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金正昆職場禮儀
金正昆是一名知名禮儀與公共關系專家,他所說的職場禮儀都是專家級,所以小編給你們帶來有關他所講述的一些職場禮儀
金正昆講述職場禮儀之電話禮儀
有的同志可能有這樣的經(jīng)歷:夜深人靜,人們都已進入了夢鄉(xiāng)。
突然電話鈴聲響起,拿起話筒一聽,來電者說他有急事。
什么急事?趕緊問。
其實根本不是什么急事,就是問你明天能不能和他一起吃頓飯,真讓人哭笑不得。
這樣的電話不僅讓人煩,而且也損害了打電話者的形象。
電話不僅僅是一個傳遞信息的工具,還在很大程度上體現(xiàn)通話者個人的修養(yǎng)和素質(zhì)。
我們當然不應該像上述“午夜兇鈴”的制造者那樣打電話。
那么,作為一個秘書工作者應該怎樣打電話呢?
撥打電話時須注意的問題
擇時通話。
通話時機的選擇看似平常,實際上很重要。
有的人只以自己的情況為判斷標準,選擇自己方便的時候撥打電話,這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。
設身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時機的基本原則。
撥打電話要選擇通話效率高的時間,換句話來講,就是人家不會厭煩的時間。
比如休息時間盡量不要給他人打電話,除非萬不得已。
嚴格地講,晚上10點之后,早上7點之前,沒有什么特別的急事不要打電話。
萬一有急事打電話,要先說一句“抱歉,事關緊急,打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。
再者,就餐時別打電話。
現(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個小時的吃飯時間,如遇電話,豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話。
在現(xiàn)代社會里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應該成為常識。
如果是撥打國際長途電話,尤其是像美國等距離較遠的國家,還要考慮到時差的問題。
當然,秘書在工作中遇到緊急情況,可隨時與有關部門和人員電話聯(lián)絡,雖然也要注意把握分寸。
撥打電話除了要注意時間的選擇,還要注意空間的選擇。
一般來講,私人電話是在家里打的,公務電話是在辦公室打的。
在工作場合,撥打私人電話應該盡量用自己的手機。
此外,除非工作之需,一般是不應在公眾場所撥打電話的,秘書人員更應注意這一問題,切不可不管有無必要,總是旁若無人地大聲吆喝,令他人厭煩。
簡短通話。
電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時間,說清楚為止。
但是,在秘書工作中,通話時間是宜短不宜長,要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。
當然,這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘,而是指要長話短說,廢話少說,沒話不說。
撥打電話不是為了排遣寂寞,不可拿著話筒捉迷藏,一定要有時間觀念。
通話內(nèi)容精練有序。
秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習慣。
首先,要知道通話對方有幾個電話號碼,第一個打不通就撥第二個。
接通后要先做自我介紹。
其次,要列出通話的事項,先講重要的事情,后講次要的事情。
禮貌掛機。
結束通話后要禮貌地掛機。
首先,要了解怎樣暗示對方終止通話。
其標準化的做法就是重復要點,比如:“陳部長,那我們這次就說好了,請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。
如果沒有記錯的話,我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下,接您過來。
”這就是重復要點的方法,以免對方記錯了,或者忘記了,同時也說明秘書人員訓練有素,不說廢話。
其次,要熟知掛機的順序。
不少秘書人員以為通話完畢應該由對方先掛斷電話,這雖然是出于禮貌,但實際上卻行不通。
從禮儀角度來說,通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。
對秘書人員來說,應該由上級先掛,客人先掛。
