淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

　　人力資源和部門檔案管理工作有什么關(guān)系呢，下面小編為大家整理了一篇關(guān)于淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作的論文，僅供大家參考。

　　檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人實踐活動的歷史記錄， 具有一定的法律效用和參考作用。檔案是對部門工作進(jìn)行合理評價的重要依據(jù)之一，檔案管理的服務(wù)對象包括了各類人群，與單位和個人的利益息息相關(guān)。

　　一、人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的現(xiàn)狀

　　目前，我國檔案管理正在向信息化邁進(jìn)，檔案類型也呈現(xiàn)出多元化，檔案管理工作要求也越來越高。不管是任何部門，都需要重視檔案管理工作，發(fā)揮檔案的價值。我國人力資源和社會保障部門組建較晚，服務(wù)對象比較廣泛，檔案管理的信息資源龐大、項目繁多。雖然近年來其檔案管理工作取得了長足的進(jìn)步，但是仍然有很多問題存在。

　　二、人力資源和社會保障部門中檔案管理工作存在的問題

　　(一)檔案管理部門之間不夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一。現(xiàn)階段，人力資源和社會保障檔案管理部門之間缺乏有效的聯(lián)系，溝通和交流不足，工作配合不一致，整體檔案管理工作缺乏統(tǒng)一，而且有關(guān)檔案管理體系構(gòu)建都是在部門內(nèi)部針對專門問題而設(shè)置的，沒有實現(xiàn)全面、系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致檔案管理比例失衡的現(xiàn)象出現(xiàn)。例如關(guān)于就業(yè)方面的檔案管理，相關(guān)負(fù)責(zé)科室主要針對我國當(dāng)前較大的就業(yè)壓力和就業(yè)情況進(jìn)行檔案管理，造成就業(yè)管理處檔案室內(nèi)大多是有關(guān)就業(yè)壓力的。而且就業(yè)管理處檔案也占據(jù)了所有檔案的一半以上。再如社會勞動保險管理處檔案室里，其檔案資料也都是關(guān)于退休職工檔案的保管。另外，由于各檔案室之間是獨立的，每個檔案都有自己的管理制度和管理辦法，沒有統(tǒng)一的管理體系，就很容易造成各檔案室之間出現(xiàn)檔案重復(fù)管理和管理不到位的情況，各管理系統(tǒng)之間不能很好地兼容，檔案資源根本無法實現(xiàn)共享，在很大程度上造成了人力、物力、財力的浪費。不過，人力資源和社會保障部門很多領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)識到了這個問題，已經(jīng)開始著手改進(jìn)，但是由于長期以來，檔案管理部門之間缺乏有效配合，為整合檔案管理資源帶來了很多麻煩。

　　(二)基本設(shè)施設(shè)備落后。人力資源和勞動保障檔案管理工作量特別大，面對復(fù)雜的檔案，不僅僅需要人力資源基礎(chǔ)，還需要有效的設(shè)施設(shè)備做保障。但是，由于我國人力資源和勞動保障部門成立較晚，檔案數(shù)量很大，檔案管理工作壓力大，相關(guān)的設(shè)施設(shè)備沒有及時補(bǔ)充到位，硬件資源跟不上，導(dǎo)致許多工作出現(xiàn)問題，像歸檔混亂、歸檔延遲、歸檔錯誤、檔案丟失等等現(xiàn)象。由于檔案室沒有實現(xiàn)統(tǒng)一管理，各個檔案室管理比較分散，在硬件設(shè)施上不能進(jìn)行統(tǒng)一采購和裝配，每個檔案室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備幾乎一樣，造成了人力資源和勞動保障檔案管理設(shè)備重復(fù)投資，在一定程度上造成了資源的浪費。另外，有的部門沒有設(shè)置專門的檔案室，往往將辦公室作為存檔的地方，檔案缺乏有效的管理，很容易造成損壞或丟失。

　　(三)數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。我國目前檔案管理基本上建立起了數(shù)據(jù)庫，除了在基層或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位電子檔案相對滯后外，總體上都用計算機(jī)檢索和存儲代替了手工信息檢索。但是在人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中，因為硬件設(shè)備更新慢，檔案管理人員計算機(jī)水平有限，還沒有真正實現(xiàn)多電子檔案的有效使用。同時，人力資源和社會保障部門檔案管理工作至今還缺乏一個統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢，沒有形成一個有效的信息化管理系統(tǒng)。此外，人力資源和社會保障部門的檔案管理系統(tǒng)每次調(diào)檔時還得通過對檔案目錄進(jìn)行檢索，查出檔案資料后，才能去檔案庫房調(diào)檔給使用者，可以說是數(shù)字信息化技術(shù)相對落后，不利于檔案管理工作的開展。

