計(jì)劃和方案
計(jì)劃和方案
計(jì)劃
1 計(jì)劃簡介
在管理學(xué)中，計(jì)劃具有兩重含義，其一是計(jì)劃工作，是指根據(jù)對(duì)組織外部環(huán)境與內(nèi)部條件的分析，提出在未來一定時(shí)期內(nèi)要達(dá)到的組織目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑。其二是計(jì)劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時(shí)期內(nèi)關(guān)于行動(dòng)方向、內(nèi)容和方式安排的管理事件。
2 類型
計(jì)劃
計(jì)劃(planning)的種類很多，可以按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。主要分類標(biāo)準(zhǔn)有：計(jì)劃的重要性、時(shí)間界限、明確性和抽象性等。但是依據(jù)這些分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，所得到的計(jì)劃類型并不是相互獨(dú)立的，而是密切聯(lián)系的。比如，短期計(jì)劃和長期計(jì)劃，戰(zhàn)略計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃等。
計(jì)劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時(shí)期內(nèi)關(guān)于行動(dòng)方向、內(nèi)容和方式安排的管理事按計(jì)劃的重要性劃分
從計(jì)劃的重要性程度上來看，可以將計(jì)劃分為戰(zhàn)略計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃。
應(yīng)用于整體組織的，為組織設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中的地位的計(jì)劃，稱為戰(zhàn)略計(jì)劃。規(guī)定總體目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)的計(jì)劃稱為作業(yè)計(jì)劃。戰(zhàn)略計(jì)劃與作業(yè)計(jì)劃在時(shí)間框架上，在范圍上和在是否包含已知的一套組織目標(biāo)方面是不同的。戰(zhàn)略計(jì)劃趨向于包含持久的時(shí)間間隔，通常為 5 年甚至更長，它們覆蓋較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的細(xì)節(jié)。此外，戰(zhàn)略計(jì)劃的一個(gè)重要的任務(wù)是設(shè)立目標(biāo);而作業(yè)計(jì)劃假定目標(biāo)已經(jīng)存在，只是提供實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。
按計(jì)劃的時(shí)期界限分
財(cái)務(wù)人員習(xí)慣于將投資回收期分為長期、中期和短期。長期通常指5年以上，短期一般指1年以內(nèi)，中期則介于兩者之間。管理人員也采用長期、中期和短期來描述計(jì)劃。 長期計(jì)劃描述了組織在較長時(shí)期(通常 5 年以上)的發(fā)展方向和方針，規(guī)定了組織的各個(gè)部門在較長時(shí)期內(nèi)從事某種活動(dòng)應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和要求，繪制了組織長期發(fā)展的藍(lán)圖。短期計(jì)劃具體地規(guī)定了組織的各個(gè)部門在目前到未來的各個(gè)較短的時(shí)期階段，特別是最近的時(shí)段中，應(yīng)該從事何種活動(dòng)，從事該種活動(dòng)應(yīng)達(dá)到何種要求，因而為各組織成員在近期內(nèi)的行動(dòng)提供了依據(jù)。
按計(jì)劃內(nèi)容的明確性分
根據(jù)計(jì)劃內(nèi)容的明確性指標(biāo)，可以將計(jì)劃分為具體性計(jì)劃和指導(dǎo)性計(jì)劃。
計(jì)劃模型
具體性計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在模棱兩可。
比如，企業(yè)銷售部經(jīng)理打算使企業(yè)銷售額在未來 6 個(gè)月中增長 15% ，他會(huì)制定明確的程序、預(yù)算方案以及日程進(jìn)度表，這便是具體性計(jì)劃。指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定某些一般的方針和行動(dòng)原則，給予行動(dòng)者較大自由處置權(quán)，它指出重點(diǎn)但不把行動(dòng)者限定在具體的目標(biāo)上或特定的行動(dòng)方案上。比如，一個(gè)增加銷售額的具體計(jì)劃可能規(guī)定未來 6 個(gè)月內(nèi)銷售額要增加 15% ，而指導(dǎo)性計(jì)劃則可能只規(guī)定未來 6 個(gè)月內(nèi)銷售額要增加 12%~16% 。相對(duì)于指導(dǎo)性計(jì)劃而言，具體性計(jì)劃雖然更易于執(zhí)行、考核及控制，但缺少靈活性，它要求的明確性和可預(yù)見性條件往往很難滿足。
