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檔案知識(shí)管理模式的構(gòu)建探討論文
摘要：
本文從檔案管理角度，結(jié)合本單位檔案管理發(fā)展的三個(gè)階段，聯(lián)系檔案信息化程度和檔案工作者素質(zhì)，分析了檔案管理邁向知識(shí)管理模式的過程，對(duì)構(gòu)建檔案知識(shí)管理模式提出了發(fā)展策略。
關(guān)鍵詞：
檔案管理；知識(shí)管理；信息化；管理模式
伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會(huì)邁入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。傳統(tǒng)的檔案管理模式——單一庫(kù)房實(shí)物保管已跟不上時(shí)代的發(fā)展的步伐，無法使檔案價(jià)值得以充分利用。旨在為航天科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，航天企業(yè)檔案管理體制不斷變革，檔案管理方式不斷創(chuàng)新，逐步形成了新時(shí)期檔案知識(shí)管理模式。
1、檔案知識(shí)管理的定義
“檔案知識(shí)管理”是一種以“知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理”相結(jié)合的檔案管理模式。通俗地說，就是將圖書、情報(bào)、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合、加工、提煉，并經(jīng)電子化處理，使其系統(tǒng)化、綜合化、知識(shí)化，并通過信息化手段進(jìn)行傳遞，在符合保密規(guī)定的前提下，更利于共享和交流。
2、航天企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展歷程
航天企業(yè)檔案管理在檔案工作者的不懈努力下一直不斷完善和發(fā)展著，先后經(jīng)歷了實(shí)體管理、信息管理、知識(shí)管理三個(gè)階段。
2.1實(shí)體管理階段
實(shí)體管理是檔案管理的最初模式，基于當(dāng)時(shí)的社會(huì)發(fā)展程度，在傳統(tǒng)的檔案觀念的束縛下，檔案工作的主體——檔案管理者的職責(zé)就是保管檔案；檔案工作的客體就是被定義為歷史記錄的紙質(zhì)檔案；實(shí)施檔案管理的場(chǎng)所就是檔案庫(kù)房。檔案管理者對(duì)庫(kù)房中檔案的存放有著清晰的紙質(zhì)賬目，當(dāng)使用者要利用檔案時(shí)，管理者憑借這些賬目和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)到庫(kù)房中查找檔案供使用者借閱。
這一階段的特點(diǎn)是由檔案的本質(zhì)屬性決定的，管理活動(dòng)是圍繞檔案實(shí)體展開的。檔案實(shí)體是信息賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，而檔案在數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化則成為衡量管理效率的重要尺度，經(jīng)驗(yàn)的承襲是改進(jìn)管理的主要方法，信息技術(shù)只是在錄入、打印檔案賬目中對(duì)檔案管理起到了輔助作用。
2.2信息管理階段
20世紀(jì)末，為提升檔案管理質(zhì)量和效率，航天企業(yè)自主研發(fā)檔案管理軟件，并應(yīng)用到檔案管理工作中，為檔案管理帶來了根本性變革。檔案管理的流程更加的系統(tǒng)化、信息化，檔案工作者可直接在檔案管理系統(tǒng)中錄入、整理、編排、提取案卷、文件的基本信息，檔案借閱更加快捷、方便、準(zhǔn)確。
這一階段的特點(diǎn)是檔案電子信息作用得以發(fā)揮，突破了實(shí)體檔案的物理局限，直接對(duì)電子信息進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的管理和利用。信息技術(shù)轉(zhuǎn)化成提升檔案管理效率最直接的要素，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息共享平臺(tái)初步建立。借閱者可通過檔案工作人員直接在檔案管理系統(tǒng)中檢索到要借閱的檔案基本信息，因此這時(shí)的檔案管理弱化了對(duì)檔案工作者經(jīng)驗(yàn)的依賴，強(qiáng)化了對(duì)其計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能的要求。
2.3知識(shí)管理階段
進(jìn)入21世紀(jì)，航天企業(yè)進(jìn)行了組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行了深入的研究和思考，提出了知識(shí)管理的發(fā)展思路，并在實(shí)踐中取得了豐碩的成果。
2.3.1檔案知識(shí)管理的定位
知識(shí)管理階段是檔案管理的高級(jí)階段，是對(duì)前兩種管理形式的拓展與延伸。知識(shí)管理階段在組織形式上具有高度集成性，它管理的對(duì)象不僅僅限于檔案信息，而是集檔案、情報(bào)、圖書于一體，并對(duì)零散、粗略的信息進(jìn)行集中的、精細(xì)的加工、整合，并依據(jù)使用者的要求提供相應(yīng)的服務(wù)形式。
2.3.2航天企業(yè)檔案知識(shí)管理的成功案例
航天企業(yè)在對(duì)檔案知識(shí)管理模式的探索中，有過很多成功的案例。其中北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所拓展檔案知識(shí)管理方式，在以下幾方面實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。
一是檔案編研。檔案編研是在檔案信息的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行分析、研究、整編和重組，形成滿足企業(yè)各項(xiàng)實(shí)際工作需要的企業(yè)文獻(xiàn)。本單位已成功組織完成40余項(xiàng)檔案成果的編研工作，題材覆蓋科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的多個(gè)方面，為今后的發(fā)展留下寶貴的知識(shí)財(cái)富。其中，通過單位辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的“成果分享模塊”實(shí)現(xiàn)全所范圍內(nèi)的可視化瀏覽，并設(shè)立評(píng)論留言板塊，共同參與編研成果利用與改進(jìn)。
二是情報(bào)翻譯。突破基本的情報(bào)搜集、管理模式，依據(jù)使用部門對(duì)情報(bào)信息的需求方向，對(duì)多篇情報(bào)資料進(jìn)行分析、提煉，并翻譯成使用者要求的語(yǔ)言。對(duì)情報(bào)信息進(jìn)行加工、轉(zhuǎn)化，通過信息化手段主動(dòng)推送到使用者辦公自動(dòng)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)更精煉的信息價(jià)值和更直接的使用價(jià)值。
