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電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文（精選13篇）
現(xiàn)如今，說到論文，大家肯定都不陌生吧，論文是描述學術研究成果進行學術交流的一種工具。相信寫論文是一個讓許多人都頭痛的問題，下面是小編精心整理的電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇1
【摘要】在當今信息技術高速發(fā)展的時代，電子檔案管理逐漸成為時下潮流的信息管理發(fā)展趨勢。在進行電子檔案管理過程中為了加強對電子檔案的有效管理和歸檔工作，找出電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理過程中相同點和異同點進行分析比較，更好的幫助今后電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作。
【關鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；相同點；異同點
近年以來，我們在電子信息技術方面已經(jīng)擁有重大的突破，一些相應的技術也在不斷地發(fā)展和完善。隨著計算機的發(fā)明和計算機技術的延伸，已經(jīng)從本質上改變了傳統(tǒng)的檔案管理辦法。本次主要針對當前電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理辦法之間的相同點和異同點進行分析對比，通過對兩者之間的相互比較，為更好的幫助完善檔案之間的管理，找出提高檔案管理的辦法和存儲途徑。
一、電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理之間的共同點
�。ㄒ唬╇娮訖n案與傳統(tǒng)檔案管理基礎相同。電子檔案管理過程中首先依靠的是傳統(tǒng)的檔案管理辦法，將傳統(tǒng)檔案管理過程中需要用到的信息轉換為電子檔案管理的辦法，傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案完善的基礎。在當前的電子檔案管理過程中，一般需要依靠外部力量將信息資源通過網(wǎng)絡電子形式進行收集和傳輸，然后進行分類存儲歸檔，但是，在這過程中，信息資源并不會自動地進行分類存儲歸檔，需要依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法先進行分類存儲歸檔，然后轉換成電子檔案形式進行儲存。另外，對于電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都離不開科學有效的管理辦法，都需要人為的進行分類和存儲，管理工作對于這兩者之間的正常運行有著非常重要的作用，如果出現(xiàn)交叉或者錯誤，必然都會對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理帶來不必要的麻煩。
（二）電子檔案延伸了傳統(tǒng)檔案的信息資源。電子檔案最大的優(yōu)勢之一就是能夠儲存非常大的信息資源，而且在儲存大量信息資源的同時占有非常小的體積。在電子檔案儲存大量的信息資源過程中，我們可以非常容易地找到相關的信息，更好地進行使用，達到最佳的使用效果。在利用電子檔案信息搜索過程中，可以通過電子檔案整理出來的框架篇目進行查找，讓后利用電子檔案查找出來的信息對應的在實際檔案歸納所在的位置進行使用。使用電子檔案管理對比傳統(tǒng)檔案管理減去了不必要的麻煩，擴展和延伸了傳統(tǒng)檔案管理辦法，尋找檔案內(nèi)容更加便捷。對于使用電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理來說更是現(xiàn)代與傳統(tǒng)方法的結合。
（三）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理基本原則相同。檔案的管理方式一般都是依靠傳統(tǒng)的檔案管理原則，而對于電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理都是遵循這種原則。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都是采用相應的技術條件進行整合，然后再不斷的進行改革創(chuàng)新，尋找滿足時代發(fā)展要求的檔案管理辦法，但是總體上來說都是為了尋找更加方便的檔案管理辦法。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理相互之間各有優(yōu)勢和不同，但是兩者的相互管理辦法和原則都是基本一致，而電子檔案管理的出現(xiàn)一方面更是適應時代潮流的新產(chǎn)物，方便滿足人民對檔案管理的需求，另一方面也是幫助傳統(tǒng)檔案管理進一步延伸和拓展了社會功能。
二、電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理之間的不同點
（一）電子檔案和傳統(tǒng)檔案歸檔的方式上有所不同。電子檔案管理一般采用的是電子編碼技術，在這種技術產(chǎn)生的文件可以對里面的內(nèi)容進行修改編輯，操作簡單方便，而且還不會留下操作痕跡。電子檔案歸檔可以儲存在不同的計算機上，另外，只要有電子儲存設備都可以對電子檔案進行而存儲。而對比傳統(tǒng)檔案存儲一般是采用紙質版的文字進行分類歸納儲存在檔案館或者圖書館等檔案管理中心，傳統(tǒng)檔案管理過程比較復雜和困難，所需要的人力勞動資源比較大，容易出現(xiàn)錯誤。另外，傳統(tǒng)的'檔案修改不同于電子檔案，其中修改過程比較麻煩，需要耗費更多的人力資源。（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式和保管方式不同。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有著本質上的區(qū)別，一般電子檔案管理可以編輯不同的文件進行一級管理，并且對于不同的文件采用不同的文件編制名稱，然后再進行分類歸納。這種管理方式更加嚴格具有條理性，減少了檔案管理過程中出現(xiàn)的錯誤和檔案管理人員的勞動強度，更加人性化。另外，對于電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上兩者的保管方式也不一樣，電子檔案管理一般是保存在電子文件載體上，而傳統(tǒng)檔案管理一般是保存在紙質版的文件上。對于兩者的檔案內(nèi)容相互交流上，電子檔案更具有靈活性，可以相互進行交流，而傳統(tǒng)檔案管理卻比較單一，信息之間的交流比較麻煩。（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案兩者的查詢方式不同。對于電子檔案和傳統(tǒng)的檔案兩者的查詢方式上有著非常大差別，電子檔案查詢一方面需要依靠的是一定的計算機技術管理，例如，對于電子檔案查詢上一般需要在一些檔案管理中心注冊、登記或者繳費成為會員，然后才有權限進行相應的檔案查詢。而傳統(tǒng)的檔案查詢方式并不同于電子檔案的查詢，一般可以去檔案管理中心進行查找，尋找到用戶需要的檔案文件內(nèi)容。
三、結語
當前隨著信息技術和時代革新的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要逐漸改革，并且采用更加高效的管理技術和方法，幫助檔案管理工作更加順利地進行，為時代的發(fā)展做出一定的貢獻。在這過程必須認真對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上共同點和差異進行分析，找出兩者之間不同的優(yōu)勢和劣勢，采取有效的管理辦法，更好地完善電子檔案管理工作。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇2
[摘 要] 隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化日趨完善，產(chǎn)生了幾何倍數(shù)的電子文件，電子文件檔案管理勢在必行，這是現(xiàn)代化發(fā)展的要求。本文依據(jù)電子文件特點，就電子文件檔案化管理過程進行了相關探討。
[關鍵詞] 電子文件 檔案化 管理
實踐中，由于對電子文件產(chǎn)生的環(huán)境、特點的認識不足，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法對其進行管理，這顯然難以適應電子文件的管理需要。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一種必然的選擇。
1.電子文件及其特點
按照國家新頒布的《電子文件歸檔與管理標準》，電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計數(shù)機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡進行傳輸?shù)奈募�。具體表現(xiàn)為：電子文書、電子郵件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件相比，電子文件具有下列特點：(1)依耐性。電子文件是以電子字節(jié)形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過程都是依靠計算機設備和網(wǎng)絡完成的，在閱讀使用時必須要借助計算機硬件、相關系統(tǒng)軟件等數(shù)字設備。而紙質文件，通過肉眼就可以識別利用。(2)虛擬性。電子文件產(chǎn)生于電腦設備中，是一種數(shù)字化形式存在，在計算機內(nèi)部，無論是運算、存儲還是傳輸?shù)冗^程，都是以數(shù)字編碼形式存在。(3)共享性。電子文件儲存到計算機網(wǎng)絡上之后，用戶可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱，同一個電子文件均可以通過終端網(wǎng)絡傳輸給若干個網(wǎng)絡終端，可以使若干用戶在不同的空間調用。(4)不安全性。網(wǎng)絡是一個開放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時，電腦設備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。(5)不穩(wěn)定性。電子文件形成后，其識讀應用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對環(huán)境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質處于不斷更新發(fā)展中，當這些介質受到破壞后，會造成電子文件的不穩(wěn)定性。
2.電子文件檔案化管理
電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式，根據(jù)電子文件自身的特點，采用先進的設備及網(wǎng)絡信息技術，運用文件中心、虛擬立卷等數(shù)字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案信息管理模式，提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實行文件級(自動化、網(wǎng)絡化)保存和管理，為部門及相關用戶提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
