- 相關(guān)推薦
事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式論文
在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，機(jī)構(gòu)模式以及行政體制等都發(fā)生了不同程度的變化，這就對事業(yè)單位檔案管理提出了新的要求。與此同時，計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，無紙化辦公逐漸成為普遍形式，對事業(yè)單位傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員素質(zhì)和技能也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位檔案管理如何利用現(xiàn)代化方式提高檔案管理效率，是當(dāng)前檔案管理部門所面臨的一項重要課題。
1事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要意義
在事業(yè)單位檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案管理人員的需求量較大，并且整體檔案管理工作任務(wù)量較大，事業(yè)單位檔案種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜，此種模式下事業(yè)單位檔案管理效率較低，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序開展。并且傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案的建立、查詢以及檢索程序繁瑣，難以取得理想的檔案管理質(zhì)量和效果。傳統(tǒng)檔案管理模式所針對的是紙質(zhì)檔案，在檔案保管的過程中，紙質(zhì)檔案往往需要較大的保管空間，在檔案信息的查詢和調(diào)取上費時費力，存在諸多不便。因此事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式比較繁瑣，檔案管理周期較長，并且檔案管理效率有限。利用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時，也減小了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，有利于工作質(zhì)量的提升�，F(xiàn)代化管理讓事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化方式，有利于促進(jìn)單位管理工作的升級。
2現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的利用
2.1檔案檢索與目錄管理中的利用
在事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案目錄的建立是一項基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系著檔案管理的有效性。隨著現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員開展檔案管理工作時，轉(zhuǎn)變了人工手寫的方式，而是運用計算機(jī)進(jìn)行打印。針對檔案管理的專業(yè)性工作軟件已經(jīng)形成，該軟件能夠?qū)崿F(xiàn)檔案目錄與檔案資料內(nèi)容的科學(xué)化分類，并依據(jù)關(guān)鍵詞和內(nèi)容創(chuàng)建分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料有條理的錄入到計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，并自主進(jìn)行分類統(tǒng)計，提高檔案管理的規(guī)范性。若需要調(diào)用檔案資料，可以在搜索欄內(nèi)輸入相關(guān)信息進(jìn)行查詢，提高了檔案信息檢索的便捷性。在事業(yè)單位檔案管理中合理利用現(xiàn)代化方式，能夠在檢索的同時做好檔案的分類保管工作，最大程度上滿足事業(yè)單位檔案管理的基本需求，促進(jìn)事業(yè)檔案檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
2.2檔案管理輔助業(yè)務(wù)中的利用
檔案管理工作內(nèi)容具有復(fù)雜性和多樣性，尤其是還包含檔案的收集與整理、鑒定與保管、利用與統(tǒng)計分析等輔助性工作，在檔案管理過程中往往會產(chǎn)生大量的檔案信息，有待進(jìn)一步處理。而現(xiàn)代化方式的有效利用，能夠?qū)n案管理過程中的相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)化處理，提高檔案輔助性工作的質(zhì)量和效率，減輕檔案管理人員的工作任務(wù)量，有針對性的對事業(yè)單位檔案的借閱與歸還進(jìn)行科學(xué)化統(tǒng)計，便于事業(yè)單位檔案存儲和利用。
2.3檔案庫房管理中的利用
在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案庫房管理過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效利用，結(jié)合事業(yè)單位檔案庫房管理實際情況，建立現(xiàn)代化庫房管理系統(tǒng)，合理利用計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備，對事業(yè)單位檔案庫房進(jìn)行全方位監(jiān)控，提高檔案資源的安全性。與此同時，應(yīng)當(dāng)建立并完善設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案庫房內(nèi)的空調(diào)設(shè)備和空氣濕度控制設(shè)備進(jìn)行有效的監(jiān)控，保證檔案庫房環(huán)境滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，一旦與檔案保存標(biāo)準(zhǔn)不符時，監(jiān)控系統(tǒng)會自動發(fā)出報警，以提醒檔案管理人員對其進(jìn)行妥善處理。現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的有效運用，有助于實現(xiàn)檔案管理的智能化和規(guī)范化，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.4檔案形式轉(zhuǎn)變中的利用
在事業(yè)單位檔案管理工作中，電子文件逐漸成為檔案管理的主要形式，以電子文件形式進(jìn)行保存，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式相比，便于檔案的查閱和調(diào)取，有效的提高了事業(yè)單位檔案管理效率。因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極建立具有事業(yè)單位特色的檔案數(shù)據(jù)庫，通過對現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的有效利用，提高檔案形式的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。與此同時，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)代化的多媒體技術(shù)進(jìn)行有效利用，將音頻、視頻等內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)融合，真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案一體化管理。光盤是現(xiàn)代化工具之一，在事業(yè)單位檔案管理中具有良好的應(yīng)用價值，光盤的讀寫速度較快，容量較大，便于保存，并且有效的節(jié)省了檔案的保存空間，檔案管理的安全系數(shù)較高。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注意的是，在利用現(xiàn)代化方式時，應(yīng)當(dāng)對計算機(jī)設(shè)備的使用進(jìn)行授權(quán)，只有相關(guān)檔案管理人員可以進(jìn)入檔案系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行查詢和調(diào)用，以免檔案信息丟失或被篡改。
3事業(yè)單位檔案管理中利用現(xiàn)代化方式的不足及改進(jìn)建議
雖然利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理，能夠在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是同時，計算機(jī)管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時，將文件的前面兩個階段視作文件，而只將后面兩個階段視作檔案，而且管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這樣使文檔運動各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級，對檔案信息實施網(wǎng)絡(luò)管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機(jī)技術(shù)，如果只對電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進(jìn)行了設(shè)計，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。再次，設(shè)備利用率較低，復(fù)合型人才較為缺乏。檔案室對計算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用時，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對財力、物力和人力無疑是一種浪費。為此，首先，應(yīng)當(dāng)對文檔進(jìn)行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部實施文檔一體化，消除重復(fù)環(huán)節(jié)，使文件與檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始的及時介入。其次，根據(jù)檔案管理目前網(wǎng)絡(luò)化的特征，解決好其安全問題。加大研究力度，對檔案信息在上網(wǎng)之前進(jìn)行加密控制，對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行及時測評等，開發(fā)有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。再次，對檔案管理者進(jìn)行計算機(jī)相關(guān)知識的培訓(xùn)，引進(jìn)復(fù)合型人才，提高功作效率，更好的駕馭現(xiàn)代化方式中的檔案管理。結(jié)束語總而言之，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理仍存在一定不足，應(yīng)當(dāng)在準(zhǔn)確把握檔案管理特點的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)代化方式進(jìn)行合理利用，找準(zhǔn)事業(yè)單位檔案管理的切入點，轉(zhuǎn)變管理理念并優(yōu)化管理策略，提高檔案管理效率，推進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。
【事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式論文】相關(guān)文章：
探討事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理論文10-10
檔案管理現(xiàn)代化分析論文10-09
淺談機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化論文10-09
現(xiàn)代化檔案管理問題研究論文10-10
現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育與檔案管理研究論文10-10
事業(yè)單位檔案管理的問題及對策論文10-09
關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究論文10-09
事業(yè)單位人事檔案管理研究論文10-10