檔案館搬遷方案

　　檔案館搬遷方案

　　搬遷前規(guī)劃準(zhǔn)備

　　一、規(guī)劃新館館舍布局

　　檔案館建設(shè)是檔案事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)和保證，努力把各級國家檔案館建設(shè)成為“五位一體”的公共檔案館，是實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重點目標(biāo)。

　　所以，檔案館新館建設(shè)對每個地方來說都是新的里程碑，是實現(xiàn)管理水平、服務(wù)水平跨越式發(fā)展的重要機遇。

　　而新館功能區(qū)域的劃分、各種功能用房的分布、館藏檔案資源的布局、柜架桌椅等不同設(shè)備的需求數(shù)量及擺放位置等，是每個檔案館新館規(guī)劃設(shè)計時應(yīng)考慮的基本要件，更是在建成使用前要面對的現(xiàn)實問題。

　　1　根據(jù)功能要求合理規(guī)劃檔案館新館布局

　　鑒于檔案館特殊性，按照其使用功能一般分為庫區(qū)、對外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)、辦公區(qū)和附屬用房區(qū)等。

　　檔案館新館布局應(yīng)根據(jù)功能要求和工作流程進行合理規(guī)劃，做到既能滿足功能分區(qū)，又便于前后工作銜接，保障利用者得到靈活、迅速、周到的服務(wù)。

　　各類用房要凸顯實體保管、閱覽接待、開放利用、展覽教育、技術(shù)處理、辦公會議、干部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、公眾休閑、對外服務(wù)等功能，并在平面布局中做到功能分區(qū)明顯。

　　如庫區(qū)要求相對獨立，對外服務(wù)區(qū)應(yīng)單獨設(shè)置出入口，鍋爐房、變配電室等可能危及檔案安全的附屬用房，在整個布局中應(yīng)與庫區(qū)保持一定安全距離;對外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)、辦公區(qū)應(yīng)具有良好的自然采光和通風(fēng)條件;館內(nèi)道路規(guī)劃應(yīng)與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案運送、裝卸;保證足夠綠化用地、集散場地、道路、停車場等;使室外公共區(qū)域其既可在平時作為公眾休閑的場所，又可在災(zāi)害發(fā)生時成為人員疏散和臨時應(yīng)急避難的場所使用。

　　2　科學(xué)、合理劃分、布局檔案館新館館藏

　　要根據(jù)檔案館收藏檔案資源的特點(如載體、內(nèi)容、性質(zhì)等不同)，結(jié)合新館建筑結(jié)構(gòu)，科學(xué)、合理地劃分館藏存放區(qū)域。

　　檔案館館藏布局是檔案館百年大計，一旦確定一般不容易改變，需要有一定前瞻性。

　　應(yīng)根據(jù)新建檔案館的建筑結(jié)構(gòu)、建筑空間分布及各空間檔案資源的承載量、館藏檔案特點和各類檔案館藏量、擬藏量、各類檔案資源的閱流量及利用者流量來科學(xué)規(guī)劃，對館藏區(qū)域進行合理布局(如設(shè)置紙質(zhì)檔案庫、特殊載體檔案庫、實物檔案庫、資料庫;珍貴檔案實體，還要安排特殊庫房作為特藏庫)，將新館館藏組成一個高效、有序的有機整體，并科學(xué)安排館藏出入庫和提供利用的流動路線。

　　既保障館藏檔案安全，又方便利用者，同時維護檔案館工作人員正常工作環(huán)境。

　　3　通過室內(nèi)環(huán)境布局體現(xiàn)現(xiàn)代檔案館管理與服務(wù)理念

　　確定館藏檔案布局之后，接下來是設(shè)計各功能區(qū)域的室內(nèi)布局。

　　要考慮柜架位、柜架距、閱覽桌桌距、工作臺擺放等。

　　要合理利用檔案館有效面積，避免空間浪費。

　　作為全新檔案館，要從利用者視角出發(fā)，綜合考慮閱覽室內(nèi)及其他服務(wù)區(qū)域的空間感、視覺感、行為感，通過有效家具設(shè)計與擺放，最大限度為利用者提供舒適、平和、親切的閱覽環(huán)境。

