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oa辦公系統(tǒng)實(shí)施方案
自O(shè)A(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)推出至今,已經(jīng)在世界各地得到很廣泛的應(yīng)用。一個(gè)OA系統(tǒng)在實(shí)施之前需要制定一份切實(shí)可行的方案。那么,這個(gè)方案該如何制定呢?以下是YJBYS小編整理的一篇范例,供大家參考,希望可以幫到大家。
一、OA系統(tǒng)解決方案介紹
OA系統(tǒng),即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(Office Assistant簡(jiǎn)稱OA),它是一個(gè)集成了企業(yè)信息發(fā)布、公文與信息管理、公文處理、知識(shí)管理、內(nèi)部通訊、協(xié)同辦公等辦公與管理應(yīng)用功能一體的協(xié)同 辦公系統(tǒng)。
OA系統(tǒng)解決方案則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念與過程,即實(shí)施OA系統(tǒng)的方法與流程,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息通信技術(shù)的發(fā)展,OA系統(tǒng)解決方案也 在不斷完善。
OA系統(tǒng)解決方案的實(shí)施,不僅幫助企業(yè)企 業(yè)搭建起了一個(gè)信息資源管理平臺(tái)、決策支持平臺(tái)、及時(shí)信息交互平臺(tái)、信息共享平臺(tái),同時(shí)也為企業(yè)建立起了一個(gè)協(xié)同辦公平臺(tái),可以實(shí)現(xiàn)多人、多部門在同一時(shí) 間、同一事件項(xiàng)目上的同時(shí)協(xié)同協(xié)作與配合,全面提升企業(yè)的協(xié)同辦公能力,提升企業(yè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作配合水平,從而提升企業(yè)整體的戰(zhàn)斗力,提高工作效率,為企業(yè)實(shí) 現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益。
現(xiàn)在,OA系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)管理的第三大管理軟件,也是企業(yè)信息化建設(shè)過程中的第一步,是企業(yè)發(fā)展必備的應(yīng)用軟件。
二、OA系統(tǒng)解決方案的需求分析
企業(yè)辦公與管理現(xiàn)狀:
隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,規(guī)模不斷擴(kuò)大,企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜,業(yè)務(wù)流程越來越繁瑣,導(dǎo)致日常管理工作越來愈繁雜,傳統(tǒng)的人工管理的效率已經(jīng)趕不上信息更 新的頻率,同時(shí)由于管理體制缺乏規(guī)范性,導(dǎo)致傳統(tǒng)管理模式和方法,效率越來越不能滿足企業(yè)的需要,這主要體現(xiàn)為:業(yè)務(wù)流程、管理流程不規(guī)范,體系制度不健 全,導(dǎo)致管理的混論;信息分散,手工統(tǒng)計(jì)、分析效率低,信息處理、匯報(bào)不及時(shí),不能夠?yàn)樯蠈庸芾砼c決策提供有效的信息支撐;各部門的信息分散、共享性差, 管理人員無法及時(shí)掌握部門或者企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況,無法實(shí)現(xiàn)有效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作,協(xié)同能力差等等,都成為企業(yè)辦公與管理中的弊病,影響企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)效益。
OA系統(tǒng)解決方案的需求:
面對(duì)上述問題,實(shí)施OA系統(tǒng)解決方案能夠?yàn)槠髽I(yè)搭建一個(gè)信息共享平臺(tái),加速信息的傳遞、流轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)信息的共享與交互,通過實(shí)施OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)管理結(jié) 構(gòu)的規(guī)范、業(yè)務(wù)管理流程的優(yōu)化與簡(jiǎn)化,提升辦公與管理的效率,降低成本,實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公管理的無紙化。
具體說,企業(yè)對(duì)于OA系統(tǒng)解決方案的需求可以從以下幾 方面來分析:
1、高效的企業(yè)內(nèi)外信息資源整合管理的需求
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)內(nèi)外部信息資源量越來越大,結(jié)構(gòu)內(nèi)容也越來越復(fù)雜,企 業(yè)迫切需要一個(gè)實(shí)現(xiàn)高效的內(nèi)外資源整合的信息平臺(tái),提升對(duì)信息資源的管理。
