家庭檔案的建立

時(shí)間：2022-10-05 19:33:45 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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家庭檔案的建立

　　家庭檔案的建立

家庭檔案的建立

　　摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活品質(zhì)有了很大的改善，家庭生活也日益豐富多彩，民眾在社會(huì)生活中對(duì)建立家庭檔案的意識(shí)也愈來愈強(qiáng)。

　　建立家庭檔案不僅可以管理日常生活、維護(hù)家庭合法權(quán)益、培養(yǎng)家庭美德，同時(shí)對(duì)提高家庭生活質(zhì)量、促進(jìn)家庭和睦相處、構(gòu)建和諧社會(huì)有著巨大的推動(dòng)作用。

　　關(guān)鍵詞：家庭檔案

　　1 什么是家庭檔案

　　家庭檔案是指一個(gè)家庭的各個(gè)成員，在家庭生活和各類社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)家庭和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，如書信、照片、作品、光盤、憑據(jù)、證件等。

　　家庭檔案可以真實(shí)的反映家庭的歷史活動(dòng)，將家庭的歷史進(jìn)行如實(shí)的記錄。

　　它不僅有較為珍貴的保存價(jià)值，是家庭生活的得力助手，而且家庭是社會(huì)的細(xì)胞，對(duì)國(guó)家檔案也是重要的補(bǔ)充。

　　2 家庭檔案的歸檔范圍

　　家庭檔案的范圍可謂是包羅萬(wàn)象，其內(nèi)容和形式也是多種多樣。

　　由于家庭結(jié)構(gòu)不同，家庭成員經(jīng)歷不同，所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬(wàn)別。

　　從目前的情況看，家庭檔案的范圍大致可以分為以下十二類。

　　當(dāng)然可以結(jié)合自己家庭的實(shí)際情況適當(dāng)增減，以方便查找利用。

　　2.1 子女成長(zhǎng)類：主要有子女在胎兒時(shí)期發(fā)育成長(zhǎng)材料(如化驗(yàn)單、B超檢查、胎心監(jiān)護(hù)結(jié)果等);嬰幼兒時(shí)期保健、教育資料等;上學(xué)期間各科成績(jī)單、有代表性的試卷、練習(xí)本、作文本及其他相關(guān)材料;各個(gè)階段的體檢與體測(cè)記錄;子女成長(zhǎng)日記、出生證、獨(dú)生子女證、錄取通知書、獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀(證書)、要事記錄本等。

　　2.2 證件類：出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、肄業(yè)證、學(xué)位證、工作證、房屋產(chǎn)權(quán)證、結(jié)婚(離婚)證、身份證、戶口簿、出國(guó)護(hù)照、駕駛證、借書證、會(huì)員證、準(zhǔn)考證、職稱資格證書、聘書等。

　　2.3 財(cái)產(chǎn)類：銀行卡、銀行存折、各類投資(基金股票等)的交易證(卡)、購(gòu)房等合同、協(xié)議，貴重物品清單、發(fā)票、債券、財(cái)產(chǎn)(人身)保險(xiǎn)單據(jù)、各種具有經(jīng)濟(jì)意義的票據(jù)和文件，醫(yī)�？ā⒚簹饪�、水費(fèi)電費(fèi)卡、家庭收支賬、工資條、憑據(jù)、借據(jù)等。

　　2.4 醫(yī)療健康類：包括病歷、化驗(yàn)單、診斷書、醫(yī)院處方、醫(yī)保證、檢查結(jié)果、心電圖、過敏史、血型報(bào)告、住(出)院記錄、家族病史、家庭成員意外傷害記錄以及飲食禁忌等。

　　2.5 信件類：與親朋好友之間的重要往來書信、賀卡、明信片，與社會(huì)各界交往的重要名片，通訊錄，接受社會(huì)各界邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬，校友錄、畢業(yè)留念冊(cè)、留言簿等。

　　2.6 家庭用品類：包括購(gòu)買各種家庭用品(日常用品、耐用消費(fèi)品等)的購(gòu)貨憑證及發(fā)票、使用說明書、保修卡(單)、維修卡(單)等。

　　2.7 個(gè)人履歷類：包括入學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國(guó)、喬遷的日期、證明材料等;簡(jiǎn)歷、日記、自傳等。