1.制訂電子文件的歸檔管理制度
一是根據(jù)國家、地方相關電子文件歸檔管理標準，結合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全以及專利維護等各項歸檔管理標準，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續(xù)、立卷、傳輸、使用等技術措施，嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，以確保信息的原始性、真實性和完整性。
2.明確電子文件的歸檔內(nèi)容
根據(jù)電子文件的重要性和實用性進行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應的電子文件進行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件中，便于查詢使用。二是可根據(jù)歸檔環(huán)境、存儲載體技術及使用壽命等具體情況確定歸檔時間。三是一般電子文件實行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募惨獙嵭斜４鎯商祝渲幸惶讓嵭挟惖乇４妗Ｋ氖菄栏褡袷貧w檔要求，準確說明電子文件配套的軟、硬件環(huán)境要求。五是在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡下采用備份系統(tǒng)歸檔, 將要歸檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質上。
3.做好電子文件檔案化保管。
(1)電子檔案載體保護。電子檔案載體應采用防磁性能好的專用柜架，環(huán)境溫度要求為15℃ -24℃，濕度保持在45%-60%。同時做好“七防”工作(即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠)，以保證存儲介質的穩(wěn)定性。(2)加強數(shù)據(jù)備份。一是對電子文件建立多套備份，分開保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成文件丟失;二是每隔一段時間(一年一次)對電子檔案進行一次保護性復制;三是對一些重要的電子文件，應采取相應的紙質文件備份，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案的同步管理。(3)網(wǎng)絡安全保密。一是在現(xiàn)有保密基礎上，借鑒國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，采取除使用磁卡身份證嚴格識別訪問者身份外，加設電子密鑰等，實行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進的電子文件電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)逆流跟蹤查找功能，便于在遭遇黑客攻擊時，及時查找黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴格遵守電子文件管理使用規(guī)定，完善計算機殺毒防毒軟件安全系統(tǒng)，嚴密防止計算機感染病毒。
4.電子檔案的'開發(fā)利用
電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發(fā)使用常見的有拷貝、通信傳輸?shù)榷喾N利用方式。在使用過程中需要加強電子檔案的有效利用管理：一是根據(jù)使用者工作職責和性質進行相關權限設置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進行有效的監(jiān)控，使用內(nèi)容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。三是在網(wǎng)絡環(huán)境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期地更換，防止泄密。四是建立電子檔案利用系統(tǒng)全程跟蹤監(jiān)控和容錯能力，提供相關使用登記記錄，防止由于操作不當造成的損失。
5.加強從業(yè)人員知識技能培訓
當前，自動化辦公已成為時代主流，相關存儲設備和技術也隨之發(fā)展，具有一定的專業(yè)性和難度需要加大對從業(yè)人員的培訓力度，使其不斷更新其知識技能，提高業(yè)務素質，跟上時代步伐。
結 語
總之，實行電子文件檔案化管理是一項長期的任務，需要我們根據(jù)其特點，采用適宜的辦法，做細做強。
參考文獻：
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電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇3
1電子檔案信息的特點及存在的風險
1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性
電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術發(fā)展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質，隨著記錄技術的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術的應用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術隨著整個計算機信息技術的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的.應用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：
1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術方案，使設備免受外來攻擊造成意外損失。
2）網(wǎng)絡層的安全管理。網(wǎng)絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、嘿客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開發(fā)布，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術設置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。
3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡監(jiān)控與恢復技術，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡安全進行掃描、實時監(jiān)控、權限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術上的發(fā)展與改進，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉存、文件存儲格式的轉換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應用軟件系統(tǒng)中針對用戶權限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災難恢復
4.1災難恢復含義
《信息安全技術信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統(tǒng)從災難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務功能從災難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術風險、設備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災難恢復前的存儲備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結合。
4.3災難恢復采用的技術
針對檔案信息系統(tǒng)的災難恢復，主要考慮數(shù)據(jù)的安全。服務器硬件設備、網(wǎng)絡設備和通訊的災后恢復可在組網(wǎng)設計中作冗余考慮。采用磁盤陣列，如RAID5技術是預防硬盤故障而保護檔案信息安全最簡單有效的方式，相比磁盤鏡像和雙機熱備，具有運行成本低，安全系數(shù)高等優(yōu)點。其次可利用大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)自身的災備功能作檔案數(shù)據(jù)的備份與恢復，如：Oracle數(shù)據(jù)庫具備這些功能，再就是采用專業(yè)的災難恢復系統(tǒng)，如SymantecBackupExec進行完整的系統(tǒng)備份與規(guī)劃。重要的檔案信息數(shù)據(jù)，務必要做到異地的備份，異地備份成為現(xiàn)在災難恢復的重要、可靠的技術手段。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇4
一、電子文件與電子檔案
由于辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通訊技術相結合形成了信息技術產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業(yè)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業(yè)信息等等，都可用電子計算機完成，由此而產(chǎn)生了電子文件。通過電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無國際標準化定義，我國也僅對電子文件作出了解釋，即“能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼系列。”其主要特征是數(shù)字的、網(wǎng)絡的、計算機能識別并處理的介質文件。對于企業(yè)而言，電子檔案是企業(yè)從事經(jīng)濟、科學、技術、文化等活動直接形成的對企業(yè)和社會具有保存價值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備。對于現(xiàn)代企業(yè)管理而言，網(wǎng)絡化、集成化是企業(yè)提高科研、生產(chǎn)和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業(yè)推行現(xiàn)代化管理技術的產(chǎn)物，也是企業(yè)推行現(xiàn)代化管理技術的手段。企業(yè)的檔案工作，面臨著科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動一系列變化所帶來的問題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協(xié)調需求不斷增加，計算機輔助設計、制造、管理日益普遍，電子文件越來越多，檔案管理由封閉型轉向開放型;另一方面，信息處理技術的日益進步，特別是現(xiàn)代化管理手段的采用，各種實體和虛擬系統(tǒng)的建立，電子檔案管理深入到企業(yè)各部門、各系統(tǒng)工作內(nèi)部并成為它們的一個部分或一個環(huán)節(jié)。因此，應以開放的觀點制定檔案工作在企業(yè)內(nèi)部的運行機制和工作秩序，把電子檔案工作有機地融人企業(yè)網(wǎng)絡運行，切實參與企業(yè)活動，促進企業(yè)的全面發(fā)展。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的應用
