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基于ERP系統(tǒng)會計風險分析論文
摘 要：ERP作為一種先進的管理理念，國內(nèi)眾多企業(yè)都爭先引入。文章介紹了ERP系統(tǒng)在電力企業(yè)的應用情況，分析了ERP系統(tǒng)中可能存在的會計風險及控制措施，以期發(fā)揮ERP系統(tǒng)的最大優(yōu)勢，提高企業(yè)信息化管理水平。
關鍵詞：ERP；風險 ；控制
0 引言
隨著互聯(lián)網(wǎng)普及和電子商務的興起，ERP軟件開發(fā)應用日益廣泛，以ERP為代表的企業(yè)信息系統(tǒng)越來越受到眾多企業(yè)的追捧。2009年，湖南省電力公司全面引進ERP系統(tǒng)，建成了一體化的企業(yè)信息平臺， 打破“各自為政”的條塊管理方式，實現(xiàn)了業(yè)務“縱向貫通、橫向集成”，實現(xiàn)了業(yè)務流與資金流的有效整合，使財務信息化在提高企業(yè)管理水平和集團控制力，增強核心競爭力，推動企業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展起到了重要作用。
1 ERP簡介
1.1ERP的概念。ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源規(guī)劃，是由美國Gartner Group在90年代初提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準，是綜合應用了網(wǎng)絡通訊等多種信息產(chǎn)業(yè)成果的軟件產(chǎn)品，是建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的思想將企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、基礎數(shù)據(jù)、計算機硬件和軟件等融合一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。具有前瞻性、持續(xù)性、標準化、共享與集成的特點。
1.2ERP系統(tǒng)的內(nèi)容與模塊。湖南省電力公司應用的ERP系統(tǒng)是一種成熟套裝軟件，基本涵蓋了主要業(yè)務模塊，具體包括：設備管理（PM）、項目管理(PS)、物資管理(MM)、人力資源管理(HR)和財務管理(FICO)等五大模塊。其中財務管理又包括財務會計和成本控制兩個子模塊。財務管理模塊是ERP系統(tǒng)的核心，貫穿連接其他各個模塊，實現(xiàn)了五大模塊的高度集成和共享，結束了由于各業(yè)務部門信息不共享而導致財務信息滯后的局面，實現(xiàn)了財務信息化建設從傳統(tǒng)的以出具財務報表為主，發(fā)展成為以價值創(chuàng)造為導向的具有商業(yè)伙伴地位的業(yè)務活動。其五大模塊業(yè)務的集成主要圍繞兩條主線來實現(xiàn)，一條是PS->MM->FICO，即項目需求確定后，進行采購，收貨、發(fā)貨，提交發(fā)票給財務校驗、付款，預算檢查穿透整個過程；一條是HR->FICO，即工資核算后，形成工資表單、對工資進行發(fā)放，過賬后自動生成財務憑證。
2 ERP系統(tǒng)下會計風險分析
所謂會計風險就是由于會計信息沒有真實、客觀反映企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量而給信息使用者造成影響，進而導致其做出非合理的決策。而ERP系統(tǒng)的核心就是會計信息系統(tǒng)，它與生產(chǎn)、項目、物資、人資等子模塊相互融合，集財務會計、成本會計、管理會計于一體，提供著預測、決策、控制所需的大量信息。這就要求傳統(tǒng)會計風險控制與網(wǎng)絡信息技術相融合，才能實現(xiàn)信息共享、實時集中控制的企業(yè)財務狀況。目前，ERP系統(tǒng)下會計風險主要有以下幾種情況。
