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試論檔案管理的信息化建設(shè)
在新時(shí)期,隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、教育質(zhì)量不斷提升,高校的檔案管理工作應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求,更好地為高校教學(xué)、科研和黨政管理服務(wù)。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題,制定應(yīng)對(duì)措施,高校檔案管理工作應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí),優(yōu)化模式,創(chuàng)新機(jī)制,強(qiáng)化隊(duì)伍,努力促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化。下面是小編為大家整理的關(guān)于檔案管理的信息化建設(shè)的論文。歡迎大家借鑒!
摘要:知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識(shí)管理.在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用�，F(xiàn)今，信息化技術(shù)也為檔案管理的發(fā)展提供了技術(shù)支持。本文從檔案管理信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，探討其加強(qiáng)其信息化建設(shè)的一些途徑。
關(guān)鍵詞:檔案 檔案管理 信息化
1、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀
檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖�、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。
檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理.二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下薄礎(chǔ)。檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)樣、包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。
隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，在實(shí)際工作中，檔案管理與社會(huì)的進(jìn)步、要求相比，仍然存在很大的問題，表現(xiàn)在二檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊(duì)伍不穩(wěn)定;領(lǐng)導(dǎo)重視不夠.檔案意識(shí)不強(qiáng)經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件條件差，管理摸式呆板以及宣傳不力，群眾參與意識(shí)薄弱等方面
2、檔案管理信息化建設(shè)的重要性
檔案信息化體系由基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)誰規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面構(gòu)成，其中尤為重要的是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)兩項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理信息化建設(shè)的重要性主要體現(xiàn)如下
(l)檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作;
(2)決策的及時(shí)正確管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證
(3)檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。
3、檔案管理信息化建設(shè)的制約因素
《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施以來，廣大檔案工作者依據(jù)《檔案法》，依法治檔，取得了很大的成績(jī)，隨著信息化技術(shù)的不斷提高，其在檔案管理中的建設(shè)的也遇到了不少的阻礙。
(1)員工素質(zhì)偏低，待遇較差，阻礙了先進(jìn)伎術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能也要求既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，而目前我國(guó)的檔案管理人員中，尤其在基層檔案館，極度缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這使得人員素質(zhì)成為制約先進(jìn)枝術(shù)應(yīng)用的重要因素。
(2)檔案信息系統(tǒng)的安全問題成為檔案晉理信息化建設(shè)順利發(fā)展的重要因素。檔案信良的系統(tǒng)女全主要體現(xiàn)在電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)的安全、檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全、電子檔案ax:體介質(zhì)的安全等方面，已可能受到人為因素或存儲(chǔ)介質(zhì)的影響而產(chǎn)生一系列問題，直接影響著企業(yè)信息化和企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程。
(3)如今條件下的檔案信息的開發(fā)利用不足極大的阻礙了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮�，F(xiàn)代科技與生產(chǎn)的發(fā)展導(dǎo)致了檔案信息的爆炸式增長(zhǎng)，同時(shí)由干檔案信息一般具有累加性，這些原因形成了現(xiàn)在海量的檔案信息數(shù)據(jù)。但目前我國(guó)對(duì)檔案信息的利用大多還處在初級(jí)階段只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的查詢檢素，未對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，因此檔案信息所承載的資源還需要進(jìn)一步挖掘。
(4)在檔案管理的信息化建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。在當(dāng)今以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的新時(shí)期，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，不像對(duì)待經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。
4、檔案管理信息化建設(shè)的具體途徑
(1)調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，下大力氣提高員工素質(zhì)。在當(dāng)前狀況下，我國(guó)各檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過引進(jìn)與培養(yǎng)和結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)急需人才和高端人才加以引進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有管理人才通過培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進(jìn)行培養(yǎng)，建眾一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等間題。
(2)確保檔案信息的安全性和完整性口信息安全管理是企業(yè)檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。
第一，安全管理制度應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。硬件方面的問題可以通過技術(shù)于段來解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)要充分考慮到系統(tǒng)的安奈性把它作為一個(gè)重要的指標(biāo):第二，大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)建網(wǎng)時(shí)就應(yīng)實(shí)行物理隔離，以保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。還可通過數(shù)據(jù)庫(kù)加密、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等手段保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全第氣，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中針對(duì)檔案信.息系統(tǒng)實(shí)施等級(jí)保護(hù)的方法，通過企業(yè)物流、信息流運(yùn)動(dòng)中的重要性、完整性保密性及這此屬性消失之后可能造成的損失，確定其應(yīng)有的安全等級(jí)和信息安全要求，然后根據(jù)劃分的信息安全要求確定信息系統(tǒng)是否在安全允許范圍內(nèi)運(yùn)行，防止未受權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作。
(3)重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。檔案管理信息化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，改變?cè)械氖止ぷ鳂I(yè)管理模式為自動(dòng)化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業(yè)務(wù)流程的重組有其必要性:
第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化可以自動(dòng)完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)白動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目及自動(dòng)檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對(duì)外提供服務(wù)第三，檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的趨勢(shì)，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求
綜上所述，在新的環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管，更多的還要了解用戶的需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，利用信息技術(shù)全方位地向公司展示員工資源真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。
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