　　(四)檔案管理機(jī)構(gòu)和制度不健全。人力資源和社會保障部門工作量相對較大，面對的檔案也比較多，需要檔案管理人員付出很大的精力和時間，同時也要求檔案管理人員具有一定的綜合能力和敬業(yè)精神，這樣才能體現(xiàn)政府機(jī)構(gòu)的公共服務(wù)功能，為有效地開展人力資源和社會保障工作提供保障。然而，現(xiàn)階段我國人力資源和社會保障部門中檔案管理工作出現(xiàn)人手不足、工作壓力大、不夠?qū)�業(yè)的情況，無法有效地完成檔案管理任務(wù)。尤其是人力資源和社會保障部門檔案管理工作比較繁瑣，需要管理人員有足夠的耐心和細(xì)心，但是在面對太大的工作量時，檔案管理人員會感到自己的壓力太大，工作起來精神不振、感覺疲倦，很容易在工作中出現(xiàn)疏忽大意、埋下隱患。再加上，管理人員本身能力有限，檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致歸檔整檔中發(fā)生錯誤，工作缺乏準(zhǔn)確性，從而使得檔案管理質(zhì)量相對降低。此外，人力資源和社會保障部門檔案管理的相關(guān)制度也不完善，無法全面、有效地對各個部門的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范，部門之間出現(xiàn)溝通難、埋怨多、推諉多的現(xiàn)象，加重了檔案管理的負(fù)擔(dān)，也在很大程度上使得檔案管理工作處于混亂局面。

　　三、完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的策略

　　(一)制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃 。改善人力資源和社會保障部門檔案管理工作首先要從整體上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，要擺脫以往那種各自為政的不和諧局面，要制定出檔案統(tǒng)一管理的計劃和措施，同時與其他部門在檔案管理上進(jìn)行合作，在科學(xué)合理、相互配合的統(tǒng)一規(guī)劃下開展檔案管理工作，這樣才能實現(xiàn)檔案資源整合和共享利用。此外，部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作系統(tǒng)的完善，要加大力度宣傳和教育檔案管理的重要性和必要性，讓人們尊重和支持人力資源和社會保障部門檔案管理工作。

　　(二)完善檔案管理的基礎(chǔ)條件。一是要改善檔案管理的環(huán)境，要保證設(shè)施設(shè)備齊全，可以采用辦公和檔案獨立進(jìn)行設(shè)置的辦法，在檔案室配備能完全進(jìn)行檔案管理的電腦設(shè)備，還要在檔案庫放置抽濕器、空調(diào)等儀器，并且還要做好防火、防蟲的預(yù)防和控制，保證檔案室和存放庫干燥整潔，為檔案管理提供一個良好環(huán)境。二是要增加人手，檔案管理工作比較復(fù)雜，特別是人力資源和社會保障部門涉及的檔案資料較多，檔案管理人員壓力較大，所以領(lǐng)導(dǎo)要從以人為本和工作負(fù)荷的實際出發(fā)，給予檔案管理室一定人力資源做保障。三是要解決資金匱乏問題，經(jīng)費是開展工作的前提條件，檔案管理當(dāng)前工作不能有效開展，原因之一在于經(jīng)費不夠，在檔案管理上投入少，效果也就不明顯。

　　(三)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。人力資源和社會保障部門涉及的內(nèi)容較多，所以其檔案也就比較繁雜，相比其他部門檔案管理要特殊得多，檔案內(nèi)容包含了多個領(lǐng)域。因此，為了保證檔案管理工作的有效性和整體性，必須實行集中統(tǒng)一管理，確定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。例如電子文檔的生產(chǎn)、保管、傳遞以及數(shù)據(jù)處理和存貯結(jié)構(gòu)等都要設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

　　(四) 完善檔案管理機(jī)構(gòu)和制度建設(shè)。一方面，完善檔案管理機(jī)構(gòu)。要配備專職的檔案管理人員，解決人手不足的問題，避免一人多用，要合理調(diào)配工作，明確崗位負(fù)責(zé)人及其職責(zé)。另一方面，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。要根據(jù)人力資源和社會保障部門檔案管理的現(xiàn)狀，修改和完善相關(guān)制度。同時，要建立健全激勵機(jī)制和績效考核，激發(fā)管理人員的積極性，促進(jìn)檔案管理效率的提高。

　　總之，人力資源和社會保障部門應(yīng)該積極改進(jìn)檔案管理存在的問題，各部門之間檔案管理要統(tǒng)一規(guī)劃、整合資源，完善檔案管理的基礎(chǔ)條件，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，并建立健全檔案管理的相關(guān)機(jī)制，只有這樣，才能推動檔案管理工作穩(wěn)定高效地開展。

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