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關(guān)于通知的分類與寫(xiě)作的技巧
由于通知使用范圍的廣泛性，由此帶來(lái)了通知內(nèi)容、結(jié)構(gòu)形式與寫(xiě)作方法的多樣性。從其內(nèi)容上劃分，有指揮性通知和知照性通知。其中，指揮性通知又可劃分為批示性通知、指示性通知、法規(guī)性通知、政策性通知、貫徹性通知；知照性通知也可劃分為頒布性通知、任免通知、一般性通知、會(huì)議通知。從其寫(xiě)作方法、結(jié)構(gòu)和要求上劃分，可分為簡(jiǎn)單的通知和復(fù)雜的通知等。
通知的分類與寫(xiě)作的技巧 1
通知由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)名稱、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印發(fā)傳達(dá)范圍組成。其中，正文，一般有開(kāi)頭部分與主體部分；印發(fā)傳達(dá)范圍根據(jù)傳達(dá)貫徹的需要標(biāo)注。其他格式要素按有關(guān)規(guī)定和工作需要標(biāo)注(下同)。
1.批示性通知。
批示性通知，是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文所使用的通知。這類公文，一般有兩個(gè)或兩個(gè)以上文種。“通知”為第一文種，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種是第二文種。這類通知一般要有對(duì)所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文的意見(jiàn)或評(píng)價(jià)，并分別情況寫(xiě)明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的目的。需要下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行的，根據(jù)情況分別寫(xiě)明“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”、“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”、“請(qǐng)研究執(zhí)行”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請(qǐng)緊密
結(jié)合本地本單位的實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等。有的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，不僅要寫(xiě)明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的目的和要求，還要寫(xiě)明具體的指示性意見(jiàn)，以提高下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，達(dá)到統(tǒng)一思想，并在實(shí)際工作中遵照?qǐng)?zhí)行的目的。有的批示性通知的篇幅很短，只有一句話，結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)單。批示性通知一般要寫(xiě)得精練、簡(jiǎn)明，字斟句酌，仔細(xì)推敲；在被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文前面，與被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文一起構(gòu)成一個(gè)新的公文。
標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)的公文標(biāo)題與“通知”組成。例如：《x x x(發(fā)文機(jī)關(guān)名稱)關(guān)于批轉(zhuǎn)(或轉(zhuǎn)發(fā))(x x x x x規(guī)定(或意見(jiàn)、報(bào)告等)的通知》。行政機(jī)關(guān)的批示性通知的標(biāo)題，除批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文是法規(guī)性公文外，不用書(shū)名號(hào)。
正文。有兩種寫(xiě)法。從結(jié)構(gòu)上看，段落不同，其寫(xiě)作方法亦不同。
�、僦挥幸粋�(gè)自然段的。結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)單，內(nèi)容包括被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、對(duì)貫徹執(zhí)行的要求三個(gè)部分。其中，貫徹執(zhí)行的要求，必須根據(jù)公文的具體情況確定。比如，批轉(zhuǎn)需要下級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行的公文，沒(méi)有討論的余地，采用明確的肯定的語(yǔ)言，準(zhǔn)確地闡明態(tài)度與要求；對(duì)于新的探索性的工作，上級(jí)機(jī)關(guān)提出工作的指導(dǎo)方針、原則與宏觀要求，要求下
級(jí)機(jī)關(guān)結(jié)合本地本單位的實(shí)際貫徹執(zhí)行。例如： “《x x x x x報(bào)告》已經(jīng)x x x同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
②有兩個(gè)或兩個(gè)以上自然段的。除第一個(gè)自然段與上述寫(xiě)法相同外，還要根據(jù)實(shí)際情況寫(xiě)明具體的指示性意見(jiàn)，包括對(duì)某工作的定性、做好某工作的意義和對(duì)貫徹執(zhí)行的要求等，以提高下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)，達(dá)到統(tǒng)一思想的目的，并能在實(shí)際工作中抓落實(shí)。
