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淺議水利工程檔案管理工作論文
摘 要：水利工程檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分,隨著水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范,工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是,一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范等問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：水利工程
水利工程檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分,隨著水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范,工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是,一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范等問(wèn)題,本文筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談了自己的一些認(rèn)識(shí)。
前言
水利工程檔案是水利部門在水利工程建立運(yùn)轉(zhuǎn)中所構(gòu)成的各種載體的檔案,是水利工作真實(shí)的歷史記載,是在工作中停止查考、研討、決策的重要根據(jù),更是水利工程信息的源泉。它真實(shí)記載了水利工程項(xiàng)目建立的全過(guò)程，既是全面審定工程質(zhì)量、停止工程驗(yàn)收的重要根據(jù)，又是對(duì)水利建立項(xiàng)目停止管理、維護(hù)的主要根據(jù)，是完成水利建立項(xiàng)目科學(xué)管理的技術(shù)保證。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建立的重要組成局部和不可短少的環(huán)節(jié)，愈來(lái)愈得到注重。特別是對(duì)大型水利工程設(shè)計(jì)檔案停止科學(xué)地管理，可積極主動(dòng)地、多層次、多方位、多方式地向水利部門和有關(guān)部門提供應(yīng)用檔案信息資源，充沛發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為水利建立事業(yè)有效效勞，也是完成檔案本身價(jià)值的表現(xiàn)。因而,管理好水利工程檔案,使其在水利工程建立和水利工程管理中充沛發(fā)揮作用,更好的為水利事業(yè)效勞是各級(jí)指導(dǎo)和檔案部門的重要職責(zé)，具有非常重要的意義。
近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)開(kāi)展，水利工程質(zhì)量管理和施行工作的不時(shí)標(biāo)準(zhǔn)，管理形式和管理手腕的不時(shí)更新，檔案管理工作也應(yīng)逐漸走向科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的進(jìn)步。但局部水利工程檔案仍存在整理速度慢、內(nèi)容不全、不標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量不高等問(wèn)題。科學(xué)地停止檔案管理，鼎力開(kāi)發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多方式向水利部門和社會(huì)提供應(yīng)用，是完成水利工程檔案本身價(jià)值和檔案工作的基本目的。在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認(rèn)識(shí)。
1.水利工程檔案的特性、重要性、現(xiàn)狀
1.1 檔案內(nèi)容廣，數(shù)量多，綜合性強(qiáng)
水利工程在施工過(guò)程中觸及到電力、交通、水利、通訊、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程等各個(gè)方面,觸及工作面十分廣。而水利工程從項(xiàng)目立項(xiàng)、審批到開(kāi)工、建立,再到完工,驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的文件包括勘察設(shè)計(jì)、招招標(biāo)、水電交通、土木工程、設(shè)備裝置、裝飾裝修等材料,并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等方式記載,構(gòu)成數(shù)量宏大、品種繁多的工程建立檔案。
1.2 價(jià)值高
水利工程建立檔案產(chǎn)生于水利工程項(xiàng)目建立的參建各方,在工程建立過(guò)程中,觸及質(zhì)量評(píng)定、事故緣由剖析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和完工驗(yàn)收,以及日常管理中不可替代的重要根據(jù),也是在工程建成后停止運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)管理中不可短少的參考材料。
1.3 檔案構(gòu)成的時(shí)間長(zhǎng)
大型水利工程設(shè)計(jì)，均要經(jīng)過(guò)可行性研討、初步設(shè)計(jì)、招招標(biāo)設(shè)計(jì)和技施設(shè)計(jì)階段，每階段設(shè)計(jì)時(shí)間較長(zhǎng)，所以設(shè)計(jì)檔案構(gòu)成的時(shí)間長(zhǎng)。比方，飛來(lái)峽水利樞紐工程的設(shè)計(jì)工作，從1984年12月選定壩址，1985年12月完成可行性研討報(bào)告，1992年4月國(guó)度計(jì)委批準(zhǔn)立項(xiàng)興建，1992年6月完成初步設(shè)計(jì)報(bào)告，同年11月檢查經(jīng)過(guò)。1994年10月開(kāi)工，1999年10月建成，前后閱歷15年。因而檔案構(gòu)成的時(shí)間也較長(zhǎng)。
1.4 重要性
