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外貿(mào)信函的寫(xiě)作方法有哪些呢
1.外貿(mào)信函的概念
商貿(mào)英文書(shū)信在我國(guó)又稱(chēng)為外貿(mào)書(shū)信，它是指外貿(mào)公司(企業(yè))及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來(lái)的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書(shū)信還包括電報(bào)、電傳、明信片以及各種商務(wù)報(bào)告書(shū)、廣告詞等。商貿(mào)英文書(shū)信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語(yǔ)，而且必須善于運(yùn)用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進(jìn)行書(shū)信交流。
與普通信件相比，商貿(mào)英文書(shū)信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語(yǔ)和特定的商業(yè)習(xí)慣用語(yǔ)。由于東西方文化的差異，它與中文書(shū)信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫(xiě)好商貿(mào)英文書(shū)信，除了要求撰寫(xiě)人精通英語(yǔ)，具有較高的商貿(mào)專(zhuān)業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認(rèn)真研究商貿(mào)英文書(shū)信的寫(xiě)作特點(diǎn)和技巧，即信封的寫(xiě)法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分。
2.外貿(mào)信函的分類(lèi)
外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢(xún)信用、推銷(xiāo)產(chǎn)品、詢(xún)問(wèn)報(bào)價(jià)、訂購(gòu)貨物等數(shù)種。
3.外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu)
(1)信封。信封一定要寫(xiě)得準(zhǔn)確、整潔，是寫(xiě)信封的基本要求。但英語(yǔ)和漢語(yǔ)在地址的寫(xiě)法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是(美國(guó)式)：
THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp
101 Wall Street，
NEW YORK 5.N.Y.，
U. S. via air mail
Mr.Liming，
No 363，Renmin Road，
Chong Qing，630000
China
這是英文信封的通常寫(xiě)法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的：
630000
中國(guó)重慶人民路363號(hào)： 貼 郵票
李 明 先生 收
美國(guó)紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號(hào)第10國(guó)民銀行寄
由上例可見(jiàn)，英文和中文信封寫(xiě)法的最明顯的區(qū)別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫(xiě)上寄信人的名址(這是美國(guó)式寫(xiě)法，英國(guó)式寫(xiě)法往往將寄信人名址寫(xiě)在信封的左下角。)，在信封正中寫(xiě)上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫(xiě)收(寄)信人的姓名(名稱(chēng))，第二行寫(xiě)住址的門(mén)牌號(hào)、街名，第三行寫(xiě)城鎮(zhèn)名稱(chēng)及所在地區(qū)的郵政區(qū)碼，第四行寫(xiě)州名、國(guó)家名稱(chēng)。我們所熟悉的漢語(yǔ)信封寫(xiě)法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國(guó)由國(guó)內(nèi)發(fā)往國(guó)外的信件，郵電部門(mén)規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。其要求是，信封的正面寫(xiě)收信人名址，背面寫(xiě)寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書(shū)寫(xiě)，寄信人名址除國(guó)名用英文書(shū)寫(xiě)外，均用中文書(shū)寫(xiě)。
(2)信頭。商貿(mào)英文書(shū)信與中文書(shū)信不同的一個(gè)特點(diǎn)是，在信紙的開(kāi)頭必須首先寫(xiě)上信頭，即寄信人的名址和寫(xiě)信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書(shū)信的末尾的。這是英文書(shū)信的固定格式。通常，信頭寫(xiě)在信紙的右上角，先寫(xiě)寄信人名址(與信封上寫(xiě)法一樣)，再寫(xiě)寫(xiě)信日期。但也有寫(xiě)在信紙正上方和左上角的。
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