而OA系統(tǒng)正是一個(gè)能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)、市場(chǎng)需求、客戶、銷售、財(cái)務(wù)等內(nèi)外部信息進(jìn) 行實(shí)施統(tǒng)計(jì)、管理的信息系統(tǒng),可以有效消除企業(yè)信息孤島現(xiàn)象。
2、靈活的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合的需求
信息科技的發(fā)展企業(yè)客戶對(duì)于端對(duì) 端的服務(wù)需求越來越普遍,員工的工作環(huán)境也越來越復(fù)雜,業(yè)務(wù)流程也越來越復(fù)雜、并缺乏統(tǒng)一的規(guī)范,所以需要一個(gè)靈活的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合平臺(tái),實(shí)現(xiàn)對(duì)日常辦 公、管理、業(yè)務(wù)的整合,減少不必要的環(huán)節(jié),提升企業(yè)對(duì)客戶需求的響應(yīng)速度,實(shí)現(xiàn)管理流程的優(yōu)化整合。
3、高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)的需求
企業(yè)對(duì)于搞笑的協(xié)同辦公平臺(tái)的需求,即是要求通過OA系統(tǒng)解決方案的實(shí)施,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、管理活動(dòng)的隨時(shí)的組織、部門之間地高效、有序可控、全程共享的溝通和事務(wù)處理,實(shí)現(xiàn)高效的協(xié)同辦公。
4、有效的知識(shí)資產(chǎn)和企業(yè)文化管理需求
知識(shí)資產(chǎn)、企業(yè)文化成為無形資產(chǎn)中的重要部分,也是企業(yè)實(shí)力的重要體現(xiàn)。
OA系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)外的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新,組織構(gòu)建企業(yè)文化環(huán)境,提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力和企業(yè)認(rèn)同感。
市場(chǎng)上對(duì)OA系統(tǒng)解決方案的各種需求,體現(xiàn)了社會(huì)信息化的需求,同時(shí)也促進(jìn)了OA系統(tǒng)不斷完善與升級(jí)。
三、OA系統(tǒng)解決方案整體規(guī)劃
乾元坤和OA系統(tǒng)解決方案對(duì)于系統(tǒng)管理模塊的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制定可以根據(jù)企業(yè)的管理需求進(jìn)行統(tǒng)一定制開發(fā),幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面的自動(dòng)化辦公,通常最基本的 OA系統(tǒng)解決方案設(shè)計(jì)主要包括以下幾部分:組織機(jī)構(gòu)和組織管理構(gòu)架設(shè)計(jì)、系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架、辦公體系設(shè)計(jì)、工作流程、OA系統(tǒng)解決方案實(shí)施責(zé)任人確定、OA系 統(tǒng)功能擴(kuò)展等。
1、OA系統(tǒng)中企業(yè)結(jié)構(gòu)構(gòu)架設(shè)計(jì)
乾元坤和OA系統(tǒng)解決方案可以根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu),針對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu):部門、崗位和人員的設(shè)置,以及對(duì)各部門、各崗位職能,在OA系統(tǒng)中進(jìn)行工作管理和權(quán)限分配的設(shè)置。
OA系統(tǒng)的這項(xiàng)功能是方便組織結(jié)構(gòu)人員調(diào)動(dòng)時(shí),管理各個(gè)模塊和權(quán)限,保證數(shù)據(jù)完整。
2、OA系統(tǒng)的技術(shù)構(gòu)架的確定
OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)可以采用群件技術(shù)和Web技術(shù)相結(jié)合,提供B/S和C/S兩種應(yīng)用模式。
乾元坤和OA系統(tǒng)解決方案的用戶可根據(jù)自身需求,選擇合適的應(yīng)用模式,方便分布式辦公和移動(dòng)辦公。
3、OA系統(tǒng)的辦公體系設(shè)計(jì)
乾元坤和OA系統(tǒng)解決方案可根據(jù)具體單位的情況設(shè)計(jì)工作流程和文件管理體系:
(1)按需求設(shè)定工作流程:如自定義發(fā)文處理、收文處理等工作流程,方便各級(jí)主管及時(shí)掌控所管工作的情況。
(2)層次化文件管理模式:如文件可按照文件庫(kù)、文件夾、文件、子文件四個(gè)層次組織,也可按照需求設(shè)置文件夾級(jí)別。