電子檔案產(chǎn)生于數(shù)字技術環(huán)境中。數(shù)字技術的關鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉換成數(shù)字，以便電子計算機處理、保存和利用，并能解決紙質檔案所不能解決的一些信息記錄問題，如活動的圖像、聲音、精確的過程、海量存儲信息等等。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，在紙質檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著更加廣闊的發(fā)展前景，必將越來越廣泛地被企業(yè)認識和利用，既能更加充分地開發(fā)各類檔案信息資源為企業(yè)、為社會服務，又使檔案事業(yè)自身在電子、信息時代繼續(xù)得到光大發(fā)展。
1.簡化工作環(huán)節(jié)。將復雜的問題簡單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門、環(huán)節(jié)過多，對提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業(yè)的統(tǒng)籌安排下，減少不必要的環(huán)節(jié)，歸并一些職能，以實現(xiàn)電子文件的.收集和共享利用。
2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點。企業(yè)信息網(wǎng)絡健全以后，電子文件的收發(fā)完全按工作秩序自動完成，提高電子檔案的工作效率、準確執(zhí)行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內(nèi)容在載體上是以二進制代碼化及數(shù)字化的光、磁信號表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環(huán)境和條件。
3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現(xiàn)更加促使局部環(huán)節(jié)的協(xié)調向全面實質性的一體化方向發(fā)展，即從檔案文件的保管基地轉變?yōu)闄n案信息的控制中心。隨著企業(yè)競爭的加劇，信息的流動變化加快，依靠紙張等實物的大量物流來傳遞信息己無法滿足企業(yè)的要求，動態(tài)的檔案信息只有集中統(tǒng)一管理，才能保證每個工作單元得到所需要的全部實時動態(tài)信息。而電子檔案的計算機網(wǎng)絡信息技術為企業(yè)信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點，就控制了全局，最終實現(xiàn)系統(tǒng)集成、資源共享。
4.優(yōu)化管理環(huán)境。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上，信息數(shù)字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計算機軟、硬件平臺上對電子檔案的內(nèi)容加以轉換，還原成人們能夠直觀理解和習慣閱讀的格式進行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環(huán)境。
5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統(tǒng)的紙質檔案文件傳輸、通信傳輸?shù)刃畔鬟f方式相比，減少了大量的管理環(huán)節(jié)，尤其在我們建筑施工企業(yè)，面對工點分散、點多線長等無法改變的事實，利用計算機平臺和終端處理技術，建立內(nèi)部虛擬信息傳遞網(wǎng)絡，必將大大提高工作效率，減少管理環(huán)節(jié)和費用。
6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過與計算機進行對話來互相傳遞信息，從而主動地控制計算機進行工作而不是被動地接受，為利用者提供技術支援，便于對文件檔案進行復制、刪除、修改和完整準確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案，建立利用者需求預約文檔，通過系統(tǒng)對這些申請進行處理，及時將相關的電子檔案加載到檔案利用系統(tǒng)或網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)中供申請者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。
三、電子檔案管理中存在的問題
電子檔案嶄新的記錄和存儲方式為人們帶來了極大的方便，但也存在著一些暫時無法解決的缺陷和問題，有待于我們在不斷創(chuàng)新中尋求解決的方法和途徑。
原始性問題。
一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。
二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統(tǒng)文件材料歸檔的保真意義。
三是電子文件的精確復制件可以代替原件。
四是電子檔案載體上原始內(nèi)容信息完整準確地再現(xiàn)，與是否是最初的物理載體無關，而是與文件形成時計算機的軟硬件相關聯(lián)。
由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。
2.真實性和完整性問題。
一是收集電子文件時往往忽略了采集背景信息和源頭數(shù)據(jù)。
二是一些草稿性的電子文件處于自生自滅狀況。
三是部分文件已實現(xiàn)無紙化，只對其進行了邏輯歸檔。
四是電子文件目前所選用的載體不耐久。
五是電子文件復制起來真假難辨，其處理過程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著修改、盜竊、丟失、銷毀的危險。
六是電子檔案無法象傳統(tǒng)檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對信息的固化，文件與其存儲的載體已不如傳統(tǒng)文件那樣存在永恒的依附關系，因而使其真實性大打折扣。
3.安全性問題。
一是電子文件的信息能夠輕而易舉的被擦除。
二是電子文件存儲的材料介質十分易損，對環(huán)境條件要求很高。
三是人為的錯誤。
四是計算機病毒對電子文件的破壞。
電子檔案的處理環(huán)境是計算機及網(wǎng)絡技術，如果不采取特別措施和嚴格的閱讀、修改權限控制，就很有可能發(fā)生在網(wǎng)絡的任何終端上讀取網(wǎng)絡設備上電子文件的現(xiàn)象，因此，網(wǎng)絡的不安全性將是限制電子檔案發(fā)展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統(tǒng)的紙質檔案，在目前企業(yè)管理中仍存在一定的缺陷，但作為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展方向，電子檔案必將成為勢不可擋的潮流，在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮越來越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉變傳統(tǒng)觀念，不斷優(yōu)化自己的知識結構，提高計算機應用技術、信息處理技術在電子檔案管理中的應用程度，并輔之以相應的配套管理模式、方法和手段來規(guī)范電子檔案管理，采取有效的技術措施和管理措施，以科學的方法解決存在的問題，信心百倍地迎接電子檔案時代的到來。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇5
摘要：電子檔案是隨著時代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案形式，在大部分高校處于起步階段，發(fā)展尚不成熟。本文闡述了高校電子檔案管理的重要性，分析了管理工作中存在的問題，并提出加強管理的若干舉措，以期對我國高校電子檔案管理工作提供有益參考。
關鍵詞：高校；電子檔案；管理；問題；舉措
隨著高等學校事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質檔案管理越來越不適應時代發(fā)展要求，也在一定程度上影響了高校各項工作的開展。信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，催生了電子檔案管理的產(chǎn)生。在高校中推行電子檔案管理，將會大大促進高校檔案管理工作的發(fā)展，同時也會給高校其他管理工作帶來極大的便利。
一、高校電子檔案
高校電子檔案是指高校在開展教學、科研、學生管理、后勤管理等各類工作中產(chǎn)生的形式多樣、具有一定保存價值和再利用價值的電子文件及相關的電子軟件，如電子公文、電子報刊、電子音像等等。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案具備以下幾個特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內(nèi)容不變的情況下被復制、修改或刪除。二是對設備的高度依從性，電子檔案依附于計算機等設備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場、濕度、溫度等物理條件影響。
二、高校電子檔案管理的意義
