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檔案室的檔案保護(hù)工作
檔案室的檔案保護(hù)工作
【摘 要】檔案室是單位檔案工作的主體，大部分檔案一般在本單位檔案室長(zhǎng)年保存，如果保管不當(dāng)，將會(huì)直接影響檔案的保管壽命，一旦查閱將無(wú)法進(jìn)行，嚴(yán)重影響企業(yè)的技術(shù)管理。
因此，做好檔案室的檔案保護(hù)工作，對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案的使用壽命具有十分重要的意義。
【關(guān)鍵詞】檔案保護(hù);歸檔;日常利用
一、嚴(yán)控接收進(jìn)庫(kù)的歸檔檔案質(zhì)量
1.事前控制
要提高檔案室接收進(jìn)庫(kù)的歸檔檔案質(zhì)量，檔案人員須進(jìn)行事前控制，提前介入，從源頭抓起。
其一，要加強(qiáng)文件形成部門(mén)的檔案保護(hù)意識(shí)，建議其用紙質(zhì)優(yōu)良的無(wú)酸紙為書(shū)寫(xiě)載體，并選擇無(wú)污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件;其二，對(duì)需入庫(kù)的檔案質(zhì)量要進(jìn)行監(jiān)督和檢查，避免不符合質(zhì)量要求的檔案進(jìn)入庫(kù)房;其三，要建立健全歸檔制度，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件材料，要保持其完整性，盡量避免后序的插卷補(bǔ)卷，以減輕檔案的機(jī)械磨損。
2.消毒殺蟲(chóng)
在檔案入庫(kù)前進(jìn)行消毒、除塵、殺蟲(chóng)，是預(yù)防蟲(chóng)害、霉菌污染的檔案進(jìn)入庫(kù)房的有效防范措施。
消毒殺蟲(chóng)可以采用消毒柜消毒或是物理冷凍方法，檔案在消毒殺蟲(chóng)后方能入庫(kù)上架，以便杜絕蟲(chóng)害和霉菌對(duì)載體的侵襲。
這樣，在保護(hù)了檔案安全的同時(shí)，也降低了檔案管理成本。
當(dāng)然，檔案室的日常清潔工作也尤為重要，可以杜絕霉菌和蟲(chóng)害的產(chǎn)生。
3.技術(shù)處理
檔案制成材料的性質(zhì)是決定檔案壽命的內(nèi)因，決定了檔案制成材料在保存、使用過(guò)程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。
由于檔案是人在社會(huì)活動(dòng)中自然形成的，因此，有些是不符合歸檔要求的，需進(jìn)行技術(shù)處理。
例如，對(duì)于用鉛筆、圓珠筆等不耐久性的字跡材料形成的檔案，要進(jìn)行復(fù)印后連同復(fù)印件一同歸檔;對(duì)于熱敏傳真紙的傳真文件，需以復(fù)印件歸檔;對(duì)字跡不清的文件要抄正注明;對(duì)已經(jīng)破損的文件要進(jìn)行裱糊。
至于訂書(shū)釘、曲別針等易銹物應(yīng)去除后方可歸檔。
二、做好檔案庫(kù)房的安全保護(hù)
1.配備保管措施
檔案壽命的長(zhǎng)短與檔案收藏環(huán)境及保護(hù)條件有著極為密切的關(guān)系。
盡管由于環(huán)境和人為的因素，隨著時(shí)間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發(fā)展。
但完備的保護(hù)設(shè)施特別是檔案庫(kù)房，卻能在延長(zhǎng)檔案保管壽命的過(guò)程中起著重要作用，是保護(hù)檔案最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。
檔案庫(kù)房要盡可能獨(dú)立設(shè)置，對(duì)于條件確實(shí)不允許的，可用隔斷墻隔開(kāi)來(lái)處理。
檔案庫(kù)房要保證門(mén)窗堅(jiān)固、密閉性能好，以防止高溫、高濕對(duì)庫(kù)房的侵入，有條件的可配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)等硬件設(shè)備。
對(duì)于磁性介質(zhì)的檔案，要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，單獨(dú)放置，有條件的單位應(yīng)獨(dú)立設(shè)庫(kù)，購(gòu)置防磁柜。
2.控制庫(kù)房溫、濕度
在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。
