當好秘書要具備什么

　　當好秘書要具備什么?當一名文秘應該具備哪些基本要素?請看：

　　秘書四寶【1】

　　工作日志

　　做好工作日志，可以幫助我們合理安排日程，及時總結(jié)工作，科學謀劃工作。

　　工作日志要做到日記錄、周整理、月小結(jié)、年總結(jié)。

　　其中，日記錄最根本也最重要，我將其分為班頭計劃、班中調(diào)整、班尾梳理、工作心得四個步驟。

　　班頭計劃是每天一上班，把當天的工作計劃列出來，合理安排一天的工作內(nèi)容。

　　班中調(diào)整是根據(jù)工作中的實際情況，及時對工作計劃進行合理的調(diào)整。

　　班尾梳理是每天臨下班，對一天的工作進行梳理，看看完成得如何，以便計劃第二天的工作。

　　工作心得是把工作中所思所想隨時記錄下來。

　　周整理、月小結(jié)、年總結(jié)是每周、每月、每年對本階段的工作進行梳理匯總，看看都做了哪些工作，有怎樣的工作體會，還存在哪些不足，進而確定下一階段的努力方向。

　　日記錄做得扎實，周整理、月小結(jié)、年總結(jié)自然就不是問題。

　　錯誤集錄

　　“前事不忘，后事之師。”工作中的錯誤也是寶貴的財富，關鍵在于我們對錯誤怎么看、怎么辦。

　　首先，要有強烈的反省意識。

　　以“吾日三省吾身”的精神，經(jīng)常性地進行反思，想想工作中有哪些話說得不妥、哪些事做得不對。

　　以存疑必究的態(tài)度，對工作中不能確定對錯的地方進行深入思考和研究，甄別是非對錯。

　　其次，要深入分析錯誤。

　　針對錯誤發(fā)生的外在表現(xiàn)，實事求是、客觀公正地分析錯誤產(chǎn)生的內(nèi)在原因。

　　切不能偏袒自己、自欺欺人，找出一個不痛不癢、似是而非的理由，那樣只會導致一錯再錯、錯上加錯。

　　最后，也是最重要的，堅決改正錯誤。

　　對每一個錯誤，應當有針對地制定切實可行的改正措施，在工作中嚴格要求自己，堅決改正錯誤，確保類似問題不再發(fā)生。

　　學習筆記

　　用筆學習，至少有這么幾點好處。

　　一是心能靜下來。

　　現(xiàn)代社會，容易浮躁，想要靜下心來學點什么越來越難，而用筆學習則可以讓人放慢節(jié)奏、靜下心來，能夠?qū)W得進去、入腦入心。

　　二是理解更深刻。

　　“好記性不如爛筆頭”，看十遍可能不如寫一遍印象深刻。

　　在寫的過程中，邊記邊思、邊思邊悟，每一個字、每一個詞、每一句話蘊含的深層意思將會更加明了。

　　所以，寫并不是簡單地記一記、畫一畫，而是一個深入思考、深切領悟、深刻理解的內(nèi)在過程。

　　三是復習更方便。

　　我們的日常學習可能是零碎的、粗糙的，而學習筆記則是整體的、精細的，是日常學習中的精華部分。

　　對這些精華時常進行復習，學習的效果會進一步鞏固、拓展、升華。

　　“溫故而知新”，每一次回頭看學習筆記，往往會有新體會、新收獲。

　　參會筆記

　　對于秘書人員而言，準確領會領導意圖既是基本要求，也是努力方向。

　　要準確領會領導意圖，很重要的一個方面就是學習領會領導在會上的講話。

　　一方面，要注重“專”和“快”，心無旁騖、一心一意地聽，緊跟會議進程、馬不停蹄地記，把領導講話的重點、要點詳細準確地記錄下來。

　　另一方面，要注重“深”和“實”，學好會議記錄，領悟會議精神。

　　“深”就是深入，由此及彼、由表及里地學;“實”就是落實，結(jié)合實際、不折不扣地做。

　　做好文秘工作需具備的幾個素質(zhì)【2】

　　一、要具備善謀大局、總攬全局的素質(zhì)