　　同時，還應(yīng)充分考慮工作人員辦公區(qū)域和其他功能區(qū)域的室內(nèi)布局，使其具有可塑性，能根據(jù)形勢需要，較容易做出局部調(diào)整。

　　在此基礎(chǔ)上，運用Auto CAD軟件，先繪制出每個樓層的布局平面圖及每個房間的平面效果圖，在現(xiàn)場和圖紙上標(biāo)明舊址相關(guān)各區(qū)域、場所及檔案柜架、閱覽桌、工作臺和其他設(shè)備的統(tǒng)一編號，以確保搬遷人員能夠迅速準(zhǔn)確地找到每一件物品的歸宿，擺放一步到位，節(jié)約時間和人力。

　　二、確認(rèn)新館各項建設(shè)指標(biāo)

　　新館交付使用前，要按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》對新館建設(shè)情況進行全面驗收，重點驗收安全、消防及恒溫恒濕系統(tǒng)的設(shè)置及質(zhì)量情況，新機房環(huán)境(包括室電系統(tǒng)環(huán)境、供電系統(tǒng)環(huán)境、供電系統(tǒng)線路情況的確認(rèn)，各種電壓測量，UPS供電系統(tǒng)檢測量)，確認(rèn)每項驗收內(nèi)容都達到標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　三、成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組

　　檔案館搬遷工作必須遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合”的原則，成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組及各區(qū)域工作小組，明確職責(zé)。

　　領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：負(fù)責(zé)組織、策劃本次搬遷的全面工作;討論制定搬遷工作方案并組織實施;協(xié)調(diào)搬遷工作中出現(xiàn)的矛盾和問題;及時調(diào)度搬遷的進程;協(xié)調(diào)好參與搬遷工作的部隊或搬遷公司在搬運物品時做好物品的防護工作。

　　各區(qū)域工作小組及負(fù)責(zé)人職責(zé)：負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動的指導(dǎo)與組織;負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動的監(jiān)督;負(fù)責(zé)執(zhí)行搬遷活動工作方案的實施;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)小組組長處理在搬遷過程中出現(xiàn)的問題;及時調(diào)度負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的搬遷活動的進度;協(xié)調(diào)做好搬遷過程中物品的防護工作。

　　四、查驗清理館藏與固定資產(chǎn)

　　檔案館搬遷，正是對館藏檔案資源全面查驗、對固定資產(chǎn)進行清理的大好時機。

　　可對發(fā)現(xiàn)與確定的錯庫、錯架、錯類、錯號案卷(或資料)進行校正;通過清理對館藏水平做一次系統(tǒng)、階段性的總結(jié)和優(yōu)化，讓新館在較優(yōu)基礎(chǔ)上起步。

　　1　清點館藏

　　對檔案資源進行“核賬”，可以利用案卷目錄、分類目錄等對檔案資源逐卷逐冊逐件核對。

　　做到對館藏心中有數(shù)，為新館確定柜架份額準(zhǔn)備好可靠數(shù)據(jù)。

　　此項工作量較大，需提前進行。

　　2　館藏整序

　　即檔案資源的有序化，是對館內(nèi)各檔案庫、資料庫所藏資源進行全面的整序、歸類、排架、鑒定、剔舊、核銷等工作。

　　在搬遷前將所有未按系統(tǒng)排列的檔案資源，例如柜架緊張時，下架的和“亂架”的檔案、資料等，按檔號(資料編號)統(tǒng)統(tǒng)歸位;對現(xiàn)有檔案資源進行全面檢查、鑒定，剔除過期、到期、無保存價值的檔案資源，卸下包袱，輕裝搬遷。

　　使檔案資源個個“貨真價實”，為那些重要的、利用率較高的檔案資源騰出空間。

　　3　確認(rèn)家當(dāng)