高溫、高濕的環(huán)境，特別適合霉菌和蟲(chóng)害的生長(zhǎng)繁殖，因此，控制庫(kù)房溫、濕度是防蟲(chóng)防霉的有效措施。
國(guó)家規(guī)定保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對(duì)濕度為45﹪～60﹪，只要將溫、濕度控制在適當(dāng)范圍內(nèi)，人為造成一個(gè)不適合霉菌和蟲(chóng)害生長(zhǎng)的環(huán)境，就可以起到保護(hù)檔案的效果。
有條件的單位可以安裝溫、濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)來(lái)控制庫(kù)房的溫、濕度，而不具備這樣條件的，可以采用密閉和通風(fēng)的辦法來(lái)調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)的溫、濕度。
浙江是個(gè)高溫季節(jié)溫度高，年降雨量大，而且有潮濕的梅雨季節(jié)的地區(qū)，因此，密閉顯得尤為重要。
庫(kù)房密閉的重點(diǎn)是門(mén)窗，窗戶(hù)最好設(shè)為雙層，如果門(mén)窗過(guò)大，縫隙過(guò)多，可以在邊沿嵌以絨布條、毛氈條，鐵門(mén)、鐵窗可以嵌橡皮條，為防止人員進(jìn)出庫(kù)房時(shí)潮濕空氣的侵入，可以在門(mén)口增設(shè)門(mén)簾。
對(duì)于一些很珍貴的檔案，可以在溫濕度適合的條件下，裝入密閉柜中，并用膠布嚴(yán)密地將縫隙封起來(lái)。
通風(fēng)則要以當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)力、風(fēng)向作為參考，有組織有計(jì)劃地進(jìn)行。
3.防光、防有害生物
光線(xiàn)會(huì)使檔案發(fā)生氧化，因此，庫(kù)房應(yīng)少窗，且要用質(zhì)地厚密的窗簾遮擋，以防止強(qiáng)光射入。
紫外線(xiàn)對(duì)檔案的破壞力很大，庫(kù)房和閱覽室的人工照明應(yīng)接近天然光色溫，燈具應(yīng)有防紫外線(xiàn)措施。
對(duì)于不具備恒溫、恒濕條件的庫(kù)房，須按規(guī)定放置防霉防蟲(chóng)藥，并定期更換。
每年對(duì)庫(kù)內(nèi)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)被霉菌和蟲(chóng)害侵襲的，要及時(shí)作滅菌殺蟲(chóng)處理，以免對(duì)其它檔案造成影響。
三、注意檔案的日常利用
對(duì)于檔案室，檔案利用是一項(xiàng)常規(guī)工作。
但一些利用者往往缺乏檔案保護(hù)意識(shí)和基本常識(shí)，使檔案遭到不同程度的損壞。
為降低人為因素對(duì)檔案的損毀，我們可以采取下列措施來(lái)保障對(duì)檔案的安全保護(hù)：一是制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，在利用者利用前進(jìn)行明示，對(duì)造成損毀的按規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理;二是利用現(xiàn)代化設(shè)備，向利用者提供機(jī)檢、縮微或復(fù)制件利用;三是編制多種檢索工具，提高檔案的查找效率;四是加強(qiáng)編研工作，編輯大事記、專(zhuān)題性文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯集等編研材料，以備查用。
檔案室的檔案保護(hù)工作是一項(xiàng)細(xì)致而又艱巨的任務(wù)，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的辦法，使檔案得到妥善的保護(hù)。
檔案工作是一項(xiàng)橫貫百業(yè)的重要的基礎(chǔ)工作。
新的時(shí)代賦予檔案工作新的發(fā)展機(jī)遇，新的發(fā)展空間，同時(shí)也向檔案工作揭示了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。
檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，為全面實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)的奮斗目標(biāo)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
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