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醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策論文
摘要：醫(yī)院人事檔案能夠反映每位在職員工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、個(gè)人學(xué)歷、職稱評(píng)定、道德面貌以及工作任職期間內(nèi)獎(jiǎng)懲情況，屬于重要信息資料，能夠幫助醫(yī)院更高效的管理各類人才。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈化以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院在人才需求方面不斷提升，人事檔案管理必須向著科學(xué)化、高效化方向發(fā)展。根據(jù)目前醫(yī)院在人事檔案方面的管理效率及準(zhǔn)確性狀態(tài)而言，仍存在不少問(wèn)題。本文首先分析了問(wèn)題所在，并在此基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)針對(duì)性優(yōu)化策略。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；檔案管理；新醫(yī)改
隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)的改革，醫(yī)院各部門、各科室均有顯著變革，在發(fā)展運(yùn)營(yíng)期間對(duì)每位員工的人事檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院的時(shí)代適應(yīng)性以及人才需求保障[1]。醫(yī)院人事檔案管理會(huì)受到內(nèi)在環(huán)境及外界因素的影響，在新醫(yī)改背景下存在著明顯不足之處。本文以醫(yī)院人事檔案管理為切入點(diǎn)，研究了現(xiàn)階段管理中顯露的問(wèn)題及改進(jìn)策略。
1、醫(yī)院人事檔案管理的問(wèn)題所在
1.1信息利用率偏低
受到硬件設(shè)施及重視程度的影響，目前仍有不少醫(yī)院在檔案管理上延續(xù)著傳統(tǒng)管理模式，即人工整理、記錄每位員工相關(guān)信息，在紙質(zhì)檔案資料狀態(tài)下實(shí)施人事管理工作[2]。該方式很容易由于紙質(zhì)檔文件破損或丟失而導(dǎo)致檔案信息不全面，在檔案的查詢與歸類整理上也無(wú)法提升效率。從整體上來(lái)看，人事檔案管理匯集了醫(yī)院的諸多信息，若無(wú)法提供真實(shí)、有效、全面的信息，則檔案的最高價(jià)值無(wú)法發(fā)揮。在傳統(tǒng)管理模式下，人事檔案還停留于員工的基本信息層面，例如姓名、年齡、畢業(yè)院校、任職科室、工作經(jīng)驗(yàn)等，缺乏對(duì)員工在入職后各階段的個(gè)人表現(xiàn)以及突出才干，導(dǎo)致無(wú)法通過(guò)檔案挖掘每位員工的最高價(jià)值。
1.2管理手段落后
21世紀(jì)以來(lái)，信息資源的利用率呈現(xiàn)出質(zhì)的飛躍。信息技術(shù)的使用是檔案管理的必然趨勢(shì)，也是不容小覷的管理手段，對(duì)于醫(yī)院檔案而言，由于涉及的信息資源類別較多，傳統(tǒng)管理模式下無(wú)法對(duì)每一條信息實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，無(wú)法利用數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)快速搜索[3]。部分醫(yī)院由于信息化程度不足，導(dǎo)致在檔案管理軟件方面無(wú)法充分應(yīng)用，只能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索目錄并存儲(chǔ)信息，仍停留于初級(jí)信息化管理模式。這一現(xiàn)象在縣級(jí)以下醫(yī)院較為常見(jiàn)，部分醫(yī)院利用人工完成檔案的編輯與分類，不僅延長(zhǎng)了工作時(shí)間，還可能由于歸檔不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失和分類錯(cuò)誤情況，無(wú)法提升管理效率。
1.3重視程度不足
隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)項(xiàng)目的拓展以及辦院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下更重視醫(yī)療衛(wèi)生條件的提升以及服務(wù)質(zhì)量的提升，在一定程度上忽視了人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理制度仍延續(xù)著傳統(tǒng)模式[4]。管理人員的工作積極性不強(qiáng)，不愿投入精力及時(shí)間用于優(yōu)化檔案管理模式并提升硬件軟件操作技術(shù)水平。對(duì)于普通員工而言，不少員工甚至不了解檔案的重要性，也不清楚檔案在工作調(diào)動(dòng)中的意義。由于醫(yī)院工作人員及檔案管理人員的雙重不重視，導(dǎo)致目前人事檔案管理發(fā)展受限，在相對(duì)缺乏的積極性下只能延沿用傳統(tǒng)管理模式。
