高校檔案管理的創(chuàng)新
高校檔案管理的創(chuàng)新【1】
摘 要：高校檔案管理也需要?jiǎng)?chuàng)新。
管理創(chuàng)斷是高校檔案管理發(fā)展的原動(dòng)力，是迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)的外在需要，也是深化高校檔案管理改革的內(nèi)在需求，同時(shí)需要管理者具有創(chuàng)新觀念和創(chuàng)新意識(shí)。
關(guān)鍵詞：高校;檔案;管理;創(chuàng)新
近年來(lái)，隨著社會(huì)改革和建設(shè)的不斷發(fā)展，必然也要求學(xué)校及其檔案工作改革和發(fā)展， 學(xué)校檔案工作是學(xué)�？茖W(xué)管理的重要組成部分。
學(xué)校的檔案室是學(xué)校檔案管理部門，擔(dān)負(fù)著學(xué)校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統(tǒng)計(jì)、保管、開(kāi)發(fā)、利用等工作，而要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新，首先要從管理意識(shí)形態(tài)即管理思想上創(chuàng)新，繼而在具體的檔案管理全程各個(gè)環(huán)節(jié)上遵循創(chuàng)新思想。
一、高校檔案管理現(xiàn)狀概況
1、思想觀念守舊。
許多高校對(duì)檔案工作不夠重視，國(guó)內(nèi)外檔案管理先進(jìn)的技術(shù)和手段無(wú)法在高校檔案管理中運(yùn)用。
一些高校檔案工作人員安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，對(duì)檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統(tǒng)的方法，日復(fù)一日，年復(fù)一年。
思想觀念守舊，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。
2、專業(yè)人才結(jié)構(gòu)單一。
隨著檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展，面對(duì)縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算、海計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)模式建設(shè)、檔案館功能的拓展等方面的技術(shù)手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案學(xué)研究方面的人才。
而實(shí)際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業(yè)水平、技術(shù)能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機(jī)構(gòu)的專職檔案工作人員在年齡、學(xué)歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢(shì)下高校檔案工作的要求。
3、是管理手段落后。
我國(guó)目前的檔案管理方式多是采用傳統(tǒng)的手工操作，當(dāng)然，這與檔案信息的形式有很大的關(guān)系。
檔案信息處理的復(fù)雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。
在部分高校，信息數(shù)字化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學(xué)習(xí)的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒(méi)有依靠計(jì)算機(jī)的輔助，進(jìn)行檔案管理工作，這樣嚴(yán)重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發(fā)展。
二、高校檔案管理創(chuàng)新的措施
1、轉(zhuǎn)變思想觀念
隨著科技化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理水平也在不斷地進(jìn)步，目前檔案管理工作人員的素質(zhì)相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時(shí)俱進(jìn)，仍按照以前的舊辦法解決新問(wèn)題，那么檔案管理工作就會(huì)遇到問(wèn)題，檔案管理人員的水平就會(huì)受到質(zhì)疑。
因此，檔案管理工作人員必須跟上時(shí)代的步伐，審時(shí)度勢(shì)，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中，轉(zhuǎn)變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務(wù)教師學(xué)生的態(tài)度，全面開(kāi)展檔案管理的創(chuàng)新工作。
2、建立科學(xué)的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定檔案管理的實(shí)施細(xì)則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細(xì)節(jié)，努力把檔案管理工作落到實(shí)處，并按照《高校檔案管理辦法》認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
首先要提高認(rèn)識(shí)。
要使檔案工作高效有序地貫徹落實(shí)，首先必須提高全校教職工對(duì)依法治檔重要性的正確認(rèn)識(shí)。
為了保證檔案工作的順利開(kāi)展，高校應(yīng)積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。
第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視。
領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，并善于用檔案資料統(tǒng)籌學(xué)校的各項(xiàng)工作，是做好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。
