婦幼保健檔案管理

　　婦幼保健檔案管理【1】

　　摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展變得越來越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質(zhì)量。

　　所以，醫(yī)院應(yīng)該緊緊圍繞新時期婦幼衛(wèi)生工作的特點和要求，提升保健院的檔案管理意識，加強檔案管理制度的建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)，在工作中投入高度的責(zé)任感和耐心，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展，為婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作發(fā)展打好基礎(chǔ)。

　　本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對其中存在的問題提出了自己的一些看法。

　　關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案;管理

　　婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開發(fā)事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是保健院長期積累的經(jīng)驗財富。

　　對婦幼保健院的各項工作落實、疾病預(yù)防以及部署策略工作都有著巨大的作用。

　　但是受到傳統(tǒng)思想的影響，很多保健院對檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導(dǎo)致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對不足，與醫(yī)院的發(fā)展和管理目標也不相適應(yīng)，這已經(jīng)嚴重的影響到了醫(yī)院對信息資源的利用，這種現(xiàn)狀必須得到改變。

　　1 婦幼保健檔案管理的重要性

　　檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。

　　隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。

　　合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構(gòu)健康發(fā)展的重要條件。

　　婦幼保健工作是一項綜合科學(xué)實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。

　　隨著科學(xué)的進步和醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應(yīng)的改變。

　　健全業(yè)務(wù)檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。

　　做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫(yī)院的信息和資料進行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學(xué)的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導(dǎo)。

　　2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問題

　　2.1 管理制度不健全

　　部分縣級保健院對于自身的發(fā)展目標和工作目的認識不足，由于缺乏健全的管理制度， 導(dǎo)致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預(yù)期效果，在醫(yī)院中權(quán)責(zé)不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見不鮮。

　　比如說在檔案管理規(guī)定中，應(yīng)該由部門將自己的檔案進行整理，這樣檔案員收集得到的資料應(yīng)該都是歸檔、整理好的資料，但實際情況并不是這樣的，部門一般沒有人會特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關(guān)的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來一一處理。

　　由于檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門的基本情況，還原各部門的工作原貌，就會為以后的查閱工作增添很多麻煩。

　　2.2 管理人員能力欠佳

　　管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識差，工作責(zé)任感不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級保健院，由于缺乏專業(yè)性的工作人員，經(jīng)常臨時招聘一些兼職來處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對管理系統(tǒng)的認識，或者說根本沒有檔案意識，更無法掌握專業(yè)的技巧，檔案管理的一塌糊涂。

　　在一定程度上導(dǎo)致了婦幼保健院在立卷過程中存在資料欠缺、登記與實際不相符等問題的發(fā)生。

　　或者是一些管理人員雖然有足夠的專業(yè)技術(shù)，但是只專注于自身的工作，對于其他的資料則不管不問，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責(zé)任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發(fā)展和完善的重要因素。

　　3 如何加強婦幼保健院的檔案管理工作

　　3.1 加強對檔案管理的重視

　　檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。

　　但是很多保健院都認為檔案管理沒什么技術(shù)含量，是誰都可以做好的，首先這種觀點就是錯誤的。

　　婦幼保健院的檔案管理工作具有較強的技術(shù)性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復(fù)雜。

　　負責(zé)管理的員工必須要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，用統(tǒng)一的標準和要求來對檔案進行管理。

　　部門也要制定相關(guān)的管理制度來規(guī)范整個管理工作，在結(jié)合本地信息的前提下，認真將保健院的檔案進行收集、整理、存儲、編目等等，確保資料的真實性和條理性，以便于日后的查閱。

　　檔案管理的水平可以顯示一個單位的發(fā)展水平，同時也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強對檔案管理工作的重視。

　　3.2 制定有效的檔案管理制度

　　制定有效的檔案管理制度，可以提升部門工作人員的工作效率，也可以為部門人員的工作提供一定的理論依據(jù)，明確部門和個人的工作目標，權(quán)責(zé)統(tǒng)一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數(shù)據(jù)缺失、資料遺漏等現(xiàn)象。

　　制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動，又可以節(jié)約成本，還可以提高外界對于保健院數(shù)據(jù)的可信度，為以后的查閱和檢測打下良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，真可謂是一舉多得的好辦法。

　　同時，檔案管理制度的設(shè)定要符合醫(yī)院的發(fā)展，具有一定的合理性和可行性，獎懲有度，調(diào)度合理，才能進一步強化信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率。

　　3.3 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

　　要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負責(zé)管理檔案人員的素質(zhì)就非常重要，信息數(shù)據(jù)具有非常高的嚴謹性和復(fù)雜性，首先管理檔案人員要有一定的數(shù)據(jù)信息整理能力，然后還要富有責(zé)任心才能夠準確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。

　　醫(yī)院可以通過外派參觀、培訓(xùn)等方式來提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發(fā)揮婦幼保健人員的專業(yè)知識，并加強婦幼保健工作人員對自己工作的理解，認識到自己工作的重要性，充分調(diào)動婦幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認真細致的完成日常監(jiān)測數(shù)據(jù)和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

