還做好了維護(hù)工作。
因為計算機技術(shù)是不斷發(fā)展的，而企業(yè)的一些檔案信息也是在不斷變化的，管理人員要根據(jù)實際情況做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。
(三)完善企業(yè)檔案管理制度。
制度是企業(yè)管理工作順利進(jìn)行的保障。
在知識管理環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。
建立起規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度，并在實際工作當(dāng)中不斷完善。
企業(yè)可以配合知識管理部門制定企業(yè)的知識資源整體規(guī)劃，利用計算機技術(shù)，建立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，對檔案實行分類管理，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享。
例如在某企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，管理者利用計算機技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部建立一個檔案信息中心，由該檔案信息中心負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部檔案的管理工作，同時利用網(wǎng)絡(luò)建立起統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，促進(jìn)了企業(yè)信息資源的共享，同時通過這個檔案信息中心，企業(yè)管理層可以及時的掌握企業(yè)的管理狀況，為企業(yè)的管理決策提供參考。
(四)加強信息化技術(shù)的應(yīng)用。
科技是第一生產(chǎn)力，信息化技術(shù)作為我國科技發(fā)展的產(chǎn)物，在我國社會生產(chǎn)過程中有著舉足輕重的作用。
在我國企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，利用計算機技術(shù)，對企業(yè)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入，在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)體系，同時對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行加密處理工作，在檔案管理工作中，利用計算機技術(shù)實現(xiàn)資源的共享，從而推動檔案管理信息化水平的提高。
四、結(jié)語
企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)活動中的重要參與者。
在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)做好檔案管理工作是企業(yè)在這個競爭激烈的市場環(huán)境下求得生存和發(fā)展的必然保障。
在知識管理環(huán)境下，將知識管理理念運用到企業(yè)的檔案管理工作中，為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障。
參考文獻(xiàn)
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[2] 張斌，徐擁軍，褚峻，劉越男，聶偉.知識資源管理：企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004(10).
知識管理對企業(yè)檔案管理的要求【2】
[摘 要]在企業(yè)的知識資產(chǎn)中，企業(yè)檔案一直占據(jù)著重要的地位，企業(yè)檔案的構(gòu)建和管理對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，因此如何更好地發(fā)揮企業(yè)檔案對企業(yè)管理的引導(dǎo)和促進(jìn)作用成為每一個企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略時一個不能回避的問題。
如何把企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的知識管理結(jié)合起來，是正確發(fā)揮企業(yè)檔案作用的關(guān)鍵所在。
因此本文將從企業(yè)知識管理的角度出發(fā)，介紹企業(yè)知識管理相關(guān)內(nèi)容，并且重點說明加強企業(yè)檔案管理建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的意義。
[關(guān)鍵詞]知識管理;企業(yè);檔案管理
1 知識管理的內(nèi)容
企業(yè)的知識管理指的是通過對企業(yè)內(nèi)部和外部各個信息和資源進(jìn)行有效地識別、歸類和管理，包括對企業(yè)和市場信息地收集、加工及應(yīng)用，并且企業(yè)知識管理鼓勵知識共享和知識創(chuàng)新，以期讓知識帶動企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長，提高企業(yè)的競爭水平和科技發(fā)展能力。
企業(yè)知識管理的核心內(nèi)容主要包括以下幾個方面：①企業(yè)知識是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業(yè)只有加強了對企業(yè)知識地開發(fā)和利用，才能有效避免知識流失的現(xiàn)象，提高企業(yè)自身的競爭力;②企業(yè)知識實現(xiàn)的主要途徑是知識共享，企業(yè)實行知識共享可以極大地促進(jìn)企業(yè)知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數(shù)據(jù)時代市場潮流的沖擊;③企業(yè)運用知識的目的一定是要為客戶提供服務(wù)的。
企業(yè)可以把知識管理作為一種經(jīng)營管理形式，來加強企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。
2 知識管理對企業(yè)檔案管理的新要求
2.1 知識管理要求企業(yè)進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作
對于大多數(shù)企業(yè)和管理者來說，企業(yè)要改進(jìn)檔案管理工作最有效的方式就是設(shè)計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業(yè)管理的科學(xué)化和紅專業(yè)化。
企業(yè)進(jìn)行檔案改革是對傳統(tǒng)檔案管理思想的一項沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現(xiàn)有資源，提高企業(yè)內(nèi)部管理和外部管理的質(zhì)量和水平，進(jìn)而提升整個企業(yè)的知識管理工作水平。
關(guān)于企業(yè)開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業(yè)知識管理的認(rèn)知，用新的觀點和新的理念來看待企業(yè)這一改革活動，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性;其次，要建立一個更加信息化的企業(yè)知識管理平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高企業(yè)信息管理模式的運營效率和運行水平。
因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進(jìn)程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進(jìn)行整合，運用現(xiàn)代科技水平進(jìn)行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識的信息化程度和可利用率。
2.2 知識管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能
知識管理對企業(yè)運營的影響是多方面的，不僅可以對企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產(chǎn)生影響，甚至還能改變企業(yè)的工作流程和運營方式。
如果對知識管理改變企業(yè)這一現(xiàn)象進(jìn)行研究，就會發(fā)現(xiàn)在知識管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應(yīng)該不斷發(fā)展來適應(yīng)這種改變。
在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進(jìn)行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變道路要契合企業(yè)知識管理的要求，為知識管理服務(wù)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當(dāng)然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識管理的要求當(dāng)中，企業(yè)檔案占據(jù)了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應(yīng)知識管理的必要前提之一;第二，檔案管理人員要完成角色轉(zhuǎn)變，從以往的實體保管轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)閾碛袑I(yè)知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。
此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業(yè)素養(yǎng)，個人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)工作當(dāng)中，發(fā)揮出知識管理應(yīng)有的作用。
為此檔案管理員必須掌握現(xiàn)代管理知識，熟悉企業(yè)檔案內(nèi)容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，從單純的體力輸出者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。
2.3 知識管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù)
當(dāng)今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應(yīng)縮短。
為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來適應(yīng)現(xiàn)代化的知識管理需求。
通過對目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析，筆者發(fā)現(xiàn)制約我國企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。
企業(yè)應(yīng)認(rèn)識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步開展。
筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點建議：首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門的投入，加強自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門進(jìn)行合作，共同開發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開發(fā)檔案管理技術(shù);其次，企業(yè)應(yīng)加強對信息資源的開發(fā)。
隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學(xué)化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很難適應(yīng)知識管理對企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時應(yīng)主要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺化，積極加大檔案資源地開發(fā)和利用，爭取提高企業(yè)知識管理的效率和效益。
知識和信息是知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)發(fā)展的核心和動力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。
企業(yè)檔案作為一個企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者的關(guān)注和重視，才能在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮更大的作用。
主要參考文獻(xiàn)
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[2]秦偉強.淺析知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013(3).
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