計(jì)劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時(shí)期內(nèi)關(guān)于行動(dòng)方向、內(nèi)容和方式安排的管理事按計(jì)劃由抽象到具體的層次分
哈羅德·孔茨和海因·韋里克從抽象到具體，把計(jì)劃劃分為：目的或使命、目標(biāo)、戰(zhàn)略、政策、程序、規(guī)則、方案，以及預(yù)算。
計(jì)劃
1)目的或使命
它指明一定的組織機(jī)構(gòu)在社會(huì)上應(yīng)起的作用，所處的地位。它決定組織的性質(zhì)，決定此組織區(qū)別于彼組織的標(biāo)志。各種有組織的活動(dòng)，如果要使它有意義的話，至少應(yīng)該有自己的目的或使命。比如，大學(xué)的使命是教書育人和科學(xué)研究，研究院所的使命是科學(xué)研究，醫(yī)院的使命是治病救人，法院的使命是解釋和執(zhí)行法律，企業(yè)的目的是生產(chǎn)和分配商品和服務(wù)。
2)目標(biāo)
組織的目的或使命往往太抽象，太原則化，它需要進(jìn)一步具體為組織一定時(shí)期的目標(biāo)和各部門的目標(biāo)。組織的使命支配著組織各個(gè)時(shí)期的目標(biāo)和各個(gè)部門的目標(biāo)。而且組織各個(gè)時(shí)期的目標(biāo)和各部門的目標(biāo)是圍繞組織存在的使命所制定的，并為完成組織使命而努力的。雖然教書育人和科學(xué)研究是一所大學(xué)的使命，但一所大學(xué)在完成自己使命時(shí)會(huì)進(jìn)一步具體化不同時(shí)期的目標(biāo)和各院系的目標(biāo)，比如最近 3 年培養(yǎng)多少人才，發(fā)表多少論文等。
3)戰(zhàn)略
戰(zhàn)略是為了達(dá)到組織總目標(biāo)而采取的行動(dòng)和利用資源的總計(jì)劃，其目的是通過一系列的主要目標(biāo)和政策去決定和傳達(dá)一個(gè)組織期望自己成為什么樣的組織。戰(zhàn)略并不打算確切地概述組織怎樣去完成它的目標(biāo)，這是無數(shù)主要的和次要的支持性計(jì)劃的任務(wù)。
4)政策
政策是指導(dǎo)或溝通決策思想的全面的陳述書或理解書。但不是所有政策都是陳述書，政策也常常會(huì)從主管人員的行動(dòng)中含蓄地反映出來。比如，主管人員處理某問題的習(xí)慣方式往往會(huì)被下屬作為處理該類問題的模式，這也許是一種含蓄的、潛在的政策。政策能幫助事先決定問題處理方法，這一方面減少對(duì)某些例行問題時(shí)間上處理的成本，另一方面把其他計(jì)劃統(tǒng)一起來了。政策支持了分權(quán)，同時(shí)也支持了上級(jí)主管對(duì)該項(xiàng)分權(quán)的控制。政策允許對(duì)某些事情處理的自由，一方面我們切不可把政策當(dāng)作規(guī)則，另一方面我們又必須把這種自由限制在一定的范圍內(nèi)。自由處理的權(quán)限大小一方面取決于政策本身，另一方面取決于主管人員的管理藝術(shù)。
5)程序
程序是制定處理未來活動(dòng)的一種必需方法的計(jì)劃。它詳細(xì)列出必須完成某類活動(dòng)的切實(shí)方式，并按時(shí)間順序?qū)Ρ匾幕顒?dòng)進(jìn)行排列。它與戰(zhàn)略不同，它是行動(dòng)的指南，而非思想指南。它與政策不同，它沒有給行動(dòng)者自由處理的權(quán)利。處于理論研究的考慮，我們可以把政策與程序區(qū)分開來，但在實(shí)踐工作中，程序往往表現(xiàn)為組織的政策。比如，一家制造企業(yè)的處理定單程序、財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)給客戶信用的程序、會(huì)計(jì)部門記載往來業(yè)務(wù)的程序等，都表現(xiàn)為企業(yè)的政策。組織中每個(gè)部門都有程序，并且在基層，程序更加具體化、數(shù)量更多。
6)規(guī)則
規(guī)則沒有酌情處理的余地。它詳細(xì)、明確地闡明必需行動(dòng)或無需行動(dòng)，其本質(zhì)是一種管理決策。規(guī)則通常是最簡單形式的計(jì)劃。 規(guī)則不同于程序。其一，規(guī)則指導(dǎo)行動(dòng)但不說明時(shí)間順序;其二，可以把程序看作是一系列的規(guī)則，但是一條規(guī)則可能是也可能不是程序的組成部分。比如， “禁止吸煙”是一條規(guī)則，但和程序沒有任何聯(lián)系;而一個(gè)規(guī)定為顧客服務(wù)的程序可能表現(xiàn)為一些規(guī)則，如在接到顧客需要服務(wù)的信息后 30 分鐘內(nèi)必須給予答復(fù)�！ ∫�(guī)則也不等于政策。政策的目的是指導(dǎo)行動(dòng)，并給執(zhí)行人員留有酌情處理的余地;而規(guī)則雖然也起指導(dǎo)作用，但是在運(yùn)用規(guī)則時(shí)，執(zhí)行人員沒有自行處理之權(quán)。
