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數(shù)字檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑分析論文
摘要：數(shù)字檔案信息化管理是發(fā)揮檔案價值，滿足用戶使用檔案需求重要手段。應當在現(xiàn)代信息技術的支撐下，創(chuàng)新數(shù)字檔案管理工作方式，豐富數(shù)字檔案管理渠道，形成數(shù)字檔案管理體系，提高數(shù)字檔案管理有效性。
關鍵詞：數(shù)字檔案 信息化管理 智能化 管理體系
數(shù)字檔案信息化管理體現(xiàn)著檔案事業(yè)發(fā)展方向，本文在分析數(shù)字檔案信息化管理過程中存在問題的基礎上，找準數(shù)字檔案信息化管理的具體路徑，總結數(shù)字檔案信息化管理的基本原則，全面提高數(shù)字檔案管理有效性。
1 數(shù)字檔案信息化管理的價值
1.1提升信息服務價值
現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作是以服務用戶為宗旨的檔案管理體系，數(shù)字檔案管理體系的建設不僅僅著眼于提高檔案管理質量，而且還要開發(fā)滿足用戶檔案使用需求的系統(tǒng)，強調發(fā)揮出檔案的價值，切實把數(shù)字檔案信息服務于社會經(jīng)濟發(fā)展建設，進一步滿足社會對數(shù)字檔案的使用需求。
1.2減輕檔案管理壓力
現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作面臨著海量的數(shù)據(jù)，豐富的信息源與多樣化的數(shù)據(jù)類型，只有實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，才能建立起穩(wěn)定的數(shù)字檔案管理運行體系，不斷挖掘數(shù)字檔案的使用價值，解決數(shù)字檔案管理中的實際問題，減輕工作人員的壓力，并且更好實現(xiàn)數(shù)字檔案管理目標。
2 數(shù)字檔案信息化管理的特征
2.1數(shù)字檔案管理特征
數(shù)字檔案是依靠現(xiàn)代信息技術發(fā)展起來的檔案管理形式，數(shù)字檔案不僅可以實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)信息的獲取，而且具有保存時間長，占有空間小，傳輸速度快，可以隨時使用與智能化讀取的功能。數(shù)字檔案依靠電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)+技術取得快速發(fā)展�，F(xiàn)代數(shù)字檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的存儲管理功能向著智能開發(fā)的方向快速發(fā)展。數(shù)字檔案管理已經(jīng)從被動管理向主動服務的方向邁進，大數(shù)據(jù)與云計算支撐數(shù)字化檔案管理工作快速發(fā)展，極大發(fā)揮出數(shù)字檔案的應用價值，可以為企事業(yè)單位決策、管理、日常工作分析提供必要數(shù)據(jù)支撐，有效發(fā)揮了檔案的應用價值。
2.2數(shù)字檔案管理模式
目前數(shù)字檔案管理工作模式是在計算機檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的輔助支撐下開展的具體檔案管理工作。在數(shù)字化檔案管理的過程中更注重電子文件數(shù)據(jù)信息的收集，強調做好具體的保存與數(shù)字檔案的歸檔工作，要求確保數(shù)據(jù)信息的齊全與完整，在數(shù)字檔案管理模式下更強調使用計算機進行智能化的管理，要求開發(fā)出簡易的數(shù)字化檔案管理工作程序，強調運用標準化的檔案管理操作方式對數(shù)字檔案信息進行存儲歸檔并且提高檔案運行效率。數(shù)字檔案使得人們對數(shù)據(jù)信息的需求量不斷增加，而且實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的安全共享，可以滿足人們使用的需求，進一步提高檔案管理工作效率，解決了檔案管理工作的難題。
3 數(shù)字檔案信息化管理的問題
3.1歸檔保護困境
