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辦公自動(dòng)化與文檔一體化
辦公自動(dòng)化與文檔一體化【1】
[關(guān)鍵詞]OA：文檔：發(fā)展與實(shí)現(xiàn)
信息化社會(huì)的形成和微電子技術(shù)日新月異的發(fā)展，對(duì)落后低效的辦公手段提出了挑戰(zhàn)，如何運(yùn)用辦公自動(dòng)化的手段來(lái)提高文檔工作的效率和管理水平。
實(shí)現(xiàn)文檔一體化，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。
是擺在當(dāng)前的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。
一、辦公自動(dòng)化的由來(lái)
90年代，綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)(ISDN)開始使用，辦公自動(dòng)化采用高頻帶局部地區(qū)網(wǎng)(LAN)得到普及。
辦公自動(dòng)化發(fā)展涉及兩個(gè)重要內(nèi)容：OA所提供的功能(即應(yīng)用)，以及實(shí)現(xiàn)這些功能的手段和環(huán)境(即OA使用的工作站)。
OA的應(yīng)用有兩大革新。
即復(fù)合式文檔以及計(jì)算機(jī)支持的群體工作(CSCW)，復(fù)合式文檔包括編輯、圖像、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格、聲音以及圖像處理等多種功能，復(fù)合式文檔的管理(存儲(chǔ)，檢索，控制和分配)又將促進(jìn)OA的組成工作方式。
510個(gè)工作站都可接到帶有光盤的服務(wù)器上，從而促進(jìn)面向目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)和關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的結(jié)合。
這些技術(shù)把OA從靠紙張傳遞信息的時(shí)代發(fā)展到全電子信息傳遞的時(shí)代。
二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在文檔中的應(yīng)用
文書處理工作手段的現(xiàn)代化是貫穿于整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的中心內(nèi)容。
以紙質(zhì)、手工為主體的傳統(tǒng)辦公方式，越來(lái)越受到以計(jì)算機(jī)為主體的新技術(shù)的沖擊，在最低層次的辦公系統(tǒng)中，需要具有文件的生成、登錄、辦理、立卷、歸檔、存貯、檢索等自動(dòng)化功能。
更高層次的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具有對(duì)包括文件在內(nèi)的辦公信息提取、篩選、分析、綜合以及傳遞等自動(dòng)化功能。
這些功能使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有對(duì)整個(gè)組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的。
管理控制功能。
最高層次的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有決策支持功能。
要實(shí)現(xiàn)決策支持功能，就需使具有包括文件在內(nèi)的所有辦公信息的處理能夠?yàn)闆Q策服務(wù)，即具有自動(dòng)化的決策信息準(zhǔn)備、反饋信息的提取、處理、決策方案的提供、優(yōu)化等功能。
辦公自動(dòng)化在文檔中的應(yīng)用，其發(fā)展目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)具有決策支持功能、管理控制功能和事務(wù)處理三項(xiàng)功能齊備的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
三、辦公自動(dòng)化、文檔一體化的前景展望
根據(jù)中國(guó)目前辦公自動(dòng)化發(fā)展的水平和趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化在文檔管理的中應(yīng)用越來(lái)越趨向于：
(一)信息的網(wǎng)絡(luò)化
辦公自動(dòng)化講究“規(guī)模效益”。
它的“規(guī)模效益”主要不在于其設(shè)備的規(guī)模。
而在于信息網(wǎng)絡(luò)化程度的高低。
一般來(lái)說(shuō)，在同等的設(shè)備條件下，其網(wǎng)絡(luò)程度越高效益就越大，辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)效益主要體現(xiàn)在：(1)通信效益。
計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，為網(wǎng)內(nèi)通信提供了方便，特別是遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的應(yīng)用，信息的傳遞，增強(qiáng)了計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程信息處理功能。
還獲得了一地排版，多地印刷的經(jīng)濟(jì)效益。
f2)綜合效益。
即網(wǎng)內(nèi)各工作站構(gòu)成了眾多的信息通道，豐富了信息資源，同時(shí)增強(qiáng)了計(jì)算機(jī)綜合處理信息的能力。
(3)服務(wù)效益。
網(wǎng)絡(luò)范圍越大網(wǎng)內(nèi)的信息傳輸面就越廣，所存貯的信息就能為更多的用戶服務(wù)，隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，以最大限度地共享外部設(shè)備和信息資源。
(二)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化
辦公自動(dòng)化應(yīng)用的發(fā)展。
在很大程度上取決于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)化。
目前人們?cè)谥纸⒂?jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)。