如遇特殊情況,即通話雙方地位一樣,都是秘書,性別相同,年齡相仿,此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。
接聽電話時須注意的問題
鈴響不過3聲。
撥打電話要注意“通話3分鐘”原則,而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則,及時接聽電話,尤其是有約在先的電話。
約好通話而不接是嚴重的失禮行為。
當然,訓練有素的秘書人員應該在電話鈴聲響兩三聲后再接,如果鈴聲剛一響就接,很可能電話會掉線。
倘若電話鈴聲響到6聲以上才接,接電話的人應該首先向對方致歉:“抱歉!讓您久等了。”
要安排合理而有序的表達。
作為秘書人員,要盡量親自接聽電話,尤其是有約在先的電話,不要隨便讓別人代接電話。
而且,對于秘書人員,更多的是要代領導接聽電話。
如果領導不在的話,秘書人員應該首先告訴對方領導不在,然后才能問對方的身份,來電為何事,是否需要轉達等。
千萬不可先盤問對方,再說領導不在,以免對方誤以為領導有意回避。
接聽電話也要首先“自報家門”,自我介紹身份,其好處就是萬一對方撥錯了,不至于一錯再錯。
正確處理打錯的電話。
當我們接聽到對方撥錯的電話,首先仍然要向對方問好,說明電話撥錯了。
然后要將本單位的電話號碼重復一下,讓對方驗證。
在日常工作中,電話中斷是經(jīng)常遇到的情況,尤其是手機,說著說著就斷了,可能是沒電了,也可能是掉線了。
遇到這種情況,秘書人員有責任告訴對方,自己所在的位置可能網(wǎng)絡沒有覆蓋,并請對方指定一個時間,我們撥打過去。
萬一沒有一點先兆,電話“啪”地就斷了,要馬上把電話打回去,打回去的時候第一句話就要道歉,并告知對方電話掉線了,或者說電池用完了。
把電話首先打回去,這是對他人的尊重。
如欲同對方另約其他時間通話,應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。
使用手機時須注意的問題
要安全使用。
一個有經(jīng)驗的秘書人員是不應該用移動電話來傳送重要信息的。
尤其在國際交往中,有些非法組織和個人使用竊密的工具,竊取移動電話中的信息資料。
所以,從保密的要求來講,移動電話是不適合傳遞重要信息的。
秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范,比如開車的時候不打手機,乘坐飛機時手機要關機,在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機等。
要文明使用。
這一要求是指秘書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。
在公眾場合,秘書人員要養(yǎng)成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。
不要讓手機在大庭廣眾之中頻頻響起,更不要在人多之處接聽電話。
另外,手機有一些特殊的附帶功能,比如發(fā)短信、拍照等。
在使用這些功能時就要注意,給別人拍照要先征得對方同意。
發(fā)手機短信應該發(fā)有效、有益的信息。
要規(guī)范使用。
首先,使用手機通話,跟使用座機是一樣的,禮貌用語要有,電話該誰掛就是誰掛,該道別就要道別。
這些要按照一般座機的使用規(guī)則去遵守。
其次,手機也同樣不宜相互借用,手機里儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等,從某種意義上講都是個人隱私。
金正昆講述職場禮儀之商務職場禮儀的表面意思
商務職場禮儀的表面意思包括了五大方面:
一、職場禮儀是一種道德行為規(guī)范。
職場禮儀不同于法律,雖然都有規(guī)定該做與不該做的但是作為道德規(guī)范來說他是沒有絕對的懲罰制度的,做的不當,最多是遭人唾棄,所以能規(guī)范道德行為的人也只有我們自身而已。
二、職場禮儀的直接目的是表示對他人的尊重。
人都有被尊重的高級精神需要,當在職場交往活動過程中,按照職場禮儀的要求去做,就會使人獲得尊重的滿足,從而獲得愉悅,由此達到人與人之間關系的和諧。
也就增進了你與他人的溝通交流為你建立人脈打下了堅實的基礎。
三、禮儀的根本目的是為了維護社會正常的生活秩序。
例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行為都是需要通過道德去規(guī)范的。
若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監(jiān)督懲治?