　　一.要善于學習。

　　學習引領思考。

　　現(xiàn)在知識更新很快，現(xiàn)在的領導知識水平、理論水平很高，即使不停地學習，有時也很難跟上形勢的發(fā)展。

　　如果不去積極地吸取最新的知識，不對知識吐故納新，不讓“智力”新陳代謝，就談不上當領導的“參謀長”，只能是領導決策的“馬后炮”。

　　因此，“學習充電”是文秘工作者的永恒課題。

　　一方面，要有“擠”的決心。

　　愛因斯坦說過，人的差異在于業(yè)余時間。

　　秘書平時都隨領導轉(zhuǎn)，屬于自己的時間不是很多，擠時間學習顯得非常重要。

　　工作之余靜下心來看看書、讀讀報，有計劃、有選擇地學習一些急用、實用、長遠受用的知識，長此以往，必有好處。

　　另一方面，要有“鉆”的勁頭。

　　我們都有這樣的切身體會，“要我學”和“我要學”不一樣，“鉆進去”學與“撫皮撓癢”學不一樣。

　　秘書工作者一定要做有心人，在學習中不僅要“行動”，而且要“心動”。

　　要善于動手、動筆、動腦，把收集到的情況、資料、信息儲存在腦子里，常存常用。

　　經(jīng)過這樣長期地、不斷地學習豐富自己，才能引發(fā)我們更深層次的思考，才能使我們的理論素養(yǎng)越來越高，把握大局、總攬全局的能力也會越來越強。

　　二.要吃透上情。

　　吃透上情就是要吃透中央和上級的精神，正確把握中央的大政方針，及時把握

　　上級的方針政策。

　　要學習好中央的精神和上級的方針政策，就要一字一句地學，一字一句的理解，領會其實質(zhì)，把握其精髓，這樣你才能幫領導謀劃工作。

　　制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行動。

　　否則的話，大局失察，必然會導致方略失策，行動失利。

　　三.要了解外情。

　　作為一個稱職的秘書工作者，不僅要對本地的情況爛熟于胸，而且要對本市和外地的情況了如指掌。

　　大家可能要說，狗咬耗子-多管閑事，別家的情況，你去管的什么管。

　　問題的要害正在這里。

　　你只有把握住全市宏觀發(fā)展的大背景，了解其他鎮(zhèn)街的發(fā)展趨勢，你才能幫助領導在了解中思考，在分析中清醒，才能使領導及時調(diào)整本地的發(fā)展思路，抓住機遇，趨利避害，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，在日趨激烈的競爭中立于不敗之地。

　　四.要掌握下情。

　　作為秘書最重要的一條就是要摸透本地實情，了解民意動向。

　　也就是說要對本地的實際情況進行深入地調(diào)查和分析研究，吃透本地的基礎條件、比較優(yōu)勢、發(fā)展?jié)摿Α⒅萍s因素以及當前和今后一個時期的熱點、焦點和難點問題，掌握基層的實際情況，基層干部的思想動態(tài)和人民群眾的呼聲要求，及時給領導決策提供有價值和可參考的信息，