往往注重于對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的選擇和軟件系統(tǒng)的人機(jī)界面，容易忽視應(yīng)用過(guò)程中的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。
即使在一個(gè)單位內(nèi)也不注意此系統(tǒng)與彼系統(tǒng)相關(guān)信息的連接，文書、業(yè)務(wù)和檔案沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)劃，各類信息缺乏通用性。
給信息資源交換和共享帶來(lái)一定的困難。
同時(shí)數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，也造成人力、物力的浪費(fèi)。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的拓展和性能的通用性，將讓人們認(rèn)識(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題的重要。
辦公自動(dòng)化在文檔工作應(yīng)用中迫切需要解決標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題有：(1)文件格式標(biāo)準(zhǔn)化。
包括各類公文的體例標(biāo)準(zhǔn)。
特別是文種的語(yǔ)言表述標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)詞、概念、術(shù)語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)。
(2]文檔處理的標(biāo)準(zhǔn)化。
包括文件的傳遞、運(yùn)行、行文規(guī)則、文件著錄、主題詞標(biāo)引、歸檔工作制度以及操作標(biāo)準(zhǔn)等。
(3)應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)化。
包括軟件的編程語(yǔ)言、接口制式、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、限長(zhǎng)、功能設(shè)置、輸入、輸出格式等標(biāo)準(zhǔn)。
(三)管理一體化
根據(jù)文檔的形成規(guī)律，文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個(gè)緊密聯(lián)系，相輔相成的統(tǒng)一體。
在沒(méi)有先進(jìn)技術(shù)來(lái)保障兩者的緊密聯(lián)系的情況下，實(shí)際工作中存在著難以克服的矛盾，文書、業(yè)務(wù)忙于眼前，工作缺乏條理性，檔案對(duì)前期心中無(wú)數(shù)，工作較被動(dòng)。
隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的應(yīng)用。
一方面為增強(qiáng)文檔工作系統(tǒng)化提供了物質(zhì)條件，另一方面計(jì)算機(jī)應(yīng)用發(fā)展本身也有在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，文書、業(yè)務(wù)工作中形成的信息可在檔案管理中應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了一次輸入多次提取的全過(guò)程管理和全文管理工作。
為實(shí)現(xiàn)文檔一體化奠定了基礎(chǔ)，它將減少重復(fù)勞動(dòng)，大大提高工作效率。
因此。文檔一體化將成為辦公自動(dòng)化發(fā)展的一大趨勢(shì)。
四、文檔一體化已發(fā)展成辦公自動(dòng)化的一大趨勢(shì)
目前。計(jì)算機(jī)已從科研院所、大中型企業(yè)，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中國(guó)藝術(shù)研究院辦公自動(dòng)化工作，早在10前，在院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下。
曾先后開發(fā)研制了圖書、檔案、財(cái)務(wù)等管理軟件，用于各項(xiàng)管理工作，受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的肯定，有兩項(xiàng)曾獲文化部科技進(jìn)步獎(jiǎng)。
目前，在網(wǎng)上能夠用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字草擬、修改、打印清樣。
文件登錄、檢索、跟蹤催辦、綜合統(tǒng)計(jì)、遠(yuǎn)距離傳遞、分類、編目、數(shù)據(jù)管理等，用科學(xué)的方法將無(wú)序的信息，進(jìn)行加工整理，組成有序的。
方便存貯和利用的藝術(shù)科研共享信息。
辦公自動(dòng)化條件下文檔一體化管理【2】
摘 要：辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，為文檔一體化管理提供了契機(jī)，本文重點(diǎn)對(duì)文檔一體化管理的特點(diǎn)、意義以及應(yīng)遵循的原則和主要內(nèi)容進(jìn)行了分析和闡述。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;文件檔案;一體化管理
提高文檔工作的效率和管理水平，使檔案管理工作逐步實(shí)行自動(dòng)化，以適應(yīng)科技發(fā)展的需要，是文檔工作者必須面對(duì)和解決的問(wèn)題。
1 文檔一體化管理的特點(diǎn)
文檔一體化管理，就是從公文處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性出發(fā)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息處理技術(shù)展開工作。
文檔一體化管理有以下特點(diǎn)：
1.1 整體性
借助計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)，把文件處理過(guò)程和檔案管理作為一個(gè)整體，在同一個(gè)控制中心的組織指導(dǎo)下，按照檔案工作的要求協(xié)調(diào)文書工作，加強(qiáng)了文書人員與檔案人員的配合協(xié)作，減少了工作環(huán)節(jié)，縮短了文件的歸檔時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了信息共享，使文檔的整體優(yōu)勢(shì)得到有效發(fā)揮。
