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農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化之我見的論文
摘 要：隨著國(guó)內(nèi)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行業(yè)的普及，各單位逐漸向辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進(jìn)，計(jì)算機(jī)信息代替了傳統(tǒng)的手工記錄。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研管理的重要組成部分,是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，正由傳統(tǒng)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變，為順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作者面臨了更多挑戰(zhàn)。本文是筆者根據(jù)自己的實(shí)際工作及信息化發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)加快完善農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)做以探討。
關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；檔案管理；信息化
1．目前農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀
農(nóng)業(yè)科研檔案主要是指農(nóng)業(yè)科技工作者在課題立項(xiàng)、申報(bào)、總結(jié)、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。二十一世紀(jì)的今天，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)今世界信息化發(fā)展的主要潮流。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也對(duì)農(nóng)業(yè)檔案資源的開發(fā)利用提出了新挑戰(zhàn)。
2．檔案管理工作是是本單位的發(fā)展歷程、重要事件、財(cái)產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、各項(xiàng)科研與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、會(huì)議、外事的歷史記載，“觀今宜鑒古”、“溫故而知新”說出了檔案管理工作的重要性。因農(nóng)業(yè)科研信息資源是農(nóng)業(yè)科技動(dòng)態(tài)和發(fā)展規(guī)律的具體體現(xiàn)，也是農(nóng)業(yè)科研工作結(jié)晶的真實(shí)記錄。因此，搞好農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)，有助于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研知識(shí)創(chuàng)新，增進(jìn)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展速度。
節(jié)省了空間：傳統(tǒng)檔案資料使用紙張記載，數(shù)量多存放空間較大，檔案管理信息化利用較小體積的存儲(chǔ)介質(zhì)（硬盤、光盤）存儲(chǔ)，存放空間小攜帶也方便。
3．如何實(shí)施農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)
3.1培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)和科研人員檔案意識(shí) 加快農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)，首先各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注，強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化的重要性、優(yōu)勢(shì)及緊迫性，做檔案管理信息化建設(shè)的組織者、引導(dǎo)者，鼓勵(lì)各部門協(xié)助檔案管理工作者實(shí)施檔案管理信息化。其次因農(nóng)業(yè)科技檔案來源于廣大農(nóng)業(yè)科技工作者，大部分材料都比較分散，它是每個(gè)科技人員在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)積累。
3.2科研檔案工作納入科研管理制度之中 實(shí)行科研工作與建檔工作“四同步”管理，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果與檔案部門（科技檔案管理部門）出具課題歸檔情況證明材料同步。
3．3科研更新技術(shù)設(shè)備，提高技術(shù)支持 現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是建設(shè)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，農(nóng)業(yè)科研檔案室只有具備相應(yīng)技術(shù)，才能為開展檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)，否則都是一紙空文。首先，要具備現(xiàn)代化檔案室需要的硬件設(shè)備及配套設(shè)施，為網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)建立做基礎(chǔ)。其次就是開發(fā)出常用、通用的檔案信息管理軟件，以便于管理信息化與辦公自動(dòng)化技術(shù)相結(jié)合，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化做后盾，因計(jì)算機(jī)軟件更新較快，還要配備相應(yīng)的技術(shù)人員，即使對(duì)軟件進(jìn)行更新，保證正常運(yùn)行。其次是培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研檔案室的工作人員對(duì)設(shè)備及軟件的保養(yǎng)維護(hù)意識(shí)，進(jìn)行一些常見的安全保護(hù)及故障處理方面的培訓(xùn)。再次就是農(nóng)業(yè)科研檔案部門可以采取和其他科研單位及一些高校進(jìn)行合作，通過學(xué)習(xí)借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短。
3.4加強(qiáng)管理者的服務(wù)意識(shí) 信息化的今天，農(nóng)業(yè)檔案管理者具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，敢于創(chuàng)新，提高競(jìng)爭(zhēng)力。檔案工作者必須掌握先進(jìn)的管理知識(shí)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)人才的需求，不斷轉(zhuǎn)變、擴(kuò)大、發(fā)展和調(diào)整檔案管理工作職能，積極探索獨(dú)特的服務(wù)方式，提高其服務(wù)水平。
3.5培育檔案管理者專業(yè)人才 作為一名農(nóng)業(yè)科技檔案工作者，不但要具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和農(nóng)業(yè)技術(shù)知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的綜合分析能力和語言表達(dá)書寫能力。從對(duì)檔案管理者的信息看，大專學(xué)歷占多數(shù)，尤其在我們農(nóng)業(yè)科研單位，這無疑會(huì)給建設(shè)檔案管理信息化帶來影響。對(duì)此檔案部門可以調(diào)一部分大專畢業(yè)生，改變檔案室內(nèi)部員工的隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)。為使檔案管理者順應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，首先為檔案信息管理者創(chuàng)造進(jìn)修和和專業(yè)技能培訓(xùn)條件，讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)，拓寬知識(shí)面。其次要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)、果樹等方面的理論研討, 多積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，提高檔案編研水平，盡快開展數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源庫(kù)。
4.提高檔案信息的獲取能力。
檔案部門獲取信息的傳統(tǒng)方式都是依靠歸檔制度進(jìn)行歸檔，始終未擺脫掉“重藏輕用”的局面。信息技術(shù)盛行的今天，農(nóng)業(yè)作為中國(guó)第一大產(chǎn)業(yè)，社會(huì)在極大程度上將會(huì)從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。這要求農(nóng)業(yè)檔案工作者具有利用信息服務(wù)來信息獲取更多的信息能力,能熟練、速度地為利用者提供本館所藏的檔案信息,還要明確利用網(wǎng)絡(luò)帶來的工作便利和優(yōu)勢(shì), 引導(dǎo)利用者更多去獲取網(wǎng)上的檔案信息資源，得到更多檔案信息。
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