2016年度工作計(jì)劃
第一部分 總體目標(biāo)
一、總體目標(biāo)
根據(jù)本年度工作情況與存在不足，結(jié)合目前公司發(fā)展?fàn)顩r和今后趨勢(shì)，行政部計(jì)劃從十個(gè)方面開(kāi)展2016年度的工作：
1、為公司選擇適宜的辦公地址;
2、完成新辦公室的裝修工作;
3、完成公司的VI建設(shè);
4、科學(xué)有效的進(jìn)行辦公用品采購(gòu);
5、建立公章、印信、文件使用制度及流程;
6、完善行政費(fèi)用管控工作;
7、完善公司資產(chǎn)管理制度;
8、完成公司文件的統(tǒng)一歸檔存放管理工作;
9、開(kāi)展豐富多彩的公司文化活動(dòng);
10、完善員工的福利配置工作。
二、注意事項(xiàng)：
1、 行政工作是一個(gè)系統(tǒng)工程。不可能一蹴而就，因此行政部在設(shè)計(jì)制訂年度目標(biāo)時(shí)，按循序漸進(jìn)的原則進(jìn)行。如果一味追求速度，行政部將無(wú)法對(duì)目標(biāo)完成質(zhì)量提供保證。
2、 行政工作對(duì)一個(gè)不斷成長(zhǎng)和發(fā)展的公司而言，是非常重要的基礎(chǔ)工作，也是需要公司上下通力合作的工作，各部門配合共同做好的工作項(xiàng)目較多,因此，需要公司領(lǐng)導(dǎo)予以重視和支持。自上而下轉(zhuǎn)變觀念與否，各部門提供支持與配合的程度如何，都是行政工作成敗的關(guān)鍵。所以行政部在制定年度目標(biāo)后，在完成過(guò)程中懇請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)與各部門予以協(xié)助。
3、 此工作目標(biāo)僅為行政部2016年度全年工作的基本文件，而非具體工作方案。鑒于企業(yè)行政建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期工程，針對(duì)每項(xiàng)工作行政部都將制訂與目標(biāo)相配套的詳細(xì)工作方案。但必須等此工作目標(biāo)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)研究通過(guò)后方付諸實(shí)施，如遇公司對(duì)本部門目標(biāo)的調(diào)整，行政部將按調(diào)整后的目標(biāo)完成年度工作。同樣，每個(gè)目標(biāo)項(xiàng)目實(shí)施的具體方案、計(jì)劃、制度、表單等，也將根據(jù)公司調(diào)整后的目標(biāo)進(jìn)行具體落實(shí)。
第二部分 公司選址
一、目標(biāo)概述
鑒于公司的快速發(fā)展及規(guī)模的擴(kuò)大，現(xiàn)有辦公環(huán)境及設(shè)備并不能滿足公司發(fā)展需求。為不影響公司的發(fā)展及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，行政部計(jì)劃于2016年初為公司選擇更為適宜的辦公地址。
二、具體實(shí)施方案：
1、 2016年2月上旬，行政部計(jì)劃尋找一個(gè)小型的辦公地點(diǎn)，計(jì)劃安排公司員工20人左右入住新辦公區(qū)開(kāi)展工作。
辦公地點(diǎn)：
辦公面積：100㎡左右
入住時(shí)間：2016年2月10日以前
2、2016年3月下旬，行政部計(jì)劃尋找一個(gè)大型的辦公地點(diǎn)，計(jì)劃于5月中旬，將公司所有員工安排入住新辦公地址。
辦公地點(diǎn)：四惠(遠(yuǎn)洋國(guó)際中心、嘉泰國(guó)際、住邦2000等均可以考慮) 辦公面積：800-1000㎡左右
入住時(shí)間：2016年5月10日以前
三、實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)：
1、 小型辦公區(qū)域僅作為臨時(shí)性用房，租賃期為4個(gè)月。在入住新辦公區(qū)域后，大部分員工還需在現(xiàn)有辦公區(qū)域工作。為便于工作溝通與協(xié)作，新辦公區(qū)域應(yīng)距離現(xiàn)有辦公區(qū)域較近。故遠(yuǎn)洋商務(wù)大廈及遠(yuǎn)洋小區(qū)為優(yōu)先選擇。
2、 大型辦公區(qū)域需先裝修再使用，公司需投入大量資金，故應(yīng)為長(zhǎng)期辦公地點(diǎn)，租賃期至少為2年。在租賃的過(guò)程中，行政部需考慮到免租期的問(wèn)題，應(yīng)盡量向房主多爭(zhēng)取時(shí)間來(lái)完成裝修工作，并確保在現(xiàn)有辦公區(qū)域租賃期滿時(shí)能夠順利遷往新辦公地點(diǎn)工作。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政部
協(xié)同責(zé)任人：行政
五、目標(biāo)實(shí)施需支持與配合的事項(xiàng)和部門：
1、選址過(guò)程中需要人事經(jīng)理提供寶貴意見(jiàn)。
第三部分 辦公區(qū)域裝修
一、目標(biāo)概述：
裝修風(fēng)格事關(guān)公司形象，故不容忽視。在確定了辦公地點(diǎn)后，行政部需及時(shí)聯(lián)系裝修公司進(jìn)行裝修。
二、具體實(shí)施方案：