1.2 規(guī)范性
實(shí)行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件處理，使文檔管理逐步達(dá)到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。
1.3 前控性
運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件、檔案進(jìn)行一體化管理，可以達(dá)到對(duì)文件處理的超前控制，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。
1.4 準(zhǔn)確性和時(shí)效性
如果輸入的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，計(jì)算機(jī)就能完整地提供所需要的信息;通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，可依據(jù)不同授權(quán)實(shí)現(xiàn)便捷查尋、分析利用、檢索調(diào)閱、打印復(fù)印等多種功能，用戶可根據(jù)實(shí)際需要對(duì)檢索信息進(jìn)行各種排列組合，并輸出信息，滿足了不同利用者的多層次需求，提高了工作時(shí)效。
1.5 經(jīng)濟(jì)性
簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)管理方式中的人工整理、分類、制卡等過(guò)程，達(dá)到了一次輸入多次輸出，降低了人力、物力、財(cái)力成本，節(jié)約了存儲(chǔ)場(chǎng)地和空間。
1.6 創(chuàng)新性
檔案部門可以利用文書部門歸檔的機(jī)讀目錄，進(jìn)行文檔統(tǒng)計(jì)和編研，提供各種案卷目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題匯編、文件匯編等。
2 實(shí)行文檔一體化管理的意義
2.1 實(shí)行文檔一體化管理是檔案實(shí)體數(shù)字化的需要
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)文件和電子文件共存的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。
為了使館藏檔案資源進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)并實(shí)現(xiàn)資源共享，就必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，即電子檔案，以提高檔案的使用效率。
同時(shí)為了保障信息時(shí)代所產(chǎn)生大量電子文檔的真實(shí)性、完整性、有效性，必須對(duì)電子文件實(shí)行前端控制和全程管理，即采用文檔一體化管理模式，使檔案更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)，服務(wù)于公眾。
2.2 實(shí)行文檔一體化管理是檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化的需要
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為信息時(shí)代的主要特征，淡化了信息交流和傳遞之間的距離感，人們可以不受限制的進(jìn)行隨時(shí)隨地的溝通。
其開放性、快捷性特點(diǎn)，使辦公效率極大提高。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的收集、鑒定、整理、保管、利用等工作，是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2.3 實(shí)行文檔一體化管理是檔案資源利用社會(huì)化的需要
檔案信息化的根本目的在于借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。
實(shí)行文檔一體化管理，將文書和檔案管理部門統(tǒng)一起來(lái)，彼此間資源共亨，相互協(xié)作，共同發(fā)展，發(fā)揮了文件和檔案的整體優(yōu)勢(shì)，滿足了人們隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通和獲取信息的需求，提高了管理效率，促進(jìn)了文檔工作的社會(huì)化。
3 實(shí)行文檔一體化管理應(yīng)遵循的原則
3.1 將檔案信息化納入到機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化之中的原則
即在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)之初，就要把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，統(tǒng)一安排，統(tǒng)籌規(guī)劃，使二者融為一體，同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)發(fā)展。
3.2 紙質(zhì)文件和電子文件并存保管的原則
在目前法律和技術(shù)不完善的情況下，為了保障電子文件的安全，國(guó)家檔案局要求，重要的文件要實(shí)行歸檔“雙軌制”，即“紙質(zhì)”與“電子”兩種文件形式同步歸檔、同時(shí)存在。
3.3 保證檔案信息安全的原則
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及大量國(guó)家秘密和敏感信息，必須與公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離。
涉密電子文件和檔案要限制在被授權(quán)范圍內(nèi)查看，防止信息泄露。
檔案信息資源開放利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查。
同時(shí)要采取技術(shù)防范措施，確保辦公局域網(wǎng)和檔案信息的安全。
4 文檔一體化管理的主要內(nèi)容
4.1 文檔生成一體化
是指在文件生成階段，就要按照文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，確保生成的電子文件符合檔案管理的功能與需求。