　　才能使領導工作有的放矢，揚優(yōu)抑劣。

　　當好秘書必須具備的的十八般技藝【3】

　　1.盡快泡好茶悄聲奉上

　　為來訪客人上茶最起碼的要求，就是無論如何都不能打擾到會談。

　　不要出聲，不要讓客人注意到有人來上茶。

　　再者，由于會面時間長短因人而異，所以要盡快上茶。

　　來訪客人人數(shù)較多時，要用大個兒茶壺或是多個茶壺，一下子沏好。

　　2.迅速找出主客

　　來訪客人不一定總是一位。

　　多位客人來訪時，必須先找出哪一位人物是當日的主客，以便請到上座。

　　走在最前面的人不一定是主客，而從電梯里最先走出來的，往往是主客。

　　若這樣還不能分辨出來，就要通過感受周圍的氣氛找出來。

　　3.說話要穩(wěn)重，不要高聲，對方能聽到即可

　　原本需要高聲講話的場合，也要注意使用低聲調(diào)。

　　這樣做的理由是，低沉的聲音聽起來更顯穩(wěn)重。

　　然而過于穩(wěn)重，會讓人覺得“言”過其實。

　　4.選擇高跟鞋，因為穿高跟鞋走起路來比較好看

　　鞋子最起碼要有7cm的鞋跟。

　　這樣不僅腿看起來好看，走路的姿勢也會好看一些。

　　經(jīng)常聽人說，穿高跟鞋活動不太靈便，然而反過來，或許正是因為意識到自己穿著高跟鞋，行為舉止才自然而然就鎮(zhèn)定自若。

　　5.早上一上班，首先整理主管辦公室

　　上班后，首先要檢查所負責的主管的辦公室。

　　檢查空調(diào)有沒有開，垃圾有沒有倒，有沒有可疑的事情發(fā)生等等，整理好主管的工作環(huán)境。

　　如果注意到什么事，一定要匯報。

　　6.每天早上要到相關主頁查看人事信息

　　查看報紙的訃告欄，經(jīng)常作為秘書的一項重要工作被列舉出來。

　　事實上，喜慶之事也同樣不能漏看，尤其是人事晉升。

　　盡管調(diào)動信息可能會刊登在報紙上，然而對于公司來說，人事調(diào)整期不盡相同，因而每天都要到主要客戶及有合作關系企業(yè)的主頁，查看人事信息。

　　7.不能說“沒有時間”，時間可以籌措出來

　　有時候必須要在已經(jīng)安排好的預約中插進一個預約，這種情況下要檢查一下可以中途取消的預約。

　　實際上有些場合，中途取消也沒問題。

　　說“實在是太忙了，不得不拒絕您”之前，千方百計籌措時間，才是優(yōu)秀的秘書。

　　8.“拒絕方式”考驗秘書的實力

　　偶爾會有必須推掉的日程。

　　這種情況下，拒絕方式也是一門技術。

　　比如說主管到國外出差尚未回國，或是目前正處于業(yè)務繁忙期希望錯開時間等，能如此發(fā)揮絕妙的調(diào)節(jié)能力，不給對方留下壞印象也是很關鍵的。

　　9.是自己在動員主管工作，懷著如此的氣概挑戰(zhàn)職責

　　當然是有主管的指示，才能展開工作。

　　然而懷著“被動工作”的感覺，是做不好工作的。

　　如果總是處于被動立場，無論如何努力，都容易被巨量的工作牽著鼻子走。

　　所以要轉(zhuǎn)換認識，認識到自己的立場是全力支持主管的工作，不能有任何差錯。

　　這樣想的話，很多事情都能自己做出判斷，自己行動。

　　10.常存謙虛二字

　　秘書的工作，往往很容易被看做狗仗人勢。

　　心中要常存“謙虛”二字，要重視來自周圍人士的“客觀意見”。

　　11.詢問聚餐地點時，要主動提出建議

　　從提議聚餐到?jīng)Q定聚餐地點，都是秘書的重要工作。

　　詢問聚餐客人的要求時，要先提出建議，問出對方忌諱的東西。

　　12.聚餐地，不僅要味美，還要方便上下車

　　聚餐最重要的當然是口味。

　　其次，氣氛、座位的位置、客人的社會階層等也需要核查。

　　為此，事先親自跑一趟是很有必要的。

　　聚餐時容易忽略的一點是上下車的問題。

　　是否有場地供司機停車等待，從店里出來后是否能立即上車等，要檢查上下車是否方便。

　　13.主管有倦容時要大膽指出來

　　主管的健康檢查，事實上也是秘書的重要工作。

　　不過沒必要把這當成一件難做的事。

　　每天都注意一下主管的臉色，就能發(fā)現(xiàn)變化。

　　如果主管現(xiàn)出倦容，要敢于指出來。

　　14.檢查主管的儀表，看是否有“主管的樣子”

　　人對領帶和西服的口味不同，這些當然由主管自己斟酌決定。

　　但是像后頸發(fā)際的頭發(fā)長過襯衣領等自身不太容易注意到的事，就要指出來。

　　15.要堅忍不拔

　　優(yōu)秀主管的共同點，就是堅忍不拔。

　　而同樣的，堅忍不拔對于秘書來說也是重要的關鍵詞。

　　為了工作時能始終精力集中，平時也必須要好好鍛煉身體。

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