(3)提供多權(quán)限管理文件庫(kù)功能,如文件庫(kù)的權(quán)限包括管理者、編輯者、作者、讀者四類,訪問權(quán)限也可按照這四級(jí)確定。
(4)OA系統(tǒng)解決方案可實(shí)現(xiàn)文件夾格式自定義
OA系統(tǒng)解決方案根據(jù)具體需求,定制文件管理系統(tǒng),其中文件中可存儲(chǔ)文本、OFFICE文檔、掃描文件、聲音圖片等任意文檔。
(5)辦公過程中所需的表單的定制設(shè)計(jì)
乾元坤和能夠?yàn)槠髽I(yè)提供多樣化的規(guī)范化的報(bào)表、表單樣板定制服務(wù),OA系統(tǒng)解決方案中將根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求,定義出各種格式的表單,以提供給OA系統(tǒng)各個(gè)子系統(tǒng)應(yīng)用。
4、工作流程設(shè)計(jì)
OA系統(tǒng)解決方案實(shí)施后,管理員無需編程即可定義各項(xiàng)工作流程,處理工作事務(wù)。
乾元坤和OA系統(tǒng)流程定制服務(wù)包括:流程、環(huán)節(jié)、流向定制服務(wù)。
流程:對(duì)每個(gè)流程的名稱、類別、管理者、歸檔方式和歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理,創(chuàng)建新工作的人員等。
環(huán)節(jié):定義流程中各個(gè)辦理環(huán)節(jié)的名稱、辦理方式、辦理人員、辦理權(quán)限和提示、催辦等。
其中,辦理方式可選擇:編輯式、審批式、分發(fā)式;辦理人員指:OA系統(tǒng)可選擇具體的崗位或人員。
設(shè)定由上一環(huán)節(jié)制定,由文檔某個(gè)域制定,提供辦理某項(xiàng)事務(wù)的人員,辦理權(quán)限設(shè)置(包括允許編輯文檔、提意見、查看匯總意見、跟蹤后續(xù)辦理過程等權(quán)限)。
流向:OA系統(tǒng)可定義各個(gè)流程中的應(yīng)用模式,強(qiáng)化工作流程管理。
其中自由流程指:OA系統(tǒng)提供自由流程應(yīng)用模式,由辦理人根據(jù)具體情況決定下一流程。
5、OA系統(tǒng)解決方案實(shí)施責(zé)任人
OA系統(tǒng)解決方案將協(xié)同辦公集中到代辦工作和在辦工作兩個(gè)窗口,在此各項(xiàng)工作分類,分出輕重緩急,確定工作事務(wù)責(zé)任人。
6、OA系統(tǒng)功能擴(kuò)展
OA系統(tǒng)解決方案采用開放式體系,各個(gè)功能模塊可獨(dú)立實(shí)現(xiàn),并具有標(biāo)準(zhǔn)接口,方便系統(tǒng)二次開發(fā),客戶也可自行二次開發(fā),根據(jù)企新需求的提出,實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的功能模塊的擴(kuò)展。
四、OA系統(tǒng)解決方案具體實(shí)施
(一)OA系統(tǒng)解決方案具體可解決以下問題
1、系統(tǒng)同化,各業(yè)務(wù)間無縫連接。
2、系統(tǒng)智能化。
3、對(duì)企業(yè)管理現(xiàn)狀分析透徹
(二)OA系統(tǒng)解決方案可實(shí)現(xiàn)的管理功能
1、及時(shí)內(nèi)部通訊
電子郵件:使用電子郵件可與組織內(nèi)部人員進(jìn)行通信,可進(jìn)行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復(fù)等。
在線短信:可以即時(shí)感知用戶是否在線,可使用在線短信功能進(jìn)行實(shí)時(shí)交流和留言。
2、信息發(fā)布
電子公告:可發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。
每個(gè)部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。
電子論壇:為用戶提供一個(gè)信息交流、思想溝通和問題討論的空間,根據(jù)需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題,其他人可在此進(jìn)行自由的談?wù)摵桶l(fā)言,包括進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。
電子刊物:實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收集、編輯和發(fā)布單位內(nèi)部的刊物。
刊物編輯將有關(guān)信息篩選、匯集成期刊,并在網(wǎng)上發(fā)布,所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。
3、日常辦公應(yīng)用
網(wǎng)上審批:網(wǎng)上辦理單位內(nèi)部的各項(xiàng)審批,如:工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進(jìn)行辦理和審批。
公文處理:實(shí)現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化,提高公文處理的效率。
收文處理可對(duì)來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行辦理。