電子檔案是順應時代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案種類，高等學校啟動并逐步推行電子檔案管理工作，勢在必行。1.有利于提高檔案管理效率。隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，各項事業(yè)不斷發(fā)展，學校各級各類檔案數(shù)量逐步增加，傳統(tǒng)紙質檔案管理工作耗費越來越多的勞動量，檔案的歸檔和查詢利用等各環(huán)節(jié)都不能適應時代的發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)，能夠有效破解檔案管理遇到的發(fā)展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學校發(fā)展保駕護航。2.有利于實現(xiàn)檔案快捷利用。傳統(tǒng)紙質檔案依附于紙質載體，存儲需要實地空間，對其分類歸檔不能達到理想化狀態(tài)，查詢利用也過多依靠人工。電子檔案通過網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)了對檔案更加精密化的分類，查詢利用環(huán)節(jié)也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。3.有利于提高檔案管理的穩(wěn)定性。與傳統(tǒng)紙質檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計算機的硬盤、u盤、內(nèi)存卡等設備儲存和傳遞信息，外界對其干擾性較小，使得電子檔案存儲的穩(wěn)定性大為增強。
三、高校電子檔案管理存在的問題
1.缺乏管理意識高校電子檔案作為新生事物，對管理模式、管理隊伍及技術條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區(qū)的高校在短時間內(nèi)還不能接受，對其重要性的認識還欠缺，重視程度遠遠不夠。2.服務對象受限很多高校雖開始推行電子檔案管理工作，但多局限于個別部門，如黨委辦公室、校長辦公室等核心行政部門，而對業(yè)務量大的師生業(yè)務口卻難以啟動。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內(nèi)難以上線，二是對師生的宣傳力度也不夠，沒有形成迫切需求。3.技術水平落后由于高校對電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對電子檔案管理缺乏清晰的認識，也沒有接受過系統(tǒng)的相關技能培訓。而有的高校還未引進設備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進的設備不夠先進，不能滿足實際需求。4.歸檔工作不科學大部分高校雖已開始著手進行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲到既有設備中，期間不進行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒有價值的檔案予以歸檔，造成資源浪費，也會給查詢利用帶來諸多不便。5.安全性有待提高由于載體的特殊性，電子檔案存在被復制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統(tǒng)紙質檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網(wǎng)絡進行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會更高�？梢姡娮訖n案的安全性急需引起高度重視，在管理環(huán)節(jié)應采取必要措施予以防范。
四、加強高校電子檔案管理的舉措
1.提高管理意識工作推行，意識先行。高校的領導及檔案管理部門應大加強對電子檔案管理的重視程度，出臺電子檔案管理相關制度及配套實施辦法，實現(xiàn)對電子檔案管理的制度化、常態(tài)化。同時要配齊電子檔案管理相關設施設備，成立專門的管理隊伍進行運作，從人力、物力、財力諸方面有力保障電子檔案管理。2.提高服務效能服務效能是檢驗服務工作的重要標尺。提高電子檔案管理服務效能，一是從服務主體入手，檔案管理人員應主動創(chuàng)新服務理念，提高服務意識，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務內(nèi)容著手，管理人員要對服務對象的需求進行全面的調查了解，并不斷創(chuàng)新服務類型，通過多樣化的服務滿足多樣化的需求，著力提升電子檔案管理服務的.實效性。3.提高隊伍專業(yè)素質加強管理隊伍建設是加強電子檔案管理的關鍵。管理人員不僅要對電子檔案管理的重要性有充分的認識，同時還要具備良好的業(yè)務能力，包括計算機知識、檔案業(yè)務知識及創(chuàng)新能力。一是管理人員要主動學習相關的專業(yè)知識和技能，不斷拓展知識領域，提高綜合素質。二是高校也應對管理人員進行必要的業(yè)務培訓或提供進修機會。4.提高歸檔科學性歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關口，把好這一關，可以大大提高電子檔案管理的科學性和實用性。在歸檔過程中，應避免“眉毛胡子一把抓”，要對檔案內(nèi)容進行有效鑒定和甄別，真正提取有價值的檔案，再對備選文檔根據(jù)其使用價值進行分類，以利于更好地查詢利用。5.提高管理安全性安全性是檔案工作的生命線。提高電子檔案管理安全性的首要任務就是保證存儲設備的安全，為此，一是存檔計算機要做到專機專用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統(tǒng)，確保其始終處于安全狀態(tài)；二是要對檔案進行備份，以備丟失后替代。三是要對網(wǎng)絡進行高級加密，防止檔案在傳輸過程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對電子檔案的管理系統(tǒng)進行安全防護。電子檔案的出現(xiàn)是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。電子檔案管理，是一項系統(tǒng)工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開展。
參考文獻：
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電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇6
淺析學生電子檔案系統(tǒng)的建設
摘要:在社會信息化的影響和帶動下,隨著辦學規(guī)模不斷擴大和辦學質量的進一步提高, 信息化管理與建設也與時俱進,但學生 電子 檔案系統(tǒng)的建設還亟待加強。
關鍵詞:學生檔案 電子檔案系統(tǒng)
一、學生電子檔案系統(tǒng)建設的重要作用
現(xiàn)階段, 學校的信息化建設已經(jīng)得到了長足的 發(fā)展 , 大多數(shù)學校已經(jīng)建立校園網(wǎng), 很多學校也擁有了自己的內(nèi)部辦公網(wǎng)、教務管理系統(tǒng), 這些信息建設的經(jīng)驗為學生信息庫建設提供了借鑒。將 現(xiàn)代 信息技術運用到學生工作中去, 不僅可以通過電子檔案系統(tǒng)自動處理各種信息, 把結果置于 網(wǎng)絡 上, 方便師生查詢和處理,提高學生管理的工作效率和管理水平;而且可以為學生工作人員及時、靈活地與學生溝通提供條件,進而更加貼近學生的學習、生活, 更好地為學生服務。
二、學生電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容
學生電子檔案系統(tǒng)應該將學生的基本信息和在校信息、畢業(yè)離校就業(yè)信息等內(nèi)容全部包含在內(nèi),具體來說應該分成以下幾個組成部分。
1.學籍、學分管理分系統(tǒng):學生學籍、學分信息是一個在校生最重要的電子信息記錄。因此要在電子檔案系統(tǒng)中設立學籍、學分管理分系統(tǒng),方便對學生選課、學分管理、成績統(tǒng)計以及學生的留降級、休復學、專業(yè)變動、學籍異動、學位審核等進行管理。
2.學生基本信息及就業(yè)去向電子數(shù)據(jù)分系統(tǒng):設置學生注冊的基本信息,包括學生電子照片、指紋、姓名、性別、學號、班級、民族、身份證號碼、 政治 面貌、家庭住址、籍貫、寢室號、寢室電話、手機號碼、愛好特長以及父母姓名、工作單位、聯(lián)系方式等基本信息,同時對離校畢業(yè)學生就業(yè)基本意向、就業(yè)去向、就業(yè)單位等信息進行登記。此部分信息的管理由招生就業(yè)指導中心負責。
3.學生在校期間活動與獎懲信息分系統(tǒng):由學生工作處負責管 理學 生在校期間參加各類活動及獎懲信息記錄,主要是關于高校學生參加勤工助學、學生社團活動,接受社會資助,參加心理健康輔導以及取得榮譽和獎勵或受到處分等情況的信息記錄。
4.學生學費等財務信息分系統(tǒng):由財務處為學生提供該學生的學費、住宿費、書費的清繳信息。
5.各院系(部)學生信息更新分系統(tǒng):負責學生的團建、黨建工作信息情況以及學生家庭信息、聯(lián)系方法的更新管理。
三、 電子 檔案系統(tǒng)建設應注意的問題
1.電子檔案系統(tǒng)建設的`聯(lián)動性與及時更新
電子檔案系統(tǒng)建設不是一朝一夕的事情,更不是哪一個部門的事情。為此要高度重視,要成立電子檔案建設管理小組,聯(lián)合管理和及時更新相關信息。
2.電子檔案系統(tǒng)建設的保密性
網(wǎng)絡 的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識的薄弱,導致檔案信息網(wǎng)絡化管理存在疏漏。為此相關工作人員要樹立高度的保密意識,同時在電子檔案系統(tǒng)中設置保密程序,防止學生信息外泄事件的發(fā)生。
3.確保電子檔案信息的權威性
電子檔案系統(tǒng)中的信息是正常教學管理的重要數(shù)據(jù),直接關系到學校管理層面出臺的決策,同時也是學生獲得各類社會 考試 資格和證書的有效信息。所以從學生到各個分系統(tǒng)的管理人員要確保每項記錄的準確性,樹立學生信息庫的權威性。
參考 文獻 : 2.祝智庭. 教育 信息化: 教育技術的新高地. 中國 電化教育,2001,(2):5- 8.
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4.樊潤華.對建立高校學生電子檔案系統(tǒng)的思考.濮陽職業(yè)技術學報,2006(2):137.
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇7
一、做好數(shù)據(jù)的備份和恢復工作
還應定期進行脫機備份。這樣即使信息出現(xiàn)丟失和失真的情形，只要使用備份對原來信息進行恢復，丟失和失真的信息就會重新還回原貌。
二、加強信息加密工作
凡是需要在網(wǎng)絡上傳輸?shù)牟灰斯_的數(shù)據(jù)。在多數(shù)情況下。信息加密過程是由多種多樣的加密算法來實現(xiàn)的，通常將其分為常規(guī)密碼算法和公鑰密碼算法兩大類。在實際應用中，人們常常將常規(guī)密碼和公鑰密碼結合在一起使用，檔案信息的加密技術就是將兩者結合使用的，即發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于機密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保傳輸中檔案信息的安全。
三、提高訪問控制技術水平
