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會(huì)計(jì)電算化檔案管理論文
引言：
會(huì)計(jì)檔案是真實(shí)記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)方面業(yè)務(wù)往來(lái)和數(shù)據(jù)信息的歷史資料，是切實(shí)反映此單位經(jīng)濟(jì)狀況的重要?dú)v史憑證和依據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，與過(guò)去紙質(zhì)作為載體的會(huì)計(jì)檔案比較，具有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和基本管理要求。電算化會(huì)計(jì)檔案主要指通過(guò)磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的形式存儲(chǔ)于電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及通過(guò)電腦打印形成的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。近些年來(lái)，我國(guó)各領(lǐng)域和各行業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)信息處理，會(huì)計(jì)電算化極大提高了工作效率，為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的基本內(nèi)容
1.1紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
主要指通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)打印形成的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案，包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等，以及依據(jù)法律界定要求的會(huì)計(jì)檔案保管、移交以及銷毀等不同類別檔案。
1.2非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
主要指依靠計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和軟盤(pán)系統(tǒng)作為磁性介質(zhì)，以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息和會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)。
1.3計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案
主要指計(jì)算機(jī)本身硬件系統(tǒng)類型、存儲(chǔ)空間、設(shè)備類型等具體情況；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的具體型號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、磁盤(pán)、配套光盤(pán)以及用戶手冊(cè)等一系列資料；財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型、編程語(yǔ)言及操作程序等。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的基本特征
2.1與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理形式不同，基于電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)于硬盤(pán)、磁盤(pán)和光盤(pán)等磁性媒介中，需要嚴(yán)格確保內(nèi)外環(huán)境因素，必須確保會(huì)計(jì)檔案信息不被惡意篡改，全面考慮會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的安全問(wèn)題，因此必須建立完備的軟硬件系統(tǒng)。此外，需要檔案管理人員做好本職工作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的防護(hù)工作，并做好病毒庫(kù)的設(shè)置和升級(jí)工作，以有效避免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息被刪除或無(wú)法恢復(fù)。
2.2采用‘‘雙套制”歸檔的形式，將計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料實(shí)施雙備份管理，同時(shí)將雙備份檔案分別存放在不同的區(qū)域，以及將相配套的電算化會(huì)計(jì)軟件安裝版本共同做好保存，以避免發(fā)生意外情況而引起資料丟失或系統(tǒng)破壞。此外，電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)備份，做好報(bào)表數(shù)據(jù)和賬務(wù)數(shù)據(jù)的備份工作。定期或不定期對(duì)電算化軟硬件系統(tǒng)和存儲(chǔ)裝置進(jìn)行嚴(yán)格檢查，備份后的磁性媒介由檔案管理員嚴(yán)格穩(wěn)妥保管。
2.3會(huì)計(jì)電算化需要通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，應(yīng)首先明確會(huì)計(jì)人員作為電算化系統(tǒng)的實(shí)施者，必須精心設(shè)計(jì)和輸入各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息以被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別，這些數(shù)據(jù)信息有效決定了電算化系統(tǒng)的順利實(shí)施。同時(shí)，對(duì)于維護(hù)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)查詢資料，嚴(yán)格確保了電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性，以保證整個(gè)會(huì)計(jì)電算化核算正常運(yùn)行和開(kāi)展。此外，將會(huì)計(jì)軟件版本和整個(gè)軟件系統(tǒng)一并進(jìn)行歸檔管理，有效實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的完整性，并保證所保存數(shù)據(jù)適時(shí)或及時(shí)調(diào)出。
2.4從數(shù)據(jù)信息輸入開(kāi)始就不斷更新數(shù)據(jù)資料，有效存儲(chǔ)和利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的動(dòng)態(tài)化、信息化管理。通過(guò)建立會(huì)計(jì)圖表真實(shí)反映過(guò)去和預(yù)測(cè)未來(lái)，并建立相應(yīng)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)和制度，為科學(xué)決策提供全面服務(wù)，這樣一定程度上提高了工作效率，并利于會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量水平的提升。
三、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的具體要點(diǎn)
3.1提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理觀念和意識(shí)
(1)應(yīng)樹(shù)立和強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化檔案管理的思想和觀念。應(yīng)樹(shù)立符合現(xiàn)代化發(fā)展要求的信息化管理觀念和意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化規(guī)范管理的重要性，并在具體工作實(shí)施中，順應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的需要，逐步培養(yǎng)信息化管理意識(shí)和綜合素養(yǎng)，并適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新。（2)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理者的大力支持。做好輿論宣傳和全方面努力，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案信息化、科學(xué)化管理的重要性和現(xiàn)實(shí)作用的認(rèn)可，以給予大力的重視和充足的經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的逐步完善和升級(jí)，以確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作健康、有序運(yùn)行。
3.2建立和完善崗位責(zé)任制
依據(jù)責(zé)、權(quán)、利有效結(jié)合的原則，科學(xué)明確規(guī)定各崗位不同的權(quán)限范疇，做好不相容職責(zé)相應(yīng)工作內(nèi)容的分離管理，嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制。應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員，主要負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案的歸檔管理工作，嚴(yán)格禁止由會(huì)計(jì)人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責(zé)內(nèi)容如下：在一定期限內(nèi)，向各類相關(guān)人員收集會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存檔及備份資料，同時(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)存儲(chǔ)清單；按照相關(guān)規(guī)定妥善保管各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息檔案；做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案的安全和保密工作，不能隨意借出和擅自外泄；經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)和電算化主管批準(zhǔn)允許借閱或復(fù)制的檔案資料必須辦理登記手續(xù)；定期對(duì)磁介質(zhì)的信息化檔案資料進(jìn)行升級(jí)和殺毒工作。
3.3實(shí)施科學(xué)化、系統(tǒng)化管理
(1)加大力度完善硬件設(shè)施建設(shè)。有效保證計(jì)算機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)功能、會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的環(huán)境均符合規(guī)定要求的標(biāo)準(zhǔn)。（2)不斷加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)。選擇基本功能符合實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需求的電算化軟件，建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)全部數(shù)據(jù)信息資料實(shí)施信息化、數(shù)字化的有效管理，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)信息使電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作滿足實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。（3)做好會(huì)計(jì)檔案的移交管理工作。進(jìn)行檔案移交時(shí)，認(rèn)真準(zhǔn)確做好移交清冊(cè)，列明所移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等基本內(nèi)容，同時(shí)嚴(yán)格各相關(guān)責(zé)任人的簽字手續(xù)。（4)做好保管到期檔案的銷毀工作。若會(huì)計(jì)檔案資料保管期限已滿，保管人員須向負(fù)責(zé)人提出銷毀建議，同時(shí)要求負(fù)責(zé)人簽署具體意見(jiàn)。
3.4全面提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)
會(huì)計(jì)檔案管理是集專業(yè)性、技術(shù)性和科學(xué)性于一體的綜合性工作，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具備較高的綜合素養(yǎng)。針對(duì)當(dāng)前各企事業(yè)單位缺乏既懂財(cái)會(huì)知識(shí)、又精通檔案管理及計(jì)算機(jī)技術(shù)水平過(guò)硬的復(fù)合型人才，已經(jīng)明顯不能滿足新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際需要，因此，必須加大力度進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理人才的培養(yǎng)，其綜合素質(zhì)的高低是決定會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量?jī)?yōu)劣的關(guān)鍵因素，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，逐步加強(qiáng)其財(cái)會(huì)知識(shí)水平、檔案管理水平以及綜合素質(zhì)的提高，定期或不定期組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，以進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。
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