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電子文件與歸檔
電子文件與歸檔是小編為大家?guī)淼恼撐姆段�，歡迎閱讀。
摘 要：電子文件越來越成為現(xiàn)代文件的重要形式。由于電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在理論、方法、標(biāo)準(zhǔn)等方面的不同，所以研究電子文件的特點(diǎn)，制定歸檔管理的對策，就顯得越來越重要。
關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;紙介質(zhì);歸檔
電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。
1、電子文件的定義
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
2、電子文件的兩個(gè)基本特征
2.1電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。
數(shù)字信息使用0和1兩種兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個(gè)0或1叫做1個(gè)比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計(jì)算機(jī)存儲器(包括內(nèi)存儲器和各種外存儲器)中，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。
2.2電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。
從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
3、 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證
3.1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。
3.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。
3.1.2 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等)。
3.1.3 登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。
3.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。
3.2應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。
3.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。
3.2.2 設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。
3.2.3 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。
3.2.4 對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。
3.3應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
3.4應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。
3.5 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證;數(shù)據(jù)安全保證;操作安全保證;身份識別方法等。
3.6 電子文件的收集與積累
4.1收集積累要求
4.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
4.1.2 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。
4.1.3 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
4.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
4.1.5對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
4.1.6 對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
4.1.7 對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。
4.1.8 對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
4.1.9 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。
4.1.10 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
4.1.11對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
4.1.12 定期制作電子文件的備份。
4.2 電子文件的登記
4.2.1每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表A.1和表A.2)。
4.2.2電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。
4.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。
4.2.4 電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件;U-非正式電子文件;F-正式電子文件。
4.2.5 電子文件類別代碼：T-文本文件;I-圖像文件;G-圖形文件;V-影像文件;A-聲音文件;0-超媒體鏈結(jié)文件;P-程序文件;D-數(shù)據(jù)文件。
5 電子文件的歸檔
5.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。
5.2鑒定
5.2.1 電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
5.2.2歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。
如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
5.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。
5.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。
5.5 歸檔
5.5.1電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被人操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。
將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時(shí)保持不變。
5.5.2物理歸檔。凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。
歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。 然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。
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