1、行政部應(yīng)多咨詢幾家口碑不錯(cuò)的裝修公司，詳細(xì)比較裝修方案，慎重選擇裝修公司。裝修的風(fēng)格要與公司文化保持一致。
2、裝修過(guò)程中盡量選擇環(huán)保節(jié)能的材料。
3、具體裝修方案需待辦公地址選定后再呈報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)：
1、 裝修風(fēng)格與公司形象密不可分，裝修需體現(xiàn)公司良好的企業(yè)形象，故裝修過(guò)程中需要人事經(jīng)理及公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予幫助，提供可行的建議及意見(jiàn)。
2、為確保公司于2016年5月10日前遷往新址，裝修工作盡量于4月底完成。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政
協(xié)同責(zé)任人：行政部
五、目標(biāo)實(shí)施需支持與配合的事項(xiàng)和部門：
1、從確立裝修公司到具體實(shí)施裝修，行政部希望能夠得到人事經(jīng)理及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持與幫助。
2、在裝修期間，希望公司相關(guān)部門予以積極配合。
第四部分 公司VI建設(shè)
一、目標(biāo)概述：
2016年，公司將以一個(gè)嶄新的面貌繼續(xù)向前發(fā)展。公司VI建設(shè)十分重要。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色、企業(yè)事務(wù)用品(筆記本、合同書封面等)、司旗、員工制服等等均與企業(yè)的形象密切相關(guān)。2016年行政部將根據(jù)公司文化特征完成公司VI建設(shè)。
二、具體實(shí)施方案：
1、 選擇品牌戰(zhàn)略(設(shè)計(jì))機(jī)構(gòu)：良好的設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)決定了優(yōu)秀的品牌設(shè)計(jì)方案。奇璐品牌戰(zhàn)略(設(shè)計(jì))機(jī)構(gòu)是一家綜合智力服務(wù)商，可以考慮作為公司VI建設(shè)的合作商。
2.具體完成時(shí)間：2016年6月上旬。
三、實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)：
1、 行政部應(yīng)多咨詢幾家設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)，并比較一下設(shè)計(jì)方案，同時(shí)參考公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)最終確立品牌設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)及方案。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政部
協(xié)同責(zé)任人：行政
五、目標(biāo)實(shí)施需支持與配合的事項(xiàng)和部門：
1、公司VI建設(shè)需人事經(jīng)理及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予指導(dǎo)及幫助。
第五部分 辦公用品采購(gòu)及各項(xiàng)行政費(fèi)用管控
一、目標(biāo)概述：
科學(xué)而及時(shí)的完成辦公用品的采購(gòu)工作，是各個(gè)部門工作得以順利開(kāi)展的基本保障。2016年辦公用品采購(gòu)需進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)，合理申報(bào)采購(gòu)需求，同時(shí)也要求采購(gòu)高效及時(shí)，確保各部門工作得以順利進(jìn)行。
2016年應(yīng)合理管控各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，與2011年行政費(fèi)用支出進(jìn)行比較，應(yīng)有所下降，爭(zhēng)取達(dá)到下降5個(gè)百分點(diǎn)。
二、具體實(shí)施方案：
1、辦公用品采購(gòu)按月進(jìn)行采購(gòu)，每月23日-24日行政部將《月度辦公用品采購(gòu)申報(bào)表》發(fā)放至各部門內(nèi)勤人員處。每月25日-26日，各部門將采購(gòu)申報(bào)表交至行政部。每月27日-29日行政部將對(duì)各部門申報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。每月1日-3日，各部門內(nèi)勤人員至行政部領(lǐng)取辦公用品。
2、行政部將詳細(xì)記錄各部門內(nèi)勤領(lǐng)用辦公用品種類及數(shù)量。各部門內(nèi)勤人員需做好本部門辦公用品發(fā)放記錄以便月底核查辦公用品消費(fèi)情況。 行政部將于每月27日-29日對(duì)各部門辦公用品消耗情況進(jìn)行核查。也就是說(shuō)，各部門內(nèi)勤申報(bào)辦公用品采購(gòu)時(shí)，應(yīng)同時(shí)遞交部門辦公用品發(fā)放記錄及剩余辦公用品統(tǒng)計(jì)情況。
