接待會議禮儀常識

　　迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式~

　　會議接待禮儀常識

　　根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

　　首先是會議的籌備工作。

　　根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

　　發(fā)放會議通知和會議日程。

　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。

　　通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。

　　對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。

　　這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

　　會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。

　　它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

　　它可以隨會議通知一起發(fā)放。

　　選擇會場。

　　選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。

　　最好是達到一下標準：

　　第一：大小要適中。

　　會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。

　　所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。

　　第二：地點要合理。

　　歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。

　　超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

　　第三：附屬設(shè)施要齊全。

　　會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。

　　否則，可能會造成損失。

　　第四：要有停車場。

　　現(xiàn)代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經(jīng)不多了。

　　轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

　　會場的布置。

　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

　　一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。

　　門口張貼歡迎和慶祝標語。

　　可在會場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。

　　桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一關(guān)于會議接待禮儀常識關(guān)于會議接待禮儀常識。

　　坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

　�、賵A桌型。

　　如果是使用圓桌或橢圓形桌子。

　　這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。

　　另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。

　　這種形式適于1020人左右的會議。

　　座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。

　　同級別的對角線相對而坐。

　　②口字型。

　　如果使用長形方桌。

　　這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

　　③教室型。

　　這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。

　　這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。

　　主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。

　　主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

　　準備會議資料。

　　會務(wù)組應(yīng)該準備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

　　這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。

　　比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　提前進入接待崗位。

　　接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。

　　一般的接待工作分以下幾個崗位。

　�、俸灥�。

　　設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。

　　簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。

　　向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。

　　如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。

　　簽到本應(yīng)精致些，以便保存。

　　如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。

　　接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

　　②引座。

　　簽到后。

　　會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。

　　對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　�、劢哟�。

　　與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

　　一、會議座次安排原則

　　指的是遵守慣例，比如按照中國慣例：以左為尊，即：左為上，右為下，而按照國際慣例卻是反過來的，所以如果你一時左右不分的話，就不止是鬧笑話的這么簡單了。

　　二、會議座次安排的五大技巧

　　1、面門為上

　　2、居中為上

　　3、以右為上

　　4、前排為上

　　5、以遠為上(指距離門的位置)

　　三、會議座次安排詳解

　　我們都知道當領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)是單數(shù)的時候是最好安排的，只要讓1號首長居中，其他領(lǐng)導(dǎo)依次就坐，具體的安排如下：1號首長居中，2號首長排在1號首長左邊，3 號首長排右邊，其他依次排列。

　　從臺下的角度看，是9,7,5,3,1,2,4,6,8的順序;從主席臺上的角度看，是8,6,4,2,1,3,5,7,9 的順序。

　　當領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時，這時候的會議座次該怎么安排呢?很多人都容易搞錯，而目前網(wǎng)上的說法也有很多是不正確的。

　　具體應(yīng)該是：1號首長、2號首長同時居中，2號首長排在1號首長左邊，3號首長排右邊，其他依次排列。

　　從臺下的角度看，是7,5,3,1,2,4,6,8的順序;從主席臺上的角度看，是 8,6,4,2,1,3,5,7的順序。

　　會議禮儀看似簡單，但其實十分的考驗接待人員的細心以及經(jīng)驗，因此一個專業(yè)的會議策劃團體往往可以讓你體驗更優(yōu)質(zhì)的與會體驗。

　　四、迎接禮儀

　　迎來送往，是社會來往招待運動中最基礎(chǔ)的情勢和主要環(huán)節(jié)，是表達主人情義、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的主要方面。

　　尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最主要工作。

　　給對方留下好的第一印象，就為下一步深刻接觸打下了基本。

　　迎接客人要有周到的布署，應(yīng)注意以下事項。

　　(一)對前來拜訪、洽談業(yè)務(wù)、加入會議的外國、外地客人，應(yīng)首先懂得對方達到的車次、航班，部署與客人身份、職務(wù)相當?shù)娜藛T前去迎接。

　　若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的匆倉促01。

　　(二)主人到車站、機場去迎接客人，應(yīng)提前達到，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。

　　客人看到有仁攀來迎接，心坎一定覺得非常愉快，若迎接來遲，一定會給客人心里留下暗影，事后無論怎樣匆倉促01，都無法打消這種瀆職和不守信用的印象。

　　(三)接到客人后，應(yīng)首先問候 一路辛勞了 、 歡迎您來到我們這個漂亮的城市 、 歡迎您來到我們公司 等等。

　　然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果著名片，可送予對方。

　　注意送名片的禮儀:

　　1、當你與長者、尊者交流名片時，雙手遞上，身材可微微前傾，說一句 請多關(guān)照 。

　　你想得到對方名片時，可以用懇求的口氣說: 如果您便利的話，能否留張名片給我?

　　2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)細心地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。

　　(四)迎接客人應(yīng)提前為客人籌備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆倉促忙籌備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。

　　(五)主人應(yīng)提前為客人籌備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進房間，同時向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將運動的打算、日程部署交給客人，并把籌備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹資料送給客人。

　　(六)將客人送到住地后，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱忱交談，談話內(nèi)容要讓客人覺得滿意，比如客人參與運動的背景資料、當?shù)仫L(fēng)土人情、有特色的自然景觀、特產(chǎn)、物價等。

　　斟酌到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。

　　分別時將下次接洽的時光、地點、方法等告知客人。

　　五、招待禮儀

　　招待客人要注意以下幾點。

　　(一)客人要找的負責(zé)人不在時，要明白告知對方負責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位。

　　請客人留下電話、地址，明白是由客人再次來單位，還是我方負責(zé)人到對方單位去。

　　(二)客人到來時，我方負責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人闡明等候理由與等候時光，若客人愿意等候，應(yīng)當向客人供給飲料、雜志，如果可能，應(yīng)當時常為客人換飲料。

　　(三)招待人員率領(lǐng)客人達到目標地，應(yīng)當有準確的領(lǐng)導(dǎo)方式和領(lǐng)導(dǎo)姿態(tài)。

　　1、在走廊的領(lǐng)導(dǎo)方式。

　　招待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。

　　2、在樓梯的領(lǐng)導(dǎo)方式。

　　當領(lǐng)導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)當讓客人走在前面，招待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)當由招待人員走在前面，客人在后面，高低樓梯時，招待人員應(yīng)當注意客人的安全。

　　3、在電梯的領(lǐng)導(dǎo)方式。

　　領(lǐng)導(dǎo)客人乘坐電梯時，招待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，達到時，招待人員按 開 的鈕，讓客人先走出電梯。

　　4、客廳里的領(lǐng)導(dǎo)方式。

　　當客人走入客廳，招待人員用手唆使，請客人坐下，看到客人坐下后，才干行點頭禮后分開。

　　如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

　　(四)誠懇誠意的奉茶。

　　我國國民習(xí)慣以茶水接待客人，在接待尊貴客人時，茶具要特殊講求，倒茶有許多打消7，遞茶也有許多講求。

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