1.4規(guī)范性不足
規(guī)范性不足，主要體現(xiàn)在仍沿用著傳統(tǒng)管理模式的部分醫(yī)院及正處于轉(zhuǎn)換期醫(yī)院，在檔案內(nèi)容上缺乏完整性與真實(shí)性。完整性體現(xiàn)在每位員工檔案信息的全面性方面，不少醫(yī)院只記錄了員工的基礎(chǔ)信息，缺少對(duì)在職期間的工作變動(dòng)、個(gè)人表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等信息，無(wú)法根據(jù)這類信息判斷是否符合評(píng)選先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)或是否符合該崗位要求的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)[5]。真實(shí)性體現(xiàn)在檔案信息內(nèi)容是否失真，部分醫(yī)院人事檔案部門在員工入職時(shí)并未重視信息的真實(shí)性，不少人在填寫檔案履歷表時(shí)內(nèi)容較簡(jiǎn)單，甚至謊報(bào)工作年齡及工作經(jīng)歷，部分信息無(wú)法及時(shí)核對(duì)，導(dǎo)致檔案信息失真。
1.5硬件條件落后
目前雖然不少醫(yī)院已經(jīng)設(shè)置了檔案管理的專用辦公室，并配備了相關(guān)管理人員，但工作室的硬件條件仍處于落后狀態(tài)，例如室內(nèi)潮濕的環(huán)境會(huì)讓紙質(zhì)檔案逐漸發(fā)霉，計(jì)算機(jī)配備數(shù)量不足導(dǎo)致檔案管理效率偏低等。加上不少檔案管理室并沒(méi)有配備專業(yè)的防潮防火設(shè)施，若檔案管理仍處于紙質(zhì)階段，則很大程度上無(wú)法保障檔案文件的安全性。
1.6管理專業(yè)性不達(dá)標(biāo)
雖然目前我國(guó)已經(jīng)開(kāi)設(shè)了檔案管理相關(guān)專業(yè)，但對(duì)于醫(yī)院而言，在人才聘用上并未保障每位檔案管理人員專業(yè)對(duì)口。在缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)素質(zhì)狀態(tài)下，檔案管理無(wú)法得到切實(shí)提升，管理人員缺乏責(zé)任感，可能出現(xiàn)檔案資料丟失、信息失真等情況，對(duì)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生阻礙[6]。由于缺乏專業(yè)性，對(duì)專業(yè)檔案管理軟件的操作技能不熟練，導(dǎo)致管理模式落后，主要體現(xiàn)在人事檔案的分類、整理、歸檔、收集等方面。缺乏信息化管理狀態(tài)下，純手工管理可能出現(xiàn)信息未及時(shí)更新情況，例如個(gè)人業(yè)務(wù)資質(zhì)考試結(jié)果的錄入、職稱晉升等。檔案資料信息歸檔不及時(shí)也會(huì)造成資料的漏放、錯(cuò)放、缺項(xiàng)或遺失危險(xiǎn)。
2、醫(yī)院人事檔案管理的改進(jìn)措施
2.1創(chuàng)新管理模式
信息化管理是檔案管理的未來(lái)發(fā)展必然趨勢(shì)，醫(yī)院涉及的人事信息量較大，必須建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)完成對(duì)檔案信息資料的搜索、查詢、變更。國(guó)家正加大新一輪醫(yī)療改革制度的推行，原本人事檔案的靜態(tài)管理必將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的全面性與真實(shí)性。當(dāng)今醫(yī)療改革的新動(dòng)向是有效整合醫(yī)療資源并利用醫(yī)療資源，同時(shí)推動(dòng)全民健康，充分調(diào)動(dòng)及發(fā)揮醫(yī)院人力資源的功效。人事檔案管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息化管理模式是行之有效、與時(shí)俱進(jìn)的重要方式，也是提升檔案管理工作效率的必要手段。管理模式必須適應(yīng)新的時(shí)代需求，對(duì)人事檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)以及專業(yè)檔案管理軟件的信息化管理，讓信息資源通過(guò)信息系統(tǒng)得以存儲(chǔ)、檢索、印制、掃描、查閱，提升管理效率以及檔案資料利用率。
2.2細(xì)化檔案分類