三是展室建設(shè)。展室是展示科研生產(chǎn)和文化成果的最優(yōu)平臺(tái)，通過提煉、加工科研生產(chǎn)和文化成果資料中的精華，以最直接的感官模式與外界進(jìn)行共享和交流，并對(duì)員工起到宣傳教育的作用。因此，展室成為本單位信息資源知識(shí)化的重要表現(xiàn)形式。
3 、優(yōu)化檔案知識(shí)管理模式的策略
航天企業(yè)檔案知識(shí)管理模式雖已初步形成，但還有其廣闊的發(fā)展空間。影響其發(fā)展的基本因素有兩個(gè)：硬件因素和軟件因素。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等信息技術(shù)是檔案知識(shí)管理模式中的硬件因素，檔案人員的素質(zhì)是檔案知識(shí)管理模式中的軟件因素，它們共同影響著這一模式的發(fā)展。下面以北京精密控制設(shè)備研究所為例進(jìn)行分析。
3.1檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀和發(fā)展方向
檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成和發(fā)展直接影響著檔案管理知識(shí)化的程度。而檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)系反映著檔案管理信息化的發(fā)展程度。
3.1.1檔案信息化程度
本單位采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）和瀚海檔案管理系統(tǒng)（AM）相連接的模式。OA作為行政事務(wù)管理系統(tǒng)，最核心的功能是公文的辦理和流轉(zhuǎn)。AM可實(shí)現(xiàn)文件從現(xiàn)行到檔案的全生命周期管理，支持多維視圖檢索、多媒體數(shù)據(jù)管理、離線數(shù)據(jù)檢索，具有開放的通用數(shù)據(jù)接口，支持國(guó)產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)采用插件管理，便于功能的組合與擴(kuò)充。因此現(xiàn)行文件的管理、文件歸檔、檔案分類、電子組卷、檔案檢索等工作得以高效開展。OA系統(tǒng)與AM系統(tǒng)之間設(shè)有接口，數(shù)據(jù)可以從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入AM系統(tǒng)，其關(guān)系如圖1所示。這種檔案管理適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，但還是存在兩大問題：第一，沒有對(duì)文件檔案進(jìn)行一體化的全過程管理。AM系統(tǒng)對(duì)檔案的管理始于文件歸檔環(huán)節(jié)，而無法前端控制文件的形成、流轉(zhuǎn)過程，只能被動(dòng)接受從OA系統(tǒng)導(dǎo)入的文件，甚至電子文件歸檔（導(dǎo)入）不是實(shí)時(shí)、聯(lián)機(jī)的進(jìn)行。第二，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能較弱。AM系統(tǒng)一般都是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建的，能實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。但是，該系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)在線檔案信息目錄級(jí)查詢、檢索和瀏覽，不能實(shí)現(xiàn)全文瀏覽。
3.1.2檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展方向
檔案知識(shí)管理系統(tǒng)應(yīng)覆蓋文檔的生成、利用、維護(hù)、基礎(chǔ)分析等過程。這時(shí)的AM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)是所屬關(guān)系，如圖2所示：AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)，AM系統(tǒng)對(duì)電子文件、電子檔案采取一體化、集成化管理，并能對(duì)文件、檔案實(shí)行前端控制，檔案利用者可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索、履行借閱審批手續(xù)后，網(wǎng)上查看檔案全文信息。
綜上所述，檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展方向是AM系統(tǒng)作為OA系統(tǒng)的子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化、集成化管理。
3.2檔案人員的素質(zhì)分析
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案知識(shí)管理的發(fā)展，合格的檔案工作者首先要具備良好的身體素質(zhì)，諸如每年的文書檔案整理中都包括對(duì)上千份文件的著錄、編目、鑒定、編頁(yè)、蓋章、電子組卷等工作，所以具備良好的身體素質(zhì)是進(jìn)行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員要有廣博的文化知識(shí)和較高的語(yǔ)文基礎(chǔ)知識(shí)、歷史知識(shí)，所以檔案工作者應(yīng)具備基本的文化素質(zhì)。最后，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它具有特定工作對(duì)象。檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識(shí)，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法。這就要求檔案工作者具備一定的專業(yè)素質(zhì)。表1為北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所檔案工作人員基本情況。
基于以上數(shù)據(jù)，目前本單位檔案從業(yè)人員中35歲以下年輕人占的比重為24%，擁有本科以上學(xué)歷的人員占總?cè)藬?shù)的62%，檔案專業(yè)畢業(yè)人員占總?cè)藬?shù)的14%。由此可見，調(diào)動(dòng)青年檔案工作者的積極性，發(fā)揮年輕檔案工作者的能力，強(qiáng)化檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)是檔案知識(shí)管理模式優(yōu)化的必經(jīng)之路。
4、結(jié)論
航天企業(yè)檔案管理工作在歷史發(fā)展的潮流中，檔管理機(jī)制不斷完善，管理模式不斷提升，管理手段不斷創(chuàng)新，工作者素質(zhì)不斷提高。在新時(shí)期檔案知識(shí)化的歷史潮流中，在集團(tuán)、院檔案館的指導(dǎo)下，北京精密控制設(shè)備研究所憑借多年的檔案知識(shí)管理探索實(shí)踐，正逐步構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，為構(gòu)建新時(shí)期檔案知識(shí)管理機(jī)制而努力。
參考文獻(xiàn)：
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