2.1ERP系統(tǒng)下管理風險。 由于ERP系統(tǒng)是從國外引進的，給企業(yè)帶來的不僅僅是一種高度集成的應用軟件，更重要是給企業(yè)管理層灌輸了一種先進的管理理念。同時，隨著財務信息化、集約化進一步深化應用，財務管理將向著多元化的方向發(fā)展。這種進先的管理模式必然會與傳統(tǒng)的管理思維方式產(chǎn)生一定的沖突和矛盾。另外，在原有財務管理模式下，財務信息由業(yè)務部門當面提供紙制件原始憑證，便于溝通和甄別信息的真?zhèn)�。但是，由于ERP系統(tǒng)具有高度的集成性和共享性，數(shù)據(jù)自動從其他業(yè)務模塊中提取，如果前端業(yè)務部門數(shù)據(jù)填報有誤或不及時，將導致各部門協(xié)調(diào)難度加大，信息失真。在ERP軟件項目建成并投入應用之后，就需要對整個系統(tǒng)進行科學地管理，管理得是否高效，這對于整個軟件項目的正常運行以及電力公司均起著十分重要的作用。這就是ERP系統(tǒng)應用過程中存在的管理風險。
2.2ERP系統(tǒng)下成本失真風險。ERP系統(tǒng)中財務與業(yè)務的集成，可以有效防止可能發(fā)生的舞弊。但由于ERP系統(tǒng)處理方式與傳統(tǒng)會計處理方式不同，容易導致成本失真。如服務合同確認，業(yè)務部門先通過ERP服務確認流程，確認項目或設備大修的成本，然后傳遞至財務模塊產(chǎn)生相應的憑證：借：在建工程或生產(chǎn)成本（大修費用），貸：應付賬款—應付暫估款。財務部門只有拿到業(yè)務部門提交的工單和發(fā)票后，才做發(fā)票校驗：借：應付賬款—應付暫估款，貸：應付賬款（某供應商）。如果業(yè)務部門沒有及時向財務部門提交工單和發(fā)票，那財務人員就不能及時完成發(fā)票校驗，導致入賬成本無依據(jù)，虛列成本，信息失真，這種現(xiàn)象年底較為常見。業(yè)務部門為完成年度成本預算目標，先在ERP系統(tǒng)中提前走完流程，而忽視了流程與發(fā)票同步流轉的要求。
2.3ERP系統(tǒng)下信息安全風險。由于ERP系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)絡和計算機基礎上研發(fā)出來管理軟件。正是因為互聯(lián)網(wǎng)絡的開放性，這就直接導致它易被攔截和偵聽、密碼口令等容易被竊取，這些都是信息時代所面臨的共性問題。ERP應用系統(tǒng)也不例外，一方面由于系統(tǒng)缺陷、人為誤操作、系統(tǒng)攻擊等不可預料的風險時有發(fā)生。另一方面由于ERP系統(tǒng)的高度集成性、共享性的特點，財務模塊與業(yè)務模塊融為一體，同時電子單據(jù)以及用戶眾多分布較廣的特點使得系統(tǒng)更容易受到系統(tǒng)外部的攻擊，面臨的風險與傳統(tǒng)性財務風險是完全不一樣的。特別是財務信息，它是企業(yè)的重大商業(yè)機密，一旦系統(tǒng)遭到破壞或竊取，企業(yè)將蒙受難以挽回的損失。
2.4ERP系統(tǒng)下會計員意識風險。ERP系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的手工環(huán)境，將業(yè)務流與信息、資金流同步進行，實現(xiàn)了業(yè)務的實時集中控制和資源共享。在ERP系統(tǒng)下，所有業(yè)務流信息都是系統(tǒng)自動采集生成，會計憑證的行項目也是按系統(tǒng)標準配置顯示，這就需要會計人員有風險意識，辨別信息并修改符合業(yè)務本質(zhì)的抬頭文本和項行目信息。如外包服務合同的確認和發(fā)票校驗，系統(tǒng)默認的抬頭文本（即摘要）就是“確認服務”或“采購訂單某某發(fā)票憑證”，如果會計人員不加修改的沿用這個信息并生成憑證摘要，那么信息使用都就不知道這筆業(yè)務是什么內(nèi)容，尤其是外部單位檢查時，就會引起不必要會計風險。另外，對于客戶和供應商業(yè)務的處理也與傳統(tǒng)的會計處理方式不同，ERP系統(tǒng)中必須用系統(tǒng)默認的清賬事務碼來處理往來業(yè)務。只有這樣，系統(tǒng)中客戶、供應商的會計信息才會真實、準確。因此，會計人員風險意識的強弱將直接影響財務信息的真實性和準確性。
3.認真分析，積極應對風險，充分發(fā)ERP應用效益，提高企業(yè)財務管理水平。
3.1提高認識，加強領導，為企業(yè)信息化工作提供組織保障。信息化成功與否往往在很大程序上取決于企業(yè)管理層對信息化的理解和影響程度。因此，首先要提高認識，建立健全組織機構，加強部門配合，落實責任，各部門要明確專人或兼職人員負責本部門業(yè)務的處理和指導工作，確保ERP系統(tǒng)有效運用。其次要建立協(xié)調(diào)考核機制，每月定期或不定期召開信息工作例會，處理協(xié)調(diào)ERP實施過程中出現(xiàn)的問題，考核執(zhí)行不力的單位或人員，有效推進ERP的深化應用。