第二，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)與其他部門合作，聯(lián)合舉辦各種宣傳活動(dòng)，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學(xué)校不同部門明白檔案管理工作對(duì)所在部門發(fā)展的重要作用，從而促使各部門在平時(shí)工作中加強(qiáng)收集相關(guān)的檔案信息，促進(jìn)學(xué)校檔案工作的順利發(fā)展。
3、技術(shù)手段的創(chuàng)新
長(zhǎng)期以來(lái)，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。
技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)，檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一方面，檔案工作者將社會(huì)科技成果創(chuàng)造性的應(yīng)用于檔案管理與保護(hù)，防止檔案損毀，延緩檔案老化;另一方面，要求檔案工作者針對(duì)檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。
現(xiàn)代的高校檔案管理還要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，解決文檔一體化問(wèn)題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高�；�。
4、人才和知識(shí)的創(chuàng)新
要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。
要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
知識(shí)創(chuàng)新就是檔案人員要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)知識(shí)的創(chuàng)新能力，并要認(rèn)真學(xué)習(xí)，較熟練的掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化與多媒體等先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)信息的處理能力以及信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力，有計(jì)劃的開(kāi)展崗位培訓(xùn)，對(duì)檔案人員進(jìn)行在職繼續(xù)教育，把學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)、短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)考察、離職深造和學(xué)術(shù)交流等有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使檔案人員的知識(shí)不斷拓寬和創(chuàng)新。
參考文獻(xiàn)：
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高職院校藝術(shù)檔案管理【2】
摘要：藝術(shù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分。
高職院校由于藝術(shù)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的欠缺等原因，制約了藝術(shù)檔案的管理水平。
本文擬從高職院校的組織架構(gòu)、管理機(jī)制、人員素質(zhì)、藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)、提高藝術(shù)檔案的利用水平等方面，提出高職院校藝術(shù)檔案的管理路徑。
關(guān)鍵詞：高職院校 藝術(shù)檔案 管理
高職院校近年來(lái)發(fā)展迅猛，各項(xiàng)事務(wù)漸趨繁多，這就需要學(xué)校各方面工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，在學(xué)校的內(nèi)部管理、對(duì)外宣傳、科學(xué)研究、辦學(xué)水平評(píng)估等各項(xiàng)職能中有著不可替代的作用。
藝術(shù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，抓好藝術(shù)檔案的建設(shè)與管理是高職院校義不容辭的責(zé)任。
1 高職院校藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀
1.1 藝術(shù)檔案建檔意識(shí)不強(qiáng) 高職院校的藝術(shù)檔案不僅僅是學(xué)校檔案工作的有效組成部分，更是構(gòu)建和諧校園、促進(jìn)校園文化的重要載體，需要師生加強(qiáng)這方面的意識(shí)。
高職院校在日常教學(xué)、科研、校園活動(dòng)的過(guò)程中均會(huì)產(chǎn)生大量藝術(shù)檔案，諸如師生在日常教學(xué)科研、文藝演出等活動(dòng)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案;學(xué)校組織各類文化節(jié)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案。
藝術(shù)檔案的來(lái)源數(shù)量不算少，可是大多數(shù)高職院校不重視對(duì)藝術(shù)檔案的歸集存檔，沒(méi)有充分意識(shí)到藝術(shù)檔案建設(shè)管理的重要性。
1.2 制度機(jī)構(gòu)方面不夠完善 高校檔案管理工作是高校十分重要的基礎(chǔ)性工作，在一定程度上體現(xiàn)著高校的整體辦學(xué)質(zhì)量和管理水平，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)其加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，納入整體考核評(píng)估指標(biāo)體系。