水利工程科技檔案是項(xiàng)目建立過(guò)程中構(gòu)成的文字、圖表、聲像等信息資料，是消費(fèi)、科研及其建立過(guò)程中構(gòu)成的原始記載，它客觀的記敘和反映了整個(gè)歷史過(guò)程和真實(shí)原貌。因此科技檔案的有效管理必然是工程建立過(guò)程中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。水利工程的建立主要經(jīng)過(guò)前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招(投)標(biāo)、施工、完工驗(yàn)收等一系列復(fù)雜的階段，內(nèi)容繁多，周期較長(zhǎng)。在整個(gè)過(guò)程中，材料檔案是項(xiàng)目建立的根據(jù)。因而，需做好科技文件資料的日常搜集、分類貯存及標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作�？萍紮n案的構(gòu)成自工程立項(xiàng)開(kāi)端，與工程建立進(jìn)度同步，并貫串其各個(gè)階段�？萍紮n案的有效管理，有利于材料備查、后期審核，是進(jìn)步項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)步工作效率的有力保證，也可為以后的工程項(xiàng)目提供牢靠的參考。另一方面，檔案管理關(guān)于企業(yè)開(kāi)展也起到了重要的作用。每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案材料，是企業(yè)文化的沉淀。也為積聚工程經(jīng)歷、汲取經(jīng)驗(yàn)、不時(shí)進(jìn)步企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率提供了參考。因而，做好水利工程科技檔案的有效管理工作非常重要。
2.水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題
我國(guó)重點(diǎn)建立項(xiàng)目的檔案工作起步于20世紀(jì)50年代，在20世紀(jì)80年代得到開(kāi)展。國(guó)度檔案局1992年頒發(fā)了《建立項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收方法 》，1997年又與國(guó)度計(jì)委結(jié)合發(fā)布了《國(guó)度重點(diǎn)建立項(xiàng)目檔案管理注銷方法》。這些規(guī)則和方法為重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的安康開(kāi)展提供了保證。近年來(lái)，隨著水利工程質(zhì)量管理工作的不時(shí)標(biāo)準(zhǔn)、管理形式和管理手腕的不時(shí)更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的進(jìn)步。但是，一些水利工程檔案依然存在著整理速度慢，內(nèi)容不齊全，編寫(xiě)不標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量不高等問(wèn)題。
2.1 檔案管理體制和制度不健全
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的樹(shù)立，在工程建立范疇，工程招招標(biāo)制度、完工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度正在逐漸完善。為順應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度變革的請(qǐng)求，工程建立項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、方式，以及各種檔案載體都發(fā)作了相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地調(diào)整和修正。目前，水利企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理制度不標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，主要表如今：第一，檔號(hào)不標(biāo)準(zhǔn)。第二，案卷標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)。第三是大局部案卷短少卷內(nèi)目錄。第四是組卷紊亂現(xiàn)象比擬嚴(yán)重。
2.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才
工程項(xiàng)目材料管理人員大多是暫時(shí)抽調(diào)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員，且身兼數(shù)職，致使檔案管理程度普遍較差，在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒(méi)有到達(dá)規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有構(gòu)成有效的管理和監(jiān)視機(jī)制。
2.3 檔案管理工作的前期投入和管理缺乏
檔案管理工作的前期投入精神缺乏，常常在工程項(xiàng)目建立的后期，才開(kāi)端著手停止檔案材料的搜集、整理工作，從而形成檔案材料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這是由于：
�、贀�(dān)任工程項(xiàng)目的指導(dǎo)及工程管理人員，檔案認(rèn)識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上說(shuō)一下，并不落真實(shí)詳細(xì)工作中，平常只留意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、平安等工作。
②施工單位不留意施工過(guò)程中文件、材料的搜集、整理、歸檔工作不是依照施工過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)產(chǎn)生材料，常常是工程施工快完畢了，才突擊搞完工材料。
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