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高職院校檔案統(tǒng)計工作建設(shè)問題
高職院校檔案統(tǒng)計工作建設(shè)問題
【摘 要】檔案統(tǒng)計工作是通過圖標(biāo)和數(shù)字等形式來反應(yīng)檔案和檔案工作之間的有關(guān)情況的檔案業(yè)務(wù)工作。
它是檔案建設(shè)重要的基礎(chǔ)工作，也是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的一種手段，更是科學(xué)決策的重要依據(jù)。
當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化把檔案統(tǒng)計工作作為重要的實施內(nèi)容，對檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展是起到非常重要的作用。
【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案統(tǒng)計;建議
檔案管理是高職院校的檔案統(tǒng)計工作的一個重要環(huán)節(jié)。
它是通過檔案的管理人員對學(xué)校各部門檔案資料進行收集、整理、鑒定、保管數(shù)量，以及通過本院校檔案的構(gòu)成利用機構(gòu)和人員的實際情況作出基本的統(tǒng)計和其他專業(yè)型的統(tǒng)計，以統(tǒng)計數(shù)字、統(tǒng)計表冊的形式來展示本院校檔案和檔案管理工作的基本情況。
這種檔案的統(tǒng)計工作不僅為檔案事業(yè)和高職院校行政管理、教育教學(xué)、學(xué)生管理等相關(guān)的工作提供明確的數(shù)據(jù)支持，也為科學(xué)制定檔案事業(yè)方針政策及發(fā)展規(guī)劃打下了基礎(chǔ)。
一、檔案統(tǒng)計概述
檔案的統(tǒng)計工作是對檔案通過量的研究來做出統(tǒng)計的的一個實質(zhì)性的工作，它貫穿了檔案建設(shè)過程中的核心問題，也是讓我們?nèi)绾握_認識量與質(zhì)的關(guān)系問題。
檔案工作由六個環(huán)節(jié)組成，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，統(tǒng)計是較重要的一個環(huán)節(jié)，也是搞好檔案綜合管理的充要條件。
總的來說，檔案統(tǒng)計是用定量的方法對檔案、檔案工作進行建設(shè)的，通過指標(biāo)數(shù)字來揭示檔案和檔案工作的發(fā)展過程、現(xiàn)象及其一般規(guī)律性。
二、檔案統(tǒng)計在檔案工作中發(fā)揮的作用
1. 檔案統(tǒng)計工作貫穿了檔案工作的全過程，它以數(shù)據(jù)的形式來了解和掌握檔案的形式并做到如何管理及利用檔案的事業(yè)發(fā)展的狀況，將統(tǒng)計工作做到更好，同時也為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。
要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，并且能跟上時代發(fā)展的步伐和要求，我們要去了解高職院校檔案數(shù)量是以什么的勢態(tài)增長。
那么我們可以利用我們所擁有的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，能清楚的了解高職院校檔案增長速度和趨勢，進而有目的、有計劃地合理安排經(jīng)費的使用。
我們也可以通過將庫房擴充、完善檢索工具、更新設(shè)備，做到檔案的管理現(xiàn)代化。
我們也可以通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)來掌握本單位的信息開發(fā)，，做到及時調(diào)整人員、設(shè)備的配置，這樣可以更好地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)用戶。
檔案的統(tǒng)計是制定計劃、檢查執(zhí)行情況的一個重要依據(jù)，它是以數(shù)據(jù)的形式將檔案的情況完整的羅列出來，讓我們很容易的知道他的管理活動的規(guī)律，對我們從實際情況出發(fā)并且制定切實可行的工作計劃是有很大的幫助的。