3、辦公用品采購(gòu)需總經(jīng)理簽批后，行政部方可實(shí)施采購(gòu)。
4、行政費(fèi)用管控措施：行政費(fèi)用支出應(yīng)參考2011年度公司各項(xiàng)行政費(fèi)用，結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行支付。各項(xiàng)行政支出應(yīng)詳細(xì)記錄在冊(cè)(記錄于電子版行政費(fèi)用臺(tái)賬)。水，電等必須品，計(jì)劃按月進(jìn)行購(gòu)買。辦公用品、電腦配件等原則上按月采購(gòu)，特殊情況可隨需求進(jìn)行采購(gòu)。快遞費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行控制，行政部計(jì)劃更換快遞公司，快遞費(fèi)用支付計(jì)劃按月結(jié)算。其他費(fèi)用支出需經(jīng)人事經(jīng)理審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可支付。
三、實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)：
1、辦公用品采購(gòu)擬按月采購(gòu)，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候可調(diào)整為按季度進(jìn)行采購(gòu)。
2、各項(xiàng)行政費(fèi)用管控，應(yīng)結(jié)合行政部年度預(yù)算及公司實(shí)際情況進(jìn)行管理。各項(xiàng)費(fèi)用支出原則上要求行政部每月中旬匯總《支出清單》上交財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后月底進(jìn)行支付。特殊情況可特殊處理。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政
協(xié)同責(zé)任人：行政
五：目標(biāo)實(shí)施需支持與配合的事項(xiàng)和部門：
辦公用品采購(gòu)需各部門內(nèi)勤予以合作完成，行政費(fèi)用支出需財(cái)務(wù)部門予以協(xié)助辦理。
第六部分 公司文件、檔案、印章管理
一、目標(biāo)概述：
2016年行政部計(jì)劃將公司各項(xiàng)重要文件、員工檔案、印章等集中進(jìn)行管理。
二、具體實(shí)施方案：
1、 各項(xiàng)重要文件的歸檔工作計(jì)劃于2016年6月上旬開(kāi)展。行政部首先要與公司各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解各部門重要文件名稱及具體的管理情況。接下來(lái)，行政部將收集各部門重要文件資料進(jìn)行歸檔，編號(hào)排序。最后進(jìn)行妥善的保管存放。
2、 員工的檔案將按照在職與離職分別存放。在職員工檔案擺放按照員工入職時(shí)間先后順序存放;離職員工檔案擺放按照員工離職時(shí)間先后順序存放。每個(gè)員工擁有一個(gè)檔案袋，袋中僅存放與該員工有關(guān)的人事資料。每名員工的檔案應(yīng)完整的包括員工入職至離職所提交的各項(xiàng)個(gè)人信息及相關(guān)表格。
3、 2016年行政部將從財(cái)務(wù)部接管印章使用工作。行政部計(jì)劃進(jìn)一步完善公司印章的使用流程，嚴(yán)格管控印章使用情況。各部門使用印章應(yīng)詳細(xì)登記《印章使用說(shuō)明單》。特殊情況下，需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。
三、實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)：
公司文件、檔案及印章的管理需結(jié)合公司實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格規(guī)范公司重要文件借用、印章使用等情況。具體管理制度及相應(yīng)的借閱，使用流程，表格等均需進(jìn)一步制定落實(shí)。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政
協(xié)同責(zé)任人：行政部
五、目標(biāo)實(shí)施需支持和配合的事項(xiàng)與部門：
1、行政部收集各部門重要文件需得到各部門領(lǐng)導(dǎo)的支持與配合。
2、文件借閱、印章使用等管理措施，需各部門員工予以配合。
第七部分 開(kāi)展公司文化活動(dòng)
一、目標(biāo)概述：
開(kāi)展文化活動(dòng)，既可以豐富員工的生活，增進(jìn)員工間的溝通與交流，同時(shí)也可以提高員工間的協(xié)作能力。不僅如此，健康豐富的文化活動(dòng)更能增強(qiáng)公司的凝聚力。2016年公司文化活動(dòng)的主題是：認(rèn)真、執(zhí)著、開(kāi)拓、創(chuàng)新、負(fù)責(zé)任、善溝通、講誠(chéng)信、求尊重。行政部計(jì)劃2016年開(kāi)展3次大型文化活動(dòng)。
二、具體實(shí)施方案：
1、公司文化活動(dòng)計(jì)劃于2016年6月下旬展開(kāi)。
