高校電子檔案管理對(duì)策論文

　　摘要：文章首先分析了辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案管理的常見問題，并提出了辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案的管理，包括健全電子文檔管理的相關(guān)制度；做好電子檔案管理的需求分析；規(guī)范檔案管理體系；增加人員的內(nèi)部培訓(xùn)。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；高校；電子檔案管理

　　自動(dòng)化辦公系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem，OA），是一種利用技術(shù)手段提高工作辦公效率，以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化處理的系統(tǒng)[1]。該系統(tǒng)能全方位迅速采集、處理信息，對(duì)高校的科研、教學(xué)和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)定，導(dǎo)致電子和紙質(zhì)公文的管理工作效率較低，錯(cuò)誤率較高。因此，科學(xué)設(shè)定自動(dòng)化系統(tǒng)，合理使用電子檔案管理系統(tǒng)是高校需要解決的問題。

　　一、辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案管理的常見問題

　�。ㄒ唬┕芾碇贫炔唤∪�

　　部分高校辦公自動(dòng)化管理由于缺乏完善的檔案管理制度，操作方法混亂，導(dǎo)致各學(xué)院和各級(jí)管理部門的工作人員工作職責(zé)不明確，出現(xiàn)問題時(shí)各部門互相推諉，從而使電子文件和紙質(zhì)文檔處于無序的管理狀態(tài)，大大增加了工作人員的工作內(nèi)容和工作難度。高校在辦公自動(dòng)化方面投入的資金不足，改革力度欠缺，導(dǎo)致檔案管理過程中歸檔方式、要求、程序不統(tǒng)一，致使后期的整理保管和編目工作難以開展。另外，一些高校的檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，使用磁盤或光盤進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，可能存在誤操作、文件被病毒損壞等意外事故，導(dǎo)致歸檔的電子文件無法保證其真實(shí)性。

　　（二）信息收集難度大

　　高校學(xué)院眾多，各部門獨(dú)立性較強(qiáng)，因此整體檔案的信息收集需要跨越諸多部門，難度較大。對(duì)于學(xué)校下發(fā)的通知，各學(xué)院自行在校園網(wǎng)上下載、打印、填寫，未能及時(shí)完成提交工作；各部門的文件歸檔職責(zé)不明確；一些學(xué)院存儲(chǔ)容量小，不能完全保留舊文件，導(dǎo)致若干有價(jià)值的文件被覆蓋。

　�。ㄈ�）電子檔案管理不科學(xué)

　　在電子檔案管理工作中，很多高校已經(jīng)形成了硬件存儲(chǔ)檔案和云文件存儲(chǔ)檔案兩種方式，利用這兩種儲(chǔ)存方式能夠保證文件抵抗各種方面的風(fēng)險(xiǎn)。只需要做好相應(yīng)的防火墻工作就能夠保證文件信息的安全性。但是在進(jìn)行該方式的管理中始終存在著工作人員將檔案進(jìn)行更改之后沒有對(duì)原文檔進(jìn)行管理的問題，使檔案庫中出現(xiàn)很多內(nèi)容相似，但是難以分辨其有效性的檔案。

　　（四）缺乏專業(yè)的技術(shù)人員

　　在我國的高校中，大部分的管理人員都是一些有著較高職稱的教師，其中很多都是學(xué)校某個(gè)方面的學(xué)科帶頭人，平常有著較為繁重的教學(xué)和科研任務(wù)。為此，很多人員對(duì)于自動(dòng)化的電子檔案管理技術(shù)不夠熟練，使用這一技術(shù)時(shí)難以達(dá)到提高工作效率的目的。如果高校進(jìn)一步引入新的技術(shù)型人才，就可能出現(xiàn)一些級(jí)別較低的工作人員接觸過多學(xué)校的核心資料，對(duì)于學(xué)校內(nèi)部資料的安全性造成不利的影響。

　　二、辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案的管理對(duì)策

　�。ㄒ唬┙∪�電子文檔管理的相關(guān)制度

　　只有完善相關(guān)的電子文檔管理制度，高校各學(xué)院和各部門才能在收集、歸類和整理電子檔案和紙質(zhì)文檔過程中遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，按照時(shí)間和范圍規(guī)定，及時(shí)完成信息的錄入和保存，為后期信息應(yīng)用節(jié)省時(shí)間和精力。另外，相應(yīng)的工作人員必須具備專業(yè)的操作技能和較高的綜合素質(zhì)，以保證信息的安全性和系統(tǒng)的可靠性[2]。

　�。ǘ�）做好電子檔案管理的需求分析

　　高校引入電子檔案管理系統(tǒng)需要針對(duì)學(xué)校自身的情況和需要制定系統(tǒng)，要對(duì)系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能進(jìn)行具體的需求分析，使其符合組織檔案管理的特征。各學(xué)院和部門要積極配合，建立數(shù)字化校園，使自動(dòng)化信息處理成為管理師生信息的專業(yè)化平臺(tái)。

　�。ㄈ�）規(guī)范檔案管理體系

　　在進(jìn)行電子檔案的修改工作時(shí)，需要工作人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審查。在確定能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案更改之后，還需要對(duì)源文件進(jìn)行標(biāo)記。在保證更改內(nèi)容的正確性之后，將源文件刪除，將改動(dòng)的文件上傳并保存。

　　（四）增加人員的內(nèi)部培訓(xùn)

　　為了保證工作人員在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)能夠享受快捷的文件管理方式，可以對(duì)管理文件的工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，促進(jìn)其在這方面操作能力的提升。同時(shí)，可以尋找一些品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生協(xié)助教師進(jìn)行信息收集工作，減少教師在這方面的工作壓力。

　　三、結(jié)語

　　高校辦公引入自動(dòng)化系統(tǒng)能夠有效提高管理的工作效率，電子檔案管理系統(tǒng)能夠切實(shí)為廣大師生和管理人員提供便捷，但高校需要根據(jù)自身的特點(diǎn)有針對(duì)性地進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用和技術(shù)更新，避免電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)重復(fù)、無效管理等問題。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]王甜.淺析高校辦公自動(dòng)化下的電子檔案管理[J].人才資源開發(fā),2017(2):155.

　　[2]許佳.高校辦公自動(dòng)化條件下的電子檔案管理探討[J].科技信息,2010(20):481,483.

【高校電子檔案管理對(duì)策論文】相關(guān)文章：

淺談檔案管理存在的問題及對(duì)策論文10-13

管窺創(chuàng)建高校信息化檔案管理的舉措論文10-13

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比論文（精選13篇）10-11

地方本科高校經(jīng)管類畢業(yè)論文寫作現(xiàn)狀與對(duì)策分析10-26

電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理策略的研究論文10-13

電子商務(wù)發(fā)展因素及改善對(duì)策論文（通用6篇）09-08

現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對(duì)策研究論文（精選10篇）08-29

電子商務(wù)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的挑戰(zhàn)及對(duì)策論文09-17

旅游管理中的問題及對(duì)策論文12-20

師范化學(xué)教學(xué)現(xiàn)狀及對(duì)策的論文06-27