目前數(shù)字化檔案推廣使用過程中主要面臨著歸檔與檔案安全保護方面的問題。例如，各級機構都在自主拓展辦公智能化功能，各相關單位之間大多數(shù)都在開發(fā)針對自己實際情況的辦公自動化系統(tǒng)，這使得相關單位間的數(shù)據(jù)信息傳遞存在著兼容性差，運行系統(tǒng)版本多樣和文件格式不統(tǒng)一的問題。軟件的個性化雖然提高了基層各單位的實際辦公效率，但是不利于相關數(shù)據(jù)信息的傳遞工作，也給數(shù)字檔案信息的歸檔帶來了較大的挑戰(zhàn)，由于數(shù)據(jù)檔案的版本不同、標準不同與運行方式多樣，直接造成了檔案數(shù)據(jù)冗余或者數(shù)字檔案錯誤問題，提高了數(shù)字檔案的存儲難度。而且在不兼容的環(huán)境下導致檔案數(shù)據(jù)信息傳遞的困難，有些數(shù)據(jù)信息無法實現(xiàn)即時轉換，而且可能在轉換的過程中存在著數(shù)據(jù)錯誤，以及難以歸檔保存的問題，這給數(shù)字檔案使用帶來較大困難。而且兼容性不足的檔案面臨著更大的安全隱患，有可能被系統(tǒng)誤認為錯誤的數(shù)據(jù)信息被刪除或損毀，因此給檔案安全管理帶來一定困擾。
3.2重復建設弊端
數(shù)字檔案建設雖然取得較快發(fā)展，但是紙制檔案資源仍未退出歷史舞臺。當前普遍存在著紙制檔案與數(shù)字檔案的雙重管理機制，這使得當前檔案管理部門存在著較大的工作重疊問題，而且嚴重地浪費了檔案管理工作資源，影響了檔案管理工作質量，同時還增加了人力工作成本。目前電子檔案在制作過程中還要考慮紙制檔案加工處理，還需要考慮紙制檔案的存儲方式，需要運用先進的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)來考慮紙制檔案的保存方式方法問題，因此極大地影響了數(shù)字檔案的傳遞使用效率，給檔案糾錯與管理帶來較大考驗，影響檔案數(shù)字化的質量和進程。
3.3人員素質困擾
目前數(shù)字檔案信息化管理工作的水平有限主要與缺乏專業(yè)信息管理人才有關�；鶎訂挝坏臋n案數(shù)字化還處于起步階段，目前各級檔案管理部門普遍的缺乏信息管理人才，現(xiàn)有檔案管理人員的信息化檔案管理理念匱乏，檔案管理效率低，因此影響數(shù)字化檔案管理工作的質量與效果。還有的人員沒能經(jīng)過必要的數(shù)字信息技術培訓，現(xiàn)有的數(shù)字檔案管理知識不足以應對數(shù)字檔案的傳遞、信息挖掘與智能化服務管理工作的需求。而且基層單位之間與內部未能有效的配置專職與兼職數(shù)字檔案管理人員，導致數(shù)字檔案管理工作制度與責任難以在基層單位有效落實，因此影響檔案管理工作的效率，降低了數(shù)字檔案管理工作質量。
4 數(shù)字檔案信息化管理的原則
4.1規(guī)范性原則
實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，必須面向互聯(lián)網(wǎng)提高數(shù)字檔案的運行質量，解決數(shù)字檔案傳遞使用中的不規(guī)范的現(xiàn)象，形成規(guī)范的數(shù)字檔案運行體系。首先，要求所有數(shù)字檔案都按照規(guī)范化的格式進行制作與存儲傳遞，要在統(tǒng)一模式下進行標準化的數(shù)字檔案管理工作。其次，采用科學的方式對網(wǎng)絡檔案資源進行管理，劃分各級各類檔案管理與使用人員的權限，引導檔案管理人員與使用人員在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中合理使用，切實減少因為檔案管理軟件與存儲格式方面存在的實際問題。第三，還要有效地防止資源浪費的問題，全面提高數(shù)字檔案的使用傳輸規(guī)范性，獲得數(shù)字檔案使用的最佳效率，全面提高數(shù)字檔案的管理工作質量。
4.2可靠性原則
只有檔案信息化管理安全可靠，才能體現(xiàn)出數(shù)字檔案管理工作的價值，解決數(shù)字檔案建設過程中的實際問題，全面提高數(shù)字檔案管理工作有效性。由于數(shù)字檔案管理依靠信息技術，而信息技術在檔案管理使用過程中過于復雜，可能存在著各種錯誤程序、錯誤操作對檔案數(shù)據(jù)信息造成的影響，因此必須提高數(shù)字檔案信息管理的安全性與可靠性。首先，應當加強相關制度建設，形成數(shù)字檔案管理的規(guī)范，解決檔案管理操作隨意的問題。其次，阻塞數(shù)字檔案管理漏洞，提高數(shù)字檔案管理的嚴密性，防止未經(jīng)授權單位或個人使用檔案。第三，加強數(shù)字檔案鑒定工作，對數(shù)字檔案的各個流程進行管理，有效防止數(shù)字檔案信息的丟失，全面提高數(shù)字檔案的可靠性，加強對數(shù)字檔案的備份工作。
