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文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理論文
摘 要：文書檔案管理是行政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位一項(xiàng)必不可少的特殊工作，要求文秘人員具備有與崗位相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前，新形勢(shì)對(duì)行政機(jī)關(guān)文書檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求。筆者結(jié)合多年文書檔案管理工作實(shí)踐，對(duì)文書檔案管理工作面臨的形勢(shì)和文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行了分析，并對(duì)加強(qiáng)行政管理，提升文秘人員素質(zhì)，促進(jìn)文書檔案管理工作提出了粗淺的建議。
關(guān)鍵詞：行政管理 文秘人員 素質(zhì) 文書檔案 對(duì)策
文秘人員素質(zhì)是指文秘工作者在文書檔案管理崗位上所必須具備各種基本素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)、技能的總和。包括從事文書檔案工作必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的能力等等。文秘人員素質(zhì)的高低，直接影響著文書檔案工作的效率、水平和質(zhì)量，對(duì)文書檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無法替代的保障作用。目前，一些文秘人員素質(zhì)不高，極大地制約了文書檔案工作的創(chuàng)新，甚至影響到了機(jī)關(guān)事務(wù)的正常運(yùn)行和事業(yè)的健康發(fā)展。因此，如何加強(qiáng)管理、培訓(xùn)，提高文秘人員的綜合素質(zhì)，已成為行政管理中亟待解決的重要課題。
一、當(dāng)前文書檔案管理工作面臨的新形勢(shì)
�。ㄒ唬┪臅鴻n案管理工作面臨新變化。隨著改革開放進(jìn)程向縱深推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，當(dāng)前我們已然邁進(jìn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)正以我們難以置信的速度向前邁進(jìn)。隨著政治經(jīng)濟(jì)管理的深刻變革，社會(huì)利益格局正在進(jìn)行深刻調(diào)整，人們思想觀念正在發(fā)生深刻變化，這對(duì)于高科技單位而言，既激發(fā)了行業(yè)發(fā)展進(jìn)步的巨大活力，也使行業(yè)發(fā)展面臨的矛盾和問題凸顯。對(duì)于新形勢(shì)下文書檔案工作而言，硬件條件和軟件條件都必不可缺。硬件條件應(yīng)由單位在黨委政府的政策支持和技術(shù)部門的技術(shù)支持下，加大資金投入不斷更新?lián)Q代；而從事文秘檔案工作人員的素質(zhì)，則是新時(shí)期文書文書檔案工作最為重要的軟件條件，盡管是軟件，卻絲毫不能“軟”，否則其后果有可能對(duì)單位正常運(yùn)行乃至行業(yè)發(fā)展造成致命的災(zāi)難。
（二）文秘人員綜合素質(zhì)面臨新挑戰(zhàn)。文書檔案工作這艘航艦，必須有文秘檔案人員與之相匹配的燃料，才能在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展洪流中乘風(fēng)破浪順利前行。而人的觀念、知識(shí)、能力等，不可能一朝一夕就可改變，必須經(jīng)歷不斷積累的過程，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的飛躍。在這種形勢(shì)下，文秘人員只有自我加壓，高度認(rèn)識(shí)、科學(xué)分析新形勢(shì)下文書檔案管理工作的新特點(diǎn)，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的緊迫感， 認(rèn)真研究新問題，在實(shí)踐中不斷地摸索經(jīng)驗(yàn)、尋求對(duì)策，才能跟上時(shí)代發(fā)展的高速列車，才能從容應(yīng)對(duì)我們已見過和未見過的東西，也才能不至于出現(xiàn)力不從心、不知所措的尷尬局面。文秘人員盡管從事的是最平凡的服務(wù)工作，但我們決不能做平庸人，必須牢固樹立“學(xué)以立德，學(xué)以增才，學(xué)以致用”的理念，不斷提高政策理論水平，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷開闊眼界胸襟，努力成為服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的行家里手，努力成為復(fù)合型、全能型人才，才能適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)文書檔案工作的新需求。
二、文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)
（一）政治思想理論素養(yǎng)。作為專業(yè)工作人員，文秘人員必須具備各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)決執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針政策，遵守各項(xiàng)法律法規(guī)，講道德、守紀(jì)律，不為名、不為利，不計(jì)較個(gè)人得失，具有獻(xiàn)身精神。由于機(jī)關(guān)文書檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家機(jī)密的思想素質(zhì)。同時(shí)，文書檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的主人翁意識(shí)。
�。ǘ┛茖W(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)�？茖W(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)與政治思想理論素都是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對(duì)于不同機(jī)關(guān)單位的文書檔案工作，文秘人員必須具有相應(yīng)文化水平，特別是對(duì)于高科技單位而言，文秘人員除了掌握文書檔案管理基本知識(shí)外，還必須要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在文書檔案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具，這就要求文秘人員必須具備必要的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，這樣才能對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息，準(zhǔn)確地提供信息，最大限度地運(yùn)用信息，及時(shí)服務(wù)于單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的檔案信息需求。只有具備了相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)，才能更好地從事文書檔案工作。
