合同管理工作流程

時(shí)間：2024-11-01 11:36:41 林強(qiáng) 常識(shí)大全我要投稿

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合同管理工作流程

　　在當(dāng)今社會(huì)，人們對(duì)合同愈發(fā)重視，隨時(shí)隨地，各種場(chǎng)景都有可能使用到合同，簽訂合同能夠較為有效的約束違約行為。那么我們擬定合同的時(shí)候需要注意什么問題呢？以下是小編幫大家整理的合同管理工作流程，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

合同管理工作流程

　　合同管理工作流程【1】

　　企業(yè)的絕大部分合同風(fēng)險(xiǎn)是發(fā)生在履行階段，多數(shù)企業(yè)的合同管理工作流程是首先由業(yè)務(wù)部門(或法務(wù)部)擬稿，然后交由法務(wù)部審核，

　　之后由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)履行，在履行合同的過程中缺乏法律方面的跟蹤把關(guān)，因此造成合同潛在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　同時(shí)在合同救濟(jì)階段，由于前期救濟(jì)措施和后續(xù)工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力。

　　公司合同管理流程：

　　一、簽訂合同前的準(zhǔn)備：

　　1、公司經(jīng)辦人必須要求對(duì)方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進(jìn)行核實(shí),并了解其誠信、履約能力。

　　2、公司經(jīng)辦人參考有關(guān)合同文本底稿,并結(jié)合對(duì)方當(dāng)事人提供的合同文本,與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商、修改、確認(rèn)合同條款。

　　3、合同一般應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

　　〔1〕當(dāng)事人的名稱和住所;

　　〔2〕標(biāo)的、數(shù)量;

　　〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、異議期、質(zhì)保期;

　　〔4〕價(jià)款或者報(bào)酬;

　　〔5〕履行期限、地點(diǎn)和方式;

　　二、合同的審查批準(zhǔn)和簽訂。

　　1、經(jīng)辦人將合同文本底稿報(bào)送公司財(cái)務(wù)部和總經(jīng)辦審核，分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。

　　2、公司的分管副總經(jīng)理,應(yīng)當(dāng)依照本規(guī)定第一部分的要求審核合同，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

　　3、公司財(cái)務(wù)部和總經(jīng)辦應(yīng)當(dāng)從公司風(fēng)險(xiǎn)方面審核合同底稿,并提供建議,供公司總經(jīng)理參考。

　　對(duì)一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當(dāng)前公司經(jīng)營中又暫時(shí)無法避免的、可能無效的合同,財(cái)務(wù)部和總經(jīng)辦應(yīng)從維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益出發(fā),

　　審核合同時(shí)盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失;或以一較小的風(fēng)險(xiǎn)來回避更大的風(fēng)險(xiǎn)。

　　三、合同的履行：

　　合同經(jīng)雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后,應(yīng)由經(jīng)辦人或公司總經(jīng)理指定的專人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任:

　　1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料。

　　2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭(zhēng)議時(shí),及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào),并研究決定應(yīng)對(duì)措施。

　　合同管理工作流程【2】

　　一、合同風(fēng)險(xiǎn)形成原因分析：企業(yè)的絕大部分合同風(fēng)險(xiǎn)是發(fā)生在履行階段，多數(shù)企業(yè)的合同管理工作流程是首先由業(yè)務(wù)部門(或法務(wù)部)擬稿，然后交由法務(wù)部審核，

　　同時(shí)在合同救濟(jì)階段，由于前期救濟(jì)措施和后續(xù)工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力。

　　二、解決方案：建立合同管理預(yù)警系統(tǒng)。

　　1、合同審核：在審核程序的基礎(chǔ)上跟進(jìn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展，一方面擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍，新的合同要及時(shí)納入合同審核范疇，另一方面將原有的審核做得更加深入，更深入地參與公司重大合同的談判。

　　2、合同履行：具體的方案是采取合同承辦人員與法務(wù)部共同跟蹤履行的方式。

　　在合同履行階段，由于法務(wù)部人員有限，并且法務(wù)部不可能熟悉所有具體業(yè)務(wù)流程，無法做到同審核階段那樣日常監(jiān)控，因此履行階段的日常監(jiān)控由承辦部門具體負(fù)責(zé)，法務(wù)部采取定期監(jiān)督的方式予以跟蹤。

　　同時(shí)在日常履行過程中，承辦部門發(fā)現(xiàn)合同履行的異常要及時(shí)上報(bào)法務(wù)部，以便法務(wù)部能夠及時(shí)掌握最新情況，從而有效、及時(shí)地防止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

　　3、合同救濟(jì)：救濟(jì)階段工作主要解決兩個(gè)問題，一個(gè)是救濟(jì)手段的選擇問題，對(duì)于絕大多數(shù)合同救濟(jì)來說，盡量選擇仲裁代替訴訟以提高救濟(jì)的公正性、時(shí)效性;第二，為了提高勝訴案件的執(zhí)行力，要及時(shí)訴前(訴訟)保全措施，運(yùn)用法律手段保證勝訴案件得到執(zhí)行。

