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論電子政務環(huán)境下檔案管理面臨的新變化論文
電子政務是政府機構應用現(xiàn)代信息與通信技術，將行政管理和服務通過網(wǎng)絡技術為載體進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)平臺上實現(xiàn)政府組織機構和工作流程的優(yōu)化重組，電子政務也被認為是以電子信息通信技術為核心的第三次科技革命。電子政務的施行打破了傳統(tǒng)行政機關的辦公環(huán)境，重塑了新的公共管理新模式，進一步推動了政府部門辦公自動化、政務信息化和工作流程的程序化，電子政務的全面推進，在提高政府辦公效率、節(jié)約行政成本的同時，也給電子政務下的檔案管理工作帶來了新的變化，提出了新的要求。
一、電子政務背景下檔案管理面臨的新變化。
1.檔案管理對象的變化。在電子政務背景下，檔案行政管理部門對于檔案管理對象也發(fā)生了深刻變化，主要表現(xiàn)在：對于檔案本身的管理已經(jīng)極大了延伸了，拓展到了檔案形成的前身，即現(xiàn)行文件的生成背景、生成過程以及歸檔等等全部環(huán)節(jié)。隨著網(wǎng)絡技術和數(shù)碼技術等現(xiàn)代高科技的發(fā)展和新型材料的使用，檔案載體由傳統(tǒng)的紙質、文字形式為主逐漸向光盤、磁帶、移動存儲設備等磁性材料為載體的記錄存檔方式轉變，檔案內容也由以依賴文字記載為主逐漸向生動的聲音、圖像等全景展示轉變。檔案管理不再是檔案部門及其檔案生成部門之間的業(yè)務范疇，檔案管理已經(jīng)滲透到了與檔案管理職能緊密聯(lián)系的軟件部門以及軟件設計開發(fā)公司等第三方，與電子政務相關聯(lián)的業(yè)務應用軟件大多都與檔案管理部門聯(lián)系起來，設置了相應的檔案存檔功能，極大地便捷了檔案的生成與歸檔等工作。
2.檔案管理模式的變化。電子政務背景下，檔案行政管理部門的檔案管理方式也發(fā)生了深刻變化，主要表現(xiàn)在：從面對面直接檔案管理與服務，拓展到了可以直接應用網(wǎng)絡信息技術為管理和服務對象提供間接的管理與服務功能；檔案管理也從原來的檔案生成者與管理者之間的服務與管理拓展到了管理者綜合協(xié)同各部門共同管理、利用的發(fā)展形勢；檔案管理也由當初的建制式向建議式管理轉變，在電子政務背景下，檔案管理部門可以通過第三方信息技術，利用不同的信息服務軟件系統(tǒng)及時與檔案用戶進行溝通和聯(lián)系，提供便捷高效的檔案服務功能，可以對不同時期和不同部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需要。
3.檔案管理觀念的變化。電子政務背景下信息技術的廣泛應用，進一步促進了檔案管理由傳統(tǒng)的手工向自動化轉變，檔案管理也由依賴經(jīng)驗式管理向科學式管理轉變，檔案的數(shù)字化、信息化管理理念深入人心，這就要求具體從事檔案工作的管理者來說，既要立足現(xiàn)實需要，也要從更高眼光出發(fā)，自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享，牢固樹立信息服務理念和資源優(yōu)勢理念，充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能，把政府在政務活動中形成的檔案變成“活”資源，主動地開展檔案信息的開發(fā)、利用工作，提高檔案服務發(fā)展的現(xiàn)實需要。
二、電子政務背景下檔案管理的原則。
1.“端口遷移”原則。與傳統(tǒng)的文書檔案相比，電子檔案具有易逝性、易改性的特征，這就要求電子檔案的管理不能按照舊有檔案的管理，即按照文件的生成、鑒定、立卷，再到歸檔、分類、著錄等順序按部就班地進行歸檔和入卷的管理，這樣難以保證電子檔案的真實性和準確性，也容易造成一些重要的電子檔案流失或因操作失誤而刪除。這時，因考慮電子檔案的生成和管理特點，落實“端口遷移”原則，即，把原來紙質文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的具體措施提前，對于檔案管理部門來說，就是要對電子公文的管理介入提前，從文件的生命周期的一開始就控制整個文件的歸檔活動。具體來說，就是要在電子政務行文系統(tǒng)的初始階段，檔案人員就要參與設計、進行指導，把后期需要歸檔的文件管理需求提前至成文初期，把歸檔工作納入到工作的全流程，以保障文件程序完成后能夠實時地實現(xiàn)歸檔。對于管理者來說，則要求其及時地進行文件信息鑒定，并做好文件著錄、鑒定以及電子檔案之間的銜接，以保證電子檔案與相關信息能夠完整地發(fā)送或移交至檔案管理部門，實現(xiàn)統(tǒng)一歸檔。
2.“全程管理”原則。電子檔案的產(chǎn)生、保存、利用以及銷毀全過程都應納入到管理工作中，以保證整個電子檔案的真實性、完整性和可讀性。具體來說，就是要從電子檔案管理體制與管理模式的選擇，電子檔案管理系統(tǒng)的設計與運行，以及電子檔案管理的制度和運行等等方面都需要納入到管理范疇中。以電子檔案對文件流程階段的管理和監(jiān)控為例，電子政務管理系統(tǒng)在設計之初，就應該把電子檔案管理系統(tǒng)作為其中的一個重要子系統(tǒng)，根據(jù)不同部門的工作職責和智能特點，設計的系統(tǒng)應結合機構內部各部門及其應用系統(tǒng)中的電子檔案進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，并對文件中的創(chuàng)立、登記、修改、審核以及簽署和發(fā)文等每一個環(huán)節(jié)的監(jiān)控和記錄，對該份檔案文件的任何技術性操作包括存儲位置的變更都應準確詳實地記錄下來，實現(xiàn)全過程的記錄和管理。
