計劃和方案

　　計劃和方案

　　計劃

　　1 計劃簡介

　　在管理學(xué)中，計劃具有兩重含義，其一是計劃工作，是指根據(jù)對組織外部環(huán)境與內(nèi)部條件的分析，提出在未來一定時期內(nèi)要達到的組織目標(biāo)以及實現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑。其二是計劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時期內(nèi)關(guān)于行動方向、內(nèi)容和方式安排的管理事件。

　　2 類型

　　計劃

　　計劃(planning)的種類很多，可以按不同的標(biāo)準進行分類。主要分類標(biāo)準有：計劃的重要性、時間界限、明確性和抽象性等。但是依據(jù)這些分類標(biāo)準進行劃分，所得到的計劃類型并不是相互獨立的，而是密切聯(lián)系的。比如，短期計劃和長期計劃，戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃等。

　　計劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時期內(nèi)關(guān)于行動方向、內(nèi)容和方式安排的管理事按計劃的重要性劃分

　　從計劃的重要性程度上來看，可以將計劃分為戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃。

　　應(yīng)用于整體組織的，為組織設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中的地位的計劃，稱為戰(zhàn)略計劃。規(guī)定總體目標(biāo)如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃。戰(zhàn)略計劃與作業(yè)計劃在時間框架上，在范圍上和在是否包含已知的一套組織目標(biāo)方面是不同的。戰(zhàn)略計劃趨向于包含持久的時間間隔，通常為 5 年甚至更長，它們覆蓋較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的細節(jié)。此外，戰(zhàn)略計劃的一個重要的任務(wù)是設(shè)立目標(biāo);而作業(yè)計劃假定目標(biāo)已經(jīng)存在，只是提供實現(xiàn)目標(biāo)的方法。

　　按計劃的時期界限分

　　財務(wù)人員習(xí)慣于將投資回收期分為長期、中期和短期。長期通常指5年以上，短期一般指1年以內(nèi)，中期則介于兩者之間。管理人員也采用長期、中期和短期來描述計劃。 長期計劃描述了組織在較長時期(通常 5 年以上)的發(fā)展方向和方針，規(guī)定了組織的各個部門在較長時期內(nèi)從事某種活動應(yīng)達到的目標(biāo)和要求，繪制了組織長期發(fā)展的藍圖。短期計劃具體地規(guī)定了組織的各個部門在目前到未來的各個較短的時期階段，特別是最近的時段中，應(yīng)該從事何種活動，從事該種活動應(yīng)達到何種要求，因而為各組織成員在近期內(nèi)的行動提供了依據(jù)。

　　按計劃內(nèi)容的明確性分

　　根據(jù)計劃內(nèi)容的明確性指標(biāo)，可以將計劃分為具體性計劃和指導(dǎo)性計劃。

　　計劃模型

　　具體性計劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在模棱兩可。

　　比如，企業(yè)銷售部經(jīng)理打算使企業(yè)銷售額在未來 6 個月中增長 15% ，他會制定明確的程序、預(yù)算方案以及日程進度表，這便是具體性計劃。指導(dǎo)性計劃只規(guī)定某些一般的方針和行動原則，給予行動者較大自由處置權(quán)，它指出重點但不把行動者限定在具體的目標(biāo)上或特定的行動方案上。比如，一個增加銷售額的具體計劃可能規(guī)定未來 6 個月內(nèi)銷售額要增加 15% ，而指導(dǎo)性計劃則可能只規(guī)定未來 6 個月內(nèi)銷售額要增加 12%~16% 。相對于指導(dǎo)性計劃而言，具體性計劃雖然更易于執(zhí)行、考核及控制，但缺少靈活性，它要求的明確性和可預(yù)見性條件往往很難滿足。

　　計劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時期內(nèi)關(guān)于行動方向、內(nèi)容和方式安排的管理事按計劃由抽象到具體的層次分

　　哈羅德·孔茨和海因·韋里克從抽象到具體，把計劃劃分為：目的或使命、目標(biāo)、戰(zhàn)略、政策、程序、規(guī)則、方案，以及預(yù)算。

　　計劃

　　1)目的或使命

　　它指明一定的組織機構(gòu)在社會上應(yīng)起的作用，所處的地位。它決定組織的性質(zhì)，決定此組織區(qū)別于彼組織的標(biāo)志。各種有組織的活動，如果要使它有意義的話，至少應(yīng)該有自己的目的或使命。比如，大學(xué)的使命是教書育人和科學(xué)研究，研究院所的使命是科學(xué)研究，醫(yī)院的使命是治病救人，法院的使命是解釋和執(zhí)行法律，企業(yè)的目的是生產(chǎn)和分配商品和服務(wù)。

　　2)目標(biāo)