　　2.8 照片、聲像類：包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的生活照、證件照;結(jié)婚、壽慶等家庭重大活動(dòng)以及觀光旅游、聚會(huì)娛樂等所形成的照片、聲像資料。

　　2.9 榮譽(yù)類：各個(gè)階段的立功受獎(jiǎng)的證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、牌匾等。

　　2.10 家史類：包括祖先遺物、家譜、族譜、家史、自傳、回憶錄等。

　　2.11 作品(收藏)類：包括個(gè)人愛好、著作、收藏等，如家庭成員在各類報(bào)刊發(fā)表的文章及作品、書法書畫作品、學(xué)術(shù)論文等;名人好友的題詞(字)等;各類藝術(shù)品收藏(國(guó)畫、陶藝、水晶、浮雕、木雕等);錢幣、郵票、票證(油票、糧票、布票等)、書報(bào)刊物收集等。

　　2.12 其他類：建立特殊類別的檔案，如有些家庭愛好旅游，可以將所到景點(diǎn)的門票、往返火車(飛機(jī))票、旅游景點(diǎn)詳細(xì)介紹等。

　　3 家庭檔案的保管期限

　　家庭檔案范圍劃分好后，就要確定家庭檔案的保管期限，一般可根據(jù)檔案館(室)的做法，將其劃分為三種保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。

　　每個(gè)家庭可以根據(jù)各自的實(shí)際狀況而定。

　　3.1 永久，即無期限的保存。

　　極其重要的家庭檔案，應(yīng)定為永久保存。

　　3.2 長(zhǎng)期：即15-30年左右。

　　凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)需要查考利用的家庭檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。

　　3.3 短期：即1- 15年左右。

　　凡是在比較短期時(shí)期內(nèi)需要查考利用的家庭檔案，應(yīng)列為短期保存。

　　按以上材料的類別劃分，證件類、照片聲像類、榮譽(yù)類、家史類、作品(收藏)類的材料應(yīng)永久或長(zhǎng)期保管。

　　這些文件材料具有一定的保存價(jià)值，是家庭檔案的重要組成部分。

　　例如收藏類檔案的重要性對(duì)于這個(gè)家庭更是不言而喻，有的藝術(shù)收藏品還是傳世珍寶。

　　家史類檔案文獻(xiàn)往往也是歷盡千難萬(wàn)險(xiǎn)后的劫后遺存，彌足珍貴，都可作為永久保存。

　　子女成長(zhǎng)類、財(cái)產(chǎn)類、醫(yī)療保健類、家庭用品類、個(gè)人履歷類、其他類可因情況而定，基本可劃分為長(zhǎng)期或短期。

　　例如，家庭用品檔案可短期保管。

　　日常用品類如衣服等的發(fā)票、憑證，價(jià)值較低且量大，保存1年左右即可銷毀或丟棄。

　　但這類發(fā)票也有例外，如家用電器類，如電風(fēng)扇、電熱水壺等，通常使用年限為3-5年，其購(gòu)物發(fā)票也應(yīng)相應(yīng)保存3-5年;耐用消費(fèi)品類如空調(diào)、電腦、電冰箱、液晶電視機(jī)、洗衣機(jī)等因所購(gòu)商品價(jià)值較高，從數(shù)千元到數(shù)萬(wàn)元不等，其憑證、發(fā)票、說明書等應(yīng)保存至物品過期或被自然淘汰為止，大約可保存十年左右。

　　子女成長(zhǎng)類中，如子女上學(xué)期間各科成績(jī)單，有代表性的試卷、練習(xí)本、作文本，及其他相關(guān)材料可作為短期保存;各個(gè)階段的體檢與體測(cè)記錄、成長(zhǎng)日記可作為長(zhǎng)期保存。