人事檔案管理內(nèi)容與常規(guī)檔案內(nèi)容不同，其不僅包含每位醫(yī)院在職員工的基礎(chǔ)信息，還涵蓋了其在任職期間的職位變動(dòng)、職稱變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等多方面信息。要想高效利用人事檔案記錄信息，必須將檔案管理的分類細(xì)化。傳統(tǒng)應(yīng)用的人事檔案標(biāo)準(zhǔn)類目為9類及4類，新時(shí)期下必須對(duì)現(xiàn)有類目加以微調(diào)，逐項(xiàng)整改現(xiàn)有分類，保障檔案的權(quán)威性與準(zhǔn)確性。
2.3加強(qiáng)信息鑒定力度
由于醫(yī)院人事檔案管理必須確保每位人事檔案信息資料的真實(shí)性，因此必須強(qiáng)調(diào)檔案資料的材料鑒定以及信息全面性收集力度。管理者在此方面必須加強(qiáng)重視，在移交檔案材料以及新資料歸檔時(shí)應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系檔案材料形成部門，查看信息是否真實(shí)。在人事檔案管理中，職工的職位調(diào)動(dòng)、職稱晉級(jí)等資料重要性較高，必須保障此類資料的真實(shí)性，在反復(fù)核對(duì)并鑒定材料來(lái)源之后才可進(jìn)行歸檔，確保檔案內(nèi)容的可靠程度，杜絕一切虛假信息，例如編造工作經(jīng)歷、編造入職年份等。
2.4改善管理環(huán)境
人事檔案管理對(duì)環(huán)境的要求較高，無(wú)論是信息化管理還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，必須提供整潔、干凈的工作環(huán)境，提升管理效率。在紙質(zhì)檔管理模式下，需注重對(duì)檔案室的防潮、防火、防霉管理，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損或遺失情況；在信息化管理環(huán)境下，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)打印機(jī)、計(jì)算機(jī)的配備以及網(wǎng)絡(luò)的接入，購(gòu)置專業(yè)檔案管理軟件，保障信息化資料錄入及搜索的便捷性。
2.5提升人員專業(yè)素質(zhì)
首先在人員聘用上應(yīng)盡可能保障檔案管理人員屬于專業(yè)對(duì)口，建議選擇年輕人員從事檔案的歸檔、整理工作，促使其不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)新型的檔案管理技術(shù)，例如學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)、檔案專業(yè)軟件操作技術(shù)等，并注意其責(zé)任感的培養(yǎng)。年輕人的學(xué)習(xí)效率相對(duì)更高，有利于檔案管理效率的提升。其次，若聘用人員屬于非檔案管理專業(yè)，則需加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，通過(guò)階段性培訓(xùn)保障其在上崗任職前符合崗位要求以及職業(yè)道德要求。可通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)上崗方式確保檔案管理人員隊(duì)伍不斷優(yōu)化，促使每位員工主動(dòng)提升自身業(yè)務(wù)水平。福利待遇方面，醫(yī)院可通過(guò)薪酬水平的調(diào)整以及福利待遇的發(fā)放促使檔案管理人員提升工作積極性，讓其充分發(fā)揮潛能，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。
3、結(jié)束語(yǔ)
在醫(yī)院深化改革過(guò)程中，人事檔案管理直接關(guān)系到工作人員的切實(shí)利益。無(wú)論是任職人員還是檔案管理人員，均需考慮到檔案管理真實(shí)性的必要性，重視管理模式的優(yōu)化。雖然現(xiàn)階段仍有部分醫(yī)院采用傳統(tǒng)效率偏低的管理模式，但人事檔案管理必須得到重視，保障信息利用率�？赏ㄟ^(guò)會(huì)議形式讓在職員工了解檔案信息真實(shí)性的必然要求，從上至下的強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)職業(yè)變動(dòng)及職稱評(píng)定的重要性。根據(jù)對(duì)目前醫(yī)院人事檔案管理中呈現(xiàn)出問(wèn)題的分析不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理的優(yōu)化策略可從提升人員素質(zhì)、保證信息真實(shí)性、應(yīng)用信息化管理模式等方面著手，不斷提升檔案管理有效性。
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