�。ㄈ┪拿貦n案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求文秘檔案人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。文秘檔案管理人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛文書檔案工作，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉文書檔案的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所服務(wù)的單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，才能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己文書檔案工作實(shí)際，優(yōu)質(zhì)高效地完成自己的文書檔案業(yè)務(wù)工作。同時(shí)，文書檔案工作直接與文字資料打交道，文秘人員還必須具備較強(qiáng)的文字處理能力，才能勝任文書檔案工作，才能將各種文書檔案整理編輯得更好，才能更好地為單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù)。
�。ㄋ模┈F(xiàn)代管理能力素養(yǎng)。文書檔案工作于單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)，這就要求文秘人員必須具備必要的現(xiàn)代管理能力素養(yǎng)。文書檔案工作中，文秘人員的溝通協(xié)調(diào)能力往往與文書檔案的質(zhì)量緊密相聯(lián)。要做好文書檔案工作，文秘人員必須和單位各業(yè)務(wù)部門、有關(guān)人員打交道，要在這一過程中獲得各方面的支持和配合，除了靠單位有關(guān)的檔案管理規(guī)章制度外，更主要的是靠文秘人員自身溝通協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮。
三、提升文秘人員素質(zhì)促進(jìn)文書檔案管理工作的建議
�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提供必要保障。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書檔案工作不是主要部門，可有可無。隨著政治經(jīng)濟(jì)管理體制不斷完善，文書檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。對(duì)于單位而言，單位領(lǐng)導(dǎo)必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識(shí)，清醒認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)高素質(zhì)復(fù)合型文秘人才的迫切需求，給予文書檔案工作以人員、資金以及制度上的大力支持。對(duì)于文秘人員而言，要經(jīng)常向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書檔案工作情況，同時(shí)努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使單位領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。
�。ǘ┕膭�(lì)加強(qiáng)自學(xué)，提高綜合素質(zhì)。單位要制定必要的學(xué)歷、職稱提升獎(jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)助制度，鼓勵(lì)文秘人員結(jié)合自己的崗位工作，掌握現(xiàn)代化管理技能，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型文書檔案管理人才，以適應(yīng)文書檔案管理數(shù)字化、信息化的新要求。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)教育培訓(xùn)，提升專業(yè)水平。加強(qiáng)文書檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是提高文秘人員素質(zhì)和文秘檔案管理水平的關(guān)鍵。培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計(jì)，將其與單位實(shí)際相結(jié)合。除加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)外，應(yīng)加大計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)敏銳的檔案意識(shí)，增強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文書檔案的基本技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。同時(shí)，注重加強(qiáng)文秘檔案部門與單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間的交流，使他們互相吸取經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)查找自身不足，使文書檔案管理工作更好地日常業(yè)務(wù)工作相結(jié)合。
�。ㄋ模┐蛟鞕C(jī)關(guān)文化，促進(jìn)效率提升。單位應(yīng)樹立科學(xué)的人才觀，拋棄高學(xué)歷情結(jié)，積極營造一個(gè)以能力為主導(dǎo)，而不是以身份為主導(dǎo)的公平競爭型機(jī)關(guān)文化環(huán)境，與文秘人員建立起關(guān)系型心理契約，增強(qiáng)文秘人員的主人翁意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，指導(dǎo)文秘人員搞好職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，幫助文秘人員建立與單位事業(yè)發(fā)展方向一致的個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃。同時(shí)，通過加強(qiáng)制度建設(shè)，引導(dǎo)文書檔案管理人員牢固樹立服務(wù)觀念，克服守?cái)偸降谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮參謀助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。尤其要鼓勵(lì)其了解并關(guān)注單位工作全局，善于認(rèn)識(shí)判斷形勢(shì)，善于根據(jù)單位中心工作需要積極主動(dòng)地開展文書檔案工作。這樣才能在服務(wù)中提高工作效率，在服務(wù)單位事業(yè)發(fā)展中樹立良好形象。檔案部門和文秘檔案工作者要了解大局，把握大局，把為中心工作服務(wù)作為重點(diǎn)，確立服務(wù)的主攻方向，取得服務(wù)的主動(dòng)權(quán)，要充分利用檔案部門擁有豐富檔案資源的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，抓住歷史和現(xiàn)實(shí)的結(jié)合點(diǎn)，選準(zhǔn)主題，有效地為大局服務(wù)，使檔案部門成為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的“信息庫”、“智囊團(tuán)”。
結(jié)束語
綜上所述，文書檔案管理是一項(xiàng)特殊的工作，要求文秘人員具備有與崗位相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要積極鼓勵(lì)文秘人員不斷拓寬知識(shí)層面，創(chuàng)新工作思維，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化，科學(xué)收集整理、開發(fā)利用好檔案資源，高質(zhì)量做好文書檔案管理工作，更好地服務(wù)于事業(yè)發(fā)展。
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