淺談檔案管理質(zhì)量提升的論文

　　摘要：無論是機關單位還是私人企業(yè)，檔案的管理工作都是企業(yè)信息記錄和獲取相關決策依據(jù)的關鍵工作。隨著檔案的重要性逐漸被人們所重視和了解，企業(yè)都想方設法的運用先進的管理方法不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，借此來提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量水平。檔案記載的信息資料全面而富含價值，領導的決策和管理層的重要規(guī)劃設計，都需要對業(yè)務事項和以往經(jīng)驗進行回顧和總結(jié)，因此檔案管理工作需要進一步的優(yōu)化和完善。

　　關鍵詞：機關單位；檔案管理；優(yōu)化；完善

　　檔案管理是一種基礎性工作，其關鍵意義在于能夠承載企業(yè)和單位發(fā)展各項規(guī)劃和設計任務，提供真實可靠、全面細致的信息資料。由于管理層的高度重視，決策也需要來自檔案信息管理方面的重要支持，檔案就擁有了一定的權威性，能夠為人們所注重，對其重要性愈加的了解和關注。筆者根據(jù)自己在檔案管理崗位上得到的一些工作經(jīng)驗，從幾個方面論述一下提高和優(yōu)化檔案管理的具體措施，希望能與更多的檔案管理工作人員分享成功的經(jīng)驗。

　　1傳統(tǒng)檔案使用方式和管理思想的轉(zhuǎn)變

　　檔案的實用性在傳統(tǒng)的思想概念里是存在質(zhì)疑和不解的，很多企業(yè)和單位只是把檔案信息整理后，分門別類的保管在檔案柜里，管理人員也是在定期的檢查和打掃中才會翻動一下過往的檔案，檔案的實用性幾乎被人們遺忘，其真實大量的歷史數(shù)據(jù)資料和豐富的發(fā)展過程中的經(jīng)驗教訓無一例外的被束之高閣，企業(yè)和單位的工作得不到綜合全面的分析和整合，缺少了穩(wěn)健可靠的環(huán)節(jié)，在處理眾多事物時沒有借鑒豐富、寶貴的經(jīng)驗，導致很多事務進展緩慢，工作效率低下。如今檔案管理的改革被提上日程，企業(yè)和單位的管理決策的討論材料和依據(jù)更多的取材于檔案，對于檔案的管理思想也逐漸發(fā)生了根本性的變化，檔案不再是塵封在檔案柜里的歷史資料，而是提供經(jīng)驗的實用性資源，很多企業(yè)和單位都將檔案當作是寶貴的信息來源，積極的搜集、整理和儲備。相應檔案管理工作也被激發(fā)帶動，形成規(guī)范化的管理機制，作為檔案管理人員也要掌握分析材料信息，整合信息的能力，管理人員的積極的工作態(tài)度不可同日而語。

　　2加大檔案管理改革開放程度，拓寬檔案作用范圍

　　檔案管理在服務上應由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現(xiàn)出更強的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系。二是檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔，聯(lián)系于社會、根植于大眾、服務于現(xiàn)實，才能有廣闊的發(fā)展空間。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責，通過規(guī)范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優(yōu)化檔案服務措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進服務方式，探索發(fā)展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式。

　　3注重檔案管理人員的素質(zhì)和形象

　　檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數(shù)人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒有前途。特別是在一些公立機關單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關單位檔案管理人員都多半為實習人員，或者臨時聘用人員，在編制內(nèi)的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數(shù)機關單位檔案管理人員都存在學歷低、工作經(jīng)驗少、專業(yè)技能欠缺等問題，所以機關單位檔案管理的優(yōu)化還需進一步提高管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)�；�于此，一是機關單位要重視對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的針對性，結(jié)合管理人員自身實際情況制定專業(yè)性強、針對性強以及可行度高的培訓計劃。二是結(jié)合員工結(jié)構情況，為檔案管理人員創(chuàng)設繼續(xù)教育條件，不僅要重視提高其專業(yè)知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。三是引入具有信息化技術知識背景的檔案管理人員，提高機關事業(yè)單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，全面提高管理人員綜合素質(zhì)。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領域工作者的高修養(yǎng)、高情操以及檔案服務部門應有的氣質(zhì)與風范。五是為滿足檔案發(fā)展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學習新的技能，掌握相關領域知識，不斷創(chuàng)新管理理念，從具體的管理、服務和制度等多個方面去努力，以期適應檔案學科最新的發(fā)展動態(tài)。

　　4倡導新技術和新機制融入檔案管理工作

　　以往機關事業(yè)單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據(jù)大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率始終難以提升，因此機關事業(yè)單位必須加強檔案管理的現(xiàn)代化建設。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術對機關單位檔案進行備份。二是創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理技術優(yōu)點是方便、辯解，不僅能夠借助服務器直接進行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術進行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)服務。四是借助現(xiàn)代科技手段可以進行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結(jié)分析等，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，真正使檔案信息資源共享工作落在實處。

　　5結(jié)論

　　機關事業(yè)單位檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，單位領導，尤其是單位具體分管領導必須高度重視，切實認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，積極引導檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協(xié)調(diào)相關部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進行優(yōu)化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發(fā)展。

　　參考文獻

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