　　其他類的可定期處理銷毀。

　　4 家庭檔案的整理

　　4.1 家庭檔案以“件”為單位進(jìn)行歸檔整理，一般一份材料為一“件”。

　　如：一本日記本為一“件”，一個(gè)證件為一“件”。

　　對(duì)于不方便裝訂的材料可以用袋子或其他形式將材料收集好作為一 “件”，如一套家電所有材料為一“件”，一次旅游所有相關(guān)資料為一“件”。

　　4.2 同一類別的家庭檔案材料以歸檔件號(hào)為單位按照時(shí)間順序、重要程度或相互聯(lián)系排列順序依次裝入檔案盒，并在每一件歸檔材料的右上角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫順序號(hào)，固定次序，如：證件檔案，第一件證件開始編起，從“1”依次按順序?qū)⑺械淖C件檔案編號(hào)。

　　4.3 家庭檔案通常裝入檔案盒中，在盒的封面或脊背上注明檔案類別、起止件號(hào)、盒號(hào)。

　　類別：填寫本家庭分類的類別名稱，如一個(gè)家庭的家庭檔案分為醫(yī)療健康類、證件類等，在整理醫(yī)療健康類檔案時(shí)在“類別”欄填寫“醫(yī)療健康類”。

　　起止件號(hào)：填寫該盒檔案材料的起止件號(hào)，如醫(yī)療健康類共有兩盒20件，第一盒1-10件填寫“1-10”，第二盒11-20件填寫“11-20”。

　　盒號(hào)：在每類內(nèi)編制一個(gè)流水盒號(hào)。

　　如醫(yī)療健康類形成2盒檔案，則從“1”編制盒號(hào)一直到“2”，第1盒填寫“1”，第2盒填寫“2”。

　　檔案數(shù)量較少的家庭可不編起止件號(hào)和盒號(hào)。

　　4.4 卷盒內(nèi)的文件材料一般應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄及備考表，以便查閱。

　　對(duì)于不能裝盒的(如：藝術(shù)品等)家庭檔案可利用其他形式妥善保管。

　　5 家庭檔案的保管

　　5.1 將有保存價(jià)值的材料應(yīng)做到及時(shí)歸檔，不可隨意亂丟亂放，找不到時(shí)方知其重要性。

　　5.2 對(duì)家庭檔案采取有效的保護(hù)措施，特別是經(jīng)濟(jì)類和對(duì)家庭非常重要的檔案，要放入保險(xiǎn)柜(箱)內(nèi)，確保其安全性，避免檔案遺失被盜。

　　5.3 對(duì)字跡模糊、容易褪色的家庭檔案應(yīng)予另外選擇耐久性的紙張謄清附后，也可采用溶液噴涂法、加膜法、絲網(wǎng)加固法對(duì)字跡紙張等進(jìn)行加固處理;對(duì)殘破檔案要進(jìn)行修裱;必要時(shí)還可對(duì)家庭檔案進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制手段包括靜電復(fù)印技術(shù)、縮微攝影技術(shù)和超縮微復(fù)制技術(shù)。

　　這樣做的目的不僅使珍貴原件得到更好的保護(hù)，同時(shí)避免和減少原件在利用時(shí)可能遭受到的損壞，從而延長(zhǎng)了家庭檔案的使用壽命。

　　5.4 家庭檔案裝盒后，可放入架、柜或其它家具中。

　　照片類裝入相冊(cè)。

　　音像類裝入專用的盒子(防磁)。

　　同時(shí)，要注意防水、防火、防塵、防霉、防蟲、防曬，妥善保管。

　　其余類別的檔案應(yīng)集中擺放，每次利用后的檔案要及時(shí)歸位，并做好防火、防光、防潮、防高溫、防蟲、防灰塵等日常保管工作。

　　5.5 每個(gè)家庭如能設(shè)置檔案保管專用柜、架或箱是比較理想的，如條件不允許，放在抽屜或其它家具里也是可以的。

　　一般家庭檔案可以放于檔案盒、檔案袋等裝具中;感光材料的照片檔案裝入相冊(cè)簿，數(shù)碼照片檔案可在計(jì)算機(jī)里或刻成光盤保存，同時(shí)注明照片的出處。

　　聲像檔案應(yīng)裝入防磁的非鐵盒內(nèi)，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。

　　磁帶盒上用紙條注明時(shí)間、內(nèi)容，便于查找。

　　5.6 定期對(duì)家庭檔案的柜、架和家庭檔案進(jìn)行清理保潔。

　　檔案柜、架的擺放密度要合理，位置要適當(dāng)，不要影響通風(fēng)。