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關于企業(yè)科技檔案管理模式論文
一、企業(yè)科技檔案的重要作用
1.是實現(xiàn)企業(yè)科學技術研究可持續(xù)發(fā)展的基石。以中海油為例，科技檔案是中海油的重要信息資產，是企業(yè)各項活動的真實記錄、依據和憑證。這些珍貴的科技檔案資源，能夠直接產生和轉化為科技、經濟價值，間接生成文化與社會價值，體現(xiàn)出中海油企業(yè)的文化積淀，是其歷史文化血脈的延續(xù)。
2.實現(xiàn)企業(yè)科技資源的信息服務，使企業(yè)資源不斷增值�？萍紮n案記錄著中海油高新技術的發(fā)展以及重大科技成果的應用研究，而現(xiàn)代知識經濟與技術商品化的演變趨勢，不但增強了企業(yè)的知識產權保護意識，更讓具有成果直接轉化能力的科技檔案的珍貴價值得到了完整體現(xiàn)，例如企業(yè)的專利權、著作權、品牌價值、信息價值等等，企業(yè)靠技術創(chuàng)造的經濟利益是無窮的，而這些資產的保存、保密、管理、共享、應用，無疑蘊藏著巨大的價值。
3.持續(xù)推動企業(yè)的科技創(chuàng)新�？萍紮n案對中海油企業(yè)科技創(chuàng)新有奠基作用。企業(yè)通過原始科技檔案能夠挖掘確立探索和研究的起點及方向，提高創(chuàng)新效率。而且，為科技人員創(chuàng)新靈感、創(chuàng)新思維的產生提供條件，為其科技創(chuàng)新提供科學判斷和決策依據，為知識轉化提供借鑒。更重要的是，科技檔案對科技人員的創(chuàng)新有持續(xù)激勵作用，因為“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”，科技人員用奮勇拼搏、堅忍不拔的精神，去攻克難關、披荊斬棘，獲取最終的勝利。
4.提高企業(yè)經濟和社會效益。作為中海油企業(yè)，其科技檔案能節(jié)約企業(yè)勞動，因其本身能被反復多次提供利用而本身卻無損耗，也就是提高科技檔案的復用率，這是其他物質形態(tài)的財富無可比擬的。所謂復用科技檔案，就是在新設計中直接采用或套用設計現(xiàn)有的圖紙、資料，提高科技檔案的再利用、再實踐、再生產，能夠節(jié)省人力、物力，是提高經濟效益的關鍵。
二、以中海油企業(yè)為例，剖析企業(yè)科技檔案管理的存在問題及原因簡析
1.傳統(tǒng)實體檔案是目前科技檔案保存的主要方式。目前，這種檔案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查閱、調卷工作量巨大，耗時費力，效率較低，無法快速滿足用戶需求；頻繁調閱、復印原始資料以及由于灰塵、溫濕度等負面影響，會對紙質檔案造成自然損害；自然原因的污損、掉頁等，會造成其嚴重磨損和丟失；由于實體檔案逐年遞增，占用大量庫房空間，難以對其實行集中統(tǒng)一的權限管理；無法滿足多用戶同時共享檔案信息資源的需求。
2.隨著中海油企業(yè)的做強做大，企業(yè)國際國內市場開拓的前景也越來越廣闊，隨著海外市場比如烏干達項目、伊拉克項目等市場的開辟及拓展，企業(yè)的社會與經濟發(fā)展前景也越來越具有延展性，但是，隨之而來的則是帶給企業(yè)的巨大的經營壓力與經營指標，降本增效的巨大壓力必然會造成在科技檔案管理與保護方面投入資金有一定程度的短缺。
3.企業(yè)存在機構職責不清、權責不分明、信息傳遞不流暢的現(xiàn)象，造成企業(yè)科技檔案資料管理的不規(guī)范。
4.企業(yè)科技檔案信息資源欠缺整合，需要建立完善科技檔案管理工作的標準規(guī)范與制度體系。
5.企業(yè)科技檔案集群化、產業(yè)化是市場經濟發(fā)展的新需求。然而，科技檔案管理人員力量、專業(yè)素質結構、投入經費與這一需求不相適應�？萍紮n案管理人員素質參差不齊，檔案信息化技術發(fā)展水平欠缺，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，極大制約了企業(yè)科技檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
三、還以中海油為例，針對以上問題，企業(yè)科技檔案需建立現(xiàn)代化管理模式
1.企業(yè)需清晰梳理科技檔案管理的工作流程與工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程為導向建立組織模式，注重連貫性，建立全流程管理模式，通過合作管理保證目標高效達成。中海油企業(yè)需清晰梳理各級單位的科技檔案工作界面，劃分工作領域，明確工作接口，建立縱向橫向的聯(lián)合合作模式，明確決策層、管理層、參與者的對應責任和權限，實現(xiàn)效率“共贏”。流程化管理有很多優(yōu)勢，首先是統(tǒng)籌性，建立集中統(tǒng)一管理、分級負責的管理模式，便于內部交流和外部共享；通過優(yōu)化流程，減少管理節(jié)點，而在每一環(huán)節(jié)，相關人員都能對資料的流轉、執(zhí)行進行跟蹤和監(jiān)控，確保環(huán)節(jié)完整性和質量后，再進入下一節(jié)點；通過細化每個節(jié)點中相關人員的權限和責任，減少管理者在不相關環(huán)節(jié)中責任和精力的牽扯，實現(xiàn)標準明確、職責清晰，責任和風險層層分解。而且，整個流程能夠實現(xiàn)溯源性及痕跡式管理，當某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，便于追溯，然后進行提醒和監(jiān)督，對后期績效與責任管理提供很大便利，從而能夠實現(xiàn)企業(yè)的精確管理、精準執(zhí)行的現(xiàn)代化管理理念。