3.“分工負責”與“優(yōu)勢互補”相結合原則。電子政務背景下的檔案管理不再是檔案管理部門的“獨角戲”,無論是檔案生成部門還是管理部門都應該在立足本職的基礎上，實現(xiàn)各自的優(yōu)勢互補。具體來說，作為檔案部門來說要加強檔案管理傳統(tǒng)基本知識的學習和檔案法律法規(guī)的宣傳教育，讓電子政務的運行部門或具體操作人員熟悉并了解一定的檔案管理業(yè)務知識和要求，以補充其檔案管理專業(yè)知識方面的不足，保證電子政務的運行機制符合檔案管理信息化的要求。而檔案信息化管理者則要學習相應的信息技術基礎知識，以更好地協(xié)同完成基于網(wǎng)絡為基礎平臺的政務系統(tǒng)的開發(fā)和運用，在“分工負責”的基礎上，實現(xiàn)電子政務背景下檔案管理不同參與主體之間的“優(yōu)勢互補”,實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)質高效，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。
4.“價值取向”與“目標管理”相結合原則。電子政務背景下的檔案管理雖然發(fā)生了巨大變化，但檔案工作的本質沒有發(fā)生根本性變化，網(wǎng)絡信息平臺歸根到底是一種工具，信息網(wǎng)絡的應用延伸了檔案工作業(yè)務，提高了檔案管理工作的效率和質量，信息服務水平得以提高。但電子政務背景下的檔案管理的價值取向依然是最大限度地維護好檔案信息的完整、準確和安全，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源服務社會的效用，這一價值取向是檔案工作的總目標，在此基礎上，不同主體圍繞自身目標開展工作，都應該是屬于有所為的范疇之內，不能一味地追求信息化而忽視了這一根本價值取向，切忌“眉毛胡子一把抓”.
三、電子政務背景下檔案管理的措施。
1.提高電子檔案管理數(shù)據(jù)庫建設。檔案管理工作要在電子政務建設中發(fā)揮資源優(yōu)勢的作用，其首要任務是必須做好數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫建設。檔案管理部門的網(wǎng)絡系統(tǒng)屬于涉密計算機網(wǎng)絡，不能簡單地建立一個大而全的網(wǎng)絡，具體來說，首先要建立內部的辦公業(yè)務網(wǎng)絡平臺，支持檔案局（館）內各項辦公行政業(yè)務和檔案管理業(yè)務；其次是要建立電子政務專網(wǎng)平臺，以實現(xiàn)黨政機關內部網(wǎng)絡的橫向聯(lián)系和信息共享，滿足檔案管理部門上下級之間的數(shù)據(jù)傳遞，再次是建立本單位與公眾信息網(wǎng)的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案部門與外部的信息交流，為社會公眾提供檔案信息查詢服務。
2.加強電子檔案管理制度化建設。加強對電子政務標準化制定，國家檔案管理部門連同工信部門以及政府聯(lián)合加強對文件、檔案管理的標準化的制定，在電子政務系統(tǒng)建設中嵌入檔案管理制度和標準，借鑒國內外相關專業(yè)的標準化成果，建立一套科學、完善、合理和健全的電子檔案管理制度，對電子檔案的歸檔范圍、歸檔日期、歸檔要求、歸檔主體等進一步作出明確的要求。此外，還需要進一步整合和拓展檔案管理部門職能，規(guī)范電子政務各機關的檔案工作行為，嚴格按照數(shù)字化、網(wǎng)絡化和標準建設要求規(guī)范機關管理行為，實現(xiàn)政府公開信息資源共享和動態(tài)更新。
3.推進電子檔案復合型人才培養(yǎng)。電子檔案管理是一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性學科，電子政務背景下的檔案管理對于廣大從事具體檔案管理者以及一線具體工作的人員來說，要求其必須掌握一定的現(xiàn)代化信息技術，能夠熟練應用各種計算機辦公系統(tǒng)和檔案軟件應用系統(tǒng)，并且要在工作實踐中，積極參與到電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設計中來，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，不斷提高電子檔案系統(tǒng)的科學性。從短期來看，要抓緊對現(xiàn)有檔案人員的信息技術的業(yè)務培訓，盡快掌握電子政務中各種涉及與檔案工作相關的信息技術，從長遠來看，教育主管部門應在高校設立相應的檔案工程信息學科，專門培養(yǎng)一支高素質的檔案工程學復合型的人才隊伍，以不斷滿足電子政務下的檔案管理的需要。
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