論企業(yè)文書檔案管理的優(yōu)化措施

　　我國的企業(yè)文書檔案管理還有很多不足的地方，那我們該怎么進(jìn)行優(yōu)化呢，下面小編為大家整理了關(guān)于企業(yè)文書檔案管理優(yōu)化的措施，僅供大家參考。

　　1.文書和文書檔案。

　　文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價值的文書。其重點在于“具有保存價值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業(yè)的實際操作過程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔” 帶來的是人力、物力、財力和時間的浪費。將很多不需要歸檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學(xué)理論一直強調(diào)檔案是有價值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認(rèn)為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價值、促進(jìn)實踐活動開展的是文件的最終發(fā)布稿。故文書檔案只歸文件的最終發(fā)布稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規(guī)則，認(rèn)真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價值、有參考的文書，保證文書檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。

　　2.文檔一體化。

　　文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應(yīng)該更加強烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價值有第一價值和第二價值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進(jìn)館，企業(yè)的文書檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價值就只是第一價值。一份被判定有價值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價值，一樣都是對本企業(yè)而言的第一價值。只是其價值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書系統(tǒng)中，它推動的是文件中所指活動的開展;在文書檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類似的活動提供參考的價值。為提高文書檔案的整理效率，就要實施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監(jiān)督作用，以明確文書檔案收集范圍;保證文書檔案及時收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質(zhì)量關(guān)，為文書檔案的整理工作打下堅實的基礎(chǔ)，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。

　　3.電子文件和數(shù)字化文件。

　　計算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募�。在文書檔案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設(shè)備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進(jìn)行文書處理的�？梢�，文書檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢?筆者認(rèn)為，既然企業(yè)文書檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，當(dāng)然，這需要技術(shù)上的可行性。如果這種技術(shù)是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業(yè)文書檔案的管理流程，提高企業(yè)文書檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書檔案的有效利用。

　　4.單機(jī)版軟件與網(wǎng)絡(luò)版軟件。

　　企業(yè)文書檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機(jī)版軟件，單機(jī)版軟件的優(yōu)勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。而其缺點也是顯而易見的：單機(jī)版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除;分錄在幾臺電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失;單機(jī)版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動化系統(tǒng)來處理文書。經(jīng)過對比分析，網(wǎng)絡(luò)版軟件具有更大的優(yōu)勢，尤其是在網(wǎng)絡(luò)覆蓋率高的今天，企業(yè)應(yīng)該推崇使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業(yè)文書檔案的利用效率。

　　企業(yè)文書檔案是企業(yè)各項活動的真實歷史記錄，對企業(yè)來說，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實踐中的合理性，以期能夠推動企業(yè)文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實用與利用效率的提高。

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