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論析社會養(yǎng)老保險檔案管理
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摘要：我國居民社會養(yǎng)老保險參保人員檔案是一項非常重要的民生檔案。本文對社會養(yǎng)老保險檔案管理進(jìn)行了系統(tǒng)分析并提出了改善倡議。
關(guān)鍵詞：社會 養(yǎng)老保險 檔案管理
一、社會養(yǎng)老保險檔案管理的特點(diǎn)
1.檔案管理對象和服務(wù)對象具有社會性。我國的養(yǎng)老保險已經(jīng)廣泛涵蓋了個體工商戶、企業(yè)事業(yè)單位以及自謀職業(yè)等人群，社會養(yǎng)老保險已經(jīng)成為了我國社會發(fā)展的重要部分。社會養(yǎng)老保險檔案管理作為養(yǎng)老保險的重中之重，也就具有了一定的社會化性質(zhì)，最終其服務(wù)的對象同樣也就具有一定的社會性。
2.檔案來源具有廣泛性，內(nèi)容具有復(fù)雜性。社會養(yǎng)老保險的服務(wù)對象以及管理對象的社會性最終決定了養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容的復(fù)雜性以及來源廣泛性。之前的養(yǎng)老保險檔案只是針對我國的集體企業(yè)或者國有企業(yè)的退休人員，在以往的檔案管理流程中其檔案的來源比較單一，檔案的內(nèi)容上也比較簡單。然而隨著我國養(yǎng)老保險制度的社會化，其檔案來源也隨之變得更加廣泛，此外，參保人員的身份不同，最終又導(dǎo)致了其內(nèi)容上的復(fù)雜化。
目前為止，我國的社會保障檔案依然沒有一個相對統(tǒng)一的格式，養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容混亂。因此，對養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行規(guī)范化非常必要。
3.檔案具有流動性。目前，我國參加社會養(yǎng)老保險人員的流動性極大，辭職、調(diào)動、退休或者脫離原單位的人員眾多。然而流動人群通常沒有一個固定的單位，工作的地點(diǎn)變動極大，最終導(dǎo)致了養(yǎng)老保險檔案的流動性也非常大。因此，對于流動性的社保檔案管理要更加的重視。
二、社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的理由
1.流動性易使檔案丟失、受損。由于我國的人口眾多，目前的社會養(yǎng)老保險制度也在全國范圍內(nèi)不斷地得到普及，最終出現(xiàn)了我國社會養(yǎng)老保險檔案的流動性及其活躍，一部分人或由于自身理由、或者由于工作需要，往往會出現(xiàn)人員調(diào)動，有些參保人員或辭職到其他公司、企業(yè)單位，這就需要對參保人員的參保檔案進(jìn)行調(diào)動。這些沒有固定工作地點(diǎn)的人群在進(jìn)行檔案調(diào)動的過程中往往會出現(xiàn)檔案丟失、受損的情況發(fā)生。
2.檔案與環(huán)境設(shè)施理由。我國居民養(yǎng)老保險部門盡管已經(jīng)設(shè)置了退管股來對居民的保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中管理，然而由于養(yǎng)老保險相關(guān)部門其辦公的地點(diǎn)以及經(jīng)費(fèi)受到一定的制約，相關(guān)部門依然還沒有專門的大干室來管理參保人員的個人檔案。其檔案室內(nèi)的環(huán)境設(shè)施也沒有達(dá)到正規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏滅火器、空調(diào)、去濕機(jī)、溫度、濕度計等基本設(shè)施。
3.檔案管理與管理水平理由。隨著居民參保人數(shù)的不斷增加，我國目前迫切需要建立一個健全的社會養(yǎng)老保險檔案管理的制度，從而可以在一定程度上減輕參保人員的后顧之憂。目前，我國一些地區(qū)的社會養(yǎng)老保險檔案的管理流程以及制度存在著諸多理由，主要理由就是沒有一個健全的法律依據(jù)。因此，養(yǎng)老保險檔案管理在個別地區(qū)甚至沒有被認(rèn)真地對待，最終導(dǎo)致了居民保險檔案管理的政策環(huán)境極差，有些甚至把參保人員的基本信息填寫錯誤，最終導(dǎo)致了一部分人不能參�；蛘呤セ拘畔�。我國社會養(yǎng)老保險檔案管理的不規(guī)范嚴(yán)重地影響了居民的參保積極性，同時也極大地影響了政府的信譽(yù)度。
三、搞好社會養(yǎng)老保險檔案管理的措施
1.規(guī)范化檔案管理，健全檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)。社會養(yǎng)老保險檔案往往包含了參保人員的基本資料及其相關(guān)業(yè)務(wù)的原始材料。相關(guān)的管理部門在對其進(jìn)行管理的過程中應(yīng)該進(jìn)行分類管理，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，最終實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理的嚴(yán)要求以及高指標(biāo)，建立一個健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及制度。在對檔案進(jìn)行管理的過程中嚴(yán)格遵守工作原則。
2.信息化檔案管理，提高質(zhì)量，科學(xué)歸檔。采用完全人工的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足目前我國社會參保人群，此外，完全人工往往會大大地增加管理成本，同時也無法達(dá)到滿意的工作結(jié)果。傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理往往采用紙質(zhì)版記錄，最終進(jìn)行統(tǒng)一存放，這不僅要花費(fèi)大量的時間精力，同時還要占據(jù)極大的儲存空間。此外，紙質(zhì)材料往往在管理上要求極高，必須保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以極大地增加工作效率，降低養(yǎng)老保險檔案的管理成本。
3.實(shí)用化檔案管理，提升素質(zhì)，服務(wù)社會。養(yǎng)老保險的檔案儲存與創(chuàng)建就是為了保證參保人群以及相關(guān)部門在進(jìn)行查詢時可以快速準(zhǔn)確地查找、審核，一些管理部門對檔案管理進(jìn)行繪制示意圖就是為了方便日后的查詢。因此，檔案管理部門需要制定科學(xué)的管理策略，例如提供社會養(yǎng)老保險查詢與檢索工具、專題形式的索引建立等等。在檔案管理工作人員的工作中，相關(guān)部門要積極地更新適應(yīng)性強(qiáng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)以及軟件，最終使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。
參考文獻(xiàn)
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