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高校合理人事檔案管理論文
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
(一)檔案分類不明確，查閱受限
高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類，只有進行合理的分類管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調(diào)用。然而，我國許多高校在進行檔案管理工作時，由于受到各種條件的限制，未能進行及時地分門別類，即使分類其種類也較為稀少，并且分類不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現(xiàn)狀，就會導(dǎo)致高校人員在需求查閱檔案信息時，就要耗費大量的精力去查找，檔案的調(diào)用更是困難。嚴重地影響了高校人事檔案的查閱、調(diào)用效率。
(二)人事檔案管理人員缺乏專業(yè)技能
高素質(zhì)的專業(yè)人才是保證一項工作順利進行的最基礎(chǔ)保障。我國高校認識檔案管理工作人員普遍存在非專業(yè)性，大多數(shù)的管理人員學歷都不高，并且不具備檔案管理的專業(yè)技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業(yè)道德素質(zhì)，工作中消極應(yīng)付。這就降低了高校認識檔案管理隊伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質(zhì)量。高校人事檔案管理是一項極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴格，管理人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)，就難以按照檔案管理標準進行工作，普遍地存在操作不夠規(guī)范，工作效率低下的問題。
(三)人事檔案的信息來源和資源共享受限
現(xiàn)如今，我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項一項進行，甚至檔案的填寫要依靠手寫來進行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來源，導(dǎo)致了信息收集不全面，查閱費時費力。另外，由于人事檔案的建檔、復(fù)制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當高校中多個部門或多個工作人員同時需要某些檔案資料時，就會造成檔案資料短缺，無法實現(xiàn)同時共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。
二、高校人事檔案管理的有效對策
(一)強化高校人事檔案管理的意識
高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證，也是我國檔案資料中最寶貴的財富。高校應(yīng)當通過有效的宣傳、教育手段，向高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強高校全體人員的檔案管理意識。從而使高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視起來，通過為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來保障管理工作在正常進行;人事檔案管理人員應(yīng)當認識到自身工作的重要性，從內(nèi)心深處熱愛檔案管理工作，積極地奉獻出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環(huán)境，實現(xiàn)人事檔案管理的全面優(yōu)化。
(二)確立高校人事檔案管理目標
高校人事檔案管理工作應(yīng)當有合理的發(fā)展目標，才能夠不斷地進步。制定切實可行的人事檔案管理目標，不僅能夠為人事檔案管理工作人員分配具體的工作內(nèi)容，使其在檔案管理中通過完成自己的工作為高校管理作出貢獻，避免無效、偏離高校教育發(fā)展的工作，還能夠?qū)⒏咝Ｈ耸聶n案管理工作進行簡化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調(diào)用高校檔案提供便利，增強人事檔案的服務(wù)職能。
(三)完善高校人事檔案管理制度
高校人事檔案管理工作是一項較為復(fù)雜的工作，需要有一套完善的管理制度進行規(guī)范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學化的道路，一方面可以將檔案管理工作責任落實到具體的人員身上，使每一位管理人員擔負起自己應(yīng)有的責任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過程中不會遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實性。合理科學的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。
(四)建設(shè)專業(yè)的高校人事檔案管理人才隊伍
在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到人事檔案管理質(zhì)量的最重要因素。高校必須通過一定的手段來強化人事檔案管理人才隊伍。一是高校應(yīng)當聘用一定數(shù)量的專業(yè)人事檔案管理工作人員，同時保證在不同檔案類型、檔案結(jié)構(gòu)等方面人才分配均勻;二是要通過一定的手段來增強檔案管理人員的職業(yè)道德，形成良好的職業(yè)操守;三是高校要為檔案管理人員進行定期的培訓，增強其檔案管理技能，學習先進的科學技術(shù)，提高檔案管理工作效率。
(五)強化高校人事檔案管理的保密性
高校中的人事檔案最主要的職能就是為相關(guān)人員提供查閱、使用的服務(wù)。但高校的人事檔案關(guān)系到高校人員的信息，必須進行嚴格的保密。在對外進行借閱、使用服務(wù)時，應(yīng)當嚴格地按照規(guī)范的程序，完備借閱、使用手續(xù)。若利用信息技術(shù)提供查閱服務(wù)，則要對網(wǎng)絡(luò)用戶設(shè)定合理的權(quán)限，防止不具備權(quán)限的人進行訪問，從而保證人事檔案的保密性。當人事檔案被泄密、非法更改后，要嚴厲追究相關(guān)人員的責任。
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