　　組織的目的或使命往往太抽象，太原則化，它需要進一步具體為組織一定時期的目標(biāo)和各部門的目標(biāo)。組織的使命支配著組織各個時期的目標(biāo)和各個部門的目標(biāo)。而且組織各個時期的目標(biāo)和各部門的目標(biāo)是圍繞組織存在的使命所制定的，并為完成組織使命而努力的。雖然教書育人和科學(xué)研究是一所大學(xué)的使命，但一所大學(xué)在完成自己使命時會進一步具體化不同時期的目標(biāo)和各院系的目標(biāo)，比如最近 3 年培養(yǎng)多少人才，發(fā)表多少論文等。

　　3)戰(zhàn)略

　　戰(zhàn)略是為了達到組織總目標(biāo)而采取的行動和利用資源的總計劃，其目的是通過一系列的主要目標(biāo)和政策去決定和傳達一個組織期望自己成為什么樣的組織。戰(zhàn)略并不打算確切地概述組織怎樣去完成它的目標(biāo)，這是無數(shù)主要的和次要的支持性計劃的任務(wù)。

　　4)政策

　　政策是指導(dǎo)或溝通決策思想的全面的陳述書或理解書。但不是所有政策都是陳述書，政策也常常會從主管人員的行動中含蓄地反映出來。比如，主管人員處理某問題的習(xí)慣方式往往會被下屬作為處理該類問題的模式，這也許是一種含蓄的、潛在的政策。政策能幫助事先決定問題處理方法，這一方面減少對某些例行問題時間上處理的成本，另一方面把其他計劃統(tǒng)一起來了。政策支持了分權(quán)，同時也支持了上級主管對該項分權(quán)的控制。政策允許對某些事情處理的自由，一方面我們切不可把政策當(dāng)作規(guī)則，另一方面我們又必須把這種自由限制在一定的范圍內(nèi)。自由處理的權(quán)限大小一方面取決于政策本身，另一方面取決于主管人員的管理藝術(shù)。

　　5)程序

　　程序是制定處理未來活動的一種必需方法的計劃。它詳細列出必須完成某類活動的切實方式，并按時間順序?qū)Ρ匾�的活動進行排列。它與戰(zhàn)略不同，它是行動的指南，而非思想指南。它與政策不同，它沒有給行動者自由處理的權(quán)利。處于理論研究的考慮，我們可以把政策與程序區(qū)分開來，但在實踐工作中，程序往往表現(xiàn)為組織的政策。比如，一家制造企業(yè)的處理定單程序、財務(wù)部門批準給客戶信用的程序、會計部門記載往來業(yè)務(wù)的程序等，都表現(xiàn)為企業(yè)的政策。組織中每個部門都有程序，并且在基層，程序更加具體化、數(shù)量更多。

　　6)規(guī)則

　　規(guī)則沒有酌情處理的余地。它詳細、明確地闡明必需行動或無需行動，其本質(zhì)是一種管理決策。規(guī)則通常是最簡單形式的計劃。 規(guī)則不同于程序。其一，規(guī)則指導(dǎo)行動但不說明時間順序;其二，可以把程序看作是一系列的規(guī)則，但是一條規(guī)則可能是也可能不是程序的組成部分。比如， “禁止吸煙”是一條規(guī)則，但和程序沒有任何聯(lián)系;而一個規(guī)定為顧客服務(wù)的程序可能表現(xiàn)為一些規(guī)則，如在接到顧客需要服務(wù)的信息后 30 分鐘內(nèi)必須給予答復(fù)�！　∫�(guī)則也不等于政策。政策的目的是指導(dǎo)行動，并給執(zhí)行人員留有酌情處理的余地;而規(guī)則雖然也起指導(dǎo)作用，但是在運用規(guī)則時，執(zhí)行人員沒有自行處理之權(quán)。

　　必須注意的是，就其性質(zhì)而言，規(guī)則和程序均旨在約束思想;因此只有在不需要組織成員使用自行處理權(quán)時，才使用規(guī)則和程序。

　　7)方案(或規(guī)劃)

　　方案是一個綜合的計劃，它包括目標(biāo)、政策、程序、規(guī)則、任務(wù)分配、要采取的步驟、要使用的資源以及為完成既定行動方針?biāo)�需要的其他因素。一項方案可能很大，也可能很小。通常情況下，一個主要方案(規(guī)劃)可能需要很多支持計劃。在主要計劃進行之前，必須要把這些支持計劃制定出來，并付諸實施。所有這些計劃都必須加以協(xié)調(diào)和安排時間。

　　8)預(yù)算

　　預(yù)算是一份用數(shù)字表示預(yù)期結(jié)果的報表。預(yù)算通常是為規(guī)劃服務(wù)的，其本身可能也是一項規(guī)劃。

　　方案

　　1 方案概念

　　方案是計劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種，由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

　　2 具體寫法

　　方案的內(nèi)容多是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關(guān)、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《北華大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》;一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關(guān)，但這個發(fā)文機關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”(文件頭)的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)(重點)”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作;二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo);“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點工作項目;“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

　　方案也可以是下級或具體責(zé)任人為落實和實施某項具體工作而形成的文件，然后報上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批準實施。寫法要求同上。

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