　　即按部門清點現(xiàn)有檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)，清理庫房內(nèi)存放的物品，具體列出應(yīng)搬遷的設(shè)備、物品和損壞、報廢的設(shè)備、物品明細，匯總造冊。

　　掌握區(qū)域空間柜架特點及其規(guī)模。

　　此外，還要明確需要增添的設(shè)備、配件等，及時申請。

　　在此過程中，對各固定資產(chǎn)及其位置要有總體認(rèn)識;對廢舊、損壞的物品要登記去處，提前處理不要物品，不遺留任何問題。

　　4　實施保護

　　搬入新館前對查找出來的問題，根據(jù)輕重緩急，逐一解決。

　　主要是對紙質(zhì)檔案進行除塵、消毒;對“病檔”進行登記，對不規(guī)范的檔案進行重新整理或者有重點的搶救性保護措施(如復(fù)印原件備查，進行縮微、數(shù)字化等);對特種載體檔案要進行除塵、清潔、干燥等。

　　就原有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備而言，繪制出現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的列表和拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖及搬遷后的物理布置圖、連接

　　圖、線纜號圖;對所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)(包括程序、數(shù)據(jù)庫、各服務(wù)器的配置參數(shù)、操作系統(tǒng)等)進行備份;提早解決各個設(shè)備及其線纜、信號燈、液晶顯示屏等存在的錯誤;對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備保潔處理等。

　　五、準(zhǔn)確無誤地測定柜架位

　　館藏柜架位的測定是檔案館搬遷過程中重要步驟。

　　由于新舊館合承載量、庫位布局、館藏量均存在差異，故原有館藏各類檔案資源實體需要重新組合和布局，以便更好地利用。

　　為此，必須進行柜架位測定，據(jù)此編制《舊館、新館檔案存放對照表》、《新館檔案存放方案》，定位每節(jié)柜架。

　　館藏柜架位的測定主要包括測量計算在架存放各類檔案資源實體的實際長度、存放各類檔案資源實體的預(yù)留發(fā)展空間，要在新館儲存檔案資源實體的各個獨立空間里的檔案柜架上事先標(biāo)出編號。

　　館藏柜架位測定準(zhǔn)確無誤，可節(jié)省人力、物力、財力，降低損耗，加快搬遷速度。

　　六、選擇合適的搬遷方法

　　一般搬遷方式：一是打捆、下架、裝箱(裝袋)，然后裝入大中型貨運車運送至館藏地，再開箱(袋)、解捆、上架、排序，這種方法比較適合新舊館距離比較遠的檔案館的搬遷;二是打捆、下架、裝車運送至目的地，再解捆、上架、排序，此種方法則適合新舊館距離較近的檔案館的搬遷;三是下架、裝上推車(或其他搬運工具)，由人組成傳送帶運送至上架架位，上架、排序，此種方法適用于同一樓層或跨樓層的搬遷。

　　以上方法不足之處：首先，需要有較大的空間有序地排放已經(jīng)下架的包和捆;其次，無法準(zhǔn)確控制館藏實體的排列架位及預(yù)留今后發(fā)展的架位空間;再次，一旦次序發(fā)生混亂，如一捆或幾捆、一包或幾包案卷出現(xiàn)錯誤，整個布局將隨之發(fā)生混亂，需要重新排序;第四，整個搬遷過程無法進行有序控制，容易發(fā)生亂堆亂放的情況，為后續(xù)的工作帶來困難和不便。

　　所以，搬遷過程中應(yīng)根據(jù)實際情況，靈活使用。

　　七、制定詳細的搬遷實施方案

　　搬遷工作應(yīng)在“人員安全、檔案安全、保密安全”的總要求下，制定詳細、合理、可行的搬遷實施方案，內(nèi)容包括搬運日期、檔案資源的種類和柜架的類型、數(shù)量、搬遷的起始地點、運輸路線等。