　　合同管理工作流程【3】

　　(一)項(xiàng)目的審批

　　1、項(xiàng)目承辦部門按照上級(jí)或廠部確定的項(xiàng)目，提出擬采購的物資項(xiàng)目(包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、主要設(shè)備的內(nèi)部配置)或擬實(shí)施的工程項(xiàng)目(包括工程概括、技術(shù)方案與要求，安全方案、施工工期、施工機(jī)械與設(shè)備等)以及擬邀請(qǐng)談判的供應(yīng)商、承包商名單。

　　2、主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　3、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對(duì)合同項(xiàng)目申請(qǐng)的真實(shí)性、擬邀請(qǐng)對(duì)方當(dāng)事人名單進(jìn)行監(jiān)督。

　　(二)資質(zhì)審查

　　1、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對(duì)方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況。

　　2、項(xiàng)目承辦人在邀請(qǐng)對(duì)方當(dāng)事人參加合同談判時(shí)，應(yīng)同時(shí)通知對(duì)方帶齊各種符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料。

　　3、法律事務(wù)室對(duì)對(duì)方當(dāng)事人符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料進(jìn)行合同資格審查并出具意見。

　　4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對(duì)對(duì)方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實(shí)性、合法性進(jìn)行監(jiān)督。

　　(三)準(zhǔn)備會(huì)議

　　1、合同談判前應(yīng)召開準(zhǔn)備會(huì)議，確定談判方案及主談人員，統(tǒng)一談判意見。

　　2、準(zhǔn)備會(huì)議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。

　　3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)全體參會(huì)人確認(rèn)。

　　4、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)起草合同草案，法律事務(wù)室可以予以協(xié)助。

　　5、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)宣布談判紀(jì)律，對(duì)保守我廠商業(yè)秘密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　(四)合同談判與審查會(huì)簽

　　1、項(xiàng)目承辦部門負(fù)責(zé)組織各合同管理、監(jiān)督部門及其他相關(guān)技術(shù)部門的人員參與談判。

　　2、項(xiàng)目承辦人對(duì)談判中臨時(shí)遇到的重大問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，并向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向廠部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。

　　3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。

　　4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對(duì)談判過程及談判程序的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督。

　　(五)合同簽訂、蓋章與歸檔

　　1、項(xiàng)目承辦人將審查會(huì)簽后的合同送法定代表人或授權(quán)代理人簽署。

　　2、合同專用章管理人員對(duì)簽署合同用印的程序核對(duì)無誤后，加蓋合同專用章，至此合同正式訂立。

　　3、合同簽訂后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將完整的合同擋案移交法律事務(wù)室歸檔。

　　4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對(duì)合同及簽訂合同過程的合法性進(jìn)行監(jiān)督。

　　(六)項(xiàng)目實(shí)施及結(jié)算

　　1、項(xiàng)目竣工后，由承辦部門組織有關(guān)部門驗(yàn)收并出具竣工驗(yàn)收單。

　　2、對(duì)方當(dāng)事人據(jù)此可領(lǐng)取《合同結(jié)算表》，進(jìn)行結(jié)算。

　　3、財(cái)務(wù)科依據(jù)結(jié)算表，辦理付款事宜。

　　4、合同履行完畢或權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)及時(shí)通知法律事務(wù)室，法律事務(wù)室應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交合同擋案。

　　5、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　合同管理工作流程【4】

　　一、合同起草

　　1.流程：

　　請(qǐng)合同號(hào)、合同起草、合同修改

　　2.注意事項(xiàng)：

　　(1)公司合同統(tǒng)一編號(hào)，由合同承辦人到合同管理人處請(qǐng)?zhí)枴?/p>

　　(2)各部門合同承辦人負(fù)責(zé)起草合同。

　　二、合同審核批準(zhǔn)

　　1.流程：

　　承辦部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部審核、人事行政部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審核、簽署合同審批表

　　2.注意事項(xiàng)：

　　(1)合同承辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行審核，并對(duì)審核同意后的合同文本于合同會(huì)簽單中填寫意見。

　　(2)合同承辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)合同后，由公司財(cái)務(wù)部門、行政部總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理對(duì)合同進(jìn)行審核批準(zhǔn)并簽署意見。

　　三、合同生效

　　1.流程：

　　公司授權(quán)簽約人復(fù)審、是否符合要求蓋章或簽字

　　2.注意事項(xiàng)：

　　(1)公司經(jīng)授權(quán)簽約的負(fù)責(zé)人在對(duì)合同審批表審核無誤并簽字同意后，在各個(gè)合同文本上同時(shí)蓋公司“合同專用章”，并且在各個(gè)文本的各頁加蓋騎縫章。