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期標(biāo)注在正文之后，對(duì)傳達(dá)貫徹另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處予以說(shuō)明。
2.指示性通知。
指示性通知，是指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)就某項(xiàng)工作有所指示和安排，根據(jù)公文內(nèi)容不宜用命令、指示、決定等文種，只能用通知。這種通知使用起來(lái)比較靈活、自由，既沒(méi)有“命令”那么多手續(xù)，也沒(méi)有“指示”那么抽象、宏觀，更沒(méi)有“決定”那么嚴(yán)肅、莊重，但其法定效力是一樣的，都是要貫徹執(zhí)行的。
標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題與“通知”組成。
正文。由開(kāi)頭和主體兩部分組成。開(kāi)頭部分，以精練的文字寫(xiě)出某項(xiàng)工作的定義、工作進(jìn)展情況和當(dāng)前存在的問(wèn)題，有的闡明發(fā)文的目的、依據(jù)和任務(wù)，然后以一個(gè)過(guò)渡句
承上啟下，比如：“特通知如下”、“現(xiàn)就做好x x x工作，特作如下通知”等。主體部分，即通知的內(nèi)容。這部分由開(kāi)頭部分的過(guò)渡語(yǔ)領(lǐng)起，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，開(kāi)頭就寫(xiě)通知的內(nèi)容。內(nèi)容較多的，加序數(shù)分項(xiàng)(條)撰寫(xiě)。其內(nèi)容，一般由做好某項(xiàng)工作的意義(為什么要這樣做)、具體措施(如何去做)、保障措施(如何確保具體措施的實(shí)施)三大部分組成。意義部分要從政治的高度、“三個(gè)代表”重要思想的高度和全局出發(fā)，立意要高，視野要廣，寫(xiě)得精煉、準(zhǔn)確。具體措施，可分作幾條或幾個(gè)部分，與意義部分并列。對(duì)于具體問(wèn)題的處理，要提出處理問(wèn)題的原則、具體措施、辦法等。保障措施，一般是指如何加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)如何配合，如何加大投入和加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)等。指示性通知一般不單獨(dú)結(jié)尾，正文寫(xiě)完，自然結(jié)束。
這類通知，要寫(xiě)得具體、生動(dòng)，符合實(shí)際，切實(shí)可行。文字要通暢、簡(jiǎn)練，語(yǔ)言要平實(shí)、明快，準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，使人們一看就懂，易于貫徹執(zhí)行。其他格式要求與批示性通知及通知的一般要求相同。
3.法規(guī)性通知。
法規(guī)性通知，是指某些通知既不是法規(guī)性公文，但又接近法規(guī)性公文。在內(nèi)容的涵蓋面和篇幅上，與法規(guī)性公文相當(dāng)；在語(yǔ)言表述上，非常準(zhǔn)確、貼切、莊重、規(guī)范，但其精確程度不如法規(guī)性公文；在結(jié)構(gòu)形式上，既可分項(xiàng)(條)陳述，也可分幾個(gè)部分或幾個(gè)層次陳述；在辦文程序上，法規(guī)性公文是按法律規(guī)定或法定程序批準(zhǔn)實(shí)施的，而“通知”不需履行法律程序，只要機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即可；在執(zhí)行上，都具有強(qiáng)制性，但“通知”的強(qiáng)制力比法規(guī)性公文的強(qiáng)制力要小一些，穩(wěn)定性也要差一些；在針對(duì)性和操作性方面，法規(guī)性通知比法規(guī)性公文更具體、細(xì)致，針對(duì)性和操作性更強(qiáng)。
通知的分類與寫(xiě)作的技巧 2
通知是向特定受眾對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓受文對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。適用于發(fā)布、傳達(dá)需要下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行，有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，有時(shí)也用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)的公文。
通知是日常工作中最常使用的文體，也是大家最容易掌握的文體。通知的應(yīng)用范圍極廣，比如傳達(dá)上級(jí)部門(mén)的指示、布置有關(guān)工作、發(fā)布規(guī)章制度、通知有關(guān)事項(xiàng)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等，都需要用到通知。
一、通知的種類
根據(jù)適用范圍的不同，通知可以分為六大類。
一是發(fā)布性通知。用于發(fā)布各類規(guī)章制度、意見(jiàn)、辦法等，告知具體事項(xiàng)，提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。
二是批轉(zhuǎn)性通知。“批轉(zhuǎn)”包括“批準(zhǔn)和轉(zhuǎn)發(fā)”。用于上級(jí)機(jī)關(guān)將公文批轉(zhuǎn)給下級(jí)機(jī)關(guān)，讓他們周知或執(zhí)行。比如，對(duì)一些單位的典型做法或者對(duì)全局有指導(dǎo)意義的總結(jié)報(bào)告，上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)給下級(jí)單位，要求學(xué)習(xí)推廣，進(jìn)一步推動(dòng)工作。