訪問控制技術是網(wǎng)絡安全防范和保護的主要策略。訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡安全最重要的核心策略之一。（1）入網(wǎng)訪問控制。它控制那些用戶能夠登錄到服務器并獲取網(wǎng)絡資源，控制準許用戶的訪問時間和準許他們在哪個網(wǎng)站入網(wǎng)。有了這道關卡，即使網(wǎng)絡合法用戶，如果連網(wǎng)站都進不去，就談不上獲取相關的文檔信息。（2）權限控制。它控制用戶允許訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源；指定用戶對這些文件、目錄、設備能夠執(zhí)行哪些操作，如只讀、修改、創(chuàng)建、刪除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止檔案信息的拷貝、篡改和打印。（3）防火墻控制。它是在檔案館的網(wǎng)絡和外界網(wǎng)絡之間設置障礙，對數(shù)據(jù)系統(tǒng)的進、出兩個方向的通信進行監(jiān)控、甄別，阻止對檔案信息資源的非法訪問。
四、強化病毒防治工作
網(wǎng)絡信息安全主要的敵人就是計算機病毒。病毒的泛濫對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)構成了嚴重威脅，它以各種方式有選擇地破壞檔案信息的有效性和完整性。應對措施是采用國家有關部門批準的查毒、殺毒軟件，密切關注網(wǎng)絡病毒動態(tài)，適時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并制定嚴格的防毒制度。
五、建立并完善應急響應機制
當檔案館遇到突發(fā)災難性事件，可以利用預先建立的應急響應機制，在較短時間內(nèi)迅速有效地處理，相互配合協(xié)調，最大程度地發(fā)揮有限人力、物力搶救突發(fā)現(xiàn)場，使檔案信息系統(tǒng)被及時隔離，重要檔案轉移，最大限度地降低損失程度。然后總結經(jīng)驗教訓，盡快恢復正常工作，完善應急響應機制。
六、重視人才培養(yǎng)工作
人是檔案信息安全的最大護衛(wèi)者，也是檔案信息安全問題的制造者。檔案信息安全管理人員的配備、調離要有嚴格的管理制度，有完整的'電子檔案信息安全培訓計劃和培訓制度，各類人員的安全職責明確，能勝任電子檔案信息安全管理工作。我們應樹立起現(xiàn)代的人才觀念，堅持依法治教，開展檔案信息安全人才的培養(yǎng)和教育。信息時代檔案管理工作人員不但要有過硬的政治素質，還要有較高的文化素質和專業(yè)素質。既要熟悉所保管的檔案內(nèi)容、熟悉檔案法規(guī)，又要學習現(xiàn)代科技知識，對計算機操作、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡知識都要十分熟悉。檔案管理工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，必須結合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，努力學習新技術，提高駕馭現(xiàn)代技術的能力，加強電子文件方面的研究，特別是計算機網(wǎng)絡安全知識水平，管理好、利用好電子文件。構建以檔案基礎知識為根基，相關知識為補充的知識結構，向復合型人才轉化。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇8
摘要：文章首先分析了辦公自動化背景下高校電子檔案管理的常見問題，并提出了辦公自動化背景下高校電子檔案的管理，包括健全電子文檔管理的相關制度；做好電子檔案管理的需求分析；規(guī)范檔案管理體系；增加人員的內(nèi)部培訓。
關鍵詞：辦公自動化；高校；電子檔案管理
自動化辦公系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem，OA），是一種利用技術手段提高工作辦公效率，以實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)[1]。該系統(tǒng)能全方位迅速采集、處理信息，對高校的科研、教學和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)定，導致電子和紙質公文的管理工作效率較低，錯誤率較高。因此，科學設定自動化系統(tǒng)，合理使用電子檔案管理系統(tǒng)是高校需要解決的問題。
一、辦公自動化背景下高校電子檔案管理的常見問題
（一）管理制度不健全
部分高校辦公自動化管理由于缺乏完善的檔案管理制度，操作方法混亂，導致各學院和各級管理部門的工作人員工作職責不明確，出現(xiàn)問題時各部門互相推諉，從而使電子文件和紙質文檔處于無序的管理狀態(tài)，大大增加了工作人員的工作內(nèi)容和工作難度。高校在辦公自動化方面投入的資金不足，改革力度欠缺，導致檔案管理過程中歸檔方式、要求、程序不統(tǒng)一，致使后期的整理保管和編目工作難以開展。另外，一些高校的檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，使用磁盤或光盤進行電子文件歸檔時，可能存在誤操作、文件被病毒損壞等意外事故，導致歸檔的電子文件無法保證其真實性。
�。ǘ┬畔⑹占y度大
高校學院眾多，各部門獨立性較強，因此整體檔案的信息收集需要跨越諸多部門，難度較大。對于學校下發(fā)的通知，各學院自行在校園網(wǎng)上下載、打印、填寫，未能及時完成提交工作；各部門的文件歸檔職責不明確；一些學院存儲容量小，不能完全保留舊文件，導致若干有價值的文件被覆蓋。
�。ㄈ╇娮訖n案管理不科學
在電子檔案管理工作中，很多高校已經(jīng)形成了硬件存儲檔案和云文件存儲檔案兩種方式，利用這兩種儲存方式能夠保證文件抵抗各種方面的風險。只需要做好相應的'防火墻工作就能夠保證文件信息的安全性。但是在進行該方式的管理中始終存在著工作人員將檔案進行更改之后沒有對原文檔進行管理的問題，使檔案庫中出現(xiàn)很多內(nèi)容相似，但是難以分辨其有效性的檔案。
（四）缺乏專業(yè)的技術人員
在我國的高校中，大部分的管理人員都是一些有著較高職稱的教師，其中很多都是學校某個方面的學科帶頭人，平常有著較為繁重的教學和科研任務。為此，很多人員對于自動化的電子檔案管理技術不夠熟練，使用這一技術時難以達到提高工作效率的目的。如果高校進一步引入新的技術型人才，就可能出現(xiàn)一些級別較低的工作人員接觸過多學校的核心資料，對于學校內(nèi)部資料的安全性造成不利的影響。
二、辦公自動化背景下高校電子檔案的管理對策
�。ㄒ唬┙∪娮游臋n管理的相關制度
只有完善相關的電子文檔管理制度，高校各學院和各部門才能在收集、歸類和整理電子檔案和紙質文檔過程中遵循統(tǒng)一的標準和要求，按照時間和范圍規(guī)定，及時完成信息的錄入和保存，為后期信息應用節(jié)省時間和精力。另外，相應的工作人員必須具備專業(yè)的操作技能和較高的綜合素質，以保證信息的安全性和系統(tǒng)的可靠性[2]。
�。ǘ┳龊秒娮訖n案管理的需求分析
高校引入電子檔案管理系統(tǒng)需要針對學校自身的情況和需要制定系統(tǒng)，要對系統(tǒng)中的各項功能進行具體的需求分析，使其符合組織檔案管理的特征。各學院和部門要積極配合，建立數(shù)字化校園，使自動化信息處理成為管理師生信息的專業(yè)化平臺。
（三）規(guī)范檔案管理體系
在進行電子檔案的修改工作時，需要工作人員根據(jù)實際情況進行審查。在確定能夠實現(xiàn)電子檔案更改之后，還需要對源文件進行標記。在保證更改內(nèi)容的正確性之后，將源文件刪除，將改動的文件上傳并保存。
（四）增加人員的內(nèi)部培訓
為了保證工作人員在進行電子檔案管理時能夠享受快捷的文件管理方式，可以對管理文件的工作人員進行集中培訓，促進其在這方面操作能力的提升。同時，可以尋找一些品學兼優(yōu)的學生協(xié)助教師進行信息收集工作，減少教師在這方面的工作壓力。
三、結語
高校辦公引入自動化系統(tǒng)能夠有效提高管理的工作效率，電子檔案管理系統(tǒng)能夠切實為廣大師生和管理人員提供便捷，但高校需要根據(jù)自身的特點有針對性地進行系統(tǒng)應用和技術更新，避免電子檔案管理和紙質檔案管理出現(xiàn)重復、無效管理等問題。
參考文獻：
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電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇9
一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義
1.在企業(yè)各個部門中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，領導者在查閱電子檔案時，直接可以通過網(wǎng)絡進行查詢。企業(yè)的各個技術人員在查詢企業(yè)檔案資料時，也可以通過電腦終端利用授權文件進行電子檔案的查詢，方便對相關資料的查詢。
2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對檔案進行保密管理，設置一定的進入和查詢權限，利用密鑰進行相應的管理。為了保證電子文件和數(shù)據(jù)不會被任何一個人查閱，可以設置相關的身份驗證系統(tǒng)，要想查閱相關資料，必須要輸入相關的身份驗證。當用戶在輸入身份驗證等信息時，計算機可以對用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息進行核對，如果驗證合格后，用戶就可以登陸進入，進行相關資料的查詢，以此保證企業(yè)檔案的安全性。
3.建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務系統(tǒng)。在建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務系統(tǒng)時，首先要加強專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。電子檔案系統(tǒng)需要工作人員具備著較高專業(yè)知識和先進技術，然而許多企業(yè)的管理人員沒有具備較高的現(xiàn)代化技術，并且管理人員也沒有很好的處理信息檔案技術，這些都導致了電子計算機技術無法發(fā)揮其本身的巨大作用。
4.電子檔案實現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標。比如在進行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計算機和通訊線路進行工作。在檔案存檔的過程中實現(xiàn)了無紙化和辦公自動化的目標，檔案工作人員需要能夠很好的運用電子化檔案，并可以將檔案信息數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)的提供出來。
5.提高現(xiàn)代先進技術的使用率。在許多企業(yè)利用計算機信息技術進行檔案整理時，都很單一，只是將檔案進行存儲或者是起草檔案時進行打字起草，沒有深度開發(fā)計算機功能。沒有很好的利用計算機，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費了大量的人力、物力和財力，同時也浪費了大量的時間。
6.在利用電子檔案時，能夠在很大程度上擴大社會影響力，在一定程度上拓寬電子服務范圍，提高了檔案部門的地位。