4.3高效率原則
數(shù)字檔案信息化管理往往面臨著海量的數(shù)據(jù)信息，只有提高數(shù)字檔案管理工作的效率，才能提高數(shù)字檔案管理工作有效性，解決數(shù)字檔案管理中的實際問題。首先，選擇最優(yōu)的數(shù)字檔案管理方案，加強在數(shù)字檔案信息化管理過程中的計算性，圍繞著數(shù)字檔案的運行傳遞體系加強相關建設工作。其次，提高硬件與軟件水平，加強具體的數(shù)字檔案的運行平臺建設工作。第三，提高數(shù)字檔案的運行速度，加強數(shù)字檔案的兼容性，解決數(shù)字檔案建設不規(guī)范問題，進一步提升數(shù)字檔案管理有效性。
5 數(shù)字檔案信息化管理的路徑
5.1建立完善的管理體系
提高數(shù)字檔案信息化管理水平，必須建立起完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，運用現(xiàn)代信息技術支撐數(shù)字化檔案的高效運行。首先，建立起主動智能化的檔案管理系統(tǒng)，面向基層收集檔案數(shù)據(jù)信息同時能夠加強數(shù)字檔案的主動服務水平，在仔細分析數(shù)字檔案資料的基礎上，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的分類管理。其次，嚴把檔案質量關，提高數(shù)字檔案的服務質量，在形成完善公開檔案體系的基礎上，提高數(shù)字檔案保密與安全工作水平，防止檔案數(shù)據(jù)信息外泄，形成科學的以優(yōu)質硬件為基礎的檔案存儲體系，保證電子文檔長久保存。
5.2建立智能化軟件系統(tǒng)
提高數(shù)字檔案信息化管理水平，必須依靠優(yōu)質的檔案管理工作系統(tǒng)，要針對不同專業(yè)檔案的使用與傳輸需求，開發(fā)智能型的數(shù)字檔案應用管理系統(tǒng)。首先，根據(jù)數(shù)字檔案管理工作的獨特性和用戶對數(shù)字檔案的使用需求，開發(fā)針對域內用戶為主體的數(shù)字檔案信息服務管理系統(tǒng)，一方面運用該系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的收集，另一方面提高檔案數(shù)據(jù)信息的智能化推送能力。其次，依靠檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提高現(xiàn)有數(shù)字檔案的標準化建設水平，不僅要依靠智能系統(tǒng)對數(shù)字檔案信息進行規(guī)范建設，而且要開發(fā)出強大的糾錯功能，保證數(shù)字信息可以精確高效運行，減少使用過程中的問題。
5.3加強基礎設施建設力度
只有加強數(shù)字檔案運行的軟硬件建設工作，才能保證數(shù)字檔案信息化管理的不斷發(fā)展，切實滿足用戶對數(shù)字檔案管理中問題，全面提高數(shù)字檔案管理工作效率。首先，實現(xiàn)數(shù)字檔案的集成化管理，建立起門的數(shù)字檔案管理部門，形成獨立的數(shù)字檔案管理工作機構，在單位各業(yè)務部門與各分支機構中形成必要的聯(lián)絡保障機制，促進數(shù)字檔案的高效傳遞。其次，在開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的同時還要建立起涉密檔案信息的局域網(wǎng)，提高相關業(yè)務部門的核心檔案傳遞的安全性，在實現(xiàn)數(shù)字檔案共享的同時進一步提高檔案的安全性。
實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理要完善數(shù)字檔案運行體系，豐富數(shù)字檔案管理手段，提高數(shù)字檔案管理工作效率，運行智能化、系統(tǒng)化與規(guī)范的手段加強數(shù)字檔案管理，全面提高數(shù)字檔案管理工作的質量與水平。
參考文獻：
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