現(xiàn)實(shí)的情況是不少院校尚未認(rèn)識(shí)到藝術(shù)檔案建設(shè)管理工作的重要性，沒(méi)有根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，未將檔案館建設(shè)列入新校區(qū)總體建設(shè)方案，依法管檔的自覺(jué)性和責(zé)任感有待進(jìn)一步加強(qiáng)。
一些建校時(shí)間長(zhǎng)、辦學(xué)規(guī)模大、檔案數(shù)量多，符合中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令規(guī)定條件的學(xué)校，至今尚未成立檔案館;有的學(xué)校雖然設(shè)立了檔案館，但級(jí)別建制偏低，人員偏少，難以適應(yīng)學(xué)校又好又快發(fā)展的需要。
在檔案管理模式上，部分學(xué)校沒(méi)有根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行建章立制，未能按照規(guī)定要求和檔案工作原則對(duì)學(xué)校各院系、各部門產(chǎn)生的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，特別藝術(shù)檔案的管理更是薄弱，呈現(xiàn)隨意化、無(wú)序化的狀態(tài)，缺乏必要的制度管理保障。
1.3 檔案管理人員的素質(zhì)亟待提升 要管理建設(shè)好學(xué)校的藝術(shù)檔案工作離不開(kāi)一支專業(yè)技能強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才。
檔案管理部門的人員構(gòu)成、個(gè)體素質(zhì)如何，直接影響藝術(shù)檔案的管理水平和工作效果。
只有綜合素質(zhì)高的人，才能勝任學(xué)校藝術(shù)檔案的管理工作。
近幾年，高職教育事業(yè)跨越式發(fā)展，但卻存在忽視檔案建設(shè)的情況，學(xué)校檔案專職人員數(shù)量不足的現(xiàn)象普遍存在。
隨著高職辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，各項(xiàng)工作內(nèi)容與日俱增，但是，由于人們對(duì)學(xué)校檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，高職院校的檔案工作長(zhǎng)期處于可有可無(wú)的一項(xiàng)工作。
不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對(duì)象推去檔案室。
現(xiàn)有的這些檔案管理人員，有著不同的專業(yè)背景，有的學(xué)習(xí)歷史、有的學(xué)習(xí)文學(xué)、有的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，五花八門，檔案管理專業(yè)的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來(lái)先天不足——專業(yè)素養(yǎng)不夠。
高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時(shí)間和精力應(yīng)付檔案業(yè)務(wù)已成為普遍現(xiàn)象。
2 高職院校藝術(shù)檔案管理路徑探究
提高藝術(shù)檔案的建設(shè)管理水平，需要從高職院校的組織架構(gòu)、管理機(jī)制、人員素質(zhì)、藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)、提高藝術(shù)檔案的利用水平等路徑切入，綜合運(yùn)用發(fā)揮合力方能有所建樹(shù)。
2.1 要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 高職院校檔案管理工作應(yīng)該納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，納入整體考核評(píng)估指標(biāo)體系，藝術(shù)檔案工作也應(yīng)該列入學(xué)院整體檔案工作規(guī)劃，各二級(jí)院系應(yīng)該把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，由一名分管領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)、制定政策、把握藝術(shù)檔案工作的發(fā)展方向。
要切實(shí)把藝術(shù)檔案工作作為學(xué)院發(fā)展的有機(jī)組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術(shù)檔案，把藝術(shù)檔案工作作為工作總結(jié)、業(yè)務(wù)考核內(nèi)容之一。
要針對(duì)藝術(shù)檔案工作發(fā)展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標(biāo)和時(shí)限要求，進(jìn)行分類指導(dǎo)。
要保證必要的經(jīng)費(fèi)，確保藝術(shù)檔案的完整、安全和有效利用。
總而言之，高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，是藝術(shù)檔案能否順利發(fā)展的關(guān)鍵。
2.2 要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè) 藝術(shù)檔案員隊(duì)伍是藝術(shù)檔案管理上水平上臺(tái)階的重要基石。
學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該關(guān)心藝術(shù)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，努力解決藝術(shù)檔案人員的實(shí)際困難，提升他們?cè)趯W(xué)院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問(wèn)題，提供必要的業(yè)務(wù)進(jìn)修、外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而穩(wěn)定藝術(shù)檔案工作隊(duì)伍。
