檔案管理現(xiàn)代化論文
檔案管理現(xiàn)代化論文【1】
摘要：實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的要求。
充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的特點及內(nèi)容，是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，制定加快檔案管理現(xiàn)代化的措施，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重點。
關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;措施
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會信息化及電子政務(wù)的出現(xiàn)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然。
檔案現(xiàn)代化管理相對傳統(tǒng)管理而言，是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計算機(jī)數(shù)字通信等技術(shù)組成的最佳結(jié)構(gòu)體系。
它能充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標(biāo)下其整體動態(tài)的最佳效果。
計算機(jī)數(shù)字通信的應(yīng)用遍布社會生活的各個領(lǐng)域，它已經(jīng)成為一種普遍存在的工作方式，檔案存取、辦公自動化、電子文件數(shù)量的增加，都對計算機(jī)提出了較高的要求。
檔案數(shù)據(jù)處理的特點是數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、保管時間長，計算機(jī)要求被加工的檔案數(shù)據(jù)必須正確、完整和規(guī)范并可及時增加和修改，硬盤作為電子檔案的載體，發(fā)揮著不可替代的作用，它容量大、體積小，可以把大量檔案、文件的數(shù)據(jù)存儲在里面，并且可以隨時隨地修改，成為存放檔案較為理想的載體，大大節(jié)省了空間，使得查找和管理更為方便，從而提高了工作效率。
一、檔案管理現(xiàn)代化的特點及內(nèi)容
1.檔案管理現(xiàn)代化的特點
一是數(shù)字化。
借助各種現(xiàn)代高新技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化存儲、加工、流轉(zhuǎn)、利用與控制。
包括檔案資源數(shù)字化整理、建設(shè)檔案數(shù)字化信息資源庫、建設(shè)檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)。
二是網(wǎng)絡(luò)化。
借助計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息檢索與共享。
2.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
一是管理思想的現(xiàn)代化。
管理思想現(xiàn)代化，就是要更新觀念，提高對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識。
要實現(xiàn)檔案工作的最終目的，必須要有先進(jìn)的管理思想和科學(xué)的管理方法，做到“洋為中用”。
在認(rèn)識上，要大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性及優(yōu)越性。
二是管理人才的現(xiàn)代化。
它是檔案管理現(xiàn)代化的保證，應(yīng)當(dāng)有一批掌握現(xiàn)代化技術(shù)，具有管理才能和專業(yè)知識的人才。
因為社會的需要，檔案工作者僅僅掌握專業(yè)知識是不夠的，還必須掌握各種相關(guān)的學(xué)科知識，特別是現(xiàn)代科學(xué)知識。
另外，要重視新型人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)一批高級檔案管理專業(yè)人才，實現(xiàn)人才的更新。
三是管理方法的現(xiàn)代化。
它是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)，主要是運用現(xiàn)代化的管理。
建立健全規(guī)章制度，是檔案管理方法現(xiàn)代化的一個重要部分。
四是管理手段的現(xiàn)代化。
它是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，它包括運用計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和手段對檔案進(jìn)行管理。
充分和利用現(xiàn)代化管理設(shè)備和保護(hù)措施，加大對檔案管理工作的投入，盡快實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。
各級檔案部門要在檔案管理軟件和硬件建設(shè)上下本錢，充分使用現(xiàn)代化的管理手段，提升檔案管理工作科學(xué)化、信息化水平。
二、加快檔案管理現(xiàn)代化的有效措施
1.更新檔案管理觀念是前提
沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性和檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
2.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是根本
加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各大環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大的工程，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。
3.集中統(tǒng)一管理機(jī)制要健全
目前，檔案信息現(xiàn)代化的管理體制同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要是集中統(tǒng)一管理不力，應(yīng)下決心解決這一問題，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，軟硬件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息現(xiàn)代化管理之中，以利于檔案的系統(tǒng)化查找利用，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。
4.抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)是關(guān)鍵
目前，檔案管理現(xiàn)代化從總體上看，仍處于由文件處理向信息管理的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。
數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。
建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。
當(dāng)前若能把數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
5.重視人才培養(yǎng)和引進(jìn)是方向
推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的關(guān)鍵是人才，檔案信息現(xiàn)代化的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響現(xiàn)代化水平的提高。
要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，抓好知識更新、引進(jìn)、消化，使檔案人員掌握信息技術(shù)的新知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。
可以肯定，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑，多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
6.集思廣益、科學(xué)決策是保證
目前，檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)與推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)行結(jié)合起來，正確的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要的作用。
因此，要提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主性，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析、集思廣益，這樣才能避免失誤。