發(fā)文處理可對(duì)公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會(huì)稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、打印等環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。
工作監(jiān)控:領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,了解每個(gè)人員每項(xiàng)工作的辦理情況,并可進(jìn)行催辦。
OA系統(tǒng)解決方案實(shí)施范圍
4、文件管理
文件管理:文件是信息和知識(shí)的載體,文件管理的目的是對(duì)文件的存放、閱讀和查找進(jìn)行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。
文件庫(kù)設(shè)置:可根據(jù)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)需要設(shè)置文件庫(kù)的數(shù)目,在文件庫(kù)中文件夾的數(shù)量和級(jí)次也可按需設(shè)置,實(shí)現(xiàn)了文件的層次化管理。
訪問權(quán)限:提供針對(duì)文件庫(kù)、文件夾和文件的多重訪問權(quán)限控制,確保文件訪問與操作的安全。
5、會(huì)議管理
提供對(duì)會(huì)議的全過程進(jìn)行管理,由會(huì)議計(jì)劃和會(huì)議紀(jì)要兩部分組成,會(huì)議計(jì)劃包括:計(jì)劃擬定、計(jì)劃審批、通知和會(huì)議安排查詢。
會(huì)議紀(jì)要包括:紀(jì)要擬稿、核稿、審批和紀(jì)要文件管理與查詢。
6、機(jī)構(gòu)管理
組織機(jī)構(gòu):對(duì)組織機(jī)構(gòu)與人員進(jìn)行設(shè)置,包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置和人員設(shè)置,以及各部門、各崗位職能的描述等。
權(quán)限劃分:對(duì)所有人員根據(jù)部門職能、崗位職責(zé)和工作需要進(jìn)行權(quán)限賦予,確定符合其職務(wù)要求的使用權(quán)限。
企業(yè)可按照實(shí)際情況完成以下設(shè)備管理:?jiǎn)挝粰C(jī)構(gòu)體系、人事結(jié)構(gòu)的組成、職位的建立、職位的分配。
整個(gè)機(jī)構(gòu)配置管理功能模塊的特點(diǎn),是引進(jìn)了TreeView的概念,通過方便的樹型結(jié)構(gòu)導(dǎo)航圖,輕松、直觀地管理單位的部門體系、人事結(jié)構(gòu)以及職位建立、分配。
(1)OA系統(tǒng)解決方案中對(duì)企業(yè)機(jī)構(gòu)配置管理流程操作設(shè)計(jì)過程如下:
1、建立單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)體系,設(shè)置相應(yīng)的部門。
2、在各部門中設(shè)置行應(yīng)的職位,同時(shí)對(duì)職位指定相應(yīng)的操作權(quán)限;用戶可以在此指定一個(gè)職位,該職位具有系統(tǒng)管理權(quán)限,可維護(hù)與管理日常工作。
OA系統(tǒng)公文交換管理圖示
3、輸入各部門中的相應(yīng)員工信息,上傳員工的照片。
4、為員工分配相應(yīng)的職位。
5、指定各部門的部門主管。
通過一定設(shè)置后,已有員工可登錄進(jìn)入系統(tǒng)。
(2)OA系統(tǒng)解決方案中部門機(jī)構(gòu)設(shè)置方案:
OA系統(tǒng)解決方案=通過公司體系結(jié)構(gòu)設(shè)置可以設(shè)置公司的各級(jí)部門,從而形成公司的部門結(jié)構(gòu)體系;
上級(jí)部門:由系統(tǒng)自動(dòng)帶出,如果在某一節(jié)點(diǎn)下新增部門,那該域的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)顯示為該節(jié)點(diǎn)的名稱,只有在機(jī)構(gòu)節(jié)點(diǎn)或者部門節(jié)點(diǎn)上才可新增部門;
部門名稱:由用戶自定義輸入,表示將要增加部門的顯示名稱,該項(xiàng)輸入是必須的;
部門主管:用戶點(diǎn)擊按鈕,在人員選擇窗口選擇系統(tǒng)中現(xiàn)有人員(在職人員);如果選擇為空,則代表該部門暫時(shí)沒有設(shè)立主管,可在修改部門信息的時(shí)候再設(shè)立或更改;
部門職位設(shè)置:
每個(gè)部門都應(yīng)該具有相應(yīng)的職位。
在這里的職位主要是指,由用戶自己設(shè)定一職位名稱,然后從系統(tǒng)所有的功能模塊中選擇一個(gè)或多個(gè)模塊賦予這個(gè)職位。
那么一旦擁有了這個(gè)職位就可使用該職位所包含的系統(tǒng)功能模塊。
此版塊的初始狀態(tài)顯示‘基本使用權(quán)限’和‘管理權(quán)限設(shè)置’,‘基本使用權(quán)限’包括每個(gè)員工都具有的操作權(quán)限,‘管理權(quán)限設(shè)置’是由管理人員針對(duì)具體職位所擔(dān)任的相應(yīng)角色,對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。
