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人事檔案管理信息化的必要性論文
1人事檔案管理存在的問(wèn)題
縱觀當(dāng)前較多單位人事檔案管理，其仍舊包含一定的缺陷與不足。首要問(wèn)題在于材料不完整，而引發(fā)成因在于形成人事檔案的階段中牽涉到較多部門，例如行政機(jī)構(gòu)以及組織機(jī)關(guān)等。這樣一來(lái)便會(huì)導(dǎo)致要收集整理的人事檔案范疇廣泛，在有關(guān)機(jī)制沒(méi)能健全完善之時(shí)，形成檔案部門無(wú)法弄清楚材料具體的歸檔范圍，進(jìn)而導(dǎo)致應(yīng)該進(jìn)行歸檔的資料無(wú)法按時(shí)上交到檔案機(jī)構(gòu)。另外，基于人事檔案管理并非從屬首個(gè)工作范疇領(lǐng)域，因此致使人事檔案機(jī)構(gòu)日常工作始終過(guò)于被動(dòng)，加之人事檔案管理人員欠缺合理有效匯總收集的理念，無(wú)法通過(guò)創(chuàng)建歸檔管理制度，主動(dòng)快速的完成收集工作，相反是被動(dòng)的坐等材料上門，發(fā)掘材料不足也不積極的進(jìn)行補(bǔ)全，影響了人事檔案信息的完整性，尤其是新進(jìn)職員工檔案不隨人走的問(wèn)題極為常見(jiàn)。核查人事檔案完整性需要投入較多的精力、任務(wù)量大，多為重復(fù)腦力勞動(dòng)，由于工作人員精力與耐心有限，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致漏檢問(wèn)題。從檔案信息內(nèi)容來(lái)講，其呈現(xiàn)出一定的空泛性，依照我國(guó)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，其材料內(nèi)容涵蓋十個(gè)類別，多為反映工作人員社會(huì)關(guān)系、政治背景信息，難免偏重于形式，對(duì)人才進(jìn)行考核評(píng)定的信息則較為類似，而反映其實(shí)踐技能、科學(xué)研究、取得成果的內(nèi)容則不多，無(wú)法凸顯出不同員工的特點(diǎn)與個(gè)性，影響了人事檔案材料應(yīng)用價(jià)值�；谌耸聶n案管理工作體現(xiàn)了一定的規(guī)范嚴(yán)格性，因而實(shí)踐工作中需要從事大量的手工勞動(dòng)，另一方面也影響了其信息化管理的程度。而人事檔案信息內(nèi)容體現(xiàn)了高保密性，因此在信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要充分的考慮這一特征。伴隨現(xiàn)代化信息手段的快速發(fā)展，檔案管理工作不斷對(duì)信息化系統(tǒng)提出更高的要求，這也使人事檔案管理信息化面臨了更大的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。
2人事檔案管理信息化必要性
人事檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然趨勢(shì)，其離不開(kāi)現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的有效支持，同時(shí)工作人員還應(yīng)具備較高的信息化素質(zhì)，不斷的更新工作思路，方能令較多重復(fù)冗余的工作變得更加簡(jiǎn)單、便利。實(shí)踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學(xué)，應(yīng)通過(guò)整合信息化手段，創(chuàng)建完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案內(nèi)容之中最能夠反映工作人員實(shí)踐能力、取得成就的信息收集起來(lái)具有一定難度，為此應(yīng)通過(guò)信息化手段，創(chuàng)建科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)模塊對(duì)員工有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)信息進(jìn)行登記，彌補(bǔ)人事檔案內(nèi)容空泛的缺陷問(wèn)題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應(yīng)用者可更合理的看待個(gè)人檔案，更新以往對(duì)人事檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。員工還可利用信息化系統(tǒng)自主充實(shí)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養(yǎng)成個(gè)人信息歸檔有責(zé)的良好習(xí)慣。由檔案管理工作人員層面來(lái)講，人事檔案管理信息化不僅可充實(shí)個(gè)人信息還可凸顯員工個(gè)性，由以人為本的角度入手匯總有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實(shí)踐工作效率，為挖掘有價(jià)值信息提供基礎(chǔ)的原始材料。信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)用應(yīng)全面考量安全性以及有關(guān)應(yīng)用管理權(quán)限，預(yù)防信息內(nèi)容被惡意篡改、刪除或是非法應(yīng)用。員工個(gè)人補(bǔ)充檔案信息應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案機(jī)構(gòu)的審核方能發(fā)布，通過(guò)驗(yàn)證原件材料有效預(yù)防弄虛作假問(wèn)題。人事檔案資料的查缺補(bǔ)漏工作開(kāi)展起來(lái)難度較大，需要不斷的重復(fù)驗(yàn)證，涉及數(shù)據(jù)量龐大且耗費(fèi)較多時(shí)間，應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)則可有效的應(yīng)對(duì)重復(fù)不斷同時(shí)具有一定規(guī)律的資料內(nèi)容。人事檔案信息的十個(gè)類別體現(xiàn)了嚴(yán)格規(guī)律性，對(duì)此類規(guī)律做深入細(xì)致的研究，可依照人事檔案內(nèi)容之中的基礎(chǔ)信息編寫查漏信息表，同當(dāng)前的人事檔案目錄做比對(duì)研究，并全面統(tǒng)計(jì)出欠缺的材料。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理手段，可依照人員信息各個(gè)項(xiàng)目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對(duì)比查漏，進(jìn)而令此項(xiàng)工作能夠批量化進(jìn)行，通過(guò)自動(dòng)化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動(dòng)，大大提升實(shí)踐工作效率。另外，需要依照現(xiàn)實(shí)狀況做更新調(diào)整，令其向著智能化方向發(fā)展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的功能模塊完成，通過(guò)模塊完成有關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)項(xiàng)、信息內(nèi)容的模糊性對(duì)比以及子系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)。
3結(jié)論
人事檔案管理信息化終極目標(biāo)在于更加合理、科學(xué)、有效的確保企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理工作的順暢開(kāi)展，降低不斷重復(fù)的勞動(dòng)任務(wù)量，使實(shí)踐效率大大提升。為此，我們只有采用科學(xué)有效的信息化手段開(kāi)展人事檔案管理，方能令工作人員有更多的精力以及時(shí)間應(yīng)對(duì)新問(wèn)題，對(duì)今后工作做周密細(xì)致的考量，勇于提出更多新想法，促進(jìn)人事檔案管理工作不斷提升信息化水平。實(shí)踐工作中在信息化管理基礎(chǔ)之上，還應(yīng)對(duì)有關(guān)信息數(shù)據(jù)做進(jìn)一步深度挖掘，方能強(qiáng)化知識(shí)管理效果，對(duì)員工日常工作做科學(xué)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析，并制定更加合理的知識(shí)決策，為企事業(yè)單位的持久、健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
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