要加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，提出長期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，審定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、實施方案，為提高新政決策水平建立制度保證。
檔案的現(xiàn)代化管理是一個系統(tǒng)性工程，需要各級檔案部門順應(yīng)形勢，加強(qiáng)合作。
從檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作開始做起，樹立現(xiàn)代化管理意識，在廣泛采用先進(jìn)技術(shù)基礎(chǔ)上，構(gòu)筑網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，促進(jìn)檔案管理部門和檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
我們要抓住機(jī)遇，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極采用先進(jìn)的科技手段，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為檔案事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
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現(xiàn)代化檔案管理論文【2】
摘 要：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的重要工作。
檔案管理是一門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)，檔案價值的實現(xiàn)取決于如何有效地利用它為政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會各項事業(yè)提供信息服務(wù)，讓“死檔案”變成“活信息”。
本文就當(dāng)前我國高等�？茖W(xué)校檔案管理存在的問題及對策進(jìn)行了思考，對社會主義各項事業(yè)的建設(shè)具有十分重要的指導(dǎo)意義。
關(guān)鍵詞：檔案;現(xiàn)代化;管理
1 檔案管理存在的問題
1.1 檔案管理手段落后。
目前，我國的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門沒有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對信息進(jìn)行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。
管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。
因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項改革。
1.2 管理從業(yè)人員素質(zhì)不高。
目前，我國�？茖W(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)比較低，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒有高學(xué)歷，對自身工作的認(rèn)識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無從談起。
有的工作人員就是高等�？茖W(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。
檔案管理還是過去計劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對比較呆板，沒有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等�？茖W(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.3 對檔案工作重視不夠。
這個問題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識都比較淡薄。
例如：形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。
1.4 資源不足和浪費。
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費。
檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。
人們至今仍然會感到館藏資源的不足。
單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。
2 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識，妥善確立檔案工作目標(biāo)
2.1 強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范檔案管理。
檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。
因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。
學(xué)校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。
每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。
同時，要針對各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2.2 增強(qiáng)檔案意識，建立高等專科學(xué)校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制。
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動。
結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。
建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。
2.3 以檔案管理者為本是做好檔案工作的關(guān)鍵。
在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識和人才是發(fā)展的關(guān)鍵要素。
面對快速發(fā)展、充滿競爭的社會，要保持檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，檔案管理者隊伍建設(shè)至關(guān)重要。
檔案管理者在檔案的接收、管理、提供服務(wù)、信息開發(fā)等方面都擔(dān)任著重要角色。
檔案管理者不僅是檔案信息庫的建造者和維護(hù)者，更是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶，是高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品的設(shè)計者、操作者。
因此，具有高素質(zhì)和創(chuàng)新整理精神的檔案管理者是檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的基本保證。
要以人為本，為檔案管理者的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、生活創(chuàng)造條件，給他們更多的關(guān)心，做到以“事業(yè)留人、感情留人、適當(dāng)?shù)拇隽羧?rdquo;，積極創(chuàng)造有利于檔案管理者成長的良好環(huán)境。
要引進(jìn)年輕、高學(xué)歷的專門人才從事檔案管理工作，改變了過去檔案管理者隊伍學(xué)歷低、年齡偏大的局面。
3 結(jié) 語
總之，檔案是歷史的見證，是人類活動的記錄，更是認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，由此可見，學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的保障和依據(jù)，具有重要意義。
當(dāng)今時代，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，若不能及時把握機(jī)遇，發(fā)展的希望便會失之交臂。
因此，高等專科學(xué)校檔案工作應(yīng)面對改革的新形勢，立足并校后的現(xiàn)實狀況，采取有效措施，促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。
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