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國(guó)家重點(diǎn)工程檔案的科學(xué)管理論文
摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，因而重點(diǎn)工程檔案管理也就顯的尤為重要。加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案的科學(xué)管理，可以更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。文中針對(duì)重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理工作普遍存在的一些問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策和方法。
關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；工程檔案；科學(xué)管理
一、重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)重點(diǎn)工程是指對(duì)國(guó)家或本行政區(qū)域國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展有重大影響的骨干工程。
重點(diǎn)工程投資大，工期長(zhǎng)，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程檔案是指在重點(diǎn)工程建設(shè)全過(guò)程中形成的與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的、對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點(diǎn)工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度長(zhǎng)。國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)時(shí)間跨度比一般要長(zhǎng)，而重點(diǎn)工程檔案管理的時(shí)間跨度比工程建設(shè)周期還要長(zhǎng)。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設(shè)周期為2003~2010年，而國(guó)家重點(diǎn)工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的門(mén)類(lèi)廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設(shè)備制造、安裝調(diào)試、超高壓電器設(shè)備等。三是檔案種類(lèi)多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設(shè)檔案包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等種類(lèi)，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，分為若干個(gè)合同標(biāo)段由多個(gè)不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，另外還有設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設(shè)的主要參建單位，包括設(shè)備供應(yīng)商和調(diào)試單位就達(dá)20多個(gè)。
正是因?yàn)橹攸c(diǎn)工程檔案具有專(zhuān)業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實(shí)體管理都有很大難度。
二、重點(diǎn)工程檔案宏觀管理存在的問(wèn)題
重點(diǎn)工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門(mén)，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、立卷和歸檔等工作，顯然，對(duì)數(shù)十個(gè)沒(méi)有行政隸屬關(guān)系的有關(guān)單位的檔案管控，僅靠一個(gè)不是獨(dú)立職能部門(mén)的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門(mén)成了安排老弱病殘的“消閑部門(mén)”；檔案管理手段落后，保護(hù)設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點(diǎn)工程檔案實(shí)體管理存在問(wèn)題
檔案實(shí)體管理是檔案管理工作的重點(diǎn)，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗(yàn)收前突擊整理，接收審查把關(guān)不嚴(yán)；檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實(shí)不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無(wú)效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問(wèn)題的對(duì)策
1．建設(shè)單位，全面負(fù)責(zé)，同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建設(shè)單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò)和協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案部門(mén)要牽頭總抓，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對(duì)施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號(hào)、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類(lèi)方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時(shí)有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范：分類(lèi)編號(hào)方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門(mén)職責(zé)與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗(yàn)收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發(fā)揮合同的作用，與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確規(guī)定各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、完成時(shí)間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。檔案人員要參與起草招標(biāo)文件有關(guān)條款、合同談判；檔案管理有關(guān)條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門(mén)參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強(qiáng)化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項(xiàng)目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來(lái)，對(duì)文件材料實(shí)施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對(duì)接，或文件與檔案管理融入項(xiàng)目管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺(tái)，對(duì)工程檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)性進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)原生電子文件采集、歸檔、存儲(chǔ)進(jìn)行有效管理，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求，避免被動(dòng)。可針對(duì)具體工程項(xiàng)目制定專(zhuān)門(mén)的檔案實(shí)施方案，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，深入現(xiàn)場(chǎng)，掌握工程進(jìn)展，制定歸檔計(jì)劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務(wù)程序捆綁，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制。
五、重點(diǎn)工程檔案科學(xué)管理思路
1．加強(qiáng)宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)建設(shè)單位要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，定期或不定期的開(kāi)展檔案知識(shí)講座，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律法規(guī)。通過(guò)開(kāi)展檔案知識(shí)答卷、印發(fā)檔案知識(shí)手冊(cè)等活動(dòng)，逐步提工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使工程技術(shù)人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規(guī)范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個(gè)工程技術(shù)人員的作用，共同做好檔案工作。
2．注重協(xié)調(diào)，強(qiáng)化制約
建立協(xié)調(diào)機(jī)制，例如檔案工作例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)內(nèi)與單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)、人員進(jìn)行進(jìn)行溝通，對(duì)外與參建單位進(jìn)行全過(guò)程溝通，還要與外部監(jiān)管部門(mén)比如地方檔案行政管理機(jī)關(guān)或者上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行溝通。要善于抓住關(guān)鍵部門(mén)，主動(dòng)溝通，協(xié)同工作，找準(zhǔn)關(guān)鍵程序和節(jié)點(diǎn)，爭(zhēng)取權(quán)重。
3．采用全過(guò)程管理模式
全過(guò)程管理模式以項(xiàng)目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門(mén)、工程主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)，及工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收把關(guān)的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設(shè)的全過(guò)程，并與之同步實(shí)施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統(tǒng)的檔案管理專(zhuān)家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設(shè)單位要想方設(shè)法借助一切外力，包括上級(jí)單位檔案主管部門(mén)、地方檔案局推動(dòng)工作。另外可合理利用社會(huì)中介提供的專(zhuān)業(yè)化服務(wù)。
5．宏觀管理要與實(shí)體整理齊頭并進(jìn)宏觀管理上要強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)、歸檔控制，不能被動(dòng)接收、埋頭整理。同時(shí)對(duì)文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅(jiān)持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護(hù)原貌，保持文件有機(jī)聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)，結(jié)合實(shí)際靈活處理，避免教條。務(wù)實(shí)而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
在重點(diǎn)工程檔案管理過(guò)程中，一方面積極探索，不斷創(chuàng)新工作方法，另一方面要善于學(xué)習(xí)借鑒其他工程項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，加大交流學(xué)習(xí)力度，請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去，避免走彎路。
參考文獻(xiàn)
[1]郭興華.論國(guó)家重點(diǎn)工程檔案的管理[J].水力發(fā)電，2001，（12）：65-66.
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