檔案管理平臺機電設備論文

　　1 機電設備技術檔案管理平臺的搭建背景

　　傳統(tǒng)的管理模式相對比較落后，很難適應現(xiàn)代化管理的需求。在文檔資料管理方面，各人管理各自的文檔資料，對于資源共享、資料查詢都極為不便，且隨著時間推移，資料遺失或人為損壞的情況時有發(fā)生，當前的管理模式已完全跟不上時代發(fā)展的步伐。在設施設備管理方面，對于大量設備設施、備品備件的總體數(shù)量、使用情況、運行情況、庫存情況等信息都需要通過人為統(tǒng)計、查找的方式獲得，設備的入庫、出庫基本依靠手工記錄，信息的準確率、及時性等都相當?shù)�，基本不能把握設備的使用位置、工作狀態(tài)、流向性等具體情況。為實現(xiàn)設備設施精細化管理，除了提高管理人員自身素質(zhì)之外，搭建一個高效可靠的機電設備技術檔案管理平臺已是迫切需要。

　　2 機電設備技術檔案管理平臺的構建思路

　　軟件開發(fā)采用Ｂ／Ｓ模式，本地運算由瀏覽器負責，服務器端主要負責處理和反饋瀏覽器所發(fā)送的數(shù)據(jù)請求。這種結構有效地均衡了客戶端和服務器端的運算負荷，并且由于客戶端的操作系統(tǒng)自帶瀏覽器，因此不需要專門設計客戶端軟件，可以有效地降低開發(fā)費用，同時由于瀏覽器為獨立于系統(tǒng)的單獨軟件，在軟件系統(tǒng)進行升級的時候，不需要對客戶端做太大改動。因采用Ｂ／Ｓ模式，無需安裝客戶端，在聯(lián)網(wǎng)的任意一臺計算機上通過ＩＥ就能訪問服務器，通過各自的權限實現(xiàn)技術檔案的管理。系統(tǒng)軟件的設計遵循統(tǒng)一性、開放性、通用性、實用性、規(guī)范性、經(jīng)濟性原則，同時保證規(guī)范化的要求，遵循數(shù)據(jù)集中管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、整體設計、分布實施的方針。系統(tǒng)功能采用模塊化、松耦合的設計思路，使維護、升級和移植變得輕松簡單。系統(tǒng)運行安全、穩(wěn)定、可靠，使用簡單、方便，充分考慮現(xiàn)有軟硬件系統(tǒng)，與原有系統(tǒng)緊密配合，充分發(fā)揮了原有系統(tǒng)的功能，避免了資源的浪費。

　　3 機電設備技術檔案管理平臺的實現(xiàn)

　　建立了資料檔案管理模塊，其下設置文檔基本信息管理、文檔歸檔入庫管理、文檔借閱管理等幾個子模塊。首先對形成記錄的成形文檔進行審核，對收集整理完整的文檔進行統(tǒng)一編號后存放在固定位置，然后對重要文件進行掃描存入電子檔案，并將所有信息錄入模塊中。通過模塊實現(xiàn)文檔資料、工程資料的共享、查詢，規(guī)范了文件資料的收集歸檔及登記借閱的操作流程。通過高效的信息化共享，能及時查看到重要資料的電子版，能第一時間找到資料存放的具體位置，對每本資料何時何人進行了借閱、是否已經(jīng)歸還一目了然，確保了資料的完整性、完好率。建立了設備檔案管理模塊，其下設置設備設施基礎信息管理、設備設施庫存管理、設備使用管理、設備維修管理、設備報廢管理、設備設施統(tǒng)計管理等幾個子模塊。首先對高速公路使用的關鍵設備以科學方式進行唯一編號，每個編號對應唯一設備，作為身份標簽。將每個設備的使用具體位置、基本參數(shù)、實時圖片等基礎信息錄入模塊中。通過模塊實現(xiàn)設備的實時管理，能找到每個設備的實際狀態(tài)是處于庫存中、使用中、維修中還是已損壞報廢，充分把握設備的流向性。及時更新數(shù)據(jù)，對每個設備的入庫／出庫情況、維修情況、維修記錄等信息進行詳細記錄并錄入系統(tǒng)中，可以有效查詢到每類設備、每個設備的全生命周期內(nèi)的詳細記錄。同時，根據(jù)統(tǒng)計查詢功能，能有效地反映出哪類設備容易損壞、哪類設備庫存量不足需采購、哪個設備已維修很久還未修復、哪個品牌的同類產(chǎn)品質(zhì)量更穩(wěn)定等具體內(nèi)容，對全面把握設備狀態(tài)、了解設備性能、提升管理效率等有重要意義。同時，通過詳細的設備維修記錄，可以查看到以前該設備是因為何種原因進行了維修，通過何種方式進行了修復，對解決相同或相似設備故障具有重要的參考價值。

　　4 建立高效的管理制度

　�。ǎ保┚幹戚^為詳盡的文檔資料管理制度，規(guī)范文檔資料收集整理、登記、歸檔入庫及借閱歸還流程。同時，明確管理人員職責分工，根據(jù)分工不同在平臺中劃分權限，做到每個環(huán)節(jié)有人把關，過程有人監(jiān)督。

　�。ǎ玻┚幹屏嗽O備檔案管理制度，規(guī)范設備入庫出庫登記手續(xù)、設備維修保養(yǎng)跟蹤、故障處理信息反饋等相關工作流程，責任到人，確保設備設施的正常運行，為全面掌握設備狀態(tài)、了解設備動向提供有效保障。

　�。ǎ常┙Y合高速公路機電設備實際，制定了設備設施編號辦法，形成電子記錄備查，并制作成銘牌貼在設備上，為設備檔案基礎數(shù)據(jù)的形成提供保證。

　�。ǎ矗┲贫�了機電設備技術檔案管理平臺管理制度，規(guī)范了基礎信息的收集、錄入等相關要求，并對基礎信息做了大量錄入工作，確保了管理平臺的數(shù)據(jù)完整、詳盡。同時，對工作中產(chǎn)生的實時數(shù)據(jù)進行了及時連續(xù)性的更新，保證平臺數(shù)據(jù)的真實性、可靠性，以充分發(fā)揮平臺功能，達到管理成效。

　　5 機電設備技術檔案管理平臺的應用效果

　�。ǎ保�實現(xiàn)資料檔案的共享。能高效實現(xiàn)資料檔案的傳閱、共享，確保資料檔案得到充分利用。同時，能及時準確地查到資料的存放位置，減少了繁瑣詢查的人力、物力、時間的浪費。對檔案的借閱情況有據(jù)可依、有證可查，確保了資料的完整性、完好率。

　　（２）實現(xiàn)設備檔案的有效跟蹤。能在第一時間掌握任意設備的具體位置、工作狀態(tài)、運行使用情況，為全面了解高速公路機電設備的總體狀況，加強設備管理工作打下堅實的基礎。

　　（３）有效降低管理成本。改變了人為手工記錄的管理模式，節(jié)約了人力資源，節(jié)省了管理時間，減少了物質(zhì)化辦公的經(jīng)費成本，同時避免了因過多的人為操作導致工作疏忽、失誤而造成的資金、時間、資源等方面的損失。

　　（４）極大地提升管理成效。信息化管理平臺除了具有方便快捷的查詢功能外，還能通過有效的統(tǒng)計分析，協(xié)助決策者作出有效的管理決策。此外，通過大量歷史數(shù)據(jù)的記錄，能幫助提高技術人員工作中處理實際問題的能力，減少不必要的浪費，提高管理成效。

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