3.2加強財務知識宣傳，規(guī)范業(yè)務流程，提高業(yè)務正確性和及時性。ERP上線后，業(yè)務部門一味追求業(yè)務流程的處理，忽視了票據(jù)的收集和提交，片面認為只要業(yè)務流程到了財務，產(chǎn)生了財務憑證，這個業(yè)務就算完成了。究其原因，主要是個別業(yè)務人員缺乏財務知識，忽視財務風險，業(yè)務操作不規(guī)范。因此，一方面要加大財務知識宣傳力度，讓財經(jīng)法規(guī)知識深入人心，為企業(yè)合法經(jīng)營，依法理財打下群眾基礎。另一方面要建立健全有關規(guī)章制度，規(guī)范ERP業(yè)務操作流程，明確相關信息的收集、處理和傳遞流程，確保信息及時溝通，促進ERP系統(tǒng)的有效運行，要做到不見票據(jù)不走流程，切實保證業(yè)務流與資金流的融合，避免成本失真風險。
3.3明確職責，規(guī)范工作流程，確保財務信息化安全、高效運行。正是由于ERP系統(tǒng)高度集成性，財務與其他業(yè)務模塊融為一體，所以，財務信息的安全工作就不只是財務部門的工作了。要確保ERP系統(tǒng)信息安全，實現(xiàn)信息安全的可控、能控、在控，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的正常開展，一是要統(tǒng)一領導，要明確職責，專業(yè)管理，歸口監(jiān)督。具體分工應為信息中心是企業(yè)信息安全的管理部門，財務部門以及業(yè)務部門負責業(yè)務應用系統(tǒng)的安全測評、安全檢查和風險評估等工作和業(yè)務應用使用人員的有關信息系統(tǒng)安全和保密工作。二是面要根據(jù)信息系統(tǒng)等級保護的相關規(guī)定，對企業(yè)信息網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)進行安全域劃分，以實現(xiàn)不同安全域的獨立化、差異化防護，對互聯(lián)網(wǎng)出口嚴密監(jiān)控，防止受到攻擊。三是要規(guī)范工作流程，嚴格實行入網(wǎng)人員的準入制度和審批制度，防止無關人員使用非本崗位有關的業(yè)務。四是要建立健全ERP應用系統(tǒng)應急預案體系，完善突發(fā)事件信息報告和快速反應機制，切實提高信息事故處理能力。
3.4加強培訓，強化會計人員風險意識。ERP系統(tǒng)是一個全新管理系統(tǒng)，它的操作界面、設計理念與傳統(tǒng)財務系統(tǒng)截然不同，它打破了企業(yè)信息孤立的局面，與其他模塊高度集成、共享，會計人員原有的知識已不適應現(xiàn)有管理水平的需求。因此，強化會計員風險意識就顯得尤為重要。強化會計人員風險意識，要從其綜合素質(zhì)著手，包括會計人員的職業(yè)道德和業(yè)務素質(zhì)的培訓。首先要加強會計人員ERP業(yè)務操作技能培訓，在普及ERP操作技能培訓時，要分層次、多渠道，有重點的抓ERP關鍵用戶的培訓，確保關鍵用戶能獨立解決ERP應用過程中出現(xiàn)的問題，能夠切實擔負起深化ERP應用的重要責職，確保財務集約化縱深發(fā)展。其次，要加強會計人員的職業(yè)道德培訓，培養(yǎng)遵紀守法的自覺性，提高會計風險的辨別能力和控制能力，切實做到“誠信為本，操守為重，遵循準則”。
4.結束語
總之，ERP系統(tǒng)中會計風險是信息化建設過程中所面臨的不可回避的問題。企業(yè)既不要高估，也不能漠視期存在，要正視風險，分析風險，確定風險對策，采取適當?shù)目刂拼胧�，避免因人為因素給企業(yè)帶來重大損失。首先要領導要重視，對ERP有充分的認識，樹立ERP管理理念，然后堅定信心，全員投入，精細管理，深化應用，最大限度的發(fā)揮ERP的優(yōu)勢，切實提高企業(yè)信息化管理水平。
參考文獻：
【1】杜國良 我國企業(yè)會計風險傳導機理研究 會計之友2011.8上
【2】李丹.ERP系統(tǒng)中采購與付款企業(yè)內(nèi)控風險的會計監(jiān)督，財會月刊2011.4
【3】李新穎，ERP財務管理風險及其應措施探討，財政監(jiān)督2011.2
【4】金永利 韓超 ERP環(huán)境下成本控制應用分析，會計之友2010.11下
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