　　(2)合同文本落款處必須為法定代表人或其授權(quán)委托人親筆簽名或加蓋手簽章。

　　四、合同文本分發(fā)管理

　　1.流程：

　　合同復(fù)印、通知領(lǐng)取、領(lǐng)取人簽字、合同分發(fā)

　　2.注意事項(xiàng)：

　　(1)合同文本分發(fā)原則：對(duì)外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)一式四份，本方至少執(zhí)兩份，其中行政部執(zhí)二份正本及對(duì)方提供的身份證明和授權(quán)書等簽約資料；合同承辦部門執(zhí)一份復(fù)印文本；財(cái)務(wù)部執(zhí)一份復(fù)印文本；其他合同執(zhí)行相關(guān)部門，根據(jù)需要執(zhí)復(fù)印文本或合同相關(guān)部分。

　　(2)各部門留存的合同文本及相關(guān)材料，待合同執(zhí)行完畢后，按照公司有關(guān)規(guī)定處理。(3)合同的復(fù)印、分發(fā)控制由行政部負(fù)責(zé)。各領(lǐng)取部門應(yīng)在合同審批表上簽字后方能領(lǐng)取。合同文本不得隨意復(fù)印，增發(fā)或補(bǔ)發(fā)應(yīng)向原合同分發(fā)部門申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后予以增補(bǔ)，并補(bǔ)齊相應(yīng)手續(xù)。

　　五、合同履行管理

　　1.流程：

　　合同履行、合同首付款、報(bào)行政部

　　2.注意事項(xiàng)：

　　(1)合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履行。履行中如遇到變更、解除的，首先須報(bào)行政部，并在此基礎(chǔ)上，在雙方協(xié)商一致，簽署書面協(xié)議，按照原合同的簽訂審批程序報(bào)批，按原合同的分發(fā)路徑分發(fā)。

　　(2)財(cái)務(wù)部監(jiān)控合同實(shí)際履行情況，并按規(guī)定完成收、付款工作，協(xié)助合同承辦人進(jìn)行合同的履行、變更中的相關(guān)工作，并及時(shí)向行政部通報(bào)情況。

　　六、合同監(jiān)控

　　1.流程：

　　合同履行情況的檢查、合同管理問題的處理與反饋、相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)

　　2.注意事項(xiàng)：

　　(1)財(cái)務(wù)部配合有關(guān)部門對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控和抽查，并對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。

　　(2)財(cái)務(wù)部結(jié)合實(shí)際執(zhí)行情況,對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并將結(jié)果報(bào)行政部門備案。

　　七、合同歸檔及管理

　　1.流程：

　　履行完畢合同的歸檔、歸檔合同的檔案管理

　　2.注意事項(xiàng):

　　(1)合同履行完畢后,行政部合同管理人員負(fù)責(zé)組織將合同及有關(guān)材料整理歸檔。

　　(2)歸檔后的合同,按照公司《檔案管理辦法》進(jìn)行管理。公司合同管理對(duì)一個(gè)公司內(nèi)外運(yùn)作都有著十分重要的意義和作用，公司管理人員要在遵守法律法規(guī)的前提下，根據(jù)本公司制定的相應(yīng)條例進(jìn)行合同管理。一個(gè)合同要經(jīng)歷起草到最后歸檔等眾多流程，需要管理人員按照公司合同管理流程的步驟逐步處理。

　　合同管理工作流程【5】

　　合同管理員是公司中負(fù)責(zé)管理合同的專業(yè)人員，他們的工作流程涉及到合同的各個(gè)方面。以下是合同管理員的工作流程：

　　1.簽訂合同前的準(zhǔn)備

　　在簽訂合同之前，公司經(jīng)辦人必須要求對(duì)方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進(jìn)行核實(shí)，并了解其誠信、履約能力。這是為了確保公司的利益得到保障。

　　2.合同的審查批準(zhǔn)和簽訂

　　合同管理員需要將合同流轉(zhuǎn)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。在審批過程中，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行仔細(xì)審查，確保合同的合法性、合規(guī)性和合理性。一旦審批通過，合同管理員會(huì)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同的簽訂工作。在簽訂之前，還需要對(duì)合同進(jìn)行校對(duì)，確保合同內(nèi)容與審批內(nèi)容一致。

　　3.合同原件的保存歸檔

　　合同管理員需要將合同的原件進(jìn)行保存歸檔。這是為了方便日后的查閱和使用。同時(shí)，也是為了確保公司的合同管理規(guī)范、有序。

　　以上是合同管理員的工作流程，希望對(duì)您有所幫助。

　　法律依據(jù)：《民法典》第四百七十條規(guī)定，合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，一般包括下列條款：

　　（一）當(dāng)事人的姓名或者名稱和住所；

　　（二）標(biāo)的；

　　（三）數(shù)量；

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