由于電子文件的內(nèi)容易受損失和被修改，為保證電子文件的原始性，檔案工作必須向前端延伸，參與到文件工作中去，記錄電子文件從“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。
并盡可能多的捕獲電子文件的元數(shù)據(jù)(如文件創(chuàng)建者、收件者、文件主題和格式，創(chuàng)建日期、歸檔日期、重要程度等)，確保電子公文真實(shí)可靠。
4.2 文檔管理一體化
是指對(duì)文件和檔案的運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理，包括管理體制的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，組織機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一設(shè)置，管理人員的統(tǒng)一配備，管理制度的統(tǒng)一規(guī)范等。
電子文件形成后即成為電子檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。
機(jī)關(guān)辦公活動(dòng)中形成的公文性電子文件，一經(jīng)定稿就不得進(jìn)行任何修改。
收集過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，收集的電子文件要進(jìn)行備份。
4.3 文檔利用一體化
是指對(duì)文件和檔案的利用進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，在文件階段就要樹立服務(wù)的意識(shí)，使文件盡快盡早地發(fā)揮作用。
用戶根據(jù)需要，借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，輸入檢索命令即可查到所需的全部文檔信息，而不用考慮所需信息是文件信息還是檔案信息，以滿足用戶的個(gè)性化需求，擴(kuò)大利用的廣度和深度，提高利用效率。
4.4 文檔規(guī)范一體化
在管理過(guò)程中，要根據(jù)《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，參照公文格式和檔案著錄的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)現(xiàn)行的文件管理過(guò)程，制定具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實(shí)施要求。
總之，辦公自動(dòng)化為實(shí)行文檔一體化管理奠定了基礎(chǔ)，也為檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化提供了契機(jī)。
檔案工作者只有轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新方法，逐步推進(jìn)文檔一體化建設(shè)進(jìn)程，才能充分發(fā)揮文書和檔案的整體效益，為日常管理、科研生產(chǎn)提供高效的信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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[3]李向前 淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境與文檔一體化管理，求實(shí)，2006.11
辦公自動(dòng)化與電子文檔管理【3】
[摘 要]當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子計(jì)算機(jī)大規(guī)模地用在了辦公自動(dòng)化方面，隨之而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件匯成浩大的信息流，成為社會(huì)改革、發(fā)展和增效的寶貴資源。
同時(shí)，這也給我們提出了一個(gè)新問(wèn)題：應(yīng)如何做好電子文件歸檔管理，成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。
[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化;電子文檔;管理;問(wèn)題
由于辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)等技術(shù)的不斷發(fā)展和普遍應(yīng)用，電子文件正在大量產(chǎn)生，并將進(jìn)一步成為新產(chǎn)生文件和檔案的主體。
做好電子文件歸檔與管理，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。
在日常管理過(guò)程中，常常只是強(qiáng)調(diào)對(duì)于辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，忽略了對(duì)電子文檔的管理工作，特別是在企事業(yè)檔案日程管理之中，對(duì)于單機(jī)及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的電子文檔，常常處于一種無(wú)序的狀態(tài)和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。
因此，我國(guó)在努力創(chuàng)建和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)，也應(yīng)該注重電子文檔的管理工作，通過(guò)對(duì)電子文檔的統(tǒng)一管理，可以實(shí)現(xiàn)充分利用信息資源提高生產(chǎn)率和工作效率。
基于此，本文對(duì)辦公自動(dòng)化和電子文檔的管理談點(diǎn)淺見。
一、電子文檔管理與辦公自動(dòng)化
(一)電子文檔管理取決于辦公自動(dòng)化發(fā)展水平
所謂電子文檔是指在辦公自動(dòng)化、信息化以及電子政務(wù)構(gòu)成之中產(chǎn)生的各種具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動(dòng)化的附屬產(chǎn)物。
