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新時期如何推進高校檔案信息化的建設(shè)
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摘要：本文通過分析檔案信息化建設(shè)的科學內(nèi)涵，對新時期的主要任務(wù)及有效推進高校檔案信息化順利實施的必要條件進行探討。
關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化建設(shè)
一、正確理解檔案信息化建設(shè)的科學內(nèi)涵
(一)在高校檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如高校檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，高校檔案界都必須做出理性與科學的回答。
(二)高校檔案信息化建設(shè)的最終目標是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平
人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息利用的社會公平。對高校檔案信息化建設(shè)而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設(shè)是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，高校檔案信息化建設(shè)的階段性目標也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設(shè)中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。
二、新時期推進高校檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)
(一)加強電子文件的歸檔和管理
電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設(shè)的重中之重，是當前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效的保存在檔案部門，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎(chǔ)。
(二)加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
高校檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平、方便利用這出發(fā)，不能僅僅滿足于目錄及的檢索和下載一個表格等，而應(yīng)當提到新的高度，要適應(yīng)信息化的需要、現(xiàn)代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準、全。要在建立科學的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的同時，加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加快實現(xiàn)手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實施的領(lǐng)導要充分意識到數(shù)字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點用在信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、全文錄入、系統(tǒng)設(shè)計等環(huán)節(jié)上，特別要優(yōu)先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數(shù)字化加工。
(三)建立檔案信息安全保障體系
在檔案信息化建設(shè)中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，一是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。在利用安全上既不能只強調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或未設(shè)置訪問權(quán)限，又不能只強調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應(yīng)堅持利用和保密并重的原則。
三、有效推進高校檔案信息化順利實施的必要條件
(一)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一項十分重要的工作，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整體規(guī)劃包括了檔案信息化的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)，關(guān)鍵在軟件。
計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是利用計算機本身的邏輯功能，管理計算機系統(tǒng)的各種資源，便于用戶使用和管理。包括：計算機的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲和安全管理系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)。應(yīng)用軟件是解決某些具體應(yīng)用問題的程序，如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，要注意平衡好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)的關(guān)系，應(yīng)用軟件的設(shè)計和開發(fā)，務(wù)必精益求精，追求完美。只有做好基礎(chǔ)建設(shè)，才能穩(wěn)步、健康、高效地推進檔案信息化建設(shè)。
(二)高校檔案館的經(jīng)費投入
經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學校領(lǐng)導對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領(lǐng)導和有關(guān)部門要充分認識到檔案館信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導的重視，預(yù)示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身也要通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強造血功能。近年來，許多高校撥�？罱o檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀，大大提高了工作效率。
(三)加強檔案信息化人才建設(shè)
檔案工作人員整體素質(zhì)如何，關(guān)系到高校檔案信息化建設(shè)的進程。檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯(lián)結(jié)的橋梁和紐帶，檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的人才。檔案人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地應(yīng)用計算機進行檔案信息現(xiàn)代化的管理和應(yīng)用，否則就無法適應(yīng)檔案信息化管理的要求，也根本無法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質(zhì)量地實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)。所以，高校不但要為檔案部門配備計算機專業(yè)人才，還要采取多種方式加強檔案管理人員的在職培訓工作，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要，優(yōu)化檔案隊伍整體結(jié)構(gòu)，為創(chuàng)建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。
參考文獻：
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[2]孟世恩.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學通訊,2004,(5):29-32.
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