四、禮儀要求全體成員共同遵守。
職場是一個大家庭,任何一個人都不能完全脫離職場而存在,同時職場也不是由一部分的人就可以組成的,職場道德、職場禮儀的建立于遵守是需要全體職場成員共同努力的。
五、禮儀要求在人際交往、社會交往活動中遵守。
這是它的范圍,超出這個范圍,職場禮儀規(guī)范就不一定適用了。
如在公共場所穿拖鞋是失禮的,而在家穿拖鞋則是正常的。
就是在人與人的交往過程中禮儀才能得到的體現(xiàn)。
金正昆講述職場禮儀之男士著裝禮儀
(一)上衣:衣長剛好蓋住臀部的位置,肩寬以探出肩角2厘米左右為宜,袖長到
手掌虎口處。
胸圍以系上紐扣后,衣服與腹部之間可以容下一個拳頭大小為宜。
西裝外套上的口袋只是裝飾性的,一般不裝東西。
西裝應在拆除袖口上的商標之后才可以穿著。
雙排扣的上衣,紐扣要全部系好;單排扣的上衣,三?鄣囊韵抵虚g一個或者上面兩個為宜,兩?鄣膽撓瞪厦娴囊粋扣,單?鄣囊欢ㄒ岛。
就座之后,西裝上衣的鈕扣可解開,以防其走樣。
起身站立時,在不是很正式的場合可不系扣子;如為表示鄭重其事,應將紐扣適當系上。
(二)西褲:褲線應清晰筆直,褲腳前面蓋住鞋面,口袋不應放置物品。
(三)襯衫:長袖襯衫是搭配西裝的唯一選擇,顏色以白色或淺色為宜。
襯衫領子要挺括,下擺應掖入褲腰內(nèi),系好領扣和袖扣;襯衫領口和袖口要長于西服上裝領口和袖口1至2厘米;襯衫里面的內(nèi)衣領口和袖口不能外露。
如果西服本身是有條紋的,應搭配純色的襯衫;如果西服是純色,則襯衫可以帶有簡單的條紋或圖案。
(四)領帶:可以根據(jù)職業(yè)、服裝搭配需求選擇,如襯衫是白色的,那么領帶上的圖案就應該帶有一點兒白色;如果襯衫的顏色較單一,可選擇明亮或有花紋的領帶;如果襯衫有圖案,領帶宜以單色為主。
系領帶時領結要飽滿,與襯衫領口吻合要緊;領帶長度以系好后大箭頭垂到皮帶扣中心處為準。
正式場合上衣內(nèi)應只穿襯衣,平時因天氣寒冷需穿毛衣時,應選擇V字領毛衣并將領帶塞進毛衣里。
正式場合不能松開領帶,一般不使用領帶夾。
(五)腰帶:材質(zhì)以牛皮為宜,皮帶扣應大小適中,樣式和圖案不宜太夸張,通常和皮包、皮鞋、皮帶保持一致的顏色。
腰帶不宜過長,通常在褲子的第一個褲袢和第二個褲袢之間。
(六)襪子:穿西裝時,應選擇深色或黑色襪子,切忌黑皮鞋配白襪子。
襪子應較長,以襪口到達小腿肚下方為宜,無論坐下或抬腿時,都不能露出腿上的皮膚。
(七)皮鞋:黑色皮鞋是搭配西裝的萬能鞋。
在正式場合,應選擇系帶鞋,顯得正規(guī)得體。
如果是深藍色或黑色的西裝,可以配黑色皮鞋;如果是咖啡色系西裝,可以穿深棕色皮鞋。
壓花、拼色、蛇皮、鱷魚皮和異形皮鞋不適于搭配正式西裝。
(八)其他:公文包以黑色、皮質(zhì)、款式簡單大方為宜,不宜過大;包內(nèi)物品應整齊有條理,不應雜亂或者過多。
穿著西裝時,公文包一般拎在手里,專門的手包也可握在手中或者夾在腋下,不應選擇肩挎或者斜挎的皮包。
如需佩戴手表,應選擇機械手表,手表的顏色和款式應與其他配飾相呼應,如表帶顏色應與腰帶、皮鞋和公文包的顏色一致或相近。
錢夾以皮質(zhì)為宜,應放在西裝上衣的內(nèi)側口袋,任何類型的錢夾都不應塞得太滿。
男性應該隨身攜帶至少一支鋼筆或鉛筆,可放在公文包內(nèi)或上衣內(nèi)側的口袋里,不能插在西裝上衣外側的口袋里。
房間或汽車鑰匙不應別在腰帶上,而應放在鑰匙包、公文包或者西裝上衣內(nèi)側的口袋里。
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