7.在利用電子檔案時，可以與現(xiàn)代社會先進的技術進行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)能夠及時的跟上時代發(fā)展潮流。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的實踐
1.電子檔案在企業(yè)管理中的應用時，首先要保證工作人員具備著較高的技術水平和綜合素質。領導人員要對電子檔案的基本運作進行熟悉的了解，同時要提高管理人員的專業(yè)知識和技術水平。
2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實踐時，必須要保證科學有效的制度作為實踐的基礎。在應用電子檔案時，通常需要經(jīng)過一個復雜的過程，在電子檔案應用的過程中，若是沒有進行合理的處理，很容易導致電子檔案出現(xiàn)遺失或者是修改的現(xiàn)象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過程中進行嚴格和全過程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。
3.鑒定電子檔案。電子檔案的運用，雖然有著傳輸快捷和方便復制拷貝等優(yōu)點，但是由于這些優(yōu)點也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸?shù)?過程中不會泄露和改動文件，確保企業(yè)利益不會受到損害，可以對文件添加相應的密鑰等方法。同時在歸檔文件時，要對電子檔案的價值進行準確的鑒定，將具有價值的文件進行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和準確性。
4.歸檔管理電子檔案。在應用電子檔案時，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時，要將電子文件的屬性進行確定，并要將電子檔案進行有效的拷貝以此進行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然后在網(wǎng)絡上對電子檔案進行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時，首先要保證電子檔案質量的過關，保證電子檔案的完整性、真實性和安全性，同時要將電子檔案的屬性進行確定；其次電子檔案的能夠與紙質檔案同步歸檔；最后就是歸檔的電子檔案具備著統(tǒng)一標準，要詳細的說明電子檔案管理標準，建立完善的電子檔案管理制度。
5.保護和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護電子檔案時也較為困難，從而需要對電子檔案進行定期的維護和檢測。在利用電子檔案時，可以通過拷貝、網(wǎng)絡傳輸和直接利用這三個方法進行利用。在利用網(wǎng)絡傳輸方法時，可以通過網(wǎng)絡向企業(yè)進行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機上直接查詢企業(yè)檔案。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇10
中專學校的持續(xù)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現(xiàn)今電子檔案管理的應用越來越引起中專學校的重視。
一、電子檔案管理的意義
檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進步的腳步不斷變更。部分中專學校采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術的廣泛運用，檔案的保管辦法已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變革，中專學校的檔案管理應擺脫傳統(tǒng)的方式，采用先進的技術進行代替，擴大檔案的保存領域。電子檔案管理實現(xiàn)資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應用將使得中專院校內(nèi)的檔案保存工作上升到新的水準。
二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性
中專學校應提升相關設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統(tǒng)要進行有規(guī)劃性的科學升級，對電子檔案進行專項化的維護整理，控制設施設備的良好穩(wěn)定運行。對于重要的檔案信息進行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時造成嚴重的損失。系統(tǒng)內(nèi)部可以進行防火墻工作模式，通過系統(tǒng)殺毒、網(wǎng)絡體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統(tǒng)運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取�？刂齐娮訖n案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學校檔案管理中的重要基礎和前提。
三、建立完善的規(guī)定細則，促進中專電子檔案管理的規(guī)范化
中專學校內(nèi)部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規(guī)章，讓檔案管理工作逐漸向系統(tǒng)化規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業(yè)化的技術工作人員進行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業(yè)道德水準，熟悉地操作相關電子系統(tǒng)運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現(xiàn)電子系統(tǒng)的便捷性和先進性。
四、提高學校相關領導對電子檔案管理的認識
檔案信息的性質是保持歷史信息，不能直接為學校創(chuàng)造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學校領導無法認識到檔案管理的重要程度。部分中專學校的檔案管理數(shù)字化設備條件不足，部門內(nèi)部缺乏相關專業(yè)人才。面對如此狀況，學校領導首先要改變傳統(tǒng)的思想，部門檔案管理人員首先應進行電子管理相關方面的學習，提高自身素質，明白檔案數(shù)字化管理的先進性，積極向相關領導提出建議和想法，主動將現(xiàn)代化科技與檔案管理相結合，進行反饋并提出可行的解決辦法，學校領導應積極聽取相關專業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對于學校的文化發(fā)展和學生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理部門的地位。
五、提升中專學校的'硬件軟件設備管理水平
電子檔案管理工作由于實現(xiàn)了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現(xiàn)代化電子技術的發(fā)展和進步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術的研究工作，提高學校內(nèi)部的計算機網(wǎng)絡技術管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據(jù)學校內(nèi)部的實際情況對相關技術人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細規(guī)定包括其具體需要的硬件設備需求，相關設備的購買要依據(jù)經(jīng)濟情況量力而行，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性。總而言之，中專學校的相關領導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運用先進技術的科學規(guī)劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數(shù)字化管理的總體方向，提升中專學校的綜合文化競爭力。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇11
摘要：如何在推進“數(shù)字化”校園建設過程中做好電子檔案管理是所有中職院校檔案人員所面臨并亟待解決的一個問題，本文就中職校在電子檔案歸檔管理過程中存在的問題進行了分析，并提出了諸如建章立制，規(guī)范管理、勤練內(nèi)功，提升檔案管理技能等對策。
關鍵詞：電子檔案；信息化；安全；管理；時效；權威
1、中職學校電子檔案管理的現(xiàn)狀分析
為加強管理信息化，提高工作效率，很多中職學校已使用OA辦公系統(tǒng)。以我校為例，現(xiàn)使用的OA辦公系統(tǒng)是集行政、教學、科研、學生、財務、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺，通過該平臺的應用很大程度上提高學校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實現(xiàn)檔案信息化過程中仍然存在一些問題。
1.1電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統(tǒng)多依附在OA學校辦公管理系統(tǒng)之中，隨著技術的不斷進步更新，則OA學校辦公管理系統(tǒng)也將不斷升級、改版。一旦系統(tǒng)維護人員操作不當，很有可能出現(xiàn)電子檔案遺失的情況；其次，用戶安全意識不高。例如個別老師短時間離開座位，登錄的OA賬號沒有及時注銷，一旦電腦被他人使用，則有泄密風險；再次，依托于計算機網(wǎng)絡的電子文檔管理系統(tǒng)有很大的不穩(wěn)定因素，例如計算機硬盤損壞，計算機遭受嘿客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計算機出現(xiàn)任何一項問題，將帶來不可挽回的損失。
1.2現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能比較薄弱。首先，各門類電子檔案得不到有效管理。在中職學校中，檔案管理人員所接收的資料是集圖、文、聲像于一體的不同種類不同介質的檔案材料，這些不同種類的檔案在實現(xiàn)信息化過程中管理和存儲方面往往會形成雜亂無章的局面，既不便于整合也不便于查詢，如何將不同介質不同種類的檔案有序歸整在電子檔案管理平臺中，這是當前中職學校電子檔案管理面臨的一個問題；其次，電子檔案的處理時效性問題。文件在閱辦處理過程中，由于實行“誰負責，誰接收”原則，收文部門將電子文檔發(fā)送到各個責任部門的負責人后，承辦人在處理文件中，經(jīng)常出現(xiàn)一份文件延緩閱知或處理后忘記及時轉交檔案管理人員，導致文件掛在某處無法及時歸檔，而檔案管理人員對正在進行中的文件情況又無從知曉，在編號、整理查閱時造成不便。