2.企業(yè)需明確信息傳遞的準確性與有效性，建立源頭管理模式。一是需要積極配合公司科技檔案管理人員梳理科技檔案的歸檔范圍，分階段收集齊全需要歸檔的科技項目資料，確保各級單位歸檔科技檔案資料的齊全、完整、系統(tǒng)、準確。二是為了便于進行科技檔案文件級管理，各級單位在科研項目開題之初即要檔案管理人員前置，實施前端控制，使科研人員明確對于科研項目不同階段形成的不同資料應作為單件資料分開保存、裝訂、存檔，不宜作為合訂本在一起存檔。三是要求科技管理人員對于科研項目中的商務合同應單獨作為合同類檔案存檔，不宜放在科研項目資料中合并存檔。四是科技檔案管理人員需持續(xù)加強與公司科技管理部門及科研人員的溝通與交流，對科研項目資料形成情況予以詳細了解，按照階段性或是科研項目結題后的時間，提醒與督促科技檔案資料及時歸檔。
3.企業(yè)需增強市場意識，與市場經濟接軌，規(guī)劃科技檔案數(shù)字資源建設工作，根據信息市場需求優(yōu)化服務手段，充分開發(fā)科技檔案信息資源。（1）以中海油現(xiàn)有的資源建設項目為契機，專業(yè)資料電子化項目、勘探資源建設項目運行流轉過程為借鑒，積極推進科技檔案資源信息化的高速發(fā)展。（2）在科技檔案實體管理較為完善的基礎上，積極開展數(shù)字資源基礎建設，集群科技檔案數(shù)字資源，整合科技檔案信息資源，根據需求進行特殊功能的信息采集和數(shù)據深度加工，注重保護相關的知識產權，逐步向科技檔案數(shù)字檔案館的方向發(fā)展。（3）積極開展科技檔案數(shù)字化信息應用研究，提升科技檔案開發(fā)應用的管理手段與技術水平，促進科技檔案開發(fā)利用工作轉變?yōu)榉菍嶓w的、面向用戶的信息資源服務。集成數(shù)字檔案安全管理技術，在技術運用成熟后逐步推廣與拓展；同時深入探討，加強研究，對科技檔案信息化成果數(shù)據進行專業(yè)管理、維護、保密、統(tǒng)計等；調查了解、分析研究用戶新需求，改進服務方式，提高服務工作的針對性、有效性；注重信息“反饋”，深層次開發(fā)科技檔案信息資源，增進服務模式科學化。（4）積極開展科技檔案數(shù)字資源標準體系建設，以中海油現(xiàn)有科技檔案管理標準為基礎，結合實際積極編寫修訂各項科技檔案技術標準，不斷拓寬標準編寫的深度與廣度，進一步建立數(shù)字科技檔案資源所需的技術標準與規(guī)范體系。（5）是加強部門橫向聯(lián)合，建立集科技檔案、科技資料、科技圖書情報信息一體化的科技檔案管理網絡體系。拓展現(xiàn)有的科技檔案管理網絡平臺，集成現(xiàn)有的圖書及其他情報信息資源；加強對館藏科技檔案信息的收集，建立科技檔案、圖書、情報聯(lián)合目錄數(shù)據庫，拓寬用戶獲得科技信息資源的范圍（知識、信息、情報），實現(xiàn)資源共享；形成科技檔案信息服務網絡，建立以科技檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的應用體系。
4.企業(yè)需加強科技檔案人才隊伍的建設�？萍紮n案人才需具備較高的職業(yè)倫理、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，因為檔案工作環(huán)環(huán)相扣、細致瑣碎，所以更加要求科技檔案工作者們樹立“把簡單的事做好就是不簡單，把平凡的事做好就是不平凡”的職業(yè)態(tài)度，與時俱進，以開拓的精神和戰(zhàn)略的眼光拓展自身的職能，才能在瞬息萬變的信息時代獲取和擴展自身的生存空間。企業(yè)應該怎么做呢？一是企業(yè)建立再培訓機制：采取在職崗位培訓、業(yè)務交流、檔案學術研究、參觀考察等多種形式，推動科技檔案人員知識結構多元化，成為掌握網絡、數(shù)據處理和信息管理的知識復合型人才。二是建立吸引優(yōu)秀人才的機制：拓寬渠道，可通過職稱晉升、技術等級評定、學術交流等多種形式吸引和留住優(yōu)秀人才。三是充分發(fā)揮老員工的傳、幫、帶作用，利用已有的檔案人才儲備，加速年輕檔案人才的培養(yǎng)，形成人才梯隊。四是建立激勵競爭機制，建立健全檔案人才聘用制、任期考核制，適當采取時機建立優(yōu)秀人才破格任用制度�！叭f丈高樓平地起”，企業(yè)科技檔案的管理也非一時一日之功，需要企業(yè)各級人員都重視起來，縱橫捭闔，前后呼應，共同推進企業(yè)科技檔案的科學、有序、可持續(xù)發(fā)展。
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