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信息化下企業(yè)檔案管理模式的不足及創(chuàng)新論文
近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及信息化時(shí)代的到來，我國(guó)很多企業(yè)在信息化的背景下都面臨著不小的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。企業(yè)的檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展是十分重要的。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)為了能夠在這種環(huán)境下很好的生存下去，從而更進(jìn)一步的發(fā)展，就需要對(duì)自身的特點(diǎn)與所處的環(huán)境進(jìn)行深入的了解，充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，堅(jiān)持不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
1 傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)存問題
1.1 檔案管理意識(shí)薄弱
很多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不到位，檔案管理意識(shí)相對(duì)較為薄弱，這也就使得與檔案管理相關(guān)的資金投入也就相對(duì)的較少，檔案管理所配置的設(shè)備就相對(duì)的落后和不到位。與檔案管理相關(guān)的工作人員其本身的專業(yè)素質(zhì)也對(duì)企業(yè)的檔案管理是否合理起到非常重要的作用。目前，我國(guó)很對(duì)企業(yè)的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)并不強(qiáng)，他們有的還屬于半路出家，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于企業(yè)以及市場(chǎng)的發(fā)展都不能及時(shí)的進(jìn)行了解，使得企業(yè)的檔案管理跟不上時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。
1.2 技術(shù)相對(duì)落后
企業(yè)檔案信息化管理離不開科學(xué)技術(shù)的支持，雖然，我國(guó)的很多企業(yè)都建立有屬于他們自己的電子信息檔案管理系統(tǒng)，但是，他們所采用的技術(shù)手段都相對(duì)的比較落后，甚至還有一些企業(yè)仍然使用者傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式（經(jīng)驗(yàn)管理以及人工管理），檔案的優(yōu)勢(shì)得不到充分的發(fā)揮，企業(yè)的額發(fā)展也會(huì)受到影響。
1.3 缺乏一個(gè)健全的管理制度
企業(yè)檔案管理制度的不健全也是當(dāng)下很多企業(yè)檔案管理所必須解決的問題，檔案管理的不健全主要表現(xiàn)在：①檔案的整理不規(guī)范，很多的企業(yè)對(duì)于檔案的收集和整理的重視程度不夠，使得有些檔案不能及時(shí)的進(jìn)行整理，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象，檔案的整理效率及其低下，而且有些企業(yè)的檔案整理工作人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，也使得檔案的整理存在很多不規(guī)范的地方。②企業(yè)在檔案的利用已經(jīng)評(píng)估方面也存在不合理的地方，因?yàn)闄n案的收集和整理都存在著不合理的地方，這很容易造成檔案缺失，極大的降低了檔案的利用價(jià)值，很多的企業(yè)也沒有一個(gè)合理的檔案評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)于檔案的收集整理等方面的工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能及時(shí)的對(duì)其進(jìn)行了解，不利于提高企業(yè)的檔案利用率以及利用價(jià)值，從而嚴(yán)重的影響了企業(yè)的發(fā)展。
2 信息背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新分析
2.1 管理理念的創(chuàng)新
一個(gè)企業(yè)的檔案信息記錄著整個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，它既包含著企業(yè)發(fā)展的技術(shù)投入，也有企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。所以，企業(yè)的檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)來說都是十分重要的，是保證企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重要條件。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理工作需要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，其中檔案管理產(chǎn)業(yè)化對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是十分有益的。企業(yè)檔案管理產(chǎn)業(yè)化需要檔案管理的工作人員本身需要較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，而且檔案管理工作人員也需要具有與時(shí)俱進(jìn)的思想，在當(dāng)前信息化時(shí)代的大背景下，不斷的提高檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的作用，充分發(fā)揮出檔案在企業(yè)中的意義。
2.2 體制創(chuàng)新
第一，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行一體化管理。一體化管理能夠有效的提高企業(yè)檔案的利用率，將檔案、信息、資料等一切信息資源進(jìn)行集中管理，也有利于不同信息管理部門的交流合作。
第二，加強(qiáng)全過程控制。全過程控制就是將原來的檔案管理模式向檔案材料全過程管理模式轉(zhuǎn)變。這就需要在進(jìn)行檔案管理的工作中，將檔案信息的生成、收集、處理、入庫(kù)、利用等整個(gè)過程進(jìn)行記錄，對(duì)其進(jìn)行全程管理。
第三，將考核機(jī)制運(yùn)用到檔案管理工作中來。檔案管理工作人員本身應(yīng)該具有較強(qiáng)的知識(shí)能力，尤其是在信息化時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及信息化管理等方面的能力是必不可少的。將考核機(jī)制引用到檔案管理工作中來，對(duì)培養(yǎng)以及激勵(lì)檔案管理工作人員起到促進(jìn)作用。
2.3 創(chuàng)新管理模式
信息技術(shù)已經(jīng)深入到我們生活的方方面面中，而且信息技術(shù)也受到了很多企業(yè)的歡迎，將信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案管理中來是檔桿管理發(fā)展的趨勢(shì)。在現(xiàn)代化的檔案管理中，通過建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，將那些紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行處理后，將其轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，并將其儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，當(dāng)使用的時(shí)候，指需要通過計(jì)算機(jī)或者其他設(shè)備連接到數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以快速的查找到，這極大的提高了檔案的利用率，同時(shí)電子檔案也非常的方便保存，也能有效的保證檔案的完整性。
3 結(jié)語
綜上所述，在信息化時(shí)代的大背景下，企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)未來的發(fā)展起到十分重要的作用。所以，在現(xiàn)代化的企業(yè)管理工作中，要對(duì)檔案管理又足夠的重視，對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷的完善企業(yè)的檔案信息管理，發(fā)揮檔案的真正作用，最終為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。
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