1.3檔案管理人員業(yè)務水平有待提升。現(xiàn)有檔案管理人員對黨務行政類比較熟悉，對其他門類檔案的管理往往也是一知半解，甚至是無所了解，無法有效的對其他門類檔案進行規(guī)范管理。
1.4電子檔案的權威性遭遇挑戰(zhàn)�，F(xiàn)階段無紙化辦已被廣泛應用于各類企事業(yè)單位中，無紙化辦公的應用，形成了大量的電子檔案。與紙質檔案比，這類電子檔案雖然在使用過程中提高了工作效率，但目前電子公章的使用卻未能達到“一文一章”，即很多單位的電子來文在落款處都未見公章，這在文件利用上存在很大弊端。例如，一些單位通知學校相關人員參與培訓的事務性電子來文，在文中提及培訓的的費用本應作為學校報銷的憑證，而因其文末并未見簽章，在報銷過程中難以作為有力憑證。只能后續(xù)聯(lián)系來文單位再次傳真帶有公章的原文或者掃描件。這就大大減緩了工作效率。
2、中職學校電子檔案管理發(fā)展對策
為了有效解決電子檔案在管理中存在的問題，確保電子檔案的安全、科學、規(guī)范、并能有效的提供利用，結合檔案管理工作實際，筆者認為可以通過采取以下方法解決：
2.1建章立制，規(guī)范管理
2.1.1建立健全現(xiàn)有的檔案管理歸檔制度。中職校應參照國家有關文件制定出本校的《電子文件歸檔管理辦法》，并根據(jù)該辦法提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在對系統(tǒng)的設計和運行過程中加入一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理程序。
2.1.2加強對電子文檔工作的管理，使檔案管理走向科學化、規(guī)范化軌道。首先，從每一個環(huán)節(jié)填補電子文檔信息安全漏洞，在電子檔案管理平臺中設定重要文件在生成后進行自動備份到專門加密的獨立文檔中的功能，并且在系統(tǒng)升級改版時要保證與各類形式的電子檔案能夠兼容；其次，設置OA學校辦公管理系統(tǒng)在使用過程中若原頁面或鼠標在規(guī)定時間內(nèi)沒有變化或移動，則自動注銷賬號的功能，防止因用戶離開時文檔信息被他人看到；再次，全面實施信息安全等級保護制度，制定方案，建立多層次網(wǎng)絡與信息安全技術防護體系，構建可信、可控、可查的網(wǎng)絡與信息安全技術防護環(huán)境，提高網(wǎng)絡與信息安全應急處置能力。[2]最大限度的減少嘿客和病毒侵入計算機從而破壞電子文件的風險。
2.2勤練內(nèi)功，提升檔案管理技能
現(xiàn)有的電子檔案管理要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學知識理論并且要懂得運用現(xiàn)代信息技術，具備較高的計算機和網(wǎng)絡應用能力。因此，首先檔案管理人員要注重自學和參加專業(yè)培訓，提升自身的業(yè)務能力與素質；其次，要在全校范圍內(nèi)進行教職工信息技術的培訓，聘請具有檔案信息化管理專業(yè)知識的人才到學校中進行專業(yè)培訓，讓所有的教職工都能對相關的電子文檔進行處理并能夠清晰的認識到檔案工作的重要性，提高其檔案意識，加強其信息化知識水平。
2.3順應時勢，推進檔案管理系統(tǒng)的升級換代
為了能更好的解決電子檔案的處理時效性問題，首先，檔案管理人員要對不同種類的檔案進行分類標引和有效管理，根據(jù)學校的自身情況構建不同種類的存儲模塊，并聯(lián)系程序開發(fā)人員能夠根據(jù)自己的設定進行檔案管理系統(tǒng)的升級，使得不同種類的檔案能夠有條理的管理起來，方便查找利用；其次，增設電子檔案管理系統(tǒng)中“監(jiān)督提醒”功能，開放檔案工作人員對文檔流程的實時監(jiān)控權限，如果文件沒有及時閱辦或者已閱辦的文件在固定時間內(nèi)沒有轉交下一步，則系統(tǒng)不斷發(fā)出提醒信號，避免文檔被遺忘長期掛起影響歸檔。
2.4創(chuàng)設條件，樹立電子檔案的.法律地位
為了能更好解決電子檔案的權威性問題，首先，根據(jù)《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條規(guī)定，滿足下列條件的電子簽章具有與其他形式的簽名、簽字或蓋章同樣的效力：一是可以確認使用人身份；二是能夠證實該電子簽章由使用人獨有；三是簽署后的電子簽章和數(shù)據(jù)電文不可篡改。[3]在電子文檔大量流通使用的形勢下，首先各部門要加大電子簽章普及使用力度，保障其電子文檔具有法律效力；其次，雖然紙質檔案與電子檔案相比在查找、保管上有一些不足之處，但是作為原始文檔卻更具權威性。因此檔案管理人員應堅持重要檔案的“雙套制”保管，即紙質存檔一套，電子檔存檔一套，各上級來文單位尤其是沒有使用電子簽章的單位，一定要同時將紙質文檔下發(fā)到各個執(zhí)行單位，以便保障其文檔的權威性，方便下發(fā)部門的使用。中職學校檔案管理信息化建設是中職院校實現(xiàn)“數(shù)字化”校園的重要組成部分。中職院校唯有跟緊科學技術的發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案管理方式，充實檔案信息資源，提升檔案管理信息化水平，才能更好的滿足廣大師生的日益增長的精神文化生活需要和學校創(chuàng)先爭優(yōu)的需要！
參考文獻
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[3]文庫，法律資料《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條。
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇12
摘要：電子檔案是一種具備保存、歸檔價值的電子文件，是紙質檔案的升級處理。縣級財政電子檔案中記載著縣級財政部門所收集的各類財政信息，是縣級財政工作的重要依據(jù)，只有做好縣級財政電子檔案管理與維護工作，才能夠保證縣級財政工作的高效開展。本文先介紹了縣級財政檔案工作的特點，然后分析了應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢及其管理與維護問題，最后提出了加強縣級財政電子檔案管理與維護的措施，希望有助于促進我國縣級財政電子檔案管理與維護工作的進步。
關鍵詞：縣級財政電子檔案；檔案管理；檔案維護
在信息時代下，各個領域的工作都較以往發(fā)生了巨大的變化，包括在檔案工作中，現(xiàn)在都紛紛由原來的紙質檔案而改為應用電子檔案。同樣，縣級財政檔案如今也已經(jīng)轉變?yōu)榱穗娮訖n案，這極大地減小了檔案工作難度，提高了檔案工作水平，更節(jié)省了很多人工勞動力。但同時，也應當更加重視縣級財政電子檔案管理與維護工作，提高管理與維護效率，以切實保障縣級財政電子檔案信息的完整性與安全性。以下筆者就聯(lián)系實際來談談縣級財政電子檔案管理與維護問題，僅供參考。
一、縣級財政檔案工作的特點
縣級財政檔案工作是縣級財政部門的重要工作內(nèi)容之一，其主要具有以下四項特點：（1）“真”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的真實性，確保檔案中記錄的信息，都是真實客觀的信息，換言之，就是要求在記錄縣級財政檔案時必須要實事求是、存真求實，嚴禁捏造事實、弄虛作假；（2）“全”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的完整性與全面性，確保完整地收集各類縣級財政信息，并將之全部詳細記錄在案，并按照時間、部門、用途等進行有序排列，最大化地避免檔案資料的缺漏和遺失，同時當有了新的資料時，還要及時進行跟進補充；（3）“活”：即在縣級財政檔案工作中，所采用的工作方式必須要靈活，充分運用動態(tài)化管理措施，一旦縣級財政信息發(fā)生了變更，則要及時進行更新補充；（4）“密”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的機密性與安全性，因為我國相關法律中明確規(guī)定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應當先走完一系列嚴格的程序，才能夠提取檔案。
二、應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢
�。ㄒ唬┕ぷ鞲哔|高效
傳統(tǒng)的縣級財政檔案多為紙質檔案，這意味著所有檔案工作都需要由人工來完成。但是，隨著近年來我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內(nèi)容也變得越來越多，在此背景下，僅依靠傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)無法滿足縣級財政檔案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在著效率低、失誤率高等缺點，其的淘汰乃是必然趨勢。而在如今信息時代下，電子檔案正逐漸取代原本的紙質檔案，成了主要檔案處理方式。所謂電子檔案，就是指將所有需要保存、歸檔的檔案資料，都以電子數(shù)據(jù)信息的形式錄入到計算機信息數(shù)據(jù)庫當中，這一工作與傳統(tǒng)的紙質檔案錄入工作相比，工作量無疑大大降低，工作效率更是顯著提升，同時還可以有效減少錯誤和疏漏，從而提高工作質量。
（二）信息存儲量大
如上文所述，隨著近年來我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內(nèi)容也變得越來越多，這意味著在縣級財政檔案中需要錄入存儲的信息量亦在不斷增多。而面對這大量的檔案信息，僅采用傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式難免會存在很多遺漏，從而導致檔案信息不完整。但電子檔案的應用則有效解決了這一問題。有了電子檔案，無論文字信息抑或影像信息，都可以有效存儲到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，并且所有相關操作均可在一臺計算機和一個數(shù)據(jù)庫軟件上完成，從而既確保了縣級財政檔案的完整性，又節(jié)省了資源。
�。ㄈ┎僮黛`活便捷
電子檔案的處理是應用一臺計算機和一個數(shù)據(jù)庫軟件來完成的，這兩者本身都可以提供十分全面的功能，無論是需要對縣級財政檔案信息進行增減、修改、加工，還是尋找、查閱、復制，均能夠利用計算機和數(shù)據(jù)庫軟件中自帶的各項功能而靈活、便捷地完成操作，這既提高了檔案工作效率，又節(jié)約了寶貴的時間。
�。ㄋ模┩貙挿⻊疹I域
縣級財政電子檔案中記載著縣級財政部門所收集的'各類財政信息，是縣級財政工作的重要依據(jù)。當前隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作也應當順應時代發(fā)展潮流，不斷拓寬其服務領域。而電子檔案的應用，正是拓寬檔案服務領域的最佳手段。因為通過電子檔案，檔案人員可以更加及時快速地收集各類縣級財政資料，并在需要時方便地對資料進行歸檔、共享及查詢，從而促使縣級財政檔案工作從原來的單一、被動的服務層次朝向開放、主動的服務層次發(fā)展。
三、縣級財政電子檔案管理與維護問題
�。ㄒ唬⿲﹄娮訖n案管理與維護重視不足