　　與此同時，需充分考慮影響搬遷進度的主要因素，估計搬遷工作中可能遇到的問題與難點，包括安保、搬運、通電、天氣問題等，提出解決措施和應(yīng)急方案，并成立相應(yīng)工作小組，明確每一道工序，把搬遷工作細化到每個人。

　　八、準(zhǔn)備搬遷所需工具及用品

　　主要是指搬遷過程中所使用的運輸工具(如搬運車輛)及打包、搬遷用品(如記號筆、封口膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報紙、泡沫等)的準(zhǔn)備，為搬遷工作提供物質(zhì)保障。

　　搬遷中的過程控制

　　搬遷中的過程控制是檔案館搬遷的實質(zhì)性階段，包括檔案資源及辦公設(shè)備搬遷兩大部分。

　　要進行“預(yù)搬試驗”，精確計算搬遷全程所需要時間。

　　在驗證此方法可行之后，進行人員調(diào)配、戰(zhàn)前動員和說明搬遷注意事項，開始運作，以達到搬遷成本最小化。

　　一、組織調(diào)配人員

　　搬遷前期，領(lǐng)導(dǎo)小組要召開由全體工作人員參加的搬遷動員大會，宣布搬遷思路、搬遷方案及各部門、搬遷工作小組和每個人的職責(zé)，充分調(diào)動積極性，全力以赴投入工作。

　　在搬遷實踐中，全員全程參與，領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織和調(diào)配人員，責(zé)任落實到人。

　　二、檔案資源搬遷

　　1　打捆

　　檔案館在暫停對外服務(wù)，告知社會和民眾閉館情況的基礎(chǔ)上，把館藏案卷、資料逐一卸下，貼上印有庫室號、柜架號、全宗號、起止號、盒數(shù)(或卷數(shù))、裝箱人等標(biāo)識的標(biāo)簽。

　　標(biāo)簽應(yīng)不小于捆扎包的三分之二，盡量使用毛筆書寫，用塑料繩捆扎結(jié)實并用膠帶封好。

　　同時要把每捆(包、袋)的數(shù)據(jù)記入“賬冊”，以便遷入新館時把同類的捆(包、袋)放到相應(yīng)架位旁。

　　打捆質(zhì)量好，編號質(zhì)量高，才能保證檔案資源搬運的有序進行。

　　2　搬運

　　搬運主要包括檔案資源出庫、裝車、運輸、卸車、入庫5個環(huán)節(jié)，可以請武警或?qū)�業(yè)的搬家公司協(xié)助完成。

　　負(fù)責(zé)檔案資源出庫登記的工作人員要認(rèn)真記錄檔案資源出庫情況，記錄出庫的是何類檔案，其捆(包、袋)號是多少，以及該車共裝了多少捆(包、袋)案卷。

　　裝車時，要注意按館藏區(qū)域順序裝車，保持裝車過程有條不紊。

　　運輸時檔案館要配備專門的押車人員，人要在場并跟車押運，防止車上的檔案資源在運輸過程中掉落下來。

　　卸車時嚴(yán)禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出現(xiàn)問題及時解決;要明確所運載檔案資源的入庫位置，并清點捆(包、袋)數(shù)，與裝車時所登記的捆(包、袋)數(shù)進行核對，確保準(zhǔn)確無誤，然后組織人員把各類檔案資源直接搬運到所對應(yīng)柜架附近。

　　3　上架

　　把每捆(包、袋)檔案直接“對號入座”，及時上架，不遺留一捆(包、袋)，保質(zhì)保量完成上架任務(wù)，避免庫內(nèi)大倒架及轉(zhuǎn)庫現(xiàn)象發(fā)生。

　　三、固定資產(chǎn)搬遷

　　檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)搬遷的組織過程主要體現(xiàn)在拆卸、裝箱、搬運、安裝等環(huán)節(jié)上，同樣需要做好科學(xué)、周密、細致的設(shè)計。