　　參考文獻

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　　[3]李長卿.縣級婦幼保健院的管理與發(fā)展.中國婦幼保健，2011(20)

　　婦幼保健所的檔案管理信息化【2】

　　摘要：為了適應(yīng)社會信息化的發(fā)展，婦幼保健所檔案信息化建設(shè)也成為了一種必然的趨勢，同時，這也是提高發(fā)展婦幼保健服務(wù)水平的必然要求。

　　如何加強檔案的管理工作，保證檔案的安全、準確、完整，提高檔案信息應(yīng)用的水平，成為了擺在婦幼保健所面前的新任務(wù)。

　　本文針對婦幼保健所檔案信息化建設(shè)的情況作了初步的分析和探討。

　　關(guān)鍵詞：婦幼保健所; 檔案管理;信息化建設(shè)

　　檔案信息化就是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行收集、管理以及信息化利用等。

　　對于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等等方面，因此是一項較為龐大的工程。

　　當前，衛(wèi)生防病形式愈加嚴峻，如何利用信息化手段實現(xiàn)婦幼保健各項管理工作的高效運行，并將檔案資源變?yōu)闋幦�業(yè)務(wù)效益的一項優(yōu)勢，這是婦幼保健所面臨的新課題。

　　這都成為了擺在我們面前亟待解決的問題。

　　一、婦幼保健所檔案信息化建設(shè)中存在的問題

　　1、缺乏統(tǒng)一管理。

　　目前，各個保健機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)還不均衡，并且缺少一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。

　　這就使得檔案資源共享受到了限制。

　　此外，由于對檔案的管理和軟硬件標準上都不能統(tǒng)一，雖然在單機狀態(tài)下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統(tǒng)，那么在安全性以及功能性上都會尋在很多的問題，不能滿足用戶的需要。

　　這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要因素之一。

　　2、檔案的安全性問題。

　　從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標準上來看，有很大的安全隱患。

　　這是因為，信息網(wǎng)絡(luò)是一個開放性的資源，深入到各個領(lǐng)域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。

　　究其原因，主要有以下幾點：

　　(1)技術(shù)問題。

　　現(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

　　(2)人為因素。

　　一些檔案管理人員的安全意識不夠，責(zé)任心不強，沒有對發(fā)布的信息作認真的審查;其次是缺乏計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識，操作不規(guī)范，沒有及時的對數(shù)據(jù)進行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回;另外，檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對檔案工作予以相當?shù)闹匾暋?/p>

　　3、檔案人員的素質(zhì)不高。

　　檔案信息管理的信息化，不僅是對婦幼保健所的設(shè)施設(shè)備有硬性的要求，同時也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。

　　檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備熟練的傳統(tǒng)檔案管理常識，還要有相應(yīng)的計算機知識。

　　但是就目前來看，婦幼保健所的檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低，缺少基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等。

　　這也就限制了檔案信息化建設(shè)中對新技術(shù)的使用和推廣。

　　二、解決的對策

　　為了滿足社會的需求，方便信息管理，婦幼保健所檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)的進程應(yīng)該加快。

　　想要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先就要實現(xiàn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的計算機化。

　　1、完善設(shè)備設(shè)施。

　　首先要加大資金的投入，對于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全;其次，要使用適合婦幼保健所檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡單;最后，主要操作的規(guī)范性。

　　要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標準，這樣做可以直接實現(xiàn)資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

　　2、提高檔案的安全性。

　　為了方面應(yīng)用，提高保健所的服務(wù)水平，檔案資料必須要實現(xiàn)資源共享，但與此同時，面臨的檔案保密性問題也亟待解決。

　　針對這一問題，婦幼保健所應(yīng)該根據(jù)單位的實際情況，制定出一套嚴格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責(zé)任到人。

　　督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

　　3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。

　　每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。

　　因此，我們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學(xué)習(xí)先進的知識和技術(shù)，如果條件允許，可以對現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)進行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。

　　4、領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用。

　　合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)是任何部門和機構(gòu)發(fā)展的基本條件。

　　對于婦幼保健所來說，想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工程，不僅要從基層抓起，還要從領(lǐng)導(dǎo)們做起，要提高行政決策的民主化和科學(xué)性。

　　主要體現(xiàn)在：行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策;與此同時還要加強對檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個方面都能齊頭并進，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標制定出一個科學(xué)的指導(dǎo)方針;此外，對系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術(shù)路線以及項目的執(zhí)行工作要進行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

　　三、總結(jié)

　　信息社會給婦幼保健所檔案的管理工作推向了網(wǎng)絡(luò)化、電子化，而面對著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實現(xiàn)真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。

　　從目前來看，婦幼保健機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進現(xiàn)代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。

　　但是檔案信息化及時發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求，隨著婦幼保健事業(yè)的深入開展以及工作量的不斷增加，檔案信息的資源開發(fā)和利用顯得尤為重要。

　　因此所有的難題都是我們必須要克服的。

　　參考文獻

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