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淺析在成人教育教學(xué)檔案中實(shí)施信息化管理的途徑論文
摘要：教學(xué)檔案在成人教育工作中具有重要的參考和利用價(jià)值，為了更好地服務(wù)于信息化、數(shù)字化的社會(huì)，服務(wù)于成人高等教育，通過優(yōu)化信息化資源建設(shè)、界定教學(xué)檔案內(nèi)容的范圍、嚴(yán)格遵循建檔原則、提升檔案管理者的檔案素養(yǎng)、注重教學(xué)檔案編研五個(gè)層面，淺談成人教育教學(xué)檔案實(shí)施信息化管理的途徑。
關(guān)鍵詞：成人教育教學(xué)檔案；信息化管理；途徑；檔案素養(yǎng)；檔案編研
一、優(yōu)化信息化資源建設(shè)。
根據(jù)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》有關(guān)精神，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，主要包括現(xiàn)有教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，用于文件歸檔與電子檔案管理等方面，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
要實(shí)現(xiàn)成人教育教學(xué)檔案信息化管理，信息技術(shù)的應(yīng)用是必不可缺的條件，同時(shí)已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，在成人教育教學(xué)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中要充分應(yīng)用信息技術(shù)，通過采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理和保存檔案信息，進(jìn)一步挖掘教學(xué)檔案的利用價(jià)值，提高其服務(wù)水平，使成人教育教學(xué)檔案以更快捷、更生動(dòng)、更形象的方式為成人教育整體現(xiàn)代化水平的提高創(chuàng)造條件。
為成人教育的教學(xué)改革服務(wù)。優(yōu)化信息化資源建設(shè)必須把成人教學(xué)管理與普通高等教育的現(xiàn)代化建設(shè)放在同等地位加以研究和開發(fā)，加強(qiáng)對(duì)成人教育教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備、設(shè)施的投入，保證現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。譬如，開發(fā)出一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站；利用成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)分類建立教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，把各類教學(xué)檔案的目錄信息數(shù)字化，等等。為利用計(jì)算機(jī)技術(shù)更好地管理維護(hù)和開發(fā)利用教學(xué)檔案奠定基礎(chǔ)。
二、界定教學(xué)檔案內(nèi)容的范圍。
1、招生方面的信息。
主要包括招生工作文件、招生政策、招生計(jì)劃、招生專業(yè)、招生簡(jiǎn)章、招生宣傳、招生工作總結(jié)、錄取名冊(cè)、入學(xué)考試成績(jī)等錄取材料、入學(xué)安排表、入學(xué)登記表及有關(guān)招生活動(dòng)的記錄等。
2、日常教學(xué)方面的信息。
主要包括教學(xué)工作計(jì)劃、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、課程表、授課教師個(gè)人信息、教學(xué)檢查、教學(xué)考勤、各專業(yè)課程考試安排、試題庫(kù)、試卷、試場(chǎng)記錄表、試卷分析表、記分冊(cè)、漢語普通話水平測(cè)試和大學(xué)英語四、六級(jí)考試的組織情況等及其各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)記錄。
3、學(xué)籍方面的信息。
要求新生入校后認(rèn)真填寫有關(guān)學(xué)籍卡片和學(xué)生卡片上的個(gè)人信息，注明某屆、某專業(yè)，為今后查找利用、驗(yàn)證學(xué)歷真?zhèn)翁峁┳钫鎸?shí)準(zhǔn)確的憑證。另外，還包括在校學(xué)生學(xué)籍材料、學(xué)生的學(xué)籍卡、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍變更材料（即留級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。
4、學(xué)位方面的信息。
主要包括上級(jí)有關(guān)成人教育學(xué)位工作的文件、學(xué)位申報(bào)名單、學(xué)位考試安排、學(xué)位論文及評(píng)審意見、學(xué)位授予通知等、學(xué)位證書的辦理等。
5、畢業(yè)方面的信息。
包括畢業(yè)生名單、成果性的畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、畢業(yè)生成績(jī)總冊(cè)、畢業(yè)照、畢業(yè)學(xué)員通訊錄、畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊(cè)、優(yōu)秀畢業(yè)生評(píng)選材料、畢業(yè)生去向資料、供需計(jì)劃及合同、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查資料、信息反饋材料等。
6、教學(xué)文書方面的信息。
主要包括上級(jí)下達(dá)的有關(guān)成人教育工作的文件，教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的文件，成人教育規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)，成人教學(xué)檢查、評(píng)估及反饋材料，各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料，對(duì)成人教育工作的請(qǐng)示和批復(fù)、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
三、嚴(yán)格遵循建檔原則。
第一，規(guī)范性原則。
建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。建立各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)組織，落實(shí)各級(jí)管理工作者的崗位職責(zé)，在收集、整理、移交、歸檔到開發(fā)利用的過程中，嚴(yán)格遵循歸檔制度和規(guī)范的歸檔程序，對(duì)所有應(yīng)歸檔的材料，按照嚴(yán)格的歸檔程序及分類方法進(jìn)行歸檔。
第二，科學(xué)性原則。
嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確提示檔案文件的外形特征和內(nèi)容特征，并在案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、文件字號(hào)目錄、專題目錄等方面實(shí)行計(jì)算機(jī)編制，案卷封面、備考表及脊背均按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)填寫。要根據(jù)成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)歸類，設(shè)置的類目要盡量準(zhǔn)確，以便對(duì)來“料”及時(shí)接納，對(duì)號(hào)入座。教學(xué)檔案類目排列、檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定要符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和邏輯原則。
第三，真實(shí)性原則。
教學(xué)檔案的內(nèi)容一定要真實(shí)地反映教學(xué)活動(dòng)的情況，以其特有的原始性，真實(shí)性記錄所發(fā)生的事實(shí)、人員的情況及教學(xué)的過程，要維護(hù)檔案的歷史原貌，避免私自刪改、涂寫，絕不可以各種需要為由對(duì)記錄摻雜某些不真實(shí)的內(nèi)容。
第四，實(shí)用性原則。
借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)管理手段，對(duì)教學(xué)過程中形成的文件材料實(shí)物進(jìn)行歸檔整理時(shí)，要求分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊�？蓪㈦娮游募庸ぁ⒄�，轉(zhuǎn)化為電子檔案，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使其可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
第五，保密性原則。
由于檔案信息的特殊性，在教學(xué)檔案管理中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)該對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密。凡涉及個(gè)人秘密的檔案信息，或不能公開的檔案信息，因其合法的權(quán)益受到法律保護(hù)，均屬于限制利用的范圍。尤其是在檔案信息直接進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的條件下，應(yīng)按保密法，嚴(yán)格對(duì)用戶界定使用權(quán)限。另外，每學(xué)年要定期歸檔，減少移交檔案材料在時(shí)間上的隨意性，杜絕檔案材料長(zhǎng)時(shí)間積壓甚至于散落流失，確保材料能夠及時(shí)接收、立卷、歸檔、錄入。
四、提升檔案管理者的檔案素養(yǎng)。
檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)、程序復(fù)雜、質(zhì)量要求高的工作。這就要求檔案管理者要提升檔案素養(yǎng)，包括責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、收集意識(shí)、整理意識(shí)、保密意識(shí)和價(jià)值意識(shí)等。
首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德規(guī)范。
其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。通過學(xué)歷再教育、學(xué)術(shù)講座和會(huì)議交流、崗位培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)等方式，不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，來更新、擴(kuò)充檔案管理工作者的檔案專業(yè)知識(shí)，提高其信息技術(shù)能力，使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高。
第三，檔案管理者自身要不斷學(xué)習(xí)和提高運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)解決問題的能力，并借助現(xiàn)代化的管理手段，加大對(duì)信息資源的開發(fā)，為成人教育工作的不斷發(fā)展提供高效能的檔案信息支持。
第四，要建立切實(shí)可行的人才管理制度和獎(jiǎng)懲規(guī)章制度。選派那些有過硬的信息化業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德規(guī)范、協(xié)作精神好、吃苦精神強(qiáng)、具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、檔案管理的政策理論要求、基本專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力的人充實(shí)到教學(xué)檔案管理崗位，以保證教學(xué)檔案管理和利用工作的正常進(jìn)行。把年度考評(píng)與工作實(shí)績(jī)結(jié)合起來，對(duì)認(rèn)真、負(fù)責(zé)、有突出貢獻(xiàn)的工作人員應(yīng)實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，以提高檔案管理人員的工作積極性，使成人教育教學(xué)檔案管理水平得到真正的提高。
五、注重教學(xué)檔案編研。
1、要做好編研的選題。
要結(jié)合成人教育發(fā)展趨勢(shì)，選取成教工作急需的、可以為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的有利用價(jià)值的題目為編研對(duì)象。要有明確的目的，必須圍繞成教工作的發(fā)展和社會(huì)需求，編研出有利于成人教育發(fā)展的、系列性的、有價(jià)值的參考資料。切忌編研工作與實(shí)際需求相脫節(jié)，只有這樣，才能選擇出既有現(xiàn)實(shí)意義又有完成條件的題目作為編研目標(biāo)，編研成果才能服務(wù)于我們的工作。
2、編研內(nèi)容要宏觀與微觀相結(jié)合。
要立足于本單位工作實(shí)際，一方面認(rèn)真研究成人教育檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，另一方面全面了解本校成人教育事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡、實(shí)際現(xiàn)狀、存在的優(yōu)勢(shì)與不足等。在宏觀層面與微觀層面有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，既要突出成人教育綜合管理方面的研究，又要兼顧諸如教學(xué)計(jì)劃等專題性方面的研究；既要重視成人學(xué)歷教育，又要重視成人非學(xué)歷教育；既要研究成人面授教學(xué)工作，更要加強(qiáng)學(xué)生自學(xué)管理的研究；既要突出主管部門的領(lǐng)導(dǎo)作用，又要兼顧地方單位的作用；既要研究經(jīng)濟(jì)因素制約辦學(xué)的方面，更要研究教學(xué)質(zhì)量與科學(xué)管理在辦學(xué)中的主導(dǎo)地位。
3、編研應(yīng)關(guān)注學(xué)生信息。
不僅要把學(xué)生在校期間的所有信息收集、歸檔，還要拓寬信息來源，多調(diào)查走訪，搜集與學(xué)員有關(guān)的材料，力求全面真實(shí)反映成人教育學(xué)生的學(xué)習(xí)、品行、能力等。
參考文獻(xiàn)：
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