目前，從發(fā)展趨向來(lái)看，辦公自動(dòng)化的基本構(gòu)成包括計(jì)算機(jī)信息處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)兩個(gè)主要部分，辦公自動(dòng)化的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷深化息息相關(guān)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用，使辦公自動(dòng)化產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，電子文件存在形態(tài)、存儲(chǔ)方式等也隨之變化。
因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應(yīng)該與辦公自動(dòng)化水平相適應(yīng)。
(二)辦公自動(dòng)化發(fā)展的三個(gè)階段
縱觀我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程，辦公自動(dòng)化的發(fā)展大體上可以分為以下3個(gè)階段。
第一個(gè)階段，以個(gè)體工作的自動(dòng)化及電子化為特征。
在這個(gè)階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個(gè)人電腦和辦公軟件，初步實(shí)現(xiàn)了工作過(guò)程和工作方式的電子化，使得單位內(nèi)部的通信載體實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化和電子化。
第二個(gè)階段，以工作流程自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化為特征。
職工在工作之中以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和個(gè)人電腦聯(lián)網(wǎng)為中心，工作之中主要處理的內(nèi)容是信息(或工作流)，初步實(shí)現(xiàn)了部門間、企業(yè)間的信息共享。
第三個(gè)階段，以知識(shí)管理為主要特征。
主要工作內(nèi)容是對(duì)信息、數(shù)據(jù)的管理和知識(shí)的處理，基本實(shí)現(xiàn)了工作流程和個(gè)體工作的智能化。
(三)電子文檔管理的三個(gè)發(fā)展階段
電子文檔管理與辦公自動(dòng)化發(fā)展3個(gè)階段相適應(yīng)也經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段。
第一階段，個(gè)體管理階段。
這個(gè)階段中，職工對(duì)個(gè)人電腦中存儲(chǔ)的電子文檔進(jìn)行單機(jī)化和個(gè)體化管理。
第二階段，網(wǎng)絡(luò)化管理階段。
這個(gè)階段主要側(cè)重于服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理和信息的維護(hù)管理。
第三個(gè)階段，無(wú)紙化管理階段。
這個(gè)階段以網(wǎng)絡(luò)管理和信息化只能管理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了真正意義的辦公自動(dòng)化和智能化發(fā)展。
二、我國(guó)辦公自動(dòng)化及電子文檔管理存在的問(wèn)題
(一)電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識(shí)不足
電子文檔是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸、操作、利用和存儲(chǔ)的文件，這些文件常常以數(shù)據(jù)化和電子化的形式存在。
目前，雖然我國(guó)基本上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但是對(duì)于電子文檔的管理工作常常認(rèn)識(shí)不足。
在很多單位，電子文檔只是作為紙質(zhì)文檔的過(guò)渡性載體，所謂數(shù)據(jù)和文件的輸出，還是以紙質(zhì)載體作為歸檔的文件。
他們大多利用計(jì)算機(jī)來(lái)起草文件，但是在歸檔管理時(shí)僅僅使用紙質(zhì)文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個(gè)人自律，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
(二)電子文件信息安全管理措施欠缺
電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都不可避免信息更改、丟失的可能。
從電子文件管理實(shí)際需要來(lái)看，缺乏一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)阻塞信息失真的隱患，以維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)電子問(wèn)低昂歸檔實(shí)行“雙軌制”造成資源浪費(fèi)
在我國(guó)，由于對(duì)電子文檔的真實(shí)性和可信性抱著謹(jǐn)慎觀點(diǎn)，因此，大多數(shù)單位即使在工作之中發(fā)送了一份電子文件之后，還要再發(fā)一份內(nèi)容相同的紙質(zhì)文檔，作為最終的管理依據(jù)。
大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質(zhì)的電子并行管理的模式，常常紙質(zhì)文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。
這兩種文檔常常是并行和并存的狀態(tài)，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。
(四)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理
我國(guó)的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動(dòng)化使用的軟件不匹配和不銜接的問(wèn)題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現(xiàn)象，電子歸檔的難度比較大。
(五)不安全因素
數(shù)字化信息是電子文檔的主要形態(tài)，電子文檔往往在網(wǎng)絡(luò)之中互相傳遞，這樣非常容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，常常由于硬件發(fā)生問(wèn)題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發(fā)展。