(3)OA系統(tǒng)解決方案中崗位、人員及其職責(zé)設(shè)置方案:
通過人事結(jié)構(gòu)的設(shè)置可在各部門下增加、修改、刪除人員信息,從而方便地維護(hù)公司人事基本資料;具體可實(shí)現(xiàn)以下功能:
1、人員的新增
2、人員的編輯
3、人員的刪除
5、OA系統(tǒng)解決方案能實(shí)現(xiàn)人員的調(diào)動(dòng)/分配
7、OA系統(tǒng)的管理解析
OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)對(duì)組織機(jī)構(gòu)、表單格式、工作流程、數(shù)據(jù)字典、打印格式、統(tǒng)計(jì)定義等功能與模塊進(jìn)行管理與維護(hù)。
系統(tǒng)構(gòu)架如圖示:
OA系統(tǒng)解決方案實(shí)施框架圖
8、OA系統(tǒng)的輔助辦公功能
物品管理:OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)輔助辦公功能,可公司企業(yè)登記辦公用品信息、維護(hù)物品庫(kù)存、查詢可領(lǐng)用信息、領(lǐng)用申請(qǐng)和審批所需辦公物品、檢查物品發(fā)放與報(bào)損情況等功能。
車輛管理:OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)提供車輛資料登記、網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢車輛用車申請(qǐng)、審批等用車狀態(tài)等功能。
資源管理:OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)分類與登記單位內(nèi)各類共享資源、查詢資源使用狀態(tài)、預(yù)約申請(qǐng)、審批、調(diào)度各項(xiàng)資源、網(wǎng)上管理資源等功能,并以此提高資源利用率。
圖書管理:OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)提供圖書信息登記、分類查詢、借閱申請(qǐng)與審批、圖書歸還等功能
領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排:OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)提供領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃的擬定與審批、日程安排的查詢等功能。
點(diǎn)擊打開鏈接
名片管理:OA系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)提供名片信息的登記、管理與共享等功能,可自由設(shè)置私有名片和共享名片。
時(shí)刻表:OA系統(tǒng)解決方案提供各類時(shí)刻表信息(航班時(shí)刻表、列車時(shí)刻表及其它類型時(shí)刻表)發(fā)布與查詢等功能。
信息采編:OA系統(tǒng)解決方案提供信息收集與整理、信息刊物編輯、發(fā)布與查閱功能。
(三)OA系統(tǒng)解決方案辦公管理的功能查詢表:
OA系統(tǒng)解決方案針辦公管理的功能查詢表 |
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分類 |
子功能 |
功能描述 |
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公文管理 |
公文管理 |
收文管理 |
收文擬辦、核簽,審核,批示,批復(fù)意見填報(bào),收文辦理,歸檔。 |
發(fā)文管理 |
企業(yè)發(fā)文工作中的全部業(yè)務(wù)工作。 |
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收文督辦 |
對(duì)收到的公文進(jìn)行多條件的檢索。 |
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發(fā)文督辦 |
對(duì)發(fā)文進(jìn)行多條件的檢索。 |
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收文查詢 |
對(duì)收到的公文進(jìn)行多條件的檢索。 |
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發(fā)文查詢 |
對(duì)發(fā)文進(jìn)行多條件的檢索。 |
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代理人設(shè)定 |
按部門提供選擇代理人信息,指定給所選擇的工作人員。 |
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系統(tǒng)設(shè)置 |
模板管理 |
根據(jù)公司的實(shí)際情況建立、編輯、刪除模板,可分類檢索。 |
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字典管理 |
為了收文、發(fā)文管理中主題詞、秘密等級(jí)、緊急程度、文件種類、簽署意見等方便錄入所設(shè)置。 |
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第一類別詞 |
模塊自由構(gòu)造主題詞。構(gòu)造秘密等級(jí)、緊急程度、文件種類、簽署意見。 |