2、2016年，行政部將開(kāi)展3次全員參與的文化活動(dòng)，活動(dòng)時(shí)間擬定為2016年6月、9月、12月。
4、 具體文化活動(dòng)方案將根據(jù)活動(dòng)主題予以擬定并報(bào)人事經(jīng)理及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后開(kāi)展。
三、實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)：
1、行政部需妥善安排工作時(shí)間與具體的活動(dòng)時(shí)間，在不妨礙公司正常經(jīng)營(yíng)及各部門按時(shí)完成工作任務(wù)的前提下開(kāi)展文化活動(dòng)。
2、活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照活動(dòng)方案展開(kāi)，要確保員工的安全與健康。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政部
協(xié)同責(zé)任人：行政部
五、實(shí)施目標(biāo)需支持與配合的事項(xiàng)和部門：
1、 文化活動(dòng)過(guò)程中，需各部門員工予以積極參與活動(dòng)并配合行政部的管理。
第八部分 員工福利配置
一、目標(biāo)概述：
良好健全的福利制度能夠提高員工的生活水平及生活質(zhì)量，同時(shí)也能增強(qiáng)員工的歸屬感與忠誠(chéng)度。當(dāng)然，良好的員工福利配置也強(qiáng)有力的體現(xiàn)了公司對(duì)員工的關(guān)愛(ài)，為樹立公司良好的企業(yè)形象增色不少。2016年行政部計(jì)劃從以下幾個(gè)方面來(lái)規(guī)范員工福利：
二、具體實(shí)施方案：
1、員工生日禮物：?jiǎn)T工入司后，行政部就該對(duì)員工的生日進(jìn)行登記。在員工生日前，行政部需為員工準(zhǔn)備一份生日禮物。待員工生日當(dāng)天，行政部于公司辦公平臺(tái)公布員工生日的消息，并于生日當(dāng)天為員工發(fā)放生日禮物。生日禮物擬按月進(jìn)行采購(gòu)，統(tǒng)一發(fā)放同一物品。生日禮物價(jià)格為60元以內(nèi)，建議采購(gòu)美觀大方實(shí)用的物品。
2、中秋節(jié)福利：中秋節(jié)發(fā)放的福利，建議價(jià)格控制在100元以內(nèi)，可采購(gòu)月餅禮盒、糧油米面、蔬菜瓜果等物品。行政部可于中秋節(jié)前一周將福利發(fā)放至員工處。
3、春節(jié)福利：春節(jié)福利，建議公司發(fā)放超市購(gòu)物券，價(jià)值為300元以內(nèi)，員工可持購(gòu)物券至指定的超市采購(gòu)其實(shí)際所需物品。 購(gòu)物券可于春節(jié)放假前一周發(fā)放至員工處。
4、婚慶禮物：?jiǎn)T工結(jié)婚，可持結(jié)婚證復(fù)印件一份領(lǐng)取婚慶禮物一份�；閼c禮物可發(fā)放實(shí)物，也可發(fā)放紅包，建議價(jià)值為300元以內(nèi)。
6、 慰問(wèn)金：如遇員工直系親屬去世，員工可持死亡證明復(fù)印件一份領(lǐng)取公司慰問(wèn)金，建議發(fā)放300元左右。
7、 獎(jiǎng)學(xué)金：如員工利用工作之余的時(shí)間參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過(guò)了相關(guān)的資格考試并獲得了資格證書，公司可向該員工發(fā)放適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)學(xué)金，建議根據(jù)證書的不同等級(jí)與難易程度進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)學(xué)金分三等：一等獎(jiǎng)500元;二等獎(jiǎng)300元;一等獎(jiǎng)100元.當(dāng)然也可以發(fā)放精神獎(jiǎng)勵(lì)物質(zhì)如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等等。
三、目標(biāo)實(shí)施注意事項(xiàng)：
1、具體福利設(shè)置需待人事經(jīng)理審核，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、福利設(shè)置既要能激發(fā)員工的工作熱情同時(shí)也要結(jié)合公司的實(shí)際情況。
四、目標(biāo)責(zé)任人：
第一責(zé)任人：行政部
協(xié)同責(zé)任人：行政部
五、實(shí)施目標(biāo)需支持與配合的事項(xiàng)和部門：
1、 員工福利配置需聽(tīng)取人事經(jīng)理意見(jiàn)，最終報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后確定。
2、 福利采購(gòu)及發(fā)放需公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予支持合作。
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