三、提高電子文檔管理水平的策略分析
(一)加強(qiáng)電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用
加強(qiáng)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
由于電子文件具備易修改性特征，只有對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。
(二)制定電子文檔管理的相關(guān)管理制度
當(dāng)前，電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)文件管理工作的主要內(nèi)容，且越來(lái)越多的電子文檔也迫切需要企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，它自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等要求，確保其真實(shí)性、完整性、有有效性和安全性。
與紙質(zhì)文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。
因此，我國(guó)企事業(yè)單位在日常管理之中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關(guān)的規(guī)章制度，真正的從思想上和制度上推行企業(yè)電子文化的管理工作。
一般來(lái)說(shuō)，制定電子文檔管理的規(guī)章制定可以從以下幾個(gè)方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設(shè)專用的軟硬件設(shè)施;其次，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)逐步完善和制定對(duì)電子文檔的全過(guò)程管理制度，在日常電子文檔管理時(shí)做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。
最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對(duì)于電子文檔進(jìn)行專門的監(jiān)督和管理
(三)建立一個(gè)專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問(wèn)題
建立一個(gè)專用的“通道”，主要是將紙質(zhì)文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲(chǔ)在一張光盤上，然后利用數(shù)據(jù)庫(kù)索引和軟件將二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文檔自動(dòng)管理和檢索。
對(duì)永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存。
(四)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護(hù)工作
對(duì)電子文檔信息管理的安全隱患，我國(guó)企事業(yè)單位應(yīng)該做好電子文檔的安全防護(hù)工作。
首先，應(yīng)該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。
其次，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)使用的實(shí)體安全予以保證，要設(shè)置專人進(jìn)行安全管理，保證計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的硬件安全。
第三，要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全予以保證，可設(shè)定使用文件屬性和文件權(quán)限限制和使用限制，這在一定規(guī)范內(nèi)保護(hù)服務(wù)器數(shù)據(jù)與文件。
第四，應(yīng)該做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作，使得數(shù)據(jù)信息安全予以保證。
第五，做好預(yù)防病毒和病毒防護(hù)的工作，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)免受侵害。
要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動(dòng)殺毒。
再者不允許隨便使用外來(lái)磁盤、光盤等，必須在使用的過(guò)程之中，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè)，確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。
另外在不需要讀寫文件的地方使用“無(wú)盤工作站”，這種方法行之有效。
四、結(jié)論
本文就電子文件管理進(jìn)行了研究，提出了個(gè)人觀點(diǎn)和看法：首先，本文認(rèn)為電子文檔的管理工作受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動(dòng)化水平相適應(yīng)。
其次，我國(guó)辦公自動(dòng)化及電子文檔管理存在以下一些問(wèn)題：對(duì)于電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識(shí)不足;電子文檔與紙質(zhì)文件存在著并行使用和并行管理的狀態(tài);沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，不安全因素。
最后認(rèn)為可以從幾個(gè)方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關(guān)的管理制度;建立一個(gè)專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問(wèn)題;加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護(hù)工作。
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