雖然隨著現(xiàn)代科技的不斷進步與發(fā)展，在實際縣級財政檔案工作中也已經(jīng)引進了許多先進的管理理論和思想，但是受以往傳統(tǒng)觀念的影響，很多縣級財政部門對檔案管理與維護并不重視，而在應用了電子檔案后，也依舊沒有充分認識到電子檔案管理與維護工作的重要性。具體來說，首先縣級財政部門只是安置了一些基層設備，而沒有進一步引進先進的硬件設備設施，從而限制了電子檔案管理與維護工作的有效開展；其次電子檔案管理人才不足，原本的檔案管理人員并不具備熟練的計算機和軟件操作技術，從而影響了工作效率。
�。ǘ╇娮訖n案的真實性與完整性難以保障
縣級財政電子檔案的生成需要基于實際而進行虛擬化，這點與傳統(tǒng)紙質檔案具有較大的區(qū)別。在縣級財政電子檔案生成的過程中，檔案的原始狀態(tài)可能會發(fā)生一些改變，從而極易因生成過程過于煩瑣而出現(xiàn)一些缺失，最終導致檔案信息復制失真，難以保障電子檔案的真實性與完整性。
�。ㄈ╇娮訖n案管理與維護技術要求較高
電子檔案管理與維護工作需要依托于計算機和軟件知識技術，但是就現(xiàn)狀來看，縣級財政部門中很多原本的檔案管理人員只懂得檔案管理的相關知識，但并不具備高超且熟練的計算機和軟件知識技術，因此無法滿足縣級財政電子檔案管理與維護工作的實際需求。（四）電子檔案的機密性與安全性缺失如前文所言，我國相關法律中明確規(guī)定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應當先走完一系列嚴格的程序，才能夠提取檔案。但是，隨著電子檔案的應用，雖然大大提高了縣級財政檔案工作效率，但也隨之出現(xiàn)了一些檔案的機密性與安全性方面的問題。隨著網(wǎng)絡技術及大數(shù)據(jù)的高速發(fā)展，如今網(wǎng)絡上的不安全因素越來越多，病毒、等大量存在，這些都極大地威脅到了電子檔案的機密性與安全性。
四、加強縣級財政電子檔案管理與維護的措施
�。ㄒ唬┩晟茩n案管理與維護體制
當前，縣級財政部門應當充分重視電子檔案管理與維護工作，盡快按照國家相關法律法規(guī)來制定完善的檔案管理與維護體制，從而使縣級財政電子檔案管理與維護工作有法可依。其次，要進一步明確縣級財政電子檔案管理與維護工作的職責，做到明確分工、細化責任，以確保當發(fā)生檔案管理失職問題時，能夠準確追責到人。
�。ǘ┨岣邫n案管理人員素質水平
雖然自從應用了電子檔案后，以往因紙質檔案處理方式而帶來的繁重勞動力得以大大減輕，但這并不意味著檔案管理人員的作用完全失去了，反而對檔案管理人員的素質水平提出了更高的要求。因此，縣級財政部門應當要重視檔案管理人才培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員素質水平，尤其是要引進同時具備檔案管理能力和計算機軟件操作能力的全能技術人才，以滿足縣級財政電子檔案管理與維護工作的實際需求。
�。ㄈ⿵娀娮訖n案的安全保障管理
在縣級財政電子檔案管理與維護工作中，必須要重視電子檔案的安全保障管理問題。對此，首先應當在負責收錄電子檔案信息的計算機中安裝有效的防火墻和殺毒軟件，其次要定期對機器設備進行保養(yǎng)、定期對電子檔案信息進行備份，再者要加強對檔案管理人員的責任意識教育，并使之簽訂相關責任書，以提高其工作積極性與主動性。五、結語綜上所述，應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢在于工作高質高效、信息存儲量大、操作靈活便捷以及拓寬服務領域。但是目前在縣級財政電子檔案管理與維護中仍舊存在著許多問題，只有不斷完善檔案管理與維護體制、提高檔案管理人員素質水平、強化電子檔案的安全保障管理，才能夠提高縣級財政電子檔案工作質量。
參考文獻
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作者：張志生 單位：吉林省伊通滿族自治縣財政監(jiān)督檢查室
電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對比論文 篇13
【摘要】本文從電子檔案具有憑證價值的理論出發(fā)，從觀念、檔案學理論、技術等幾個方面探討企業(yè)電子檔案的憑證價值，并以此為依據(jù)探索優(yōu)化企業(yè)電子檔案管理內(nèi)容、流程、安全保障等方面內(nèi)容，以期建立有效的企業(yè)電子檔案管理體系，實現(xiàn)企業(yè)電子檔案效用的最大化。
【關鍵詞】憑證價值；企業(yè)電子檔案管理；流程；安全保障
關于檔案的憑證價值研究，國內(nèi)外檔案界學者早有論述。但以憑證價值為依托，具體研究先進企業(yè)電子檔案管理研究卻少人問津。為此，首先要分析學術界對企業(yè)電子檔案的憑證價值爭論點，進而深入研究憑證價值與企業(yè)電子檔案管理之間的深層次關系。
一、企業(yè)電子檔案憑證價值概述
信息時代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現(xiàn)。隨著信息化時代的到來，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價值受到質疑。部分學者認為，企業(yè)電子檔案是由原始檔案轉化而成，二次生成過程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價值也值得商榷。另一部分學者認為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內(nèi)容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價值的只是其中的信息內(nèi)容，內(nèi)容而非形式才是引為證據(jù)的實質，只不過信息內(nèi)容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內(nèi)涵外延，使得企業(yè)電子檔案的憑證價值具有理論依據(jù)。對于以上觀點，筆者認為，一是隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術的快速發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為必然。理論研究需適應社會現(xiàn)實發(fā)展需要，如果仍拘泥于檔案紙質載體概念必然會阻礙人們對電子檔案憑證價值的深入認識和探討，企業(yè)電子檔案作為實現(xiàn)“社會記憶”的功能將會弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據(jù)擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結構信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據(jù)的真實可靠，因而它們便能呈現(xiàn)出不可替代的法律意義上的憑證價值。”即電子檔案與傳統(tǒng)檔案一樣具有了憑證價值。三是企業(yè)電子檔案憑證價值的認定對于企業(yè)檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。
二、憑證價值視角下，企業(yè)電子檔案管理面臨的問題
�。ㄒ唬┢髽I(yè)電子檔案自身特點衍生出的'困境。盡管電子檔案的憑借價值獲得了學術界的認可。但由于企業(yè)電子檔案自身特點，要想真正實現(xiàn)憑借價值還面臨諸多困境。一是儲存介質的可更改性。電子技術最大便利為隨時性，這其中包括隨時隨地的可重復擦寫更改。企業(yè)電子檔案系統(tǒng)很容易受到攻擊，對內(nèi)容原始性可進行不留痕跡的篡改、破壞，使其對其文本內(nèi)容的原生性存有疑慮。二是生存環(huán)境的不確定性。企業(yè)電子檔案處于存檔保存或客戶需要，常需要以不同的字體、字號輸出或是不同儲存格式的轉變，每一次載體形式的轉變實際上都是對檔案的再處理過程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。
�。ǘ┢髽I(yè)自動化辦公環(huán)境下，電子檔案憑借價值面臨的問題。辦公自動化將企業(yè)各部門高度整合成一個有機體，有效地提升了企業(yè)辦公效率。同為信息時代的產(chǎn)物，辦公自動化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動化搭建的管理應用體系又對電子檔案憑借價值產(chǎn)生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質疑性。目前，我國企業(yè)的辦公自動化水平還比較低，主要是建立于計算機及互聯(lián)網(wǎng)基礎性推廣應用上，企業(yè)各部門憑借內(nèi)部自動化辦公網(wǎng)絡將檔案數(shù)據(jù)信息向檔案部門傳遞。企業(yè)檔案種類繁多，且部分涉及企業(yè)重要數(shù)據(jù)和商業(yè)數(shù)據(jù)，辦公自動化使企業(yè)各類數(shù)據(jù)相互流動，并進入不同主體手中，數(shù)據(jù)信息經(jīng)過幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數(shù)據(jù)傳遞前身的基礎屬性存在疑慮。二是高度自動化帶來的挑戰(zhàn)。企業(yè)自動化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動化系統(tǒng)基于網(wǎng)絡的系統(tǒng)，使得病毒直接嵌入服務終端，實現(xiàn)對原始檔案的破壞�；诖�，即使能夠確定檔案為電子文件的原始載體，也無法確認文件的真實性，憑證價值隨之消失。
三、憑證價值視角下，優(yōu)化企業(yè)科學電子檔案管理建議一是設定企業(yè)電子檔案權限，規(guī)范工作程序流程。
數(shù)字化檔案權限劃分的基礎是對用戶角色的劃分，即構建起用戶、角色、權限三級體系。每一個用戶都有一個或幾個角色，每個角色又對應固定權限。目前，我國企業(yè)多采用部分加等級的權限控制方式，即“每角色均具備部門和等級兩個屬性，每一角色只能對自己所屬部門的不高于自己等級所對應層級的檔案進行管理和使用�！贝送猓⑦m合企業(yè)工作發(fā)展的企業(yè)電子檔案管理工作標準規(guī)范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開發(fā)利用、信息服務等各個環(huán)節(jié)在安全控制和標準規(guī)范之上，有效運轉，整體提升企業(yè)電子檔案管理水平。
二是嘗試使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準軟件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式可準確反映電子檔案信息內(nèi)容的原始性、真實性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見。例如可以搭建企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理、人庫管理、流動管理、租賃管理、設備點檢、維修管理等部分，設定全動態(tài)追蹤管理，有效把控企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)全流程。
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