　　1　進行拆卸、整理和保護性包裝

　　各部門對自己管理和使用的、需要拆裝的辦公設(shè)備和家具進行拆卸、整理和保護性包裝(如對電腦主機、顯示器和及其他易掉易損部件拆卸，用專用纏繞薄膜進行分類纏繞，確保成為各個獨立的整體，便于搬運)，員工要將自己的私人物品裝箱、封口。

　　2　統(tǒng)一編號、粘貼標(biāo)示

　　參照平面圖對新址的工作站點在顯著位置貼上統(tǒng)一名稱、編號(此編號一旦確認(rèn)，有關(guān)部門舊址所有的辦公設(shè)備和家具統(tǒng)一使用該編號，以便搬運人員能迅速找到搬運過來設(shè)備和家具的具體位置，并且擺放在確定位置上，為接下來整理辦公設(shè)備提供最便利準(zhǔn)備)，貴重、易碎物品應(yīng)特別注明。

　　3　對設(shè)備進行分類登記

　　據(jù)此制作《舊館、新館辦公設(shè)備擺放對照表》。

　　4　根據(jù)搬遷前登記冊或《舊館、新館辦公設(shè)備擺放對照表》實施搬運

　　這部分工作可以請武警或?qū)�業(yè)的搬家公司來協(xié)助完成。

　　對照事先繪制出的新館各功能區(qū)域室內(nèi)布局平面效果圖，在給定的區(qū)間內(nèi)對號擺放檔案柜架、閱覽桌椅、辦公家具、儀器設(shè)備等，盡量做到一步到位。

　　若繼續(xù)使用原有檔案柜架等設(shè)備，在不影響舊館館藏檔案安全的前提下，須在檔案資源搬運之前完成拆卸遷移并安裝到位。

　　搬遷完畢后，所有物品出舊館和進新館均需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽收確認(rèn);各區(qū)間搬遷工作小組在其負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)下檢查原辦公室設(shè)施是否完好、是否有應(yīng)搬而未搬的物品、淘汰柜桌是否清空等，關(guān)好門窗、水電，打掃好原辦公室衛(wèi)生，將原辦公室鑰匙交至行政工作部門。

　　搬遷后的整理收尾

　　主要包括上架檔案資源的整理及自動化系統(tǒng)的安裝和調(diào)試等。

　　1　檔案資源的整架和細排架

　　在時間短、節(jié)奏緊及勞動強度大的狀況下進行檔案資源的搬遷，難免會出現(xiàn)一些問題，諸如：檔案“亂架”。

　　為此，在所有檔案資源上架后，檔案館需專門成立檔案上架檢查小組，按照搬遷前登記的明細逐一檢查核對，對排列有誤的及時抽出使其歸位，并請相關(guān)負(fù)責(zé)人簽收確認(rèn)。

　　同時，要針對新館檔案的排架情況著手調(diào)整每類檔案的架標(biāo)，以方便查找。

　　2　自動化系統(tǒng)的安裝和調(diào)試

　　設(shè)備到位后，安裝調(diào)試小組成員要及時安裝、檢測并調(diào)試網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是否正常運行，為開館做好充分準(zhǔn)備。

　　主要是服務(wù)器、電腦等設(shè)備的安裝和測試網(wǎng)絡(luò)是否通暢。

　　根據(jù)先總機房、利用者服務(wù)部門后其他部門的原則，安裝并調(diào)試檔案館的服務(wù)器、工作用機、利用者檢索用機以及電子閱覽室的電腦設(shè)備等。

　　3　為新館繪制平面導(dǎo)航圖

　　導(dǎo)航圖可以讓初到檔案館的利用者、來訪者能夠清楚了解新館各房間的功能，各職能部門所在位置，盡快熟悉方位。

【檔案館搬遷方案】相關(guān)文章：

搬遷方案01-27

搬遷的方案12-26

搬遷方案公司搬遷工作方案03-10

公司搬遷方案08-23

（必備）搬遷方案09-05

搬遷計劃方案02-13

搬遷方案范文03-21

檔案搬遷方案[精選]12-10

機房搬遷方案05-16