商務(wù)英語報告PPT下載

　　商務(wù)英語報告

　　一、商務(wù)英語報告寫作的總體原則

　　在撰寫商務(wù)英語報告時，應確保報告內(nèi)容準確無誤(Accurate)、簡明扼要(Brief)，結(jié)構(gòu)清晰(Clear)，建議明確果斷(Decisive)，故簡稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下：

　　內(nèi)容準確無誤：報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是其內(nèi)容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，

　　也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。

　　內(nèi)容簡明扼要：報告的長短一般取決于報告的內(nèi)容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，

　　對方閱讀更浪費時間。撰寫商務(wù)英語報告時要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。

　　· 結(jié)構(gòu)清晰明了：用數(shù)字、符號標明段落、層次、要點等，加強邏輯性，使讀者一目了然。

　　· 建議明確果斷：多數(shù)報告都有結(jié)論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應確保報告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。

　　二、商務(wù)英語報告的四步寫作法

　　在撰寫報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應先回答以下幾個問題：

　　· 報告的目的：為什么寫這份報告?

　　· 報告的讀者：誰是報告的讀者?他(們)知道什么信息?他(們)需要什么信息?

　　· 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息?到哪里去收集這些信息?

　　· 報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告?如何做到報告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀?是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照?

　　· 報告的寫作期限：報告何時須上交?

　　回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：

　　1.收集信息(Collecting

　　Information)：收集信息可以采取口頭或書面形式�？陬^形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等;書面形式指的是用辦公室便函(Memos)、電子郵件(Emails)、問卷調(diào)查(Questionnaires)等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。

　　此外，查閱公司的相關(guān)材料(如產(chǎn)品目錄、價格單等)也屬于書面收集信息形式。

　　2.謀篇布局(Planning the

　　structure)：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應在這一階段確定其在報告中的位置。

　　3.撰寫草稿(Writing the draft)：撰寫報告的各個部分，各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細講解。

　　4.校對編輯(Proofreading and

　　editing)：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應對報告進行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、

　　語言風格等;二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點等。檢查后，應對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。

　　三、商務(wù)英語報告的寫作語氣

　　一般而言，報告大多由下屬寫給上司，使用的語言多為正式。此外，報告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務(wù)信函要正式的多。在撰寫商務(wù)英語報告的過程中，可以適當多使用一些能提高語言正式度英語語法結(jié)構(gòu)。

　　具體而言如下：

　　· 使用被動語態(tài)，如：The e-Source message will be delivered to the target audience

　　multiple times through multiple avenues.

　　· 使用復雜詞匯，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.

　　· 使用長句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent

　　to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will

　　either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a

　　diskette.

　　· 使用名詞短語，如：The rectification of this problem can be achieved by insertion

　　of a wedge.

　　· 使用非人物主語，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of

　　targeted publications will allow them to see for themselves the features

　　of the State Computer Store.

　　· 使用分詞短語，如：Armed with this information, our customers will be able to

　　identify trends and make strategic decisions in accordance with their

　　agency’s goals.

　　· 使用動詞不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail

　　our quote to our purchasing agent for budget approval.

　　· 使用介詞短語，如：With convenient access to Web Services in our online

　　Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System,

　　customers can generate sales and service reports upon demand.

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