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第二類別詞 |
模塊自由構(gòu)造主題詞。構(gòu)造秘密等級(jí)、緊急程度、文件種類、簽署意見。 |
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類屬詞 |
模塊自由構(gòu)造主題詞。構(gòu)造秘密等級(jí)、緊急程度、文件種類、簽署意見。 |
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類型詞 |
模塊自由構(gòu)造主題詞。構(gòu)造秘密等級(jí)、緊急程度、文件種類、簽署意見。 |
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檔案管理 |
檔案批復(fù) |
借閱批復(fù) |
設(shè)置借閱批復(fù)權(quán)限的人,對(duì)檔案借閱申請(qǐng)批復(fù),可查看審批情況。 |
借閱收回 |
檔案管理員對(duì)到期的檔案收回。 |
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檔案維護(hù) |
文件登記 |
對(duì)公文辦理完成需要?dú)w檔的文件進(jìn)行登記;也可以登記沒有電子文檔的檔案文件。 |
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文件歸檔 |
檔案管理員對(duì)登記的文件歸檔。 |
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檔案整理 |
由檔案管理員對(duì)歸檔的文件操作整理。 |
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銷毀清冊(cè) |
毀滅性處置鑒定無價(jià)值的檔案。 |
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案卷瀏覽 |
以[一級(jí)目錄-卷宗-文件]的層次瀏覽檔案文件。 |
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文件查詢 |
根據(jù)標(biāo)題、關(guān)鍵詞、年度、責(zé)任者、文號(hào)、保管期限、密級(jí)等條件來查找所需檔案。 |
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系統(tǒng)設(shè)置 |
全宗設(shè)置 |
設(shè)置全宗號(hào),全宗名稱。 |
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檔案目錄 |
在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類,并保持分類體系的穩(wěn)定性。 |
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案卷設(shè)置 |
在一個(gè)全宗內(nèi),由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾。 |
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存放地設(shè)置 |
案卷的存放地址,包括檔案室、框架、書格。 |
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保管期限 |
根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間。 |
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密級(jí)設(shè)置 |
文件保密程度的等級(jí)。 |
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載體類型 |
檔案存放形式即載體類型。 |
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責(zé)任者設(shè)置 |
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。 |
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權(quán)限設(shè)置 |
對(duì)每個(gè)檔案類型指定檔案管理員及審批領(lǐng)導(dǎo)。 |
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流程模板管理 |
對(duì)模板增加、修改、刪除。 |
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流程管理 |
對(duì)流程新增、修改、刪除。 |
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流程定義 |
對(duì)流程節(jié)點(diǎn)增加定義。 |
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個(gè)人 辦公 |
借閱申請(qǐng) |
填寫個(gè)人申請(qǐng)文件的詳細(xì)信息。 |
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借閱查詢 |