三是轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文給所屬人員，知曉并執(zhí)行。
四是指示性通知。用于上級(jí)機(jī)關(guān)指示下級(jí)機(jī)關(guān)如何開(kāi)展工作。此類通知具有指示性、指導(dǎo)性，要求下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹落實(shí)。行文要寫(xiě)清楚通知的緣由、依據(jù)、意義、目的，寫(xiě)清楚應(yīng)知或應(yīng)辦的事項(xiàng)，如交代任務(wù)、政策措施、具體辦法和注意事項(xiàng)等。
五是任免性通知。用于人員的任免和聘用。
六是事務(wù)性通知。用于處理日常事務(wù)性工作，如會(huì)議通知、放假通知等。
二、通知的寫(xiě)作要點(diǎn)
通知一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文三部分組成。
1．標(biāo)題
通知的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容和文種組成，如《XXX公司關(guān)于開(kāi)展安全大檢查的通知》。有時(shí)也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由主要內(nèi)容和文種組成標(biāo)題，如《關(guān)于春節(jié)放假的通知》。還可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只有文種，直接寫(xiě)“通知”二字。這種情況主要用于單位內(nèi)部，發(fā)文范圍小，內(nèi)容簡(jiǎn)單。如單位內(nèi)部的會(huì)議通知、學(xué)習(xí)通知等。
2．主送機(jī)關(guān)
通知的發(fā)文對(duì)象比較廣泛，主送機(jī)關(guān)較多，要注意主送機(jī)關(guān)的完整，其排序也要準(zhǔn)確。對(duì)于正式的通知，其主送機(jī)關(guān)的排列順序一般都會(huì)固定下來(lái)，這樣可以避免出現(xiàn)失誤。
3．正文
通知的正文，一般由通知緣由、通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求組成。
通知緣由，就是要簡(jiǎn)明扼要、精練概括地交代清楚發(fā)布通知的背景、目的和理由。當(dāng)發(fā)布指示、安排工作時(shí)，一定要寫(xiě)清緣由，表述清楚有關(guān)事項(xiàng)的背景、依據(jù)、目的和意義。當(dāng)批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，可以在開(kāi)頭表述通知緣由，但有時(shí)也直接以轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和轉(zhuǎn)發(fā)決定作為開(kāi)頭。
通知事項(xiàng)，是通知的主體部分，也是受文單位執(zhí)行的主要依據(jù)，需要有條理地表達(dá)所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等。在撰寫(xiě)時(shí)要明確、具體地交代清楚應(yīng)知和應(yīng)辦的事項(xiàng)，即工作的任務(wù)和要求。內(nèi)容較多且復(fù)雜時(shí)，需要分條列款，可以采用分列小標(biāo)題的寫(xiě)法，將通知內(nèi)容分成幾個(gè)方面分別進(jìn)行闡述，做到條理清晰、結(jié)構(gòu)清楚、便于領(lǐng)會(huì)、理解和執(zhí)行。
執(zhí)行要求，在通知中可有可無(wú)。對(duì)于發(fā)布指示、安排工作的通知，需要在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如果沒(méi)有必要，可以省略這一部分。
篇幅短小、內(nèi)容簡(jiǎn)單的通知，一般沒(méi)有專門(mén)的結(jié)尾部分。
三、通知的寫(xiě)作技巧
不管寫(xiě)哪種類型的通知，都應(yīng)該掌握一些基本的寫(xiě)作技巧。
一是弄清通知內(nèi)容，明確通知目的。要事先了解清楚需要通知的具體事項(xiàng)是什么？是布置工作、規(guī)范事項(xiàng)？還是任免人員、傳達(dá)上級(jí)精神？不同的通知事項(xiàng)，決定著通知內(nèi)容的不同。不僅要知道通知的內(nèi)容，還要知道通知發(fā)給誰(shuí)，需要提出什么要求。
二是注重語(yǔ)言表達(dá)，做到條理清晰。通知的用語(yǔ)相對(duì)比較規(guī)范，通常以說(shuō)明性文字為主，按照事物的發(fā)展規(guī)律和基本屬性來(lái)闡述，體現(xiàn)出明確、精準(zhǔn)、清晰、有邏輯的特點(diǎn)。通知的內(nèi)容一般按條分類，清晰表達(dá)，有條有理，這樣有助于內(nèi)容和事項(xiàng)的高效落實(shí)。切忌不分段落、條目不清、混亂表達(dá)。
三是注重準(zhǔn)確規(guī)范，避免產(chǎn)生歧義。通知屬于公文的一種，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必須使用規(guī)范的語(yǔ)言進(jìn)行表達(dá)，避免因用詞不準(zhǔn)而造成誤解。
四是反復(fù)修改提煉，按照程序發(fā)文。通知草擬完成后，一定要反復(fù)修改，認(rèn)真提煉，仔細(xì)檢查，修改無(wú)誤后再按照既定程序發(fā)文。
通知一般為下行文和平行文，不可以用作上行文。上級(jí)對(duì)下級(jí)布置工作可以使用通知，此時(shí)通知具有指示性和指導(dǎo)性。平行機(jī)關(guān)之間有時(shí)也用通知。當(dāng)平級(jí)行文時(shí)，一般采用抄送的方式進(jìn)行。
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