要多層次、多門類加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高藝術(shù)檔案人員素質(zhì)和管理水平。
藝術(shù)檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜的專業(yè)技術(shù)勞動(dòng)，因此，要求從事檔案工作的人員應(yīng)具有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，又要具備良好的藝術(shù)素養(yǎng)。
只有綜合素質(zhì)高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。
檔案工作人員的素質(zhì)是提高藝術(shù)檔案管理水平，充分發(fā)揮藝術(shù)檔案作用的先決條件。
對(duì)藝術(shù)檔案管理隊(duì)伍的管理重點(diǎn)在于明確崗位，落實(shí)職責(zé)，稽查考核，協(xié)調(diào)激勵(lì)。
學(xué)校應(yīng)該把檔案人員隊(duì)伍建設(shè)列入人才發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，使高校檔案人員隊(duì)伍朝著專業(yè)化、高素養(yǎng)、有梯隊(duì)的人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)發(fā)展，為高職院校的藝術(shù)檔案工作注入可持續(xù)發(fā)展的活力。
2.3 要加快藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè) 要實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案的文化傳承與藝術(shù)教育作用，必須加快藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)。
通過(guò)藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理，讓更多的學(xué)生走進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，共享先進(jìn)文化的魅力，從而全面提高學(xué)生的文化素養(yǎng)，促進(jìn)校園文化建設(shè)。
加強(qiáng)藝術(shù)檔案的信息化和數(shù)字化管理，是藝術(shù)檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。
利用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案媒體的數(shù)字化。
“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的來(lái)臨，為我們的存儲(chǔ)檔案提供了技術(shù)上的支撐。
學(xué)校檔案管理人員要迅速學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的數(shù)字化知識(shí)，提升工作效率。
購(gòu)買優(yōu)良可靠的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案系統(tǒng)化的管理。
軟件的應(yīng)用可以提高管理思路和管理方式的創(chuàng)新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術(shù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的流程，及時(shí)提供文化資源的信息。
高職院校在選用檔案系統(tǒng)管理軟件時(shí)，必須結(jié)合自己的工作條件、環(huán)境和技術(shù)保障等方面的考慮，以提高軟件應(yīng)用的實(shí)際效率。
2.4 要提高藝術(shù)檔案的利用水平 高職院校藝術(shù)檔案范圍非常廣泛，它涵蓋了師生們?cè)谒囆g(shù)教學(xué)、實(shí)踐、創(chuàng)作、展覽、演出、比賽、交流、攝影、采風(fēng)等各個(gè)層面的藝術(shù)活動(dòng)。
因此，高職院校藝術(shù)檔案內(nèi)容豐富多彩、是一筆可貴的財(cái)富，需要我們善加利用，而不是束之高閣。
藝術(shù)檔案管理的終極目的在于利用，以滿足師生教學(xué)科研、參考佐證、學(xué)習(xí)提高的目的。
藝術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)利用包括兩方面的內(nèi)容：一是健全和改善檢索手段，介紹檔案館(室)藏的內(nèi)容與成分，這主要是在檔案基礎(chǔ)工作中完成的。
二是根據(jù)外部對(duì)各類檔案信息需求的情況，通過(guò)有效的途徑和方法，向利用者提供所需檔案材料，實(shí)施全方位的多元化利用。
提供藝術(shù)檔案利用信息資源的途徑主要有咨詢服務(wù)和文本服務(wù)。
咨詢服務(wù)即以庫(kù)藏檔案信息為依據(jù)，通過(guò)解答問(wèn)題的方式，向利用者提供檔案及其相關(guān)信息和知識(shí)，對(duì)利用過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)，提供檢索和成果的服務(wù)。
文本服務(wù)是以提供各種形式的檔案資料文本為利用者服務(wù)。
各高職院校要以“服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教職工、服務(wù)學(xué)校中心工作”為重點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)藝術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮藝術(shù)檔案在學(xué)校重大活動(dòng)慶典、舉辦陳列展覽、編修校史校志、教學(xué)科研等工作中的參考憑證作用，發(fā)揮其在校園文化，宣傳教育等方面的服務(wù)功能。
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