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民營企業(yè)檔案管理
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摘 要：加強民營企業(yè)檔案管理工作，是現(xiàn)代經(jīng)濟條件下對民營企業(yè)提出的新要求，它對于推動民營企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模，產(chǎn)品上檔次管理上水平，以及提高企業(yè)的整體管理素質(zhì)和競爭能力，避免和抵御各種風(fēng)險，推動企業(yè)持續(xù)、快速、穩(wěn)定發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。
關(guān)鍵詞：民營 企業(yè) 檔案
1.民營企業(yè)檔案管理的意義
隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國民營經(jīng)濟出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭。民營企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟總量提升，已成為我國經(jīng)濟發(fā)展的一支新生力軍，在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。
非公有制經(jīng)濟是社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，記錄了民營企業(yè)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強民營企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動合同關(guān)系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無法延續(xù)，增大管理成本。重則會導(dǎo)致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權(quán)流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中失去商機，嚴重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強檔案資料管理對于規(guī)范民營企業(yè)行為、維護企業(yè)利益、規(guī)避市場經(jīng)營風(fēng)險具有十分重要的意義。
2.民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門也有專(兼)職檔案人員。但還有些民營企業(yè)沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專業(yè)知識，也沒有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計和營銷等業(yè)務(wù)部門的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會價值，不需規(guī)范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業(yè)建有單獨的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項，還不能堅持嚴格考核。
2.4從檔案內(nèi)容種類上看：科技檔案構(gòu)成了民營企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業(yè)是自主經(jīng)營，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態(tài)，各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個環(huán)節(jié)存在一些待解決的問題。
2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復(fù)印機、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒有專用的檔案庫房和必要的設(shè)備。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
3.1確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則
不同類型民營企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單極管理，大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。例如上海新黃浦(集團)公司屬混合型大型民營企業(yè)集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理;而尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度
目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。
3.3全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機構(gòu)對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當(dāng)前國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
參考文獻：
[1]民營企業(yè)檔案管理論文.
[2]民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對策《郭連榮》.
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