同時統(tǒng)計數(shù)據(jù)又在客觀的角度能夠準(zhǔn)確的幫助我們檢查工作計劃的可實施性，讓我們能很好的準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)存在的不足和改進的地方，能做到促進檔案工作的發(fā)展。
三、當(dāng)前檔案統(tǒng)計存在的現(xiàn)狀問題
1.重視不足，一些高職院校對檔案統(tǒng)計的工作不重視，不愿意投入財力和人力，以至于缺乏規(guī)劃化的管理。
對檔案統(tǒng)計的觀念淡薄，認為統(tǒng)計人員可以沒有，對檔案的建設(shè)沒有什么影響。
這樣的思想就會導(dǎo)致檔案的記錄不完善，統(tǒng)計的方法也不能夠統(tǒng)一。
換句話說，如果對做出的統(tǒng)計數(shù)據(jù)不去建立檔案，會造成很多有用的數(shù)據(jù)的流失。
因此，當(dāng)前的統(tǒng)計基礎(chǔ)工作薄弱已經(jīng)成為影響統(tǒng)計質(zhì)量，制約學(xué)校統(tǒng)計工作的開展的一個非常重大的問題。
2.即使安排了統(tǒng)計人員，統(tǒng)計人員也會對統(tǒng)計指標(biāo)的涵義理解程度不同。
那么他們統(tǒng)計數(shù)據(jù)的方法也會大不相同，各搞一套，想當(dāng)然的按照自己的思維方式去設(shè)計表格和填報數(shù)字。
這樣帶來的影響有：一是統(tǒng)計數(shù)量的單位不統(tǒng)一;二是檔案材料的收集與整理統(tǒng)計方式的差異，在整理檔案時，我們要知道正件與附件、印件與定稿(原稿)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等都要放在一起立卷，合稱為一件的，但是好多統(tǒng)計人員不知道這一點，作出的收集和整理也是不一樣的，這樣就會存在差異;三是輸入表格內(nèi)容涵義理解的差異，在進行案卷的輸入時，有的統(tǒng)計員會將件號當(dāng)作文件起頁號輸入， 使得每個文件只有一頁，文件的頁數(shù)和件數(shù)的數(shù)字是完全一致的;四、檔案利用的記量差異，在對檔案進行登記的時候，不是以利用者的實際利用檔案的數(shù)量來登記的，是以來登記的人數(shù)作為登記，以至于導(dǎo)致差異。
當(dāng)檔案人員對于檔案的業(yè)務(wù)和檢索工具不健全時，將會產(chǎn)生更大的差異，因為他們不會以實際的情況作為記錄。
3.沒有實行任何一種制度化的管理模式進行檔案統(tǒng)計工作。
檔案統(tǒng)計工作和其他工作是不一樣的，它是在人們將其他的工作都做完之后，才會想起要做的事情。
這是因為人們在工作時根本就不重視這項工作，使這項工作產(chǎn)生滯后性，產(chǎn)生這種性質(zhì)的原因是因為沒有將制度化的形式落實到檔案工作的各個環(huán)節(jié)中去。
4.對檔案統(tǒng)計的分析的工作研究的不夠深入。
要做到從統(tǒng)計調(diào)查中去獲取原始數(shù)據(jù)，再對檔案統(tǒng)計進行整理，并對原始數(shù)據(jù)進行分類、分組，最后從統(tǒng)計的數(shù)據(jù)中得出結(jié)論，這就是檔案統(tǒng)計的分析和研究工作，它可以說是統(tǒng)計工作的最后階段，當(dāng)我們在填報完檔案統(tǒng)計報表的時候進行這一項工作，這也可以說是最為重要的一個階段。
如果沒有這一步，那么檔案統(tǒng)計工作也就沒有什么意義。
如果按照目前的情況來看許多高職院校的檔案統(tǒng)計工作也只是停留在一些填報數(shù)字和應(yīng)付上級報表的階段，并不會對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行更深入的分析研究。
四、加強高職院校檔案統(tǒng)計工作的建議
針對以上出現(xiàn)的現(xiàn)實問題，筆者認為要做好高職院校檔案統(tǒng)計工作需做到以下幾點：
(一)要加強全員對檔案統(tǒng)計工作的認識