必須注意的是，就其性質(zhì)而言，規(guī)則和程序均旨在約束思想;因此只有在不需要組織成員使用自行處理權(quán)時(shí)，才使用規(guī)則和程序。
7)方案(或規(guī)劃)
方案是一個(gè)綜合的計(jì)劃，它包括目標(biāo)、政策、程序、規(guī)則、任務(wù)分配、要采取的步驟、要使用的資源以及為完成既定行動(dòng)方針?biāo)枰钠渌蛩�。一�?xiàng)方案可能很大，也可能很小。通常情況下，一個(gè)主要方案(規(guī)劃)可能需要很多支持計(jì)劃。在主要計(jì)劃進(jìn)行之前，必須要把這些支持計(jì)劃制定出來，并付諸實(shí)施。所有這些計(jì)劃都必須加以協(xié)調(diào)和安排時(shí)間。
8)預(yù)算
預(yù)算是一份用數(shù)字表示預(yù)期結(jié)果的報(bào)表。預(yù)算通常是為規(guī)劃服務(wù)的，其本身可能也是一項(xiàng)規(guī)劃。
方案
1 方案概念
方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種，由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢(shì)必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等項(xiàng)目。
2 具體寫法
方案的內(nèi)容多是上級(jí)對(duì)下級(jí)或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時(shí)間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個(gè)是“三要素”寫法，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、計(jì)劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《北華大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》;一個(gè)是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但這個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”(文件頭)的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機(jī)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時(shí)間，為鄭重起見，方案的成文時(shí)間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)(重點(diǎn))”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個(gè)部分來寫，這個(gè)較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項(xiàng)工作;二是變項(xiàng)寫法，即根據(jù)實(shí)際需要加項(xiàng)或減項(xiàng)的寫法，適合于特殊性的單項(xiàng)工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”這三項(xiàng)必不可少的，實(shí)際寫作時(shí)的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對(duì)策”等，把“政策措施”稱為“實(shí)施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項(xiàng)中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo);“實(shí)施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點(diǎn)工作項(xiàng)目;“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。
方案也可以是下級(jí)或具體責(zé)任人為落實(shí)和實(shí)施某項(xiàng)具體工作而形成的文件，然后報(bào)上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。寫法要求同上。
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