查看借閱文件所處的狀態(tài)。 |
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日程安排 |
使用個(gè)人日程安排功能查詢、新增、編輯和刪除個(gè)人的日程安排。 |
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名片管理 |
使用名片管理查詢、新增、編輯和刪除單位或個(gè)人的常用電話和信息。 |
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記事本 |
使用個(gè)人記事本查詢、新增、編輯和刪除個(gè)人的文件。 |
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電子郵件 |
實(shí)現(xiàn)電子郵件的收發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、管理。 |
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系統(tǒng) 管理 |
上傳人員管理 |
通過選擇不同的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)人員的設(shè)定。 |
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權(quán)限管理 |
設(shè)置操作人員權(quán)限的功能,部門、人員信息由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供。權(quán)限分為角色權(quán)限和業(yè)務(wù)權(quán)限。 |
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編碼規(guī)則 |
對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)設(shè)置。進(jìn)而構(gòu)成用戶分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理的基礎(chǔ)。 |
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審核角色設(shè)定 |
用于設(shè)置公文審核流程的帳戶,主要設(shè)置部門負(fù)責(zé)人,廠辦領(lǐng)導(dǎo),廠長(zhǎng)三種帳戶。 |
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流程設(shè)定 |
用戶可根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)流程自己定義計(jì)算機(jī)中的公文辦理流程。 |
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編碼規(guī)則設(shè)定 |
對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼分級(jí)設(shè)置。 |
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公文維護(hù) |
公文維護(hù)可完成收文管理、發(fā)文管理以及公文審批。 |
五、OA系統(tǒng)解決方案實(shí)施效果
OA系統(tǒng)解決方案可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)異地辦公、異地掌握組織內(nèi)部工作進(jìn)度和狀況,及時(shí)處理工作內(nèi)容。
OA系統(tǒng)解決方案的事實(shí),實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理、制度化管 理,使得優(yōu)秀的員工的思想、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)積累,轉(zhuǎn)變成組織中共享資源,同時(shí)也避免了因人員流動(dòng)導(dǎo)致工作脫節(jié)。
具體來說,OA系統(tǒng)的功能可實(shí)現(xiàn):
自動(dòng)化辦公:這點(diǎn)對(duì)于工作地點(diǎn)較為分散的單位尤為明顯,通過自動(dòng)化辦公可實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、各個(gè)級(jí)別橫向、縱向工作流程自動(dòng)化管理,提高工作效率。
高效工作檢查:OA系統(tǒng)記錄工作全程,掌握各部門工作辦理狀態(tài),可實(shí)現(xiàn)工作監(jiān)控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
明確工作職責(zé):OA系統(tǒng)解決方案通過設(shè)置員工職責(zé),權(quán)限,使得各個(gè)人員責(zé)任明確,落實(shí)到人,實(shí)現(xiàn)高效辦公。
OA系統(tǒng)解決方案的實(shí)施方便領(lǐng)導(dǎo)有效和各級(jí)工作人員溝通:OA系統(tǒng)設(shè)置多種途徑、多種方式操作方法,使得管理者可有效同各級(jí)人員保持快速溝通。
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