目前的高職檔案管理是由封閉性轉(zhuǎn)化為開放性和效益性，作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要非常重視和關(guān)心在教學(xué)中的檔案統(tǒng)計工作，將檔案統(tǒng)計工作視為重要的一項工作，將統(tǒng)計管理規(guī)劃化的帶入到檔案統(tǒng)計工作中去，切實加強對檔案的統(tǒng)計工作。
要做到以身作則，為自己的未來做打算，為現(xiàn)實服務(wù)的高度為標(biāo)準(zhǔn)，對檔案工作進行系統(tǒng)規(guī)劃，將學(xué)校的檔案管理事業(yè)做到一個新的高度。
學(xué)校應(yīng)該做到在學(xué)校上下去宣傳，讓人們能夠意識到檔案統(tǒng)計工作的重要性，因為只有這樣，在一起工作的各個部門才會主動并積極的配合檔案統(tǒng)計的這一工作。
(二)加強檔案管理人員素質(zhì)和能力的提升
高職院校檔案統(tǒng)計工作相對別的工作是科學(xué)性強且標(biāo)準(zhǔn)高，要求非常嚴(yán)的一項工作。
在這個崗位上工作的工作者是要面對大量和繁瑣的檔案信息數(shù)據(jù)，他們要做到檔案收集、整體、歸檔等工作，而且在做的時候一定要保證在規(guī)定的時間里具有一定的保密性質(zhì)。
所以，要想去做這份工作，還想要把這份工作做得好，就必須擁有更全面的專業(yè)知識，要非常熱愛這份工作，對這個工作有很大的興趣，要有堅定的信念和無私的奉獻精神。
對此，檔案統(tǒng)計的工作者要不斷提高政治理論水平，端正政治態(tài)度，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，有較高的法制觀念，要學(xué)法、懂法按照法律的規(guī)定來進行統(tǒng)計檔案。
不過，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來越發(fā)達，檔案統(tǒng)計手段的現(xiàn)代化和信息化對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案的工作人員也要不斷的適應(yīng)不同的局勢，做到不斷的提升自己的操作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要不斷的加強學(xué)習(xí)，并積極參加關(guān)于現(xiàn)代檔案統(tǒng)計技術(shù)方面的培訓(xùn)。
當(dāng)然，學(xué)校也要不斷去提供檔案工作人員的學(xué)習(xí)交流的機會，讓工作人員不斷了解、掌握現(xiàn)代化統(tǒng)計技能，不斷提高檔案統(tǒng)計的現(xiàn)代化水平。
要懂得對檔案資料進行收集、分類、整理、裝訂，還要會編制檢索工具，如果檔案統(tǒng)計人員不熟悉相關(guān)專業(yè)之間的聯(lián)系和區(qū)別，那么他們很難在這份工作中做出好的成績，就會出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致存放的檔案很凌亂，造成在統(tǒng)計檔案上會有很大的困擾。
(三)建立健全高職院校檔案統(tǒng)計規(guī)章制度
高職教育現(xiàn)在正處在發(fā)展的階段，在做檔案統(tǒng)計的工作也是相比較起來是繁忙的，如果沒有一整套完善的體系不僅會拖延工作的完成進度，可能會造成工作不能夠完成，所謂無章可循，各自為政。
所以為了讓工作的進度加快和能更好的完成工作，高職院校就一定要修訂和完善檔案統(tǒng)計制度，加強對檔案統(tǒng)計制度的建設(shè)，并且結(jié)合實際做好各項工作，也做好不同載體檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
要把檔案制度的建設(shè)放在重要的位置，讓人們了解當(dāng)中的重要性，讓它有章可循。
高職教育機構(gòu)應(yīng)該要建立考核和評估制度，定期安排工作，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
還要建立檔案的相關(guān)信息，便于查找，為學(xué)校檔案工